ワークフローアクションの選択方法

更新日時 7月 30, 2018

対象製品

Marketing Hub
marketing-pro-enterprise
Professional, Enterprise
Sales Hub
sales-pro-enterprise
Professional, Enterprise

ワークフロータイプの設定、登録トリガーの選択、目標リストの追加(使用できる場合)が終わったら、ワークフローにアクションを追加することができます。アクションとは、マーケティングEメールの送信、アクション間の遅延の追加、セールスチームへのリードの割り当て、コンタクトのプロパティー値の設定など、ワークフローの一部として実行される個々の機能です。

アクションを追加する

ワークフローにアクションを追加するには、ワークフローの中にあるプラス(+)アイコンをクリックします。

次に、ワークフローに追加するアクションのタイプを選択します。ワークフローに追加できるアクションにはさまざまなものがあり、それぞれの詳細について、下記セクションにてご紹介します。ワークフローに追加するアクションのタイプを選択したら、アクションの詳細を設定する必要があります。アクションの詳細を設定して[Save(保存)]をクリックし、設定したアクションをワークフローに追加します。

さらにアクションを追加する場合は、アクションを追加したい位置で灰色のプラス(+)アイコンをクリックして追加することができます。ワークフローの整合性を維持し、高い成果を得るために、ワークフローを有効にした後に遅延やアクションの変更を行わないよう、ワークフローを有効にする前に、ワークフローを計画し、テストを実施することをお勧めします。ワークフローのテストよくあるご質問については、本ユーザーガイドの後のセクションにてご説明します。

ワークフローのアクション

ここでは、ワークフローツールで使用できるすべてのアクションをご紹介します。アクションのリンクをクリックしていずれかのアクションの詳細をご覧になるか、すべてのアクションをご覧ください。

基本的要素

プロダクティビティ

マーケティング(Marketing ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

セールス(Sales ProfessionalおよびMarketing Enterpriseのみ)

コンタクトプロパティー

企業プロパティー

トリガー

連携(Salesforceと連携している場合のみ)

基本的要素

基本的要素のアクションは、ワークフローの流れを設定することができます。たとえば、遅延を使ってアクションのタイミングを設定したり、If/Then分岐で設定した条件に基づいてコンタクトを異なる手順へ導くことができます。

遅延の追加

[Add delay(遅延の追加)]アクションを使用すると、前のアクションと次のアクションとの間の時間を設定できます。ワークフローの最初のアクションとして使用する場合は、コンタクトがワークフローに登録されてから次のアクションが実行されるまでの間隔となります。

一般的なワークフローでは、遅延を追加すると、その遅延は前の動作を基準とします。アクションが実行されると次のアクションがスケジュールされますが、次のアクションが遅延である場合、指定された時間待機してからコンタクトをその次のアクションに導きます。一般的なワークフローで遅延を追加する場合、遅延の[Days(日数)][hours(時間)][minutes(分)]を設定する必要があります。

固定日付またはコンタクトプロパティーの日付ワークフローでは、遅延は選択した固定日付またはコンタクトのレコードに設定されている日付プロパティー値を基準とします。次のアクションを実行するタイミングを、指定した日付の[before(前)][on(当日)][after(後)]の中から選択し、実行する時間を設定します。

コンタクトの次のアクションの予定が既に決まっているときに遅延を変更すると、その変更は適用されない場合がありますのでご注意ください。遅延の変更によるワークフローへの影響について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

If/Then分岐の追加

[Add if/then branch(If/Then分岐の追加)]アクションを使用すると、ワークフローで設定した条件を満たすかどうかに基づいてコンタクトをどの手順に導くかを決定できます。たとえば、ワークフローの最初のアクションとしてEメールを送信した場合、ワークフローの後半で、最初のアクションで送信したEメールを開いたかどうかによって、異なるコンテンツを送信したり異なるアクションを実行したりできます。

HubSpotでは、このような処理を分岐ロジックと呼び、一般的には「条件付きロジック」とも呼ばれます。HubSpotのワークフローにおける分岐ロジックの使用について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

プロダクティビティ

プロダクティビティアクションを使用すると、マーケティングやセールス活動のフォローアッププロセスを自動化できます。チームメンバーにタスクを自動的に作成して割り当てたり、内部テキストメッセージを送信してフォローアップのオポチュニティーを通知します。 

タスクの作成

[Create a task(タスクの作成)]アクションを使用すると、ワークフローを完了する各コンタクトに新しいタスクを自動的に作成して関連付けることができます。タスク担当者については、各コンタクトの担当者に基づいて設定するか、このワークフローで設定するすべてのタスクに対して特定の担当者を指定することができます。

タスクのタイトル、期日、Eメールリマインダーの日付、コメント、タイプをワークフローから設定することができます。コンタクトのパーソナライゼーショントークンをタスクのタイトルやコメントに挿入することもできます。ワークフローでのタスクの作成について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

