ワークフロー設定について理解する

更新日時 July 6, 2016

必要条件

ソフトウェア: HubSpot マーケティング
サブスクリプション: Pro & Enterprise

ワークフローの計画中に、ワークフローのロジックや許可するものとしないものを具体的に設定する必要が生じることがあります。ワークフロー設定は、ワークフローの動作を制御するために利用します。ワークフローを起動する前に、次の重要な質問をご自身で検討してください。

  • コンタクトがワークフローを複数回通過することを許可するか?
  • ワークフローのステップを営業日にのみ実施するか、または一定期間内に実施するか?
  • このワークフローに登録したコンタクトを、他のワークフローから削除するか?
  • このワークフローに登録したくないコンタクトがあるか?

対象のワークフローがいずれかに該当する場合は、ワークフローの設定を変更する必要があります。

ワークフロー設定へのアクセス方法

各ワークフローには固有のオプションのセットがあり、ワークフローを起動する前に、これらのオプションを検討し、設定を行う必要があります。ワークフローの設定にアクセスするには、特定のワークフローの左側にあるサイドバーで、[Settings(設定)]をクリックします。

ワークフロー設定の各部について

ここからは、ワークフロー設定ダッシュボードのステップごとに説明していきます。各オプションを確認し、それぞれがご自分の状況に必要かどうかを判断してください。

[Execute on business days only?(営業日にのみ実行しますか?)]

デフォルトでは、このオプションは[No(いいえ)]に設定されています。ワークフローアクションを営業日にのみ実行したい場合は、このオプションを[Yes(はい)]に設定してください。自動配信Eメールを送信するワークフローでは、ほとんどの場合、このオプションを[Yes(はい)]にします。

たとえば、ワークフロー設定で土日の実行を許可していない場合に、あるコンタクトに対して土曜日の午後4時にフォローアップEメールを送信するアクションをスケジュール設定すると、そのEメールは月曜日の同時刻(午後4時)に再スケジュールされます。ワークフロー設定で営業日がどのように機能するかについての詳細は、この記事をご覧ください

[Execute actions only within a certain time range?(特定の時間帯にのみ実行しますか?)]

デフォルトでは、このオプションは[No(いいえ)]に設定されています。ワークフローアクションを特定の時間帯にのみ実行する場合は、[Yes(はい)]を選択して、時間帯を指定します。この時間は、[Reports(レポート)] > [Reports Settings(レポート設定)]で選択されたタイムゾーンを参照することに注意してください。この設定は、前述の営業日設定と似ています。あるコンタクトに対して、指定した時間帯外の時刻にアクションの実行を設定していると、予定時刻が来たときに、ワークフローはその次の実行可能な時間帯(通常は翌日)にアクションの実行を再スケジュールします。

たとえば、ワークフロー設定で午前9時~午後6時にのみアクションの実行を許可しているとします。このとき、あるアクションに対するフォローアップEメールの送信を午後8時にスケジュール設定しても、その時刻にEメールは送信されず、翌日の午前9時から午後6時の間に再スケジュールされます。

[Allow contact enrollment into this workflow from Salesforce?(Salesforceからこのワークフローへのコンタクトの登録を許可しますか?)]

リードをナーチャリングするワークフローを設計し、セールスチームがリードを登録できるようにする場合は、このワークフロー設定をオンにすると、セールスチームがSalesforceのリードレコードまたはコンタクトレコードから直接リードを登録できるようになります。リード/コンタクトをSalesforceで表示するには、それらがHubSpotに存在していなければならず、さらに関連するユーザーロールプロファイルのリードレイアウトにレイアウトを追加していなければなりません。この機能を使用するには、SalesforceとのHubSpotインテグレーションを使用する必要があり、さらにSalesforceでリードとコンタクトのレイアウトに、対応するVisualforceレイアウトを追加しなければなりません。Salesforceとワークフローを組み合わせて使用する方法の詳細は、この記事で学習できます

[Campaigns(キャンペーン)]

任意のキャンペーンにワークフローを追加することができます。保存すると、追加したワークフローがキャンペーンに表示されます。HubSpotのキャンペーンについての詳細は、キャンペーンユーザーガイドをご覧ください。

[Personas(ペルソナ)]

