ワークフローの設定

更新日時 7月 30, 2018

対象製品

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise

ワークフローを計画する際には、ワークフローのロジックおよび許可することと許可しないことに関して、より具体的に設定することができます。設定によって、ワークフローの動作を管理することができます。ワークフローを有効にする前に、以下の点をご確認ください。

  • 同じコンタクトが複数回ワークフローの処理に入れるようにすべきか?
  • ワークフローのステップは営業日や特定の期間のみ実行すべきか?
  • このワークフローに登録されたコンタクトは、他のワークフローから削除すべきか?
  • このワークフローに登録されないようにしたいコンタクトがいるか?

この中でワークフローに該当する事項がある場合は、ワークフローの設定を見直すことをお勧めします。

ワークフローの設定へのアクセス方法

ワークフローは、有効にする前にそれぞれ独自のオプションを検討し設定する必要があります。ワークフローの設定は、各ワークフローのトップメニューの[Settings(設定)]をクリックしてアクセスできます。

ワークフローの設定は、[General(一般)][Unenrollment and suppression(登録解除と除外)]の2つのセクションに分かれています。下記の各オプションの内容を確認し、それぞれのオプションがニーズに適しているか判断してください。

一般設定

左側のサイドバーメニューの[General(一般)]には、以下の設定があります。 

  1. What days do you want actions to execute?(アクションを実行する曜日) 
  2. What time of day do you want these actions to execute?(アクションを実行する時間) 
  3. Allow contacts to be enrolled in this workflow from Salesforce?(Salesforceからワークフローへのコンタクト登録の許可) 
  4. Personas targeted?(ターゲットのペルソナ) 
  5. Campaigns associated with(関連付けるキャンペーン)

What days do you want actions to execute?(アクションを実行する曜日)

既定では、[7 days a week(週7日)]に設定されています。営業日のみワークフローのアクションを実行するようにしたい場合は、[Business days only (M-F)(営業日のみ(月~金))]に設定します。

:土日にはアクションを実行しないようワークフローを設定している場合、もし土曜日の午後4時にコンタクトにフォローアップEメールを送信するアクションが予定されていると、翌月曜日の同時刻(午後4時)にEメールを送信するようスケジュールが再設定されます。営業日のみ実行するワークフローの設定について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

What time of day do you want these actions to execute?(アクションを実行する時間)

既定では、[Anytime during the day(日中いつでも)]に設定されています。特定の時間帯のみワークフローのアクションを実行するようにしたい場合は、[Only execute between the hours of:(以下の時間帯のみ実行)]を選択し、時間帯を指定します。

ここでの時間は[account settings(アカウント設定)]で選択したタイムゾーンに基づく時間です。この設定は前述の営業日のみ実行の設定と同様に、コンタクトが指定した時間帯以外でアクションを実行する予定になっている場合、その予定の時間になると、指定した時間帯で次に実行可能な時(通常は翌日)にそのアクションを実行するようスケジュールが再設定されます。

たとえば、ワークフローの設定にて午前9時から午後6時の間のみアクションを実行できるよう設定し、午後8時にコンタクトにフォローアップEメールを送信するアクションが予定されている場合、Eメールは午後8時には送信されず、翌日の午前9時から午後6時の間に再スケジュールされます。

Allow contacts to be enrolled into this workflow from Salesforce?(Salesforceからワークフローへのコンタクト登録の許可)

セールスチームがリードを登録できるようにするためのリードナーチャリングを目的としたワークフローの場合、このワークフローを有効にして、セールス担当者がSalesforceのリードまたはコンタクトのレコードから直接、リードを再登録することができます。リード/コンタクトがSalesforceで表示されるようにするためには、リード/コンタクトのユーザー役割プロフィールのリードレイアウトにレイアウトを追加することに加え、リード/コンタクトがHubSpotに存在している必要があります。

この機能を使用するには、HubSpotとSalesforceの統合を行っている必要があります。また、対応するVisualforceレイアウトをSalesforceのリードおよびコンタクトのレイアウトに追加する必要があります。Salesforceによるワークフローの使用について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

Personas targeted(ターゲットのペルソナ)

既存のペルソナをワークフローに関連付けることができます。たとえば、特定のペルソナにアプローチするワークフローがある場合、そのペルソナを関連付けることができます。ワークフローのダッシュボードで、ワークフローをペルソナでフィルタリングすると、特定のペルソナを対象とするワークフローの実行状況を確認できます。

:ペルソナと関連付けられているワークフローに登録されているコンタクトは、ペルソナのコンタクトプロパティー値に基づきペルソナ別にグループ化されます。

Campaigns associated with(関連付けるキャンペーン)

Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーの場合は、キャンペーンにワークフローを追加できます。保存後、キャンペーンのリストにワークフローが表示されます。