内部SMSの送信

[Send internal SMS(内部SMSの送信)]アクションを使用すると、指定した電話番号またはHubSpotアカウントのユーザーにSMSメッセージを送信できます。国際電話番号を使用する場合は、電話をかけるときと同様に適切な国コードを追加してください。HubSpotユーザーを指定する場合は、 ドロップダウン メニューでユーザーを選択します。プロフィール([Account menu(アカウントメニュー)] [Profile & Preferences(プロフィール&プリファレンス)])に電話番号が設定されていないユーザーは、[Specify a HubSpot user(HubSpotユーザーを指定)] ドロップダウン メニューには表示されません。

[SMSmessage(SMSメッセージ)]のフィールドに、メッセージを入力します。[Insert contact token(コンタクトトークンを挿入)]をクリックしてコンタクトプロパティーを選択すると、メッセージ本文にてパーソナライゼーショントークンを使用できます。

 

マーケティング

マーケティングのアクションを使用すると、コンタクトを振り分けてマーケティング活動を自動化することができます。このアクションはMarketing ProfessionalおよびEnterpriseのユーザーのみ使用できます。

Eメールの送信

[Send an email(Eメールの送信)]アクションを使用すると、登録されているコンタクトに対し、設定済みの自動配信マーケティングEメールを送信することができます。ワークフローで使用するEメールをまだ作成していない場合は、ワークフローで直接作成できます。その場合、[Send an email(Eメールを送信)]アクションを追加して、右側のアクションオプションのウィンドウで[Create new email (新規 Eメールを作成)]をクリックします。Eメールのツールが表示されるので、Eメールを作成して保存します。Eメールを保存すると、元のワークフローに戻ります。

内部Eメールの送信

[Send internal email(内部Eメールの送信)]アクションを使用すると、Eメールアドレスまたは「担当者のEメール」などのEメールプロパティーを指定して内部Eメールを送信することができます。ワークフローでのEメール通知の設定については、こちらの記事をご覧ください。

コンタクトのEメールプロパティーを使用するオプションを選択した場合、登録されているコンタクトにEメールプロパティーの値が設定されていないと内部Eメールは送信されません。そのようなコンタクトへの通知を1つの既定アドレスに送信するようにしたい場合、Eメールプロパティーの既定値を設定できます。

静的リストへの追加/削除

既存の静的リストへのコンタクトの追加または削除のアクションには2つの個別のアクションがあります。[Add to a static list(静的リストに追加)]アクションは、登録履歴の表示や ワークフローを完了し目標リストに入っていないコンタクトの表示、 ワークフロー以外で手動でフォローアップのEメールをリストに送信する場合など、さまざまな目的に使用できます。[Remove from a static list(静的リストから削除)]アクションを使用するとリストからコンタクトを削除できます。

セールス

以下のセールスのアクションを使用すると、セールスプロセスを自動化することができます。これらのアクションは、Sales Professionalおよび Marketing Enterpriseのユーザーのみ使用できます。

取引の作成

[Create a deal(取引の作成)]アクションを使用すると、新しい取引を自動的に作成し、登録されているコンタクトに自動的に関連付けることができます。取引の担当者を設定し、パーソナライゼーションを使用して関連するコンタクトごとに取引名をカスタマイズすることもできます。また、ワークフローのアクションからパイプライン、取引ステージ、クローズ日、金額を選択することもできます。ワークフローでの取引の作成について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。 

リードの割り当て

[Rotate leads(リードの割り当て)]アクションを使用すると、リードを別の担当者に割り当てることができます。[Assign another HubSpot owner(別の担当者を割り当て)] ドロップダウン メニューで複数のユーザーを選択します。コンタクトがワークフローに登録されるとチーム全体に均等に割り当てられます。リードの割り当てについて詳しくは、こちらをご覧ください。

ワークフローでは、Salesforceのカスタムプロパティーを使用したり更新することができますが(連携している場合)、担当者名や担当者のEメールなどSalesforceのみで制御されるデータはワークフローで変更や設定はできません。Salesforceの担当者は、Salesforceの割り当てルールや更新によって設定する必要があります。

コンタクトプロパティー

コンタクトプロパティーのアクションでは、プロパティー値を変更したり、プロパティーの値を別のプロパティーの値にコピーすることができます。たとえば、コンタクトのライフサイクルステージやリードステータスを自動的に設定したり変更することができます。

コンタクトプロパティー値の設定

[Set contact property value(コンタクトプロパティー値の設定)]アクションを使用すると、コンタクトがワークフローに登録されたときに特定のコンタクトプロパティー値を設定できます。たとえば、コンタクトが特定のフォームに記入したときにそのコンタクトのライフサイクルステージをMQL(マーケティング活動で獲得した見込み客)に設定したり、活動分野に基づいてコンタクトをワークフローに登録した後、その活動分野に基づいてセールス担当者を割り当てるよう、担当者のプロパティーを設定することができます。

コンタクトプロパティー値のコピー

このアクションを使用すると、コンタクトプロパティーの値を別のコンタクトや企業のプロパティーにコピーできます。これはデータのクリーンアップを行う際に特に便利です。もう使用しなくなるプロパティーがあり、そのデータを別のプロパティーにコピーしたい場合は、このアクションを使用してタスクを自動化できます。一部のプロパティーはフィールドタイプの互換性がないためコピーできませんのでご注意ください。互換性のないプロパティーはターゲットプロパティーのオプションとして表示されません。

