견적서에 전자 서명 사용하기

전자 서명을 사용하여 구매자로부터견적서 승인을 받으세요. 전자 서명(e-signature)이란 특정 문서의 조건에 동의한다는 의사를 전자적으로 표현한 것을 말합니다. 

전자 서명은 미국, 캐나다, 유럽연합(EU), 영국 및 기타 여러 국가에서 유효하며 법적 효력을 갖습니다. 이는 자필 서명과 동일한 법적 효력을 지닙니다. HubSpot의 전자 서명 기능은 Dropbox Sign(구 HelloSign)을 기반으로 합니다. 고객과의 거래에서 전자 서명 사용의 유효성에 대해서는 귀사의 법무팀과 상의하시기 바랍니다.

시작하기 전에

• HubSpot 내의 일반적인 견적서 작성 프로세스의 일환으로 전자 서명을 사용하기 위해 Dropbox Sign 계정을 별도로 생성할 필요는 없습니다.
• Revenue Hub라이선스가 할당된 사용자는 견적서에 전자 서명 옵션을 포함하도록 구성할 수 있습니다.
• 코어 라이선스가 할당된 사용자는 견적서를 구성할 수 없지만, 다른 사용자에 의해 견적서 발송자 또는 공동 서명자로 지정될 수 있습니다.

전자 서명 한도 이해하기

HubSpot 계정에는 구독 유형과 Revenue Hub라이선스가 할당된 사용자 수에 따라 월간 전자 서명 한도가 공동으로 적용됩니다.

아래 표를 통해 전자 서명 한도 예시를 확인하세요:

• 한 사용자가 한 달 동안 매출 허브 Professional 계정에서 한 사용자가 한 달 동안 30건의 전자 서명을 사용했다면, 20건의 전자 서명이 남아 있으며, 해당 계정의 다른 사용자가 그 달 남은 기간 동안 이를 사용할 수 있습니다.
• 한 사용자가 한 달 동안 Revenue Hub 계정에서 한 사용자가 한 달 동안 50개의 전자 서명을 사용한 경우, 200개의 전자 서명이 남아 있으며, 해당 달의 남은 기간 동안 계정의 다른 사용자가 이를 사용할 수 있습니다. 한도는 다음 달 초에 초기화됩니다.

전자 서명 한도를 검토할 때 다음 사항을 고려하십시오.

• 게시된 견적서에 대해 전자 서명 옵션이 활성화되는 즉시 해당 전자 서명은 한도에 포함됩니다. 서명 한도에 적용되기 위해 견적서가 실제로 서명될 필요는없습니다.
• 여러 명의 서명이 필요한 견적서는 한 건의 전자 서명으로 한도에서 차감됩니다. 예를 들어, 전자 서명이 활성화된 게시된 견적서에 세 명의 서명이 필요한 경우, 누가 서명했는지와 관계없이 한도에서 단 한 번의 사용으로만 계산됩니다.
• 전자 서명 요청이 포함된 견적서가 만료되거나 취소된 경우, 견적서를 다시 보내면 한도에서 추가 전자 서명 1회로 계산됩니다(견적서를 처음 보낼 때 1회, 다시 보낼 때 1회).

HubSpot의 ‘제품 및 서비스’ 카탈로그에서 구독 플랜별 전자 서명 한도를 확인하거나

,

계정의 전자 서명 사용 내역을 확인하여

한도를

확인하십시오.

전자 서명 사용량 모니터링

견적서 설정에서 이번 달 현재까지 사용한 전자 서명 수와 월 한도에 얼마나 근접했는지 확인할 수 있습니다. 월 한도는 매월 1일에 초기화됩니다.

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서‘개체 >견적서’로 이동합니다.
3. 상단에서 ‘전자 서명’ 탭을 클릭합니다.
4. '이번 달 전자 서명 사용량' 아래에전자 서명 사용 내역이 표시됩니다.

전자 서명 한도 늘리기

계정에서 사용할 수 있는 전자 서명 횟수를 늘리려면고객 성공 매니저에게 문의하십시오.

견적서에 전자 서명 활성화하기

견적서에 전자 서명 필드를 포함하려면 수락 옵션으로 ‘전자 서명’을 선택하십시오.

면책 조항: Dropbox Sign은 eIDAS를 준수하므로,HubSpot의 Dropbox Sign 구현도 eIDAS를 준수해야 합니다. 본 내용은 법률 자문을 목적으로 하지 않으며, 전문적인 법률 자문을 대체해서는 안 됩니다. 법률 자문이 필요한 경우, 자격을 갖춘 변호사와 상담하시기 바랍니다.

