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Salesforceでのワークフローの使用方法

更新日時 July 6, 2016

必要条件

ソフトウェア: HubSpot マーケティング
サブスクリプション: Pro & Enterprise

Salesforceインテグレーションは、HubSpotとSalesforce間でデータを同期できるだけでなく、2つのシステム間でさまざまなアクションを開始することもできます。SalesforceでHubSpotのワークフローを使用すると、セールス担当者が厳選されたHubSpotワークフローにリードを登録し、アクションが必要であることや、取るべきアクションに注意を促すようSalesforceタスクを設定し割り当てることができます。また、Salesforceと同期できる企業情報プロパティ値を設定したり、Salesforceキャンペーンにコンタクトを登録したりもできます。

この機能は、Salesforceバージョン2.57以降で利用可能で、セールスおよびマーケティングが「スマーケティング」という取り組みでそれぞれ実施している活動の結びつきを強化するために設計されました。

HubSpotワークフローにSalesforceリードとコンタクトを手動で登録する方法

リードを登録するためのワークフローがHubSpotに用意されている場合でも、主にSalesforceを使用しているセールス担当者がリードまたはコンタクトをHubSpotワークフローに登録できると便利です。

Salesforceと統合していれば、ワークフロー設定のオプションを使用して、Salesforceからワークフローに対するコンタクトの登録を許可することができます。これを[Yes(はい)]に設定すると、セールス担当者はSalesforceから追加またはHubSpotワークフローにリードまたはコンタクトをすばやく追加できるようになります。この機能にアクセスするには、リードおよびコンタクトのレイアウトに[Lead Nurturing(リードナーチャリング)]というVisualforceページを追加して、Salesforceからワークフローにコンタクトを登録できるようにする必要があります。

注意:Salesforceリードまたはコンタクトをワークフローに登録できるのは、2つのシステム間でその記録が同期された後になります。Visualforceレイアウトに「No data on file(ファイルにデータがありません)」と表示される場合は、目的のリードまたはコンタクトがHubSpotと同期されていないか、HubSpotインテリジェンスとの関連付けが失われているために、HubSpotのワークフローに登録することができない状態です。

記録が同期されると、使用可能なワークフローがSalesforce内のリードとコンタクトに表示される[HubSpot Lead Nurturing(HubSpotリードナーチャリング)]セクションに表示されます。以下では、Salesforceからリードまたはコンタクトをワークフローに登録する手順を説明します。

1.Workflows(ワークフロー)に移動

HubSpotダッシュボードから、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に移動します。

2.ワークフローを選択し、[Settings(設定)]に移動

Salesforceで使用可能にするワークフローを探し、編集するワークフローの名前をクリックします。左側のメニューにある[Settings(設定)]をクリックします。

3.Salesforceからのコンタクトの登録を許可するよう設定を変更

この[Settings(設定)]画面から、「Allow contact enrollment into this workflow from Salesforce?(Salesforceからこのワークフローへのコンタクトの登録を許可しますか?)」というタイトルのセクションを探して、[Yes(はい)]の横にあるラジオボタンをクリックします。

4.ワークフローをアクティベート

[Actions(アクション)]メニューに戻ったことを確認します。 左上で、アクティブステータススイッチをオンに切り替えます。ワークフローをSalesforceからの登録オプションとして表示するには、そのワークフローをアクティブにする必要があります。

 

5.Salesforceでリードまたはコンタクトに移動

Salesforceから登録するリードまたはコンタクトを検索し、[HubSpot Intelligence(HubSpotインテリジェンス)]セクションまでスクロールしたら、レイアウトでワークフローの[Lead Nurturing(リードナーチャリング)]というVisualforceセクションを配置した場所を探します。このセクションを表示するには、リードおよびコンタクトのレイアウトにSalesforceのワークフローにコンタクトを登録するための[Lead Nurturing(リードナーチャリング)]というVisualforceセクションを追加しておく必要があります

6.リードまたコンタクトを登録するワークフローを選択

ドロップダウンメニューから、リードまたはコンタクトを登録するHubSpotワークフローを選択します。[Enroll in Workflow(ワークフローに登録)]をクリックします。 HubSpotワークフローにリードまたはコンタクトが登録されました。

Salesforceタスクをワークフローに追加する方法

ワークフローでは、使用可能なアクションの1つに、Salesforceタスクの設定があります。これにより、インテグレーションユーザー(インテグレーションを設定するために使用されたSFの資格情報を持つユーザー)か、リード記録またはコンタクト記録の所有者にタスクを割り当てることができます。ステータス、件名行、およびそのタスクのコメントも選択します。

