De rechtsgrondslag voor de verwerking bijhouden in HubSpot

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wetgeving inzake gegevensbescherming moeten bedrijven een wettelijke grond hebben om contactgegevens te gebruiken en te verwerken, en moeten zij de toestemming vastleggen en bewijs bijhouden van andere wettelijke doeleinden van de verwerking.

De contactattribuut ‘Rechtsgrondslag voor de verwerking van contactgegevens’ helpt je bij het verzamelen, bijhouden en opslaan van de rechtsgrondslagen voor de verwerking op basis van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang en toestemming voor je HubSpot-contacten. Volgens de AVG zijn bedrijven verplicht om ten minste één rechtsgrondslag te hebben als geldige reden voor de verwerking van gegevens. Er kan meer dan één rechtsgrondslag zijn die bij elke situatie past.

Let op: hoewel HubSpot deze functie aanbiedt, is uw juridische afdeling de beste bron voor advies over naleving in uw specifieke situatie.

Bekijk de eigenschap en verdiep je in elke rechtsgrond

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Eigenschappen.
3. Zoek de eigenschap 'Rechtsgrond voor de verwerking van de gegevens van de contactpersoon' en klik erop.
4. In de eigenschap kunt u zes standaardopties bekijken. De eerste drie opties zijn verschillende soorten gerechtvaardigde belangen. Er is sprake van een gerechtvaardigd belang wanneer bedrijven een noodzakelijke en wettelijke zakelijke reden hebben om de persoonsgegevens van een contactpersoon te verwerken op een manier die de contactpersoon zou verwachten.
   
   • Gerechtvaardigd belang – Lead: Bij het verwerken van gegevens van een prospect of lead om te communiceren over mogelijke zakelijke kansen. Bijvoorbeeld het verwerken van de naam en het e-mailadres van een prospect nadat deze zich heeft aangemeld voor een nieuwsbrief. Een prospect of lead is een contactpersoon die interesse heeft getoond in een bedrijf, maar nog geen goederen of diensten heeft gekocht.
   • Gerechtvaardigd belang – Klant: Wanneer het verwerken van gegevens van een klant noodzakelijk is om de lopende zakelijke relatie te ondersteunen. Bijvoorbeeld het bijwerken van het adres van een klant of het versturen van informatie over de opening van een nieuwe winkel. Een klant is iemand die goederen of diensten van een bedrijf heeft gekocht.
   • Gerechtvaardigd belang – Overig: Wanneer er een wettelijke grond is om de gegevens van een contactpersoon te verwerken op een manier die de contactpersoon van het bedrijf zou verwachten, maar het type contact of zakelijke relatie niet overeenkomt met een van de andere genoemde HubSpot-categorieën.
   • Uitvoering van een overeenkomst: Wanneer het verwerken van contactgegevens nodig is om taken uit te voeren in het kader van een overeenkomst of vóór het formeel aangaan van een zakelijke relatie. Bijvoorbeeld het verwerken van de e-mailadressen van een contactpersoon nadat deze via e-mail een offerte heeft aangevraagd.

1. • Vrijwillig gegeven toestemming van het contact: wanneer een contactpersoon rechtstreeks toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer een contactpersoon een accountprofiel bij een bedrijf aanmaakt en instemt met communicatie. De toestemming moet specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.

1. • Niet van toepassing: Wanneer er geen wettelijke grond nodig is voor de verwerking van contactgegevens om met de contactpersoon te communiceren. Bijvoorbeeld wanneer de contactpersoon geen burger is van de EU of het Verenigd Koninkrijk die onder de privacywetgeving van de AVG valt.

Rechtsgrondslag voor contactpersonen vaststellