ワークフローの概要

更新日時 7月 30, 2018

対象製品

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise

マーケティングとセールスのオートメーションの成功において重要となるのは、状況に応じて適切かつタイムリーなアクションをトリガーすることです。コンタクトとの接点はEメールだけではなく、ブログ記事の閲覧やウェブサイトへのアクセス、ソーシャルメディアでの交流などさまざまです。ワークフローツールを使用すると、そのようなコンタクトのさまざまな行動に関するデータを活用し、コンタクトに合わせた適切なマーケティングやセールスのインタラクションを構築できます。

このユーザーガイドではワークフローツールの機能と、成果を測定可能なターゲットを絞ったオートメーションの設定方法についてご紹介します。

ワークフローとは?

ワークフローは開始条件に基づいて実行される、マーケティングまたはセールスの自動化された一連のアクションです。ワークフローは、リードナーチャリングのタスクの自動化や内部機能の実行などさまざまな目的に使用できます。また、複数のアクションを所定の間隔で実行したり、コンタクトがコンテンツやウェブサイトとどのようなやり取りを行ったかに基づく分岐ロジックによって特定のアクションを実行する機能も含まれています。

ワークフローのアクションには次のようなものがあります。

  • コンタクトや企業の複数のプロパティーを一括設定する。
  • コンタクトのプロパティーを企業プロパティーにコピーする、およびその逆のパターン。 
  • トライアル開始日など内部のコンタクトプロパティーを自動設定する。
  • ウェブフックを活用して別のシステムにコンタクトのデータを投稿する。 
  • コンタクトが特定のフォームに入力した時に、有望なオファーの情報を記載したフォローアップのEメールを送信する。

:ワークフローでEメールを送信できるのは、Marketing ProfessionalおよびEnterpriseのユーザーのみです。

Workflows(ワークフロー)を開く

  • Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのアカウントで、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。
  • Sales Professionalのアカウントで、[Sales Tools(セールスツール)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。

ワークフローのダッシュボードが表示されます。このダッシュボードには全ワークフローのリスト、各ワークフローに登録されているコンタクトの総数現在有効なコンタクト数(ワークフローをまだ完了していないコンタクト数)、各ワークフローの最終更新日が表示されます。

灰色の丸印はワークフローが現在使用されていないことを示し、緑色の丸印はワークフローが現在使用されていることを示します。さまざまなタイプやステータスによってワークフローを絞り込んだり、特定のペルソナと関連付けられているワークフローに絞り込むこともできます。

新しいワークフローを作成する場合は、右上の[Create workflow(ワークフローを作成)]をクリックします。

この画面では、画面上部にて社内でのワークフロー名を設定し、ワークフローのタイプを[Start from scratch(新規作成)][Center on a date(日付を基準に実行)][Center on a date property(日付プロパティーを基準に実行)]の3つのタイプから選択できます。設定が終わったら、右上の[Create workflow(ワークフローを作成)]をクリックします。

3つのワークフローのタイプの概要は、次の通りです。
  • [Start from scratch(新規作成)] - コンタクトがワークフローの登録トリガーを満たした場合、すぐに登録を開始し、直前のアクションや遅延に基づいてアクションや遅延が実行されます。また、手動でコンタクトやコンタクトの静的リストを登録することによってワークフローを開始することもできます。
  • [Center on a date(日付を基準に実行)] - コンタクトがワークフローの登録トリガーを満たすと登録を開始しますが、アクションは、ウェビナー、カンファレンス、休日など特定の日付を基準にして実行されます。
  • [Center on a date property(日付プロパティーを基準に実行)] - コンタクトがワークフローの登録トリガーを満たすと登録を開始しますが、アクションは、トライアルの有効期限、更新日、誕生日、記念日などのコンタクトの日付プロパティーを基準にして実行されます。HubSpotのカスタムプロパティーの作成について詳しくは、こちらをご覧ください。

ワークフローのタイプについて詳しくは、本ユーザーガイドの後のセクションでご紹介します。

登録トリガーを設定する

ワークフロー作成の最初のステップは登録トリガーの設定です。ワークフロー内でコンタクトを手動で登録するか、自動で登録するかを選択します。[Manually(手動)]を選択すると、ワークフロー上部の[Enroll(登録)]ボタンをクリックし、各コンタクトやリストを追加することによってのみコンタクトを登録できます(Marketing ProfessionalおよびEnterpriseユーザーのみリストにアクセスできます)。[Automatically(自動)]を選択すると、登録トリガーのリストからトリガーを選択でき、そのトリガーを満たすコンタクトはすぐに登録されます。

目標リストと概要

目標リストはスマートリストと同様に、ワークフローの目的を設定するものです。目標リストの基準を満たすコンタクトはワークフローの登録を解除され、ワークフロー上部の目標達成数に加算されます(目標達成数の算出は、Marketing ProfessionalおよびEnterpriseのユーザーのみ可能です)。これにより、ワークフローの成功度を評価し、統一された目的達成に向けてオートメーションをフォーカスすることができます。目標リストについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

Sales Professionalユーザーで、Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションをお持ちでない場合は、目標リストを使用することはできますが、コンタクトを目標コンバージョン率に加算するためにはワークフローでマーケティングEメールを送信する必要があるため、コンタクトが目標のコンバージョン率に加算されません。Salesでの目標リストの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

アクション

ワークフローのダッシュボードから任意のワークフローをクリックすると、[Actions(アクション)]画面が表示されます。ここには、ワークフローを開始したコンタクト数、ワークフローの登録条件、設定したすべてのステップ、各ステップの現在のコンタクト数などワークフロー内のあらゆる状況が表示されます。

ワークフローはアクションで構成されます。アクションはワークフローで実行される個々の機能です。最も一般的なアクションの例をいくつかご紹介します。

  • 遅延の追加 - ワークフローのアクション間に遅延時間をセットします。
  • Eメールを送信(Marketing ProfessionalおよびEnterpriseのみ) - 登録されているコンタクトに自動配信Eメールを送信します。
  • コンタクトのプロパティー値を設定 - トライアル開始日など、コンタクトのプロパティーの値をセットします。

ワークフローで使用できるアクションについて詳しくは、本ユーザーガイドの後のセクションでご紹介します。

設定、パフォーマンス、履歴

各ワークフローでは、そのワークフローの設定、パフォーマンス、履歴を確認できます。これらを表示するには、ワークフロー上部のリンクをクリックします(画面サイズによっては、[More(その他)]ドロップダウンメニューで選択します)。

Performance(パフォーマンス)

ここにはワークフローでのEメールの成果が表示され、ワークフローのコンバージョン率も確認できます。

その下には[Contact performance(コンタトのパフォーマンス)]セクションがあり、所定の期間にワークフローに登録されたコンタクト数、ワークフローを完了したコンタクト数、喪失したコンタクト数、目標を達成したコンタクト数が表示されます。

このセクションの右上にある日付フィルターを使うと、特定期間に絞り込んで確認したり、カスタムの日付範囲を指定して長期間でのワークフローの実績を確認できます。ワークフローの実績について詳しくは、こちらをご覧ください。

History(履歴)

ここにはワークフローの履歴が時系列で表示されます。コンタクトの登録日時、ステップの実施予定日時、コンタクトプロパティーの設定など正常に完了したアクション、コンタクトがワークフローを完了した日時、途中で発生したエラー(不適格のためコンタクトにEメールが送信されなかったなど)の情報を確認できます。

Settings(設定)

ここでは、ワークフローの実行方法に関する規定を設定し管理します。設定は次の2つのセクションに分かれて表示されます。

  1. [General(全般)]:このセクションでは、ワークフローを実行する曜日と時間、Salesforceからの登録を管理できます。また、ターゲットとするペルソナと関連するキャンペーンを指定できます。
  2. [Unenrollment and suppression(登録解除と除外)]:このセクションでは、他のワークフローや現在のワークフローからコンタクトを登録解除する方法を管理できます。また、Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーは、除外リストを選択できます。

ワークフローの設定について詳しくは、本ユーザーガイドの後のセクションでご説明します。

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