HubSpotのキャンペーン機能に関する詳細は、キャンペーン機能ユーザーガイドをご覧ください。  

登録解除と除外の設定

左側のサイドバーメニューの[Unenrollment and suppression(登録解除と除外)]には、以下の設定があります。

  1. When contacts enroll in this workflow(コンタクトがこのワークフローに登録された時)
  2. When a contact no longer meets the enrollment conditions, remove them from this workflow?(コンタクトが登録条件を満たさなくなった場合、このワークフローから削除しますか?)
  3. Suppression lists for this workflow(このワークフローの除外リスト)
HubSpot Help article screenshot

When contacts enroll in this workflow(コンタクトがこのワークフローに登録された時)

既存のワークフローから特定のコンタクトを除外する必要がある場合もあります。既定では、[Do not remove them from other workflows(他のワークフローから削除しない)]に設定されています。ご希望に応じて、[Remove them from all other workflows(他のすべてのワークフローから削除)]または[Remove them from a specific workflow(特定のワークフローから削除)]を選択できます(その場合、ドロップダウンメニューで特定のワークフローを指定します)。

他のすべてのワークフローよりも優先されるマスターワークフローがある場合、そのワークフローにコンタクトが登録された場合は、他のすべてのワークフローからそのコンタクトを削除することをお勧めします。たとえば、「セールス担当者と話す」など、リードが「Bottom of the Funnel(ファネルの最下層)」のワークフローに位置している場合、他のすべてのワークフローから除外します。また、「Top of the Funnel(ファネルの最上層)]のワークフローにいるコンタクトが、新しいワークフローに登録する「Middle of the Funnel(ファネルの中間層)」のオファーでコンバージョンした場合、Top of the Funnelのワークフローから削除することをお勧めします。その場合、コンタクトに対して実行するMiddle of the Funnelのワークフローが他にもあるため、すべてのワークフローから削除しない方がいい場合もあります。

[Remove them from specific workflows(特定のワークフローから削除)]ドロップダウンメニューでは、編集中のワークフローにコンタクトが登録されたときに、そのコンタクトを削除するワークフローを選択します。(注:このドロップダウンメニューでは複数のワークフローを選択できます。)

When a contact no longer meets the enrollment conditions, remove them from this workflow?(コンタクトが登録条件を満たさなくなった場合、このワークフローから削除しますか?)

Marketing ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーの場合、スマートリストのロジック変更が必要となる場合があり、それによりコンタクトがスマートリストの条件を満たさなくなる場合があります。または、ワークフローの登録トリガーとして使用しているスマートリストからコンタクトを削除するアクションをコンタクトが実行する場合もあります。このワークフローの設定は、スマートリストの基準を満たさなくなったコンタクトをワークフローから削除するかどうかを管理します。既定では、[No, keep them in this workflow(いいえ、ワークフローに保持します)]に設定されています。

Suppression lists for this workflow(このワークフローの除外リスト)

除外リストを使用すると、特定のワークフローへの登録を許可しないコンタクトのリストを指定できます。既に登録されているコンタクトを除外リストに含めるように設定すると、次のアクションが実行される前に除外リストに記載されているコンタクトの登録が解除されます。

たとえばライフサイクルステージが「顧客」であるコンタクトにはトライアルリクエストのワークフローが実行されないようにしたい場合など、さまざまな理由でコンタクトがワークフローに登録されないようにしたいケースがあるでしょう。そのような場合は、ワークフローに対して「顧客」除外リストを使用することをお勧めします。 

Marketing ProfessionalおよびEnterpriseのユーザーのみワークフローの除外リストを作成できます。

登録トリガーの設定

ワークフローの登録トリガーにおいても重要な設定があります。

1. [Contacts will be enrolled the first time they meet the criteria above(初めて上記条件を満たした際にコンタクトを登録する)] - が初めてワークフローの登録条件を満たした時にのみコンタクトを登録し、それ以降再び条件を満たした時は登録されないよう既定にて設定されています。このオプションの隣にある[Change re-enrollment options(再登録オプションを変更)]をクリックし、コンタクトが手動で登録された場合やコンタクトが選択したいずれかの再登録条件を満たす場合は、ワークフローに再登録できるように変更できます。また、再登録するためには、再登録条件を満たすだけでなく開始条件も満たしている必要があります。詳しくはこちらをご覧ください。

2. [Enroll contacts who already meet the starting criteria(開始条件を既に満たしているコンタクトを登録する)] - このチェックボックスをオンにすると、既にトリガー基準を満たしているコンタクトを登録するように設定できます。たとえば、登録フォームへの入力を基準とするワークフローでは、このワークフロー 有効にする前に既にそのフォームへの入力が完了していたコンタクトも登録されます。

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