Salesforceでのワークフローの使用方法

更新日時 7月 30, 2018

対象製品

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise

Salesforceの統合により、HubSpotとSalesforceの間でデータを同期できるだけでなく、2つのシステム間でさまざまなアクションをトリガーすることができます。SalesforceでHubSpotのワークフローを使用すると、セールス担当者は選択したワークフローにリードを登録し、Salesforceのタスクを設定して割り当てることによって必要なアクションや実行するアクションを指定し、Salesforceに同期できる企業プロパティー値を設定し、Salesforceのキャンペーンにコンタクトを登録することができます。

この機能はSalesforceのバージョン2.57以降で使用可能で、スマーケティングの取り組みにおけるセールスとマーケティングとの連携を深めることを目的としています。

HubSpotのワークフローにSalesforceのリードやコンタクトを手動で登録する方法

HubSpotのワークフローはHubSpotのリードを対象として設計するだけでなく、Salesforceを使用していたセールス担当者がHubSpotのワークフローにリードやコンタクトを登録することもできます。

Salesforceと統合すると、ワークフローの設定のオプションにて、Salesforceからワークフローにコンタクトを登録できるように設定できます。この設定で[Yes(はい)]を選択すると、セールス担当者はHubSpotのワークフローにSalesforceからリードやコンタクトを素早く追加できるようになります。この機能を使用するためには、リードやコンタクトのレイアウトに[Lead Nurturing(リードナーチャリング)]のVisualforceページを設定し、Salesforceからワークフローにコンタクトを登録できるようにする必要があります

:Salesforceのリードやコンタクトのレコードが2つのシステム間で同期されるまでは、そのリードやコンタクトをワークフローに登録することはできません。Visualforceのレイアウトに「No data on file(ファイルにデータがありません)」と表示された場合、そのリードやコンタクトがまだHubSpotに同期されていないか、HubSpotインテリジェンスとの連携が行われていないために、HubSpotのワークフローに登録することができません。

レコードが同期されると、Salesforceのリードやコンタクトの[HubSpot Lead Nurturing(HubSpotリードナーチャリング)]セクションに使用可能なワークフローが表示されます。Salesforceでリードやコンタクトをワークフローに登録するには、以下の手順に従ってください。

1. Workflows(ワークフロー)を開く

Workflows(ワークフロー)を開きます
  • Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのアカウントで、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。
  • Sales Professionalのアカウントで、[Sales Tools(セールスツール)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。

2. ワークフローを選択し、Settings(設定)を開く

Salesforceで使用できるように設定したいワークフローにカーソルを合わせ、[Edit(編集)]をクリックして編集します。ワークフローが開いたら、トップメニューの[Settings(設定)]をクリックします。

3. Salesforceからのコンタクトの登録を許可する

この[Settings(設定)]画面の左側のサイドバーメニューで[General(一般)]を選択します。[Allow contact enrollment into this workflow from Salesforce?(Salesforceからこのワークフローへのコンタクトの登録を許可しますか?)]というセクションにて、[Yes, allow enrollment from Salesforce(はい、Salesforceからの登録を許可します)]の横のラジオボタンを選択します。

4. ワークフローを有効にする

右上の切り替えスイッチをオンにして、ワークフローを有効にします。 

ワークフローがSalesforceの登録オプションに表示されるようにするには、そのワークフローを有効にする必要があります

 

5. Salesforceでリードやコンタクトを開く

Salesforceから登録するリードやコンタクトを検索します。[HubSpot Intelligence(HubSpotインテリジェンス)]セクションにスクロールし、レイアウトでワークフローの[Lead Nurturing(リードナーチャリング)]Visualforceセクションを配置した場所を探します。このセクションが表示されるようにするには、Salesforceからワークフローにコンタクトを登録するための[Lead Nurturing(リードナーチャリング)]Visualforceセクションを、リードやコンタクトのレイアウトに予め追加しておく必要があります。

6. リードやコンタクトを登録するワークフローを選択する

ドロップダウンメニューから、リードやコンタクトを登録するHubSpotのワークフローを選択し、[Enroll in Workflow(ワークフローに登録)]をクリックします。 これで、リードやコンタクトがHubSpotのワークフローに登録されました。

ワークフローにSalesforceのタスクを追加する方法

ワークフローで使用できるアクションの1つに、[Set a Salesforce task(Salesforceのタスクを設定)]というアクションがあります。このアクションを使用すると、統合ユーザー(統合の設定において使用したSalesforce認証情報のユーザー)またはリードやコンタクトのレコードの担当者のいずれかにタスクを割り当てることができます。また、タスクのステータス、件名、コメントも選択できます。

これは、ワークフローの登録に基づいて特定のアクションを実行するようにリード担当者に通知する場合に便利です。たとえば、リードがトライアル版を開いてトライアルワークフローに登録された場合のアクションの1つとして、「Salesforceのタスクを設定」を設定することができます。そのタスクをリード担当者に割り当てる場合は、コンタクトにアプローチして関係を構築するよう促すコメントを付けることができます。これを受けて、セールス担当者はそのリードにアプローチし、弱点を明らかにしてリードをサポートできるソリューションを見出すことができます。

HubSpotのワークフローにSalesforceのタスクを設定するには、次の手順に従ってください。

1. Workflows(ワークフロー)を開く

Workflows(ワークフロー)を開きます
  • Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのアカウントで、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。
  • Sales Professionalのアカウントで、[Sales Tools(セールスツール)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。

ワークフローの画面が表示されたら、[New workflow(新規ワークフロー)]をクリックして新規ワークフローを作成するか、既存のワークフローにカーソルを合わせて[Edit(編集)]をクリックすることで既存のワークフローを編集します。

2. アクションを追加してSalesforceのタスクを設定する

新規ワークフローを作成するか既存のワークフローを開いたら、「+」アイコンをクリックします。左側にサイドバーメニューが表示されるので、[Set a Salesforce task(Salesforceタスクを設定)]を検索し選択します。

3. タスクの詳細を設定する

アクションを選択したら、以下を設定します。

  1. [Assign to(割り当て先)]にて、[Owner Email(担当者Eメール)]または[Integration user(統合ユーザー)]のラジオボタンを選択します。
  2. [Status(ステータス)]ドロップダウンメニューでタスクのステータスを選択します。
  3. タスクの緊急性や重要度を、[Priority(優先度)]ドロップダウンメニューで指定します。
  4. [Due date(期限)]の入力欄に、タスクの締め切り日までの日数を入力します。
  5. [Subject line(件名)]の入力欄に、タスクの件名を入力します。
  6. [Description(内容)]の入力欄に、タスク担当者に伝えたいその他の情報を入力します。
  7. [Save(保存)]をクリックします。

4. ワークフローを有効にする

ワークフローの右上にある切り替えスイッチをオンにして、ワークフローを有効にします。

企業プロパティー値の設定方法

企業のプロパティー値の設定はコンタクトのプロパティー値の設定とは少し意味合いが異なります。コンタクトのプロパティー値を設定するときは、対象のコンタクト専用の設定になります。一方、企業のプロパティー値を設定する場合、コンタクトレコードに関連付けられている企業レコード (Salesforceの「アカウント」レコード) に対する設定となります。通常、企業は複数のコンタクトと関連付けられているため、プロパティー値を更新すると、その企業(アカウント)に関連付けられている他のすべてのコンタクトにおいてもそのプロパティー値が更新されます。

たとえば、同じ企業に属している複数のコンタクトが存在し、その企業の「企業URL」のプロパティー値が更新された場合(ブランド変更や買収などの場合)、ワークフローにて1つのコンタクトの企業URLプロパティーを更新すると、そのコンタクトの企業情報が更新されると共に、その企業に関連付けられているその他すべてのコンタクトの企業情報も更新されます。

Salesforceでも同様の設定が可能ですが、このタスクを実行する担当者がSalesforceへのアクセス権がなかったり、HubSpot内でタスクに集中して取り組みたいという場合もあります。

ワークフローにて企業プロパティーを更新するには、次の手順に従ってください。

1. Workflows(ワークフロー)を開く

Workflows(ワークフロー)を開きます
  • Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのアカウントで、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。
  • Sales Professionalのアカウントで、[Sales Tools(セールスツール)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。

ワークフローの画面が表示されたら、[New workflow(新規ワークフロー)]をクリックして新規ワークフローを作成するか、既存のワークフローにカーソルを合わせて[Edit(編集)]をクリックすることで既存のワークフローを編集します。

2. アクションを追加して企業プロパティー値を設定する

新規ワークフローを作成するか既存のワークフローを開いたら、「+」アイコンをクリックしてアクションを追加し、サイドバーメニューで[Set a Salesforce task(Salesforceタスクを設定)]を選択します。

3. 企業プロパティーの値を選択する

設定する企業プロパティーとそのプロパティーの値をオプションから選択し、[Save(保存)]をクリックします。

:Salesforceの担当者情報は関連フィールドから動的に設定され、HubSpotのワークフローでは変更できません。

4. ワークフローを有効にする

ワークフロー概要の右上にある切り替えスイッチをオンにして、ワークフローを有効にします。

ワークフローによってSalesforceのキャンペーンを設定する方法

タスクの設定と企業プロパティーの更新に加え、HubSpotのワークフローではコンタクトをSalesforceのキャンペーンに登録できます。

ワークフローによってコンタクトに対してSalesforceのキャンペーンを設定するには、次の手順に従ってください。

1. Workflows(ワークフロー)を開く

Workflows(ワークフロー)を開きます
  • Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのアカウントで、[Contacts(コンタクト)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。
  • Sales Professionalのアカウントで、[Sales Tools(セールスツール)] > [Workflows(ワークフロー)]の順に選択します。

ワークフローの画面が表示されたら、[New workflow(新規ワークフロー)]をクリックして新規ワークフローを作成するか、既存のワークフローにカーソルを合わせて[Edit(編集)]をクリックすることで既存のワークフローを編集します。

2. Set a Salesforce campaign(Salesforceキャンペーンを設定)を選択する

新規ワークフローを作成するか既存のワークフローを開いたら、「+」アイコンをクリックしてアクションを追加し、[Set a Salesforce campaign(Salesforceキャンペーンを設定)]を選択します。

3. キャンペーンとステータスを選択する

コンタクトを登録するSalesforceのキャンペーンを選択します。また、キャンペーンでのそのコンタクトのステータスも設定できます。設定が終わったら[Save(保存)]をクリックします。

:有効になっているSalesforceキャンペーンにのみコンタクトを登録できます。

4. ワークフローを有効にする

ワークフロー概要の右上にある切り替えスイッチをオンにして、ワークフローを有効にします。

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