ワークフローにいずれかの既存のペルソナを結び付けることができます。たとえば、特定のペルソナを引きつけるワークフローを使用する場合は、そのワークフローとペルソナをリンクします。Workflows(ワークフロー)ダッシュボードで、ペルソナによりワークフローをフィルタリングすると、特定のペルソナをターゲットとするワークフローの動作が確認できます。

注意:ペルソナと結び付いたワークフローに登録されているコンタクトは、ペルソナのコンタクトプロパティの値に基づき、ペルソナごとにグループ化されます。

[When contacts enroll in this workflow, remove them from:(コンタクトをこのワークフローに登録する場合、次から削除する:)]

ときには、既存のワークフローから特定のコンタクトを抑制する必要が生じることもあります。デフォルトでは、コンタクトが特定のワークフローに登録されたという理由だけで、他のワークフローから削除されることはありません。このワークフロー設定では、編集中のワークフローにコンタクトを登録したときに、そのコンタクトをすべてのワークフローから、または特定のワークフローから削除するかどうかを指定できます。

他のワークフローよりも優先されるマスターワークフローがあるときは、コンタクトをマスターワークフローに登録する場合に、すべてのワークフローから削除する必要があるかもしれません。ユースケースの一例を挙げると、「販売員との会話」といった「ファネルの下部」に相当するワークフローを通過するリードがいる場合は、そのリードを他のすべてのワークフローから削除します。また、「ファネルの上部(TOFU)」のワークフローにあったコンタクトを、「ファネルの中間部(MOFU)」のオファーでコンバージョンして新しいワークフローに登録する場合は、TOFUワークフローから削除する必要があるでしょう。この例では、すべてのワークフローから削除する必要はおそらくありません。なぜなら、他に通過対象になりうる(すべき)MOFUワークフローが存在するはずだからです。

[Select specific workflows(特定のワークフローを選択)]ドロップダウンでは、編集中のワークフローにコンタクトを登録したときに、それらのコンタクトを削除するワークフローを選択します。

[Suppression lists for this workflow(このワークフローの抑制リスト)]

抑制リストを使用すると、特定のワークフローへの登録を許可しないコンタクトのリストを選択できます。コンタクトの登録後にこの設定を編集し、抑制リストを追加した場合は、次回のアクションが実行される前に、抑制リストに含まれるコンタクトの登録が解除されます。

コンタクトのグループをワークフローに登録しない理由には、さまざまなものが考えられます。たとえば、顧客のライフサイクルステージを考えて、複数のコンタクトに対しトライアルリクエストワークフローの通過を許可しない場合があります。この場合は、対象のワークフローに「顧客」抑制リストを適用する必要があります。

[When a contact leaves the starting list, unenroll them from the workflow?(コンタクトが開始リストから外れた場合、このワークフローから登録解除しますか?)]

スマートリストのロジックを変更した後に、一部のコンタクトがスマートリストの基準に適合しなくなる場合があります。または、コンタクトのアクションにより、ワークフローの開始条件として使用しているスマートリストから、そのコンタクトが削除されることもあります。このワークフロー設定は、コンタクトがスマートリストの基準を満たさなくなったときに、ワークフローから削除するかどうかを制御します。

開始条件の設定

ワークフローの開始条件にも、重要な設定があります。順に説明します。

1.[Contacts will be enrolled the first time they meet the criteria above(コンタクトは上記基準を最初に満たしたときに登録されます)] - このデフォルト設定では、コンタクトが最初にワークフローの開始基準を満たしたときにのみ登録を行い、後に再び基準を満たしても登録しません。このオプションの隣にある[Change(変更)]をクリックすると、コンタクトを手動で登録する場合、またはコンタクトが指定の再登録基準を満たす場合に再登録を許可するよう、ワークフローを設定できます。コンタクトが再登録されるには、再登録基準だけでなく、同時に開始基準も満たしていなければなりません。詳細については、こちらをご覧ください。

2.[Enroll contacts who already meet these criteria(これらの基準をすでに満たしているコンタクトを登録)] - この設定のボックスをチェックすると、以前にこの基準を満たしたコンタクトがすべて登録されます。そのため、フォームへの記入を主な登録基準とするワークフローを作成し、このオプションを設定すると、以前にそのフォームに記入したコンタクトも作成中のワークフローに登録され、アクティベートされます。

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