E-mails bijhouden en registreren met de HubSpot Sales-extensie voor Chrome

Gebruik de functies ‘Track’ en ‘Log’ van de HubSpot Sales Chrome-extensie om de interactie van je contactpersonen met je e-mails bij te houden en te registreren.

• Als tracking is ingeschakeld, kun je bijhouden wanneer contactpersonen je e-mails bekijken of openen.
  • Bekijk de e-mailactiviteit in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het contact. 
  • Ontvang realtime meldingen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent.
  • Gebruikers met eentoegewezen Sales Hub -licentie kunnen klikken volgen op links die in de tekst van de bijgehouden e-mail zijn opgenomen. Lees meer over het bijhouden van klikken. 
• Als logboekregistratie is ingeschakeld, kunt u een e-mail vastleggen in het contactrecord van de ontvanger of in de gekoppelde records. 
  
  • In je HubSpot-accountinstellingen kun je e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt registreren. Je kunt deze e-mailadressen en domeinen ook toevoegen in de instellingen van je Chrome-extensie.

Lees meer over het verschil tussen 'tracking' en 'logging'.

Voordat u aan de slag gaat

Lees, voordat je aan de slag gaat met de HubSpot Sales Chrome-extensie, de vereisten en beperkingen van het bijhouden en registreren van e-mails door. 

De vereisten begrijpen

• Om een e-mail te registreren en een nieuw contact toe te voegen aan je HubSpot CRM-account, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in je account.
  • Een van je gekoppelde e-mailadressen.
  • Een alias in je e-mailclient (hetzij een alias die is geconfigureerd in je gekoppelde Gmail-inbox, hetzij een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).

Begrijp de beperkingen en aandachtspunten

• E-mailtracking en -registratie worden niet ondersteund voor e-mails die gebruikmaken van aangepaste Gmail-lay-outs. 
• Als u de instellingen voor gegevensprivacy in uw account hebt ingeschakeld, kan het openen van e-mails alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Uw juridische afdeling is de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracking gebruikt. Lees meer over het bijhouden van e-mails wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.
  • U kunt de instellingen van uw extensie aanpassen om het bijhouden en loggen uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. 
• Bij het loggen van een e-mail met een bijlage worden bijlagen groter dan 50 MB niet in HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds aan de contactpersoon bezorgd en wordt in het CRM gelogd, maar zonder bijlage.
• Wanneer registratie is ingeschakeld, worden e-mails uit het verleden nietautomatisch in het CRM geregistreerd. Lees hoe je verzonden en ontvangen e-mails met terugwerkende kracht in het CRM kunt registreren.

Let op: afhankelijk van de locatie van de ontvanger kan voor het bijhouden van het openen en klikken op e-mails voorafgaande toestemming vereist zijn. Bekijk de richtlijnen voor toestemming voor het bijhouden van e-mails voordat u het bijhouden inschakelt.

Configureer de standaardinstellingen voor loggen en bijhouden

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu aan de linkerkant, onder Gegevensbeheer, naar Objecten.

3. Bovenaan de pagina 'Objecten' pagina op de 'Selecteer een object' en selecteer Activiteiten.

4. Op de tabblad E-mail loggen en bijhouden kunt u instellen hoe e-mails in HubSpot worden bijgehouden of geregistreerd door de volgende selectievakjes aan of uit te vinken:

   • Alle gebruikers toestaan om e-mailbijlagen te loggen: stel in of inkomende e-mailbijlagen kunnen worden gelogd in het CRM, de conversatie-inbox en de zijbalk. 
   • Standaardregistratie-instelling toepassen voor alle gebruikers: wanneerdeze instelling is ingeschakeld, kunt u klikken om de schakelaar 'Alle e-mails standaard registreren' in of uit te schakelen om in te stellen of e-mails standaard worden geregistreerd voor alle gebruikers in uw account.
   • Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikken: stel in of gebruikers e-mails kunnen volgen die zijn verzonden vanuit het CRM, de conversatie-inbox, e-mailuitbreidingen en sequenties. 
   • Standaardinstelling voor volgen toepassen voor alle gebruikers: als u de selectievakje ‘Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien wanneer ontvangers hun e-mails openen en erop klikken’ , kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in uw account. 