Dropbox Sign은 EU 내 전자 서명 규정 준수를 위해 신뢰할 수 있는 파트너를 이용하며,eIDAS 웹사이트의 신뢰할 수 있는 파트너 목록에는 명시적으로 표시되지 않습니다.

전자 서명자 재지정

견적서의 전자 서명자는 서명 요건을 조직 내 다른 사람에게 재지정할 수 있습니다. 전자 서명 재지정 활성화에 대해 자세히 알아보세요.

견적서 재지정 활동 확인

견적서가 새로운 서명자에게 재지정되면, 해당 변경 사항은 견적서의 활동 내역으로 기록됩니다.

• HubSpot 계정에서:

  • 재할당 내역은 견적서 미리보기 패널의 견적 활동아래에 표시됩니다.

  • 견적서에 대한 접근 권한이 있는 사용자만 이 내역을 볼 수 있습니다.

  • 이 활동은 관련 레코드(예: 연락처 및 회사)에는 표시되지 않습니다.

• API 액세스: 이벤트 구성 방식 및 API 요청 권한에 따라 API를 통해 견적서 재할당 활동을 사용할 수 있습니다.

견적서에

전자 서명하기

견적서에 대해 전자 서명이 활성화된 경우, 구매자와 공동 서명자는 견적서에 서명을 추가할 수 있습니다.

• 보안 강화를 위해 신원 확인을 활성화하세요. 신원 확인이 활성화되면 HubSpot은 서명자가 견적서에 서명하기 전에 서명자의 신원을 확인하기 위한 예비 이메일 확인 단계를 포함합니다.

• 공동 서명자은 선택적으로 HubSpot 계정 내에서 시작할 수 있으며, 이 경우 신원 확인 절차가 생략됩니다.

구매자와 공동 서명자 모두 공유된 견적서에서 전자 서명 절차를 시작할 수 있습니다. 구매자가 먼저 견적서에 전자 서명을 하면 공동 서명자에게 이메일이 발송됩니다:

1. 견적서에 액세스하여 전자 서명하기:
   • 구매자는 공유받은 견적서의 링크를 클릭해야 합니다.
   • 공동 서명자는 견적서 목록 페이지에서 게시된 견적서를 확인하고 공동 서명할 수 있습니다.
2. 견적서에 비밀번호가 설정된 경우, 구매자는 자신의 이메일 주소와 견적서 비밀번호를 입력해야 합니다.
3. 견적서에서 전자 서명자 재지정이 허용되는 경우, 구매자는‘이 견적서 서명자 재지정(Reassign this quote signer )’을 클릭하여다른 서명자에게 견적서를 할당할 수 있습니다.
   
   
   • 구매자는 새 서명자의 세부 정보를 입력하고오른쪽 상단의 ‘ 재지정’을 클릭할 수 있습니다.
     
     
   • 기존 서명자와 새로운 서명자 모두 이메일로 알림을 받게 됩니다. 새로운 서명자는 이메일 내의 ‘견적서 보기’를 클릭하여 서명을 위해 견적서를 열 수 있습니다.
     
     
4. 신원 확인 기능이 비활성화된 경우, 견적서 하단의 ‘지금 서명’을 클릭하십시오.
   
   
5. 신원 확인이 활성화된 경우, 이메일을 통해 신원을 확인하십시오:
   • 공유된 견적서에서 ‘수락’ 섹션으로 스크롤한 후, 이름과 이메일 주소 위에 있는 ‘이메일 확인’을 클릭하세요. ‘확인 메일 발송됨’이라는 메시지가 표시되어 확인 이메일이 발송되었음을 알려줍니다. ‘이메일 확인’을 클릭한 후 1시간 이내에 서명 절차를 완료해야 합니다. ‘이메일 확인’을 클릭한 후 1시간 이내에 견적서에 서명하지 않은 경우, 공유된 견적서로 돌아가 ‘이메일 확인’을 다시 클릭하여 새로운 확인 이메일을 생성하세요.
     
     
   • 이메일 수신함을 열어 제목이 ' [발신자]에서 발송된 견적서에 서명하려면 신원을 확인해 주세요 '인 이메일을 찾으세요. '신원 확인 및 견적서 서명'을 클릭하여 서명 절차를 시작하세요.

참고: 확인 이메일이 도착하지 않는 경우, 수신자의 이메일 주소를 확인하고, 이메일 전송 상태 또는 로그(사용 가능한 경우)를 검토한 후, 수신자에게 모든 이메일 폴더를 검색해 보도록 요청하십시오. 확인 이메일은 success@hubspot.com 또는 견적서 설정에서 구성된 이메일 주소에서 발송됩니다. 수신자가 여전히 이메일을 찾을 수 없는 경우, 수신자가 HubSpot 시스템 또는 알림 이메일을 받지 못하는 이유에 대한 문제 해결 단계를 확인하십시오.

