India Elektronische Facturatie | Veelgestelde vragen

Als je een HubSpot klant bent in India, lees dan hoe HubSpot omgaat met elektronische facturatie en wat jouw verantwoordelijkheid is in het elektronische facturatieproces.

Wat is elektronische facturatie?

Elektronische facturatie (e-facturatie) is een vorm van elektronische facturatie tussen verkoper en koper. E-facturen zijn digitale bestanden met gestructureerde factuurgegevens waardoor ze kunnen worden uitgewisseld en verwerkt door verschillende partijen (bv. belastingdiensten, klanten, enz.). Dankzij het formaat van de e-factuur kan deze automatisch door computers worden verwerkt.

Onder de Indiase Goods and Services Tax (GST) wet, is HubSpot India Private Limited verplicht om facturen die zijn uitgegeven aan zakelijke klanten te registreren bij het Invoice Registration Portal (IRP), dat wordt beheerd door het Goods and Services Tax Network (GSTN). Elke geregistreerde factuur krijgt een uniek Invoice Reference Number (IRN) en een QR-code, die verplicht zijn op alle e-facturen die worden gedeeld met klanten in India.

Is e-facturatie van toepassing op mijn HubSpot facturen?

E-facturatie onder GST is alleen van toepassing op Business-to-Business (B2B) transacties. Als je een geregistreerde zakelijke klant bent in India met een geldig GSTIN, zullen je HubSpot facturen onderhevig zijn aan de e-facturatie verplichting in India. E-facturatie is niet van toepassing op Business-to-Consumer (B2C) transacties.

Hoe krijg ik mijn e-factuur?

Je belastingfactuur (e-factuur) staat los van de PDF-factuur die beschikbaar is op de Account & Facturering pagina in je HubSpot account. Klanten die in India zijn gevestigd, ontvangen hun factuur van IndiaEInvoice.billing@hubspot.com, rechtstreeks naar gebruikers die als factureringscontacten in je HubSpot-account staan vermeld. Voeg dit adres toe aan uw lijst met veilige afzenders om ervoor te zorgen dat u geen e-facturen mist.

De onderwerpregel voor de e-factuur is: Je HubSpot-factuur [factuurnummer].

Je HubSpot-account toont een interne PDF-factuur onder Account & Facturering. Deze factuur bevat echter geen IRN- of QR-code en is daarom niet geschikt voor e-facturering. Raadpleeg de e-factuur die je per e-mail is toegestuurd voor GST-aangifte en naleving.

Welke klantgegevens staan op de e-factuur?

E-facturen voor India weerspiegelen de bedrijfsgegevens in het Account & Billing gedeelte van je HubSpot account, inclusief je GST Identificatienummer (GSTIN) indien van toepassing. Volgens de Servicevoorwaarden van HubSpot moet u uw bedrijfsgegevens, betalingsmethode en factureringsgegevens up-to-date houden voor de betaling van gemaakte en terugkerende kosten.
Elke e-factuur uitgegeven door HubSpot India Private Limited bevat een IRN en een QR-code gegenereerd door de IRP, ter bevestiging dat de factuur is geregistreerd bij de GSTN.

Wat moet ik doen als ik mijn e-factuur ontvang?

Zodra je je e-factuur hebt ontvangen, moet je alle gegevens zorgvuldig controleren, met name je GSTIN, wettelijke naam, factuuradres, plaats van levering en de belastbare en GST-bedragen.
Als er een fout staat op je e-factuur, neem dan zo snel mogelijk contact op met billing@huspot.com. E-facturen kunnen niet worden gewijzigd zodra een IRN is gegenereerd, dus onmiddellijke actie is essentieel. Annulering is alleen mogelijk binnen 24 uur na IRP-registratie, daarna is een creditnota nodig om de transactie terug te draaien.

Waarom heb ik geen e-factuur ontvangen?

Als je een e-factuur verwachtte maar deze niet hebt ontvangen, heeft dit waarschijnlijk een van de volgende redenen:

• E-facturen worden alleen uitgegeven voor B2B-transacties. Als er voor uw account geen geldige GSTIN is geregistreerd, wordt er geen e-factuur gegenereerd.

• Als je primaire bedrijfsadres niet overeenkomt met het adres dat is gekoppeld aan je GSTIN-registratie, zal het IRP de e-factuur afwijzen. Raadpleeg voor meer informatie over belastingidentificatienummers de FAQ over belastingidentificatienummers.

Als een van de bovenstaande situaties op jou van toepassing is, werk dan je gegevens bij in Account & Billing en neem vervolgens contact op met billing@hubspot.com om ons te laten weten dat je gegevens zijn gecorrigeerd.

Wat moet ik doen als ik informatie op mijn e-factuur moet bijwerken?

Aangezien het genereren van IRN's definitief is, is het belangrijk dat uw accountgegevens correct zijn voordat e-facturen worden uitgegeven. Als een fout onmiddellijk wordt ontdekt (binnen 24 uur na het genereren van de e-factuur), is annulering en heruitgifte mogelijk. Na deze periode kan de transactie alleen worden gecorrigeerd via een creditnota.

Als je je factureringsgegevens wilt bijwerken, doe dit dan vóór de volgende factureringscyclus in het Account & Factureringsgedeelte van je HubSpot-account.

Ik heb een inkoopordernummer nodig op mijn e-factuur.

Om een inkoopordernummer aan je e-factuur toe te voegen, stuur je een e-mail naar billing@hubspot.com met het inkoopordernummer en de e-facturen waarop dit nummer moet worden toegepast. Vermeld het PO-nummer indien mogelijk vóór de facturering of zo snel mogelijk nadat de e-factuur is verzonden.

Wat gebeurt er als er een contractwijziging is tijdens mijn factureringscyclus?

U kunt twee elektronische documenten verwachten (een e-factuur en een creditnota) die via het IRP worden geregistreerd. Deze worden als twee afzonderlijke documenten naar u verzonden. Op de e-factuur is niet te zien of er een krediet of eerdere betaling op is toegepast. Het is dus belangrijk om je werkelijke accountsaldo te controleren in je HubSpot account. Je vindt deze informatie in het gedeelte Account & Facturering onder het tabblad Transacties.

Waarom komt mijn e-factuur niet overeen met het verschuldigde saldo in mijn HubSpot account?

Het is niet mogelijk om crediteringen of betalingen op een e-factuur weer te geven op een manier die een lager verschuldigd saldo op een specifieke factuur weergeeft. Raadpleeg het verschuldigde saldo in je HubSpot-account wanneer je een betaling doet. Alle facturen en crediteringen worden uitgegeven als elektronische documenten die overeenkomen met het netto verschuldigde saldo.

Wat als ik andere vragen heb?

Als je nog vragen of opmerkingen hebt over je e-facturen, kun je contact opnemen met billing@hubspot.com.