    

E-mails volgen

Een e-mail met tracking verzenden vanuit Gmail:

1. Log in op je Gmail-account.
2. Maak een nieuwe e-mail op. Voer de ontvanger, het onderwerp en de tekst van de e-mail in.
3. Vink het selectievakje 'Volgen' aan.
4. Klik op 'Verzenden'.

De status van de e-mail met tracking bekijken

Voordat je contactpersoon de e-mail opent, worden het onderwerp en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Zodra de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je desktop. Wanneer je teruggaat naar je activiteitenfeed of de feed van de Chrome-extensie, zie je dat de e-mailinformatie is gemarkeerd als 'Geopend'. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van het contact om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een overzicht van de activiteiten van het contact.

Je kunt via de Chrome-extensie ook zien hoe je contactpersonen reageren op je bijgehouden e-mails. Om je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie te openen, klik je op het HubSpot-tandwielpictogram sprocket rechtsboven in je Chrome-browser.

Lees meer over hoe e-mailtracking en verkoopmeldingen werken, en hoe je tracking kunt uitschakelen.

E-mails registreren

Een geregistreerde e-mail verzenden met de Chrome-extensie

1. Maak een nieuwe e-mail op in Gmail.
2. Voer de e-mailontvanger, de onderwerpregel en de tekst van de e-mail in. Als het e-mailadres van de ontvanger al is gekoppeld aan een contactrecord in je CRM, verschijnt het tandwielpictogram van HubSpot naast het e-mailadres in hetveld 'Aan'. 
3. Schakel het selectievakje 'Log' in.
4. Als er in uw account standaardlogboekinstellingen zijn geconfigureerd, selecteert de add-in automatisch in welke records de e-mail moet worden gelogd. Om handmatig te selecteren in welke records de e-mail wordt gelogd:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu naast het selectievakje 'Loggen '.
   • Vink de selectievakjes naast de records aan of uit waarnaar je de e-mail wilt loggen.
5. Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, kunt u ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon aan te maken.
   • Als u een nieuw contact wilt aanmaken, vink dan het selectievakje naast het e-mailadres aan onder 'Aanmaken als nieuwe contacten' wanneer u de koppelingen van het record bewerkt. 
     
     • Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat is aangemaakt door een geregistreerde e-mail ingesteld als niet-marketingcontact. 
     • De HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden, wordt automatisch aangewezen als de contactpersooneigenaar, zolang er nog geen eerdere eigenaar is toegewezen. 
   • Als je geen nieuw contact wilt aanmaken, schakel dan hetselectievakje naast het e-mailadres uit onder 'Aanmaken als nieuwe contacten'. Lees hier hoe je e-mails uitsluitend aan bestaande contactrecords kunt koppelen. 
6. Klik op 'Verzenden'.

Bekijk de geregistreerde e-mail in HubSpot

E-mails die via de extensie in HubSpot worden geregistreerd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je vóór het verzenden van de e-mail hebt opgegeven.

Om de geregistreerde e-mail in HubSpot te bekijken:

1. Ga naar je records:

   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.

   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.

   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.

   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.

3. Zoek de geregistreerde e-mail in de tijdlijn. Vanuit de e-mail kun je het volgende doen:

• • Vastzetten: klik hier om de e-mail bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon vast te zetten.
  • Link kopiëren: klik hier om de URL van de geregistreerde e-mail te kopiëren. 
  • Beantwoorden: klik op ‘Beantwoorden’ om vanuit HubSpot een e-mailantwoord naar de contactpersoon te sturen.
  • Doorsturen: klik hier om de e-mail door te sturen naar een ander contact. 

• • Verwijderen: klik hier om de e-mailactiviteit uit de tijdlijn te verwijderen.

• • Uitvouwen: klik op de pijl van de vervolgkeuzelijst om de volledige tekst van de e-mail te bekijken. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik dan op 'Discussie bekijken' om alle e-mails in de discussie te bekijken.
  • Koppelingen: klik hier om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  • Bijlagen: klik hier om de bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail zijn gevoegd.