ワークフローアクションの選択方法

更新日時 July 6, 2016

必要条件

ソフトウェア: HubSpot マーケティング
サブスクリプション: Pro & Enterprise

ワークフロータイプを選択し、開始条件を設定し、目標リストを追加する(該当する場合)と、ワークフローにアクションを追加できるようになります。

アクションとは、Eメールを送信する、アクション間に遅延を追加する、コンタクトプロパティ値を設定するなど、ワークフローの一部として実行される個々の機能のことです。たとえば、コンタクトが登録された後、1日遅れでそのコンタクトへEメールを送信し、特定の値でコンタクトプロパティを更新するというワークフローを作成します。

アクションのタイミングを設定する

標準的なワークフローでは、遅延が追加されると、その遅延は前のアクションに対して相対的なものとなります。アクションの実行時には、次のアクションが予定されています。そのアクションが遅延の場合、ワークフローは次のアクションに移る前に指定された時間を待ちます。標準的なワークフローに遅延を追加する場合、遅延を日数時間で設定します。その遅延は前のアクションまたは登録が発生した時に対して相対的なものになります。

コンタクトによるアクションの実行がスケジュール設定されている場合、ワークフローはそのアクションが更新されているかどうかを、その更新が次のアクションの変更(別の自動Eメール送信を選択した場合など)の場合でも、遅延の長さの変更の場合でも、元々スケジュール設定されていた時間になるまではチェックしないことに注意してください。元々スケジュール設定されていた時間になると、ワークフローは、どのEメールを送信する必要があるか、また遅延を延長する必要があるか、アクションをチェックします。

ワークフローに遅延を追加するには、[Add action or delay(アクションまたは遅延を追加)]をクリックし、アクションのタイプとして[Delay(遅延)]を選択します。

固定日付またはプロパティベースのワークフローでは、遅延は選択された固定日付、またはコンタクトの記録に設定された日付プロパティ値に対して相対的なものとなります。指定した日付の当日、またはどの時刻にアクションを実行するか決める必要があります。

パフォーマンスと一貫性を高めるために、ワークフローをアクティベートする前にワークフローのプランニングとテストを行い、アクティベート後は、遅延やアクションを変更しないことをおすすめします。ワークフローのテストトラブルシューティングについては、このガイドの後のセクションで説明します。

アクションを追加する

ワークフローにはさまざまなタイプのアクションを追加できます。アクションのタイプについては後で詳しく説明しますが、まず、ワークフローにアクションを追加する方法について説明します。

アクションをワークフローに追加するには、[Add action or delay(アクションまたは遅延を追加)]をクリックします。

アクションを追加したら、アクションのタイプを選択します。

アクションはタイプ別に整理されます。アクションのタイプには、[Delay(遅延)](1)、[If/then branch(If/then分岐)](2)、[Lead Nurturing(リードナーチャリング)](3)、[Administrative(管理関連)](4)があります。

[Add action or delay(アクションまたは遅延を追加)]をクリックすると、ワークフローの任意の場所にさらにアクションを追加できます。

ワークフローアクションのタイプ

ワークフローは、アクションによって構成されます。ワークフロー内で実際に何が起きるかは、アクションによって決まります。HubSpotでは、バラエティに富んだアクションを提供しています。各タイプのアクションの詳細については、以下で説明します。

Delay(遅延)

If/then branch(If/then分岐)

Lead Nurturing(リードナーチャリング)

Administrative(管理関連)

Delay(遅延)

[Delay(遅延)]アクションは、次のアクションが実行される前に遅延を追加します。ワークフローの最初のアクションとして使用された場合、コンタクトがワークフローに登録される時と遅延後に次のアクションが実行される時との間の遅延になります。標準的なワークフローでは、遅延を日数時間で指定します。

遅延が固定日付またはプロパティベースのワークフローで使用される場合、その遅延は、ワークフローの開始時に設定されている日付(固定日付)または日付プロパティ(プロパティベース)に基づいて実行されます。固定日付またはプロパティベースのワークフローでは、指定した日付の当日、または何時にそのステップを実行するか決める必要があります。

If/then branch(If/then分岐)

[If/then branch(If/then分岐)]アクションを使用すると、ワークフローで設定した条件をコンタクトが満たすか否かに基づいて、コンタクトにどの手順に進んでもらうか決めることができます。たとえば、ワークフローの最初のアクションとしてEメールを送信する場合、その最初のアクションで送信したEメールを相手が開封したかどうかによって、それ以降のワークフローで送信するコンテンツや実行するアクションを変えることができます。HubSpotでは、これを分岐ロジックと呼びます。一般には「条件付きロジック」とも言われます。HubSpot Workflows(HubSpotワークフロー機能)での分岐ロジックの使用方法についての詳細は、この記事をご覧ください。

