ワークロードに登録された想定外のレコードのトラブルシューティング

想定外のコンタクト、会社、取引、見積もり、チケット、またはカスタム オブジェクト レコードがワークフローで登録される場合、その原因はワークフローの登録トリガーにあることが考えられます。想定外のレコードを登録する可能性があるフィルターロジックについて以下で説明します。

登録されるべきレコードがワークフローに登録されていない場合は、レコードが登録されない場合の理由についてご確認ください。

登録トリガーにORロジックが含まれている

ワークフローの登録トリガーにORロジックが含まれている場合、レコードは登録トリガーのいずれか1つの条件を満たすだけで登録されます。

たとえば、ワークフローに次の登録トリガーが設定されているとします。

• ライフサイクルステージがいずれかの顧客である
  
  OR
• いずれかのページ上で顧客アンケートフォームが記入されている

ライフサイクルステージが顧客となっているコンタクトは、フォームに記入していなくても、ワークフローに登録されます。このようなコンタクトが登録されないようにするには、条件をOR演算子ではなくAND演算子で区切る必要があります。

ANDとOR条件の詳細をご確認ください。

エンロールメントトリガーには、以下のいずれかが含まれていないか、または以下のいずれかと等しくありません。

登録トリガーフィルターは、プロパティに指定された値を持たないレコードを検索します。会社、取引、見積、およびチケットベースのワークフローでは、プロパティにデータが入力されていないレコードは登録されません。ワークフロー登録でデータのないレコードを除外／含む方法について詳細をご確認ください。

しかし、これらのフィルターを使用するコンタクトベースのワークフローでは、選択されたプロパティに指定された値を持たないコンタクトが登録されます。つまり、そのプロパティーが空白の場合、登録トリガーの条件を満たすことになります。これは、関連会社など、連絡先に関連する記録にも適用されます。

このような設定は特に、登録の基準にアナリティクスや関連プロパティーを使用しているワークフローに影響する可能性があります。

• 作成日
• IPの国
• オリジナルソース
• 関連付けられているコンタクト

アナリティクスと関連プロパティーはほぼ瞬時に処理されて、その値が入力されます。したがって、HubSpotがプロパティーに値を設定する前にワークフローの登録が行われる可能性があります。たとえば、ワークフローでコンタクトの登録条件を「IPの国が米国と等しくない」としている場合、HubSpotがプロパティーに値「米国」を設定する前に、値が指定されていないとしてコンタクトが登録される可能性があります。

プロパティーに値が指定されていないコンタクトがワークフローに登録されないようにするには、次のようにします。

• 登録トリガーエディターで、［次のいずれも含まれない］フィルターの下にAND条件を追加します。
  
• フィルター対象としているプロパティーを選択してから、［既知である］フィルターを選択します。
  
  
• ［フィルターを適用］をクリックします。

登録トリガーに［不明である］が含まれている

登録トリガーのフィルター［不明である］は、指定のプロパティーに値が指定されていないレコードを検索します。該当するプロパティーの値がないために登録されたレコードは、登録後にその値が入力されたとしても、ワークフローに残ります。

これが特に問題となるのは、HubSpotによって自動的に値が入力されるプロパティーを使用している場合です。HubSpotはプロパティーの値をほぼ瞬時に入力しますが、入力前にワークフローの登録が行われる可能性もあります。たとえば、ワークフローでコンタクトの登録条件を「IPの国が不明である」としている場合、HubSpotがプロパティーの値として「米国」と入力する前に、値が指定されていないとしてコンタクトが登録される可能性があります。

コンタクトベースのワークフローでの解決法

コンタクトベースのワークフローでこのような事態を防ぐには、ワークフローの先頭に1分の遅延を設定し、遅延後の登録解除の設定を有効にします。この遅延をバッファーとして、ワークフローの以降のアクションが行われる前にHubSpotがプロパティーに値を入力できるようにします。さらにワークフローの設定で、遅延中に登録条件のプロパティー値を取得したコンタクトは登録解除されるようにします。

このように設定するには、次のようにします。

• ワークフローで、最初のプラスアイコン+をクリックし、ワークフローの先頭にアクションを挿入します。
• ［遅延］アクションを選択し、遅延を［1分］に設定します。［保存］をクリックします。
• ［設定］タブをクリックします。
• 左のサイドバーで、［登録解除と除外］をクリックします。
• ［コンタクトが登録条件を満たさなくなった場合、このワークフローから削除しますか？］設定で、［はい。このワークフローから削除します］をオンにします。

会社、取引、見積もり、およびチケットベースのワークフローでの解決法

会社、取引、見積もり、およびチケットベースのワークフローで登録後にプロパティー値を取得したレコードを登録解除するには、1分の遅延を設定し、登録解除条件を追加します。この遅延をバッファーとして、ワークフローの以降のアクションが行われる前にHubSpotがプロパティーに値を入力できるようにします。さらにワークフローの設定で、遅延中に登録条件のプロパティー値を取得したコンタクトは登録解除されるようにします。

このように設定するには、次のようにします。

• ワークフローで、最初のプラスアイコン+をクリックし、ワークフローの先頭にアクションを挿入します。
• ［遅延］アクションを選択し、遅延を［1分］に設定します。［保存］をクリックします。
• ［設定］タブをクリックします。
• 左のサイドバーで、［登録解除と除外］をクリックします。
• ［登録解除トリガーを設定］をクリックします。
  
  
• 右側のパネルで、元の［不明である］登録トリガーとは逆の登録解除トリガーを追加します。たとえば、登録トリガーが「IPの国が不明である」の場合は、登録解除トリガーとして「IPの国が既知である」を追加します。