Registreer e-mails in je CRM aan de hand van het BCC-adres of het doorstuuradres

Met de HubSpot Sales-e-mailuitbreiding of -add-in kun je automatisch e-mails die van buiten HubSpot zijn verzonden, registreren in het CRM. Als je de Sales-extensie of -add-in niet gebruikt, kun je het HubSpot BCC-adres of doorstuuradres gebruiken om e-mails handmatig te registreren. 

E-mails die via het BCC-adres of het doorstuuradres in HubSpot worden geregistreerd, bevatten de inhoud van de e-mail en eventuele bijlagen. De geregistreerde e-mail wordt automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het primaire bijbehorende bedrijfsrecord en de vijf meest recente openstaande dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld. Lees meer over het registreren van e-mailreacties in HubSpot. 

Beperkingen en aandachtspunten

• Gebruikers met een 'Alleen-lezen'-licentie kunnen geen e-mails registreren met het BCC- of doorstuuradres. Lees meer over het beheren van licenties.
• De totale groottelimiet voor e-mails die worden geregistreerd met het BCC-adres of een doorstuuradres is 40 MB. Deze limiet geldt voor de totale grootte van de e-mailtekst, de headers en alle bijlagen.

Gebruik het BCC-adres

Wanneer je een e-mail verstuurt vanuit je e-mailprogramma, voeg dan het BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail. De inhoud van de e-mail wordt automatisch vastgelegd in het contactrecord in HubSpot. Het BCC-adres is hetzelfde voor alle gebruikers in je HubSpot-account.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu in de linkerzijbalk, onder Gegevensbeheer, naar Objecten.

3. Bovenaan de pagina ‘Objecten’ pagina op de 'Selecteer een object' en selecteer Activiteiten.

4. Klik op hettabblad E-mail loggen en volgen , inhet gedeelte Handmatig loggen, op Kopiëren naast het veldBCC-adres .

5. Ga naar je e-mailinbox en stel een nieuwe e-mail op.
6. Voeg het gekopieerde BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail.

De verzonden e-mail wordt in het contactrecord in HubSpot vastgelegd op basis van het overeenkomende e-mailadres. Als het e-mailadres van de ontvanger niet overeenkomt met een bestaand contact, wordt er een nieuw contactrecord aangemaakt.

Vereisten voor het registreren van e-mails in het CRM via het BCC-adres

• De gebruiker die de e-mail verstuurt, moet toegang hebben tot zijn of haar persoonlijke e-mail.
• Het e-mailadres van waaruit u de e-mail verstuurt, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw gekoppelde individuele zakelijke e-mailadressen.
  • Een alias in uw e-mailclient (hetzij een alias die is geconfigureerd in uw gekoppelde Gmail-inbox, hetzij een alias die is toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de ontvanger staat niet vermeld in uw 'Nooit registreren'-lijst.
• Het e-mailadres is niet eerder definitief verwijderd. 
• Als je de GDPR-privacyinstellingen in je HubSpot-account hebt ingeschakeld, moet je een rechtsgrondslag hebben om met de e-mailontvangers te communiceren.

Let op: als je het BCC-adres handmatig gebruikt in een e-mailclient zonder tracking, wordt de e-mail alleen bij een contactrecord in HubSpot geregistreerd. Hierdoor kun je het openen of klikken op je e-mails niet bijhouden.

Gebruik het doorstuuradres

Gebruik het doorstuuradres om een e-mailantwoord vast te leggen op de tijdlijn van het contactrecord. Het doorstuuradres is handig wanneer je een e-mail moet vastleggen nadat je deze hebt ontvangen. Het doorstuuradres is voor alle gebruikers in je HubSpot-account hetzelfde.

Zorg ervoor dat je e-mailprogramma de doorstuurfunctie ondersteunt voordat je aan de slag gaat. 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Navigeer in het menu in de linkerzijbalk, onder 'Gegevensbeheer', naar 'Objecten'.

3. Bovenaan de pagina ‘Objecten’ pagina op de 'Selecteer een object' en selecteer Activiteiten.

4. Klikop hettabblad E-mail loggen en volgen , inhet gedeelte Handmatig loggen, op Kopiëren naast hetveld Doorstuuradres.

5. Ga naar je e-mailinbox en open de e-mail die je in HubSpot wilt registreren.
6. Stuur de e-mail door naar het gekopieerde doorstuuradres.