Send an email(Eメールを送信)

[Send an email(Eメールを送信)]アクションは、ワークフローに登録されたコンタクトに外部Eメールを送信します。発行済みの自動Eメールから送信するEメールを選択できます。コンタクトにパーソナライズされたEメールを送信する場合は、このアクションを使用してください。ただし、Eメールの送信タイミングと頻度に注意してください。

ワークフローで使用するEメールをまだ作成していない場合は、Eメール(内部Eメール、外部Eメールの両方とも)をWorkflows(ワークフロー)ツール内で直接作成することもできます。Workflows(ワークフロー)ツール内でEメールを作成するには、[Send an email(Eメールを送信)]アクションを選択すると、右側に[Create Email(Eメールを作成)]が表示されます。このリンクをクリックすると、Eメールを作成、保存できるEmail(Eメール)ツールが表示されます。Eメールを保存すると、元のワークフローの画面に戻ります。

Send internal email(内部Eメールを送信)

[Send internal email(内部Eメールを送信)]アクションを使用すると、指定したEメールアドレス、または[HubSpot Owner Email(HubSpot所有者のEメール)]などのEメールプロパティのいずれかに内部Eメールを送信できます。関連するクイックガイドがありますので、ワークフローでのEメール通知の設定をご覧ください。登録されているコンタクトのコンタクト記録に[HubSpot Owner Email(HubSpot所有者のEメール)]が設定されておらず、そのコンタクトプロパティのデフォルト値も存在しない場合、内部Eメールは送信されません(指定したEメールアドレスに送信する場合を除く)。そのため、Eメールプロパティのデフォルトのパーソナライゼーション値を設定しておくことをおすすめします。

Send internal SMS(内部SMSを送信)

このアクションを使用すると、指定した電話番号またはHubSpotユーザーと関連付けられている電話番号(ユーザーが[Account(アカウント)]タブ > [Settings(設定)] > [My Profile(プロフィール)]で設定できます)のいずれかに内部SMSを送信できます。

シルエットアイコンをクリックしてコンタクトプロパティを選択すると、SMSメッセージの本文内でパーソナライゼーショントークンを使用できます。

Set a contact property value(コンタクトプロパティの値を設定)

[Set a contact property value(コンタクトプロパティの値を設定)]アクションを使用すると、[Marketing Qualified Lead(MQL)]にコンタクトの[Lifecycle Stage(ライフサイクルステージ)]を自動的に設定することなど、特定のコンタクトプロパティ値を設定できます。特定のワークフローに進むコンタクトのコンタクトプロパティに値を設定する場合は、このアクションを使用します。

ワークフローではカスタムSalesforceプロパティを使用および更新できますが(連携している場合)、[Owner Name(所有者名)]や[Owner Email(所有者Eメール)]など、Salesforceのみで管理されているデータの変更や設定はできません。Salesforceの所有者は、割り当てルールまたは、Salesforce内での更新によって設定する必要があります。

Set an company property value(企業情報プロパティの値を設定)(SFDCとの連携時のみ)

HubSpotとSalesforceのインテグレーション機能を使用し、企業の同期をオンにしている場合、同期しているコンタクトに関連付けられているSalesforceの企業(SFDCでAccount(アカウント)と呼ばれている)に対する企業情報プロパティの値を設定できます。ワークフローでSalesforceを利用する方法について詳しくは、このガイドの後のセクションをご覧ください

Add to/Remove from a list(リストに追加/リストから削除)

このアクションを使用すると、既存の静的リストにコンタクトを追加したり、リストからコンタクトを削除したりできます。この静的リストは、登録の履歴を確認する、ワークフローを完了したコンタクトの数を目標リストを参照することなく確認する、アンケート付きのフォローアップEメールを手作業で送信するためにワークフロー外で使用するなど、さまざまな目的で利用できます。

Increment a numeric contact property value(数値コンタクトプロパティ値を増加)

このアクションを使用すると、数値コンタクトプロパティの値を増加させることができます。たとえば、「Number of trials(トライアル数)」といった数値プロパティがある場合、コンタクトがトライアルフォームを送信するごとに、このプロパティの値を1ずつ(またはそれ以上)増加させることができます。このアクションは負の値もサポートしています。目標がワークフローを通じて数値コンタクトプロパティ値を減らすことならば、負の値を使用できます。