• • 신원을 확인하는 대화 상자가 표시된 새 브라우저 탭이 열립니다. ‘서명 시작’을 클릭하세요.‘서명 시작’을 클릭했을 때 오류가 발생하면, 이메일을 수신한 지 1시간 후에 이메일에 있는‘이메일 확인’을 클릭하여 확인 절차를 다시 시작하세요.

6. 오른쪽 상단의 ‘시작하기’를 클릭하세요.
   
   
7. '수락' 섹션에서 이름 위에 있는 '클릭하여 서명'을 클릭하세요.
   
   
8. 대화 상자에서 ‘그리기’, ‘입력’ 또는 ‘업로드’ 탭을 클릭하고 서명을 추가하세요. ‘삽입’을 클릭하여 서명을 추가하세요.
9. 오른쪽 상단에서 '계속'을 클릭하세요.
10. 오른쪽 상단에서 ‘편집’을 클릭하여 서명을 수정하세요. ‘동의합니다’를 클릭하여 견적서에 서명을 저장하세요.
11. '닫기'를 클릭합니다.
12. 공동 서명자에게는 견적서에 서명이 완료되었음을 알리는 이메일이 발송됩니다. 아직 견적서에 공동 서명을 하지 않은 경우, ‘검토 및 견적서 공동 서명’을 클릭하여 공동 서명 절차를 시작할 수 있습니다. 
13. 견적서는 서명되었지만 아직 결제는 완료되지 않았습니다. Connected CPQ, 청구 및 결제 베타 버전에 등록되어 있지 않은 경우, ' '수락된 견적서에서 계약서 자동 생성' 설정이 켜져 있는 경우, 구매자가 견적을 수락하면 계약 레코드가 자동으로 생성됩니다. HubSpot에서 계약서 사용에 대해 자세히 알아보세요.
14. 견적서에 온라인 결제가 활성화된 경우 :
    • 'Connected CPQ, Billing 및 Payments' 베타 프로그램에 등록되어 있는 경우, 해당 견적서에 대한 계약서와 청구서가 자동으로 생성되며 청구서를 통해 결제가 이루어집니다. 이후계약서는 지속적인 청구 관리, 청구서 생성 및 대금 수금에 사용됩니다. 'Connected CPQ, Billing 및 Payments' 베타 프로세스에 대해 자세히 알아보세요.
    • Connected CPQ, Billing 및 Payments 베타 프로그램에 등록되어 있지 않은 경우, 구매자는 견적서 상단의 ‘결제 설정’을 클릭합니다. 또한 견적서를 닫았다가 나중에 다시 열어 결제를 설정할 수도 있습니다. 

견적 목록 페이지에서 견적서에 공동 서명하기

공동 서명자는 견적 목록 페이지에서도 견적서에 공동 서명할 수 있습니다:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 견적으로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 견적으로 이동하세요.
2. 서명이 필요한 견적서의 상태는 '서명 대기 중'으로 표시됩니다. 견적서 위에 마우스를 올린 다음 '미리 보기'를 클릭하십시오.
3. 오른쪽 상단의 ‘작업’을 클릭한 다음‘공동 서명’을 선택합니다.
   
   
4. 인용문에 서명을 계속합니다.

인용문의 서명 상태 확인하기

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 견적으로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 견적으로 이동하세요.
2. 서명이 보류 중인 견적서에 마우스를 올리고 ‘미리 보기’를 클릭합니다. 
3. 오른쪽 패널에서 ‘서명자’ 아래의 서명 내역을 확인하세요.
   
   
4. 견적서가 서명된 후에는전자 서명이 완료된 견적서의 PDF 파일을 다운로드할 수 있습니다.

참고: 서명된 견적서를 다운로드하면, Dropbox Sign은 PDF 버전의 견적서에 포함된 ‘커버 레터’, ‘요약’, 또는 ‘약관’ 섹션에 있는 하이퍼링크 텍스트의 링크를 제거합니다. 견적서 다운로드 후에도 링크를 클릭할 수 있도록, 견적서 섹션에 링크된 텍스트의 전체 URL을 포함하는 것이 좋습니다.

필요한 모든 서명 및 재서명이 완료되면 고객은 서명한 문서의 사본을 받게 됩니다. 고객이 받는 알림에는 서명한 문서로 연결되는 링크(견적서 유효 기간이 만료되면 링크도 만료됨)와 기록을 위해 보관할 수 있는 서명된 문서의 PDF 사본이 포함됩니다.

다음 단계

• 견적서 작성.
• 견적서 관리.