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ワークフロー設定を管理する

更新日時 2024年 3月 26日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise

ワークフローの設定と通知タブでは、アクションの実行時期の管理、登録解除トリガーの設定、関連付けを追加キャンペーン、Salesforce 登録の許可、ワークフロー関連通知の設定ができま す。 

ワークフローの設定にアクセスするには、次の手順を実行します。

  • HubSpotアカウントにて、[自動化]>[ワークフロー]の順に進みます。
  • ワークフローの名前をクリックします。
  • ワークフローエディターで、[設定と通知]タブをクリックします。

全般

Generalページでは、全てのワークフロータイプにおいて、いつアクションを実行できるかを管理することができます。コンタクトベースのワークフローでは、Salesforceからコンタクトの登録を許可したり、ワークフローとキャンペーンを関連付けたりすることができます。 

ワークフローエディターのGeneralページで、フォローしない(No follow) を設定します: 

  • これらのアクションをいつ実行しますか:アカウントのタイムゾーンに基づき、レコードがワークフローアクションを実行できる時間を指定します。デフォルトでは、ワークフローアクションは登録レコードがアクションに到達するとすぐに実行されます。実行時間枠を指定する場合は、以下の点に注意すること: 
    • レコードが設定時間外にアクションに到達した場合、ワークフローは次の利用可能な日の同じ時刻にアクションの再スケジュールを試みます。しかし、アクションの時間が指定された時間枠の外にある場合、ワークフローは代わりに、次の利用可能な日の最も早い時間にアクションを再スケジュールすることになります。
    • ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。例えば、次の予定が午前9:00の場合、9:00~9:15の範囲内でアクションが再スケジュールされます。
    • 遅延やif/then分岐は再スケジュールされないが、以下のアクションは再スケジュールされる。例えば、取引ベースのワークフローで、月曜日から木曜日の午前9時から午後5時までしかアクションを実行しないように設定されている場合。取引は木曜日に2日間の遅延に入り、土曜日に遅延を解除する。次回のアクションは、月曜日のAM9:00~9:15の間に変更されます。
  • ワークフローを一時停止し、特定の日付にアクションが実行されないようにします。また、毎年休止する日を設定することも可能です。これらの日付では、レコードがアクションに到達すると、次の利用可能な日付まで一時停止されます。休止日を利用する場合は、以下の点に注意してください:

    • 一時停止日付では、アクション再スケジュールの際に、その他の日付設定が考慮されます。例えば、月~水曜日の午前9時から午後5時までの間だけアクションを実行するようにワークフローが設定されている場合。水曜日に行われる休止日を追加した場合、次のアクションは次の月曜日の午前9時に再スケジュールされます。
    •  レコードは、休止日にも登録し、遅延やif/then分岐を入力します。遅延やif/thenの分岐を抜けると、代わりに次のアクションで一時停止します。 
  • Salesforceからこのワークフローにコンタクトを登録できるようにする: Salesforce連携をインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期したSalesforceリードとコンタクトをコンタクトベースのワークフローに登録するように選択できます。SalesforceのリードやコンタクトをSalesforceから直接HubSpotワークフローに登録する方法の詳細はこちらをご覧ください。
  • キャンペーン:コンタクトベースのワークフローをキャンペーンに関連付けます .この設定は、Marketing Hub ProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションを持つアカウントにのみ有効です。キャンペーンがワークフローに関連付けされると、以下のデータがキャンペーンで利用可能になります:
    • 登録済みコンタクトの数。
    • 目標リストに参加したコンタクトの数。ワークフローの目標を設定する方法をご確認ください。
    • ワークフロー全体のコンバージョン率。この率は、目標リストに参加したコンタクトの数を開始済みワークフローの数で除算してから、100を乗算して算出されます。
  • アクションを実行する時間帯は?またはアクションの実行を一時停止する日付は?の設定で、アクションでレコードが一時停止または再スケジュールされた場合、アクションにはそれらのレコードのカウントが表示されます。具体的なレコードと、いつ進行が再開されるかを確認するためです:
    • [アクション]をクリックします。
    • 右側のパネルで、アクションタブの[オブジェクト] をクリックします。

登録解除と除外

コンタクトベースのワークフローでは、統合されたコンタクトの登録管理、登録基準を満たさなくなったコンタクトの削除、特定のリストからのコンタクトの登録防止が可能です。

他のワークフロータイプでは、有効なレコードの登録を解除したり、登録や再登録を防ぐための条件を設定することができます。

コンタクトベースのワークフローにおける登録解除と除外の管理

コンタクトベースワークフローの「登録解除と除外」タブで、以下を設定します: 

  • このワークフローにコンタクトを登録する場合:別のワークフローにも登録されているコンタクトをどうするかを決定します。既定では、コンタクトは他のワークフローから削除されません
    • 他のワークフローから削除しない:コンタクトは他のワークフローに登録されたままになります。これは既定の設定である。 
    • 他のすべてのワークフローから削除:コンタクトがこのワークフローに登録されると、他のすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。
    • 特定のワークフローから削除:コンタクトがこのワークフローに登録されると、指 定したワークフローから削除されます。 
  • コンタクトが登録トリガー条件を満たさなくなった場合、このワークフローにコンタクトを登録する場合:登録中にコンタクトが登録トリガー条件を満たさなくなった場合、コンタクトを削除するかどうかを決定します。デフォルトでは、コンタクトは削除されません。
    • この設定がYes...に設定されている場合、条件を満たさないコンタクトを手動で登録することはできません。 
    • この設定をオンにする前に、登録トリガーを満たさなかったコンタクトが現在ワークフローに登録されている場合、そのコンタクトは次のアクション(分岐と遅延を除く)に到達するまで登録解除されません。コンタクトをすぐに登録解除したい場合は、手動で登録解除する必要があります。
    • この設定が有効なときに、登録トリガーを満たさないテストコンタクトを登録すると、ワークフローから自動的に登録が解除され、どのステップも実行されなくなります。
  • デフォルトでは、ワークフロー は マージされたコンタクトを登録しません たとえマージされたコンタクトがこのワークフローに登録する条件を満たしていてもです。 ただし、統合されたコンタクトは、登録トリガーを再度満たし、再登録が有効になっていれば、将来的に登録することができます()。例えば、登録トリガーがフォーム[X]に記入した場合、コンタクトがマージされると、デフォルトではこのコンタクトはワークフローに登録されません。ただし、コンタクトが再度フォームを送信したときは、ワークフローに登録されます。
  • このワークフローの抑制リスト:登録したくないコンタクトのリストを追加します。
    • 抑制リストが削除された場合、または抑制リストからコンタクトが削除された場合、ワークフローの登録トリガーを満たしていても、それらのコンタクトは自動的にワークフローに登録されません。次回、ワークフローの登録基準または再登録基準を満たした時点で、登録可能となります。
    • 除外リストをワークフローに追加すると、コンタクトの現在の登録ステータスに基づいて、次の3つの処理のいずれかが行われます。
      • コンタクトが現在ワークフローに登録されておらず、登録解除リストのメンバー:コンタクトが登録トリガーに合致してもワークフローに登録されず、ワークフローの履歴に登録解除リストと除外として表示されます。コンタクトを手動で登録することもできません。
      • コンタクトは現在ワークフローに登録されており、除外リストのメンバーです。コンタクトがワークフローの次のステップに到達すると、登録が解除されます。
      • コンタクトは現在ワークフローに登録されており、除外リストのメンバーではありません:コンタクトはワークフローに残ります。ただし、後で除外リストの条件を満たした場合は、登録解除されます。
    • ワークフローが自動的にオフになるようにスケジュールする:ワークフローがこの日付より後にオフになるようにスケジュールします。ワークフローをオフにするについて詳しくはこちら。 

他のワークフロータイプに登録解除のトリガーを設定する 

他のワークフロータイプでは、登録解除トリガーはアクティブに登録されたレコードをワークフローから削除し、登録や再登録を防ぐ。会社、取引、チケット、見積もり、コミュニケーション、フィードバック送信、契約者ベースのワークフローからオブジェクトをアンインストールする場合は、以下の手順を使用します。

登録解除トリガーを設定すること: 

  • オブジェクトタイプ]の登録解除は、以下の条件を満たす場合に行う:登録解除と除外タブをクリックします。 
  • Set unenrolling triggersをクリックする。
  • 右側のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、[フィルターを適用]をクリックします。ワークフローにおける登録解除トリガーについてはこちらをご覧ください
  • 必要に応じてさらに登録解除トリガーを追加し、保存をクリックする。
  • ワークフローが自動的にオフになるようにスケジュールする:ワークフローがこの日付より後にオフになるようにスケジュールします。ワークフローをオフにするについて詳しくはこちら。 


通知 ( Enterpriseのみ)

ワークフロー設定の通知タブから、ワークフローの登録率が一定以上増減した場合に、ユーザーやチー ムに通知するEメール通知を設定します。 

ワークフローエディターで通知を設定する前に、ユーザー通知がオンになっていることを確認してください。 エンタープライズアカウントのスーパー管理者は、 他のユーザーの既定の通知設定を設定することができますが、個々のユーザーによって設定された既定値が優先されます。 HubSpotのユーザー別通知の設定について詳しくはこちら
  • HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで、[通知]を選択します。
  • 上部で、Eメールタブをクリックします。
  • Eメールの項目で、クリックしてスイッチをオンに切り替えると、受信トレイへのEメール通知を受け取ることができます。
  • 下にスクロールし、クリックしてワークフローセクションを展開します。
  • 該当する通知タイプの隣にあるチェックボックスを選択します。
     

通知先の設定

このワークフローに要確認の場合および大規模な登録変更が発生した場合特定のユーザーおよびチームにワークフローを通知する場合の宛先を設定します。 

  • Send to these users:ワークフロー通知 E メールを送信する特定のユーザーを選択します。このEメールを受信するには、個々のユーザーの設定でワークフローのEメール通知を有効にする必要があります。 
  • Send to these teams:ワークフロー通知Eメールを送信する特定のチームを選択します。これらのチームのユーザーがこのEメールを受信するには、設定でワークフローEメール通知を有効にする必要があります。
     

 

要確認通知(BETA)

ワークフローのステータスが要確認に変更されるたびに、ユーザーとチームに通知します。 

  • このワークフローで初めて問題が発生した場合に通知されます。
  • 課題のレビューが完了すると、ステータスはReviewedに変わります。
  • 新たな問題が発生した場合、または既にレビュー済みの問題が再発した場合、ステータスはNeeds reviewに戻り、再度通知が行われます。
     

 

ワークフローへの登録変更通知

毎週、設定されたワークフローのリストを含むEメールが、選択されたユーザーとチームに送信されます。U ユーザーは、選択したワークフロー内の登録数および登録数の増減率を日次または週 次で通知Eメールを受け取ります。

通知設定を行うには
  • ワークフロー変更の登録通知をオンにするには、Notification for this workflow is toggle on をクリックします。
  • Check enrollment count:登録者数を毎週チェックするか、毎日チェックするかを選択する。
    • Weekly:毎週金曜日午前10時に、ワークフロー内の登録率が指定の割合で増減した場合、内部Eメール通知を送信します。 
    • 日次Eメール通知(BETA):毎日午前10時に、ワークフローの登録率が指定のパーセンテージで増減した場合、内部Eメール通知を送信します。 
  • Trigger if enrollment increased by at least:この通知をトリガーするパーセンテージを入力してください。
    • 登録率がこの割合以上増加した場合、ワークフローEメールを送信します。
    • このオプションを空白にすると、ワークフローで登録が増加しても、Eメールはトリガーされません。 
  • Trigger if enrollment decreased by at least:この通知のトリガーとなるパーセンテージを入力してください。
    • 登録率がこの割合以上減少した場合、ワークフローEメールを送信します。
    • このオプションが空白の場合、ワークフロー内の登録が減少しても 通知Eメールはトリガーされません。
       

 

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