Ontvangers uitsluiten van het bijhouden van e-mails en vergaderingen in het CRM-systeem

Gebruik ‘nooit loggen’-lijsten om specifieke e-mailadressen of domeinen uit te sluiten van het vastleggen van e-mails en vergaderingen in het CRM. Door de instellingen voor ‘nooit loggen’ te beheren, kunt u het loggedrag nauwkeurig afstemmen en de gegevensintegriteit waarborgen, doordat interne communicatie en persoonlijke vergaderingen niet worden vastgelegd. Als u bijvoorbeeld het domein van uw bedrijf toevoegt aan uw 'nooit loggen'-lijst, wordt voorkomen dat interne e-mail- en vergaderactiviteiten in het CRM worden geregistreerd, terwijl communicatie met uw contactpersonen nog steeds wordt geregistreerd op basis van uw regels voor e-mailregistratie.

Voeg e-mailadressen of domeinen toe aan uw persoonlijke 'nooit loggen'-lijst wanneer uitsluitingen alleen van toepassing zijn op uw eigen gebruikersaccount. Gebruik de 'nooit loggen'-lijst voor het hele account wanneer uitsluitingen van toepassing zijn op alle gebruikers in uw account.

Hoe 'nooit vastleggen'-lijsten werken

Wanneer u e-mailadressen of domeinen toevoegt aan een ‘nooit loggen’-lijst, worden toekomstige e-mails en gesynchroniseerde vergaderingen uitgesloten van registratie voor die specifieke contactpersonen.

• Als er meerdere contactpersonen bij de e-mail of vergadering betrokken zijn, wordt de activiteit wel vastgelegd in de records van de andere contactpersonen die niet op de 'nooit vastleggen'-lijst staan.

• De instellingen voor 'nooit loggen' hebben geen terugwerkende kracht. Het toevoegen van e-mailadressen of domeinen aan een 'nooit loggen'-lijst verwijdert geen eerder geregistreerde activiteiten uit uw CRM.

Bekijk het volgende gedrag van de 'nooit loggen'-functie voor e-mails en vergaderingen.

E-mails

• Wanneer eene-mail wordt verzonden vanaf een persoonlijk zakelijk e-mailadres, de HubSpot Sales-extensie of -add-in, of vanaf een team-e-mailadres naar ontvangers op de'nooit loggen'-lijst:
  • Er wordt geen nieuw contactrecord aangemaakt.
  • De e-mailtrackingactiviteit wordt niet vastgelegd op de tijdlijn van het contact. De e-mailtrackingactiviteit voor alle ontvangers wordt echter wel geregistreerd in je activiteitenfeed.
  • De e-mail wordt niet gekoppeld aan gerelateerde records.
• Als u vanuit het CRM een e-mail verstuurt naar een contactpersoon die op de 'never log'-lijst staat, wordt de e-mail wel verzonden, maar niet vastgelegd op de tijdlijn van de contactpersoon.
• Als een e-mail wordt verzonden naar een adres of domein dat op de 'nooit registreren'-lijst staat, en vervolgens via het BCC-adres of doorstuuradres in HubSpot wordt geregistreerd, wordt het contact uitgesloten van registratie.

Vergaderingen

• 'Nooit registreren'-lijsten zijn alleen van toepassing op vergaderingen die zijn aangemaakt via de agendasynchronisatie van HubSpot, vanuit je gekoppelde Google- of Outlook-agenda. Vergaderingen die in HubSpot zijn aangemaakt (bijvoorbeeld vanuit CRM-records of via planningspagina's) worden nog steeds in het CRM geregistreerd, zelfs als de deelnemer op de 'nooit registreren'-lijst staat.
• Wanneer een vergadering meerdere HubSpot-gebruikers omvat, bepaalt de persoonlijke 'nooit loggen'-lijst van de eigenaar van de vergadering of de vergadering in het CRM wordt geregistreerd. Als een contactpersoon bijvoorbeeld een vergadering plant met twee HubSpot-gebruikers, maar alleen de eigenaar van de vergadering die contactpersoon op zijn of haar persoonlijke 'nooit loggen'-lijst heeft staan, wordt de vergadering niet in het CRM geregistreerd.

Beperkingen en aandachtspunten

• 'Nooit registreren'-lijsten zijn niet van toepassing op e-mails die worden verzonden naar of vanuit integraties van derden.

• 'Nooit registreren'-lijsten ondersteunen maximaal 500 e-mailadressen of domeinen.

Beheer uw persoonlijke 'nooit loggen'-lijst

Voeg e-mailadressen en domeinen toe aan uw persoonlijke 'nooit loggen'-lijst in uw e-mailvoorkeuren. Uitsluitingen in de persoonlijke 'nooit loggen'-lijst zijn van toepassing op uwindividuele zakelijke e-mailadres.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar ‘Algemeen’.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-mail .
4. Klik in het gedeelte 'Nooit loggen ' op 'E-mailadressen of domeinen toevoegen'.
5. Voer in het dialoogvenster een of meer e-mailadressen of domeinen in :
   • Om e-mails die naar een specifieke ontvanger zijn verzonden nooit te loggen, voert u het e-mailadres in als emailaddress@domain.com ( bijvoorbeeld name@hubspot.com).
   • Om e-mails die naar ontvangers met een specifiek domein worden verzonden nooit te registreren, voert u het domein in als *@domein.com ( bijv. *@hubspot.com).
6. Klik op 'Opslaan'. E-mails die in uw persoonlijke lijst 'Nooit loggen' zijn opgeslagen, krijgen het label 'Alleen u'.
7. Als u een e-mailadres of domein uit de lijst ‘Nooit registreren’ wilt verwijderen, klikt u op ‘Verwijderen’.

De 'nooit loggen'-lijst voor alle gebruikers beheren

Voeg e-mailadressen en domeinen toe aan de 'nooit loggen'-lijst van uw account om uitsluitingen toe te passen op alle gebruikers in uw account en de e-mailaccounts van uw team.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu in de linkerzijbalk, onder 'Gegevensbeheer', naar 'Objecten'.

3. Klik bovenaan de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Activiteiten'.

4. Klikop hettabblad 'E-mail loggen en volgen'( ), inhet gedeelte 'Nooit loggen ', op 'E-mailadressen of domeinen toevoegen'.

5. Voer in het dialoogvenster een of meer e-mailadressen of domeinen in :
   • Om e-mails die naar een specifieke ontvanger worden verzonden nooit te loggen, voert u het e-mailadres in als emailaddress@domain.com ( bijvoorbeeld name@hubspot.com).

• • Om e-mails die naar ontvangers met een specifiek domein worden verzonden nooit te registreren, voert u het domein in als *@domain.com ( bijv. *@hubspot.com).

6. Klik op Opslaan. E-mails die zijn opgeslagen in de accountbrede lijst met nooit te registreren e-mails, krijgen het label ‘Alle gebruikers’.

7. Om een e-mailadres of domein uit de ‘nooit loggen’-lijst te verwijderen, klik je op ‘Verwijderen’.