Increment a numeric company property value(数値企業情報プロパティ値を増加)

このアクションを使用すると、数値企業情報プロパティの値を増加させることができます。このアクションは負の値もサポートしています。目標がワークフローを通じて数値コンタクトプロパティ値を減らすことならば、負の値を使用できます。

Copy a contact property value(コンタクトプロパティ値をコピー)

このアクションを使用すると、コンタクトプロパティから別のコンタクトプロパティにデータをコピーできます。このアクションは、データのクリーンアップを行う場合に便利です。あるプロパティを使用しなくなったが、そのデータを別の類似のプロパティにコピーする場合、このアクションを使用して作業を自動化できます。ソースプロパティとターゲットプロパティを同じタイプのプロパティにする必要があること、またコンタクトプロパティを企業情報プロパティにコピーすること、およびその逆はできないことに注意してください。

Copy a company property value(企業情報プロパティ値をコピー)

このアクションを使用すると、企業情報プロパティから別の企業情報プロパティにデータをコピーできます。このアクションは、データのクリーンアップを行う場合に便利です。あるプロパティを使用しなくなったが、そのデータを別の類似のプロパティにコピーする場合、このアクションを使用して作業を自動化できます。ソースプロパティとターゲットプロパティを同じタイプのプロパティにする必要があること、またコンタクトプロパティを企業情報プロパティにコピーすること、およびその逆はできないことに注意してください。

Trigger a webhook(ウェブフックをトリガー)

このアクションを使用すると、ワークフローが外部システムと通信できるようになります。たとえば、特定のフォームを送信する場合に、ウェブフックを使用して、HubSpotのコンタクトの情報(JSON形式)を外部CRMに送信できます。このアクションでは、POSTコールバックメソッドやGETコールバックメソッドの使用がサポートされています。ワークフローでのウェブフックの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

HubSupportは、Workflows(ワークフロー)でのウェブフックの実装やトラブルシューティングをサポートしていないことにご注意ください。ワークフローについての詳しい情報は、開発者向けウェブサイトでご覧いただけます。また、開発者フォーラムにウェブフックに関する技術的な質問を直接投稿することもできます。

ワークフローにステップとアクションを追加してからも、ワークフローをアクティベートする前にワークフローの設定を再度検討することをおすすめします。

Clear a contact property value(コンタクトプロパティ値をクリア)

このアクションを使用すると、既存のコンタクトプロパティ値をクリアできます。データのクリーンアップを行う場合に便利です。このアクションは、コンタクトプロパティ値のコピーや設定とあわせて使用できますが、他の使い方もできます。

Clear a company property value(企業情報プロパティ値をクリア)

このアクションを使用すると、既存の企業情報プロパティ値をクリアできます。データのクリーンアップを行う場合に便利です。このアクションは、企業情報プロパティ値のコピーや設定とあわせて使用できますが、他の使い方もできます。

Enroll contact in a workflow(コンタクトをワークフローに登録)

このアクションを使用すると、その時点でアクティベートされている別のワークフローにコンタクトを登録できます。このアクションを使用すると、現在のワークフローのコンタクトを登録するために他のワークフローの開始条件を変更する必要がなくなります。他のワークフローはすでにアクティベートされており、あなたが設定した他のアクションを実行しているため、変更しないことをおすすめします。変更すると、そのワークフローに登録されているコンタクトのフローの完了を妨げることもあります。

Set a Salesforce task(Salesforceタスクを設定)(SFDCとの連携時のみ)

HubSpotとSalesforceのインテグレーション機能を使用している場合、Workflows(ワークフロー)を使用して、リードまたはコンタクトの記録にSalesforceタスクを自動的に設定できます。タスクは、そのコンタクトのSalesforce所有者、またはインテグレーションユーザーのいずれかに割り当てることができます。また、ステータスを選択する必要があります。タスクには件名とコメントを含めることもできます。ワークフローでSalesforceを利用する方法について詳しくは、このガイドの後のセクションをご覧ください

Set a Salesforce campaign(Salesforceキャンペーンを設定)(SFDCとの連携時のみ)

このアクションを使用すると、Salesforceキャンペーンにコンタクトを登録して、Salesforceキャンペーンでそのステータスを設定できます。ワークフローでSalesforceを利用する方法について詳しくは、このガイドの後のセクションをご覧ください

前の記事

次の記事