これは、ワークフローの登録に基づいて特定のアクションを取るようリード所有者に通知する場合に役立つことがあります。たとえば、リードがトライアルを開き、トライアルワークフローに登録した場合、アクションでSalesforceタスクを設定できます。Salesforceタスクを設定してリード所有者に割り当てるときには、コンタクトに連絡して関係を構築するよう促すコメントを付けることができます。タスクの割り当てを受けたら、担当者はリードとやり取りしながら、抱える課題や、自社の製品がどのような形で役立つかを明らかにしていきます。

以下では、HubSpotワークフローでSalesforceタスクを設定する手順を説明します。

1.Workflows(ワークフロー)に移動

HubSpotダッシュボードから、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に移動します。移動したら、新しいワークフローを作成するか、現在のワークフローの名前をクリックして編集します。

2.Salesforceタスクを設定するためにアクションを追加

ワークフローを作成したか、既存のワークフローを開いたら、[Add action or delay(アクションまたは遅延を追加)]を選択し、[Set a Salesforce task(Salesforceタスクを設定)]を選択します。

3.タスクの詳細を入力

ドロップダウンメニューからステータスを選択し、タスクの割り当て先(インテグレーションユーザーまたは所有者)を選択します。次に、タスクの件名行とタスクの所有者に渡すコメントを追加します。アクション保存します。

4.ワークフローをアクティベート

ワークフロー概要の左上でアクティブステータススイッチをオンに切り替えます。

企業情報プロパティ値を設定する方法

セットアップと実行の方法は同じですが、企業情報プロパティ値の設定は、コンタクトプロパティ値の設定とは少し動作が異なります。コンタクトプロパティの値を設定する場合、対象のコンタクト専用に設定します。これに対して、企業情報プロパティ値を設定する場合には、コンタクト記録に関連付けられている企業記録(Salesforceでは「アカウント」レコードと呼びます)に対して設定します。企業は通常複数のコンタクトにリンクされているため、その企業(アカウント)に記載されているその他のすべてのコンタクトについても、このプロパティが更新されます。

たとえば、同じ企業に属しているコンタクトが複数あり、(ブランド変更や買収などの理由で)「企業URL」という企業情報プロパティの更新が必要になった場合には、ワークフローで1つのコンタクトを送信して、その企業URLプロパティを更新します。すると、そのコンタクトの企業情報だけでなく、その企業に関連付けられている他のコンタクトについても、URLが更新されます。

Salesforceでも同じことができますが、このタスクを実行する担当者がSalesforceへのアクセス権を持っていないか、HubSpotから移動しないでタスクに集中したいと考えることもあるでしょう。

以下では、ワークフローで企業情報プロパティを更新する手順を説明します。

1.Workflows(ワークフロー)に移動

HubSpotダッシュボードから、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に移動します。移動したら、新しいワークフローを作成するか、現在のワークフローの名前をクリックして編集します。

2.企業情報プロパティ値を設定するアクションを追加

ワークフローを作成したか、既存のワークフローを開いたら、アクションを追加し[Set a company property(企業情報プロパティを設定)]を選択します。

3.アカウントプロパティの値を選択

[Select an option(オプションを選択)]ドロップダウンメニューから、設定する企業情報プロパティ値を選択し、そのプロパティの値を設定します。アクションを保存します。

注意:Salesforceの所有者情報は参照フィールドから動的に取り込まれます。HubSpotのワークフローでは設定したり変更したりすることはできません。

4.ワークフローをアクティベート

ワークフロー概要の左上でアクティブステータススイッチをオンに切り替えます。

ワークフローでSalesforceキャンペーンを設定する方法

HubSpotワークフローでは、タスクの設定と会社情報プロパティの更新以外にも、Salesforceキャンペーンにコンタクトを登録できます。

以下では、ワークフローでコンタクトのSalesforceキャンペーンを設定する手順を説明します。

1.Workflows(ワークフロー)に移動

HubSpotダッシュボードから、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に移動します。移動したら、新しいワークフローを作成するか、現在のワークフローの名前をクリックして編集します。

2.Salesforceキャンペーンを設定を選択

ワークフローを作成したか、既存のワークフローを開いたら、アクションを追加し[Set a Salesforce Campaign(Salesforceキャンペーンを設定)]を選択します。

3.キャンペーンとステータスを選択

コンタクトを登録するSalesforceキャンペーンを選択します。また、キャンペーンでのそのコンタクトのステータスも設定できます。 アクションを保存します。

注意:アクティブなSalesforceキャンペーンにのみコンタクトを登録できます。

4.ワークフローをアクティベート

ワークフロー概要の左上でアクティブステータススイッチをオンに切り替えます。

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