De doorgestuurde e-mail wordt vastgelegd in het contactrecord in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record aangemaakt.

Vereisten om antwoorden via het doorstuuradres in het CRM te registreren

Je e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om in het CRM te worden geregistreerd:

• De gebruiker die de e-mail verstuurt, moet toegang hebben tot zijn of haar persoonlijke e-mail.

• U stuurt het individuele antwoordbericht door (niet andere delen van de e-mailketen). De door uw e-mailclient gegenereerde header van het doorgestuurde bericht moet aanwezig zijn:

• Het e-mailadres dat u gebruikt om de doorgestuurde e-mail te verzenden, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw gekoppelde e-mailaccounts.
  • Een alias in uw e-mailclient (hetzij een alias die is geconfigureerd in uw gekoppelde Gmail-inbox, hetzij een alias die is toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de contactpersoon staat niet vermeld in uw'Nooit loggen'-lijst.
• Als je de AVG-privacyinstellingen in je HubSpot-account hebt ingeschakeld, moet je een rechtsgrond hebben om met de e-mailontvangers te communiceren.
• Als de persoon die je de oorspronkelijke e-mail heeft gestuurd niet in je CRM staat, wordt er bij het doorsturen van het bericht een contactrecord aangemaakt, mits het e-mailadres of e-maildomein van die persoon niet op je ‘Never Log’- lijst staat.
• Het doorgestuurde bericht moet in een van de door HubSpot ondersteunde talen zijn opgesteld. 
• Het doorgestuurde bericht moet zowel het HTML-gedeelte als het gedeelte met platte tekst van de e-mail bevatten.
• Je e-mailserver moet het doorsturen van externe e-mails toestaan. 

Er is geen standaardopmaak voor een doorgestuurde e-mail. Als HubSpot de opmaak van je e-mail niet kan verwerken, wordt de e-mail niet in HubSpot geregistreerd. Lees hier hoe je een e-mail handmatig in HubSpot kunt registreren. 

Let op: als u een e-mailantwoord ontvangt van een contactpersoon of prospect en zij ontvangers in CC hebben gezet, voegt HubSpot die ontvangers in CC niet toe als contactpersonen in uw account.

E-mailprogramma's die de doorstuurfunctie ondersteunen

Als je doorgestuurde e-mail aan de bovenstaande vereisten voldoet maar nog steeds niet in HubSpot wordt geregistreerd, is je e-mailclient mogelijk niet compatibel met de doorstuurfunctie van HubSpot. Als je e-mailclient niet compatibel is met de doorstuurfunctie, kun je geen e-mail doorsturen naar een record in HubSpot.

De onderstaande e-mailclients zijn compatibel met de doorstuurfunctie: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Toewijzing van afzenders voor BCC- en doorgestuurde e-mails

Bij het verzenden van e-mails via het BCC- of doorstuuradres bepalen de volgende regels welke gebruiker wordt aangemerkt als afzender van de e-mail die in het CRM wordt geregistreerd. Deze regels bepalen, in volgorde van prioriteit, welke e-mails meetellen voor de totale activiteit van een gebruiker in je verkooprapporten. 

1. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres heeft opgegeven als het gekoppelde persoonlijke zakelijke e-mailadres, wijs het dan toe aan die gebruiker.
2. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres heeft als e-mailadres van zijn of haar HubSpot-gebruikersaccount, schrijf het dan toe aan die gebruiker.
3. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als alias heeft, wordt het aan die gebruiker toegeschreven.
4. Als meerdere gebruikers het verzendende e-mailadres hebben als een gekoppeld individueel zakelijk e-mailadres, schrijf het dan toe aan de gebruiker die was ingelogd toen de e-mail werd verzonden. Als er via het BCC-adres wordt verzonden met behulp van de sales-extensie, schrijf het dan toe aan de gebruiker die op het moment van verzending was ingelogd op de sales-extensie. 

Als je een e-mail van buiten HubSpot registreert via het BCC-adres en je verstuurt deze vanaf een e-mailadres dat in HubSpot is gekoppeld als teame-mailadres, wordt de e-mail altijd toegeschreven aan de gebruiker die het teame-mailaccount oorspronkelijk heeft gekoppeld. Als de e-mail echter via de verkoop-extensie wordt verzonden met behulp van het BCC-adres, wordt de e-mail toegeschreven aan de gebruiker die op het moment van verzending was ingelogd op de verkoop-extensie.