コンタクトプロパティー値のクリア

このアクションを使用すると既存のコンタクトプロパティー値をクリアすることができ、特にデータのクリーンアップに最適です。また、コンタクトプロパティー値のコピー/設定と組み合わせて使用することもできます。たとえば、コンタクトのライフサイクルステージを元に戻す場合に使用でき、その場合、既存のライフサイクルステージの値をクリアするアクションを追加してから、その次に新しい値を設定するアクションを追加します。 

コンタクトプロパティーの値の増加

このアクションでは、数値のコンタクトプロパティーの値を増やすことができます。たとえば、[Number of trials(トライアル数)]という数値プロパティーを設定している場合、コンタクトがトライアルフォームを送信するたびにプロパティーの値を1ずつ増加させることができます。また、ワークフローを通してプロパティー値を低減することを目標とする場合は、負の値にも対応します。

企業プロパティー

企業プロパティーのアクションでは、ワークフローに登録されているコンタクトと関連付けられている企業レコードのプロパティーを設定したり変更することができます。 

企業プロパティー値の設定

[Set company property value(企業プロパティー値の設定)]アクションを使用すると、特定の企業プロパティー値を設定できます。たとえば、ワークフローにコンタクトのリストを登録し、関連付けられている企業の[Industry(業種)]プロパティーを自動的に変更することができます。

企業プロパティー値のコピー

このアクションを使用すると、企業プロパティーの値を別の企業やコンタクトのプロパティーにコピーできます。これはデータのクリーンアップを行う際に特に便利です。もう使用しなくなるプロパティーがあり、そのデータを別のプロパティーにコピーしたい場合は、このアクションを使用してタスクを自動化できます。一部のプロパティーはフィールドタイプの互換性がないためコピーできませんのでご注意ください。互換性のないプロパティーはターゲットプロパティーのオプションとして表示されません。

企業プロパティー値のクリア

このアクションを使用すると既存の企業プロパティー値をクリアすることができ、特にデータのクリーンアップに使用されています。また、企業プロパティー値のコピー/設定と組み合わせて使用することもできます。たとえば、コンタクトの関連企業のライフサイクルステージを元に戻す場合に使用でき、その場合、既存のライフサイクルステージの値をクリアするアクションを追加してから、その次に新しい値を設定するアクションを追加します。

数値企業プロパティー値の増加

このアクションでは、数値の企業プロパティーの値を増やすことができます。たとえば、登録されているコンタクトがワークフローを実行するたびに、そのコンタクトの関連企業レコードのプロパティー値を1ずつ(またはそれ以上)増加させることができます。また、ワークフローを通してプロパティー値を低減することを目標とする場合は、負の値にも対応します。

注:HubSpotのサポートでは、ワークフローにおけるウェブフックの実行やウェブフック関連の問題解決に関するお問い合わせには対応していませんのでご了承ください。ワークフローについて詳しくは開発者ウェブサイトをご覧ください。また技術的なご質問は開発者フォーラムにてご確認ください。

トリガー

ウェブフックをトリガー

このアクションを使用すると、ワークフローで外部システムと通信することができます。たとえば、コンタクトが特定のフォームを送信した場合に、ウェブフックを使用してHubSpotが持つそのコンタクトの情報(JSON形式 )を外部のCRMに送信できます。このアクションではPOSTメソッドやGETメソッドによるコールバックを使用できます。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

ワークフローにコンタクトを登録

このアクションでは、現在有効になっている他のワークフローにコンタクトを登録することができます。このアクションを使用すると、現在のワークフローのコンタクトを登録するために他のワークフローの開始条件を変更する必要がありません。登録先のワークフローはすでに稼働し、設定した他のアクションを実行中であるため、登録されているコンタクトの処理完了の妨げとならないように登録先のワークフローは変更しないことが最善です。

統合

SalesforceとHubSpotを統合して使用している場合、統合アクションを使用できます。このアクションを使用すると、HubSpotワークフローのコンタクト登録に基づいて、接続しているSalesforceアカウントにて自動的にアクションを実行することができます。

Salesforceのタスクを設定

ワークフローを使用して、Salesforceのリードまたはコンタクトのレコードにタスクを自動的に設定できます。タスクは、コンタクトのSalesforce担当者または統合ユーザーのいずれかに割り当てることができます。タスクのステータス、期日、件名、および説明は、ワークフローにて設定します。Salesforceとの統合によるワークフローの使用について詳しくは、本ユーザーガイドの後のセクションをご覧ください。

Salesforceのキャンペーンを設定

このアクションでは、HubSpotのワークフローへの登録に基づき、コンタクトをSalesforceキャンペーンに登録することができます。有効なSalesforceキャンペーンの中から選択し、登録したコンタクトのキャンペーンステータスを設定します。Salesforceとの統合によるワークフローの使用について詳しくは、本ユーザーガイドの後のセクションをご覧ください。

ワークフローにアクションを追加したら、ワークフローを有効にする前に設定を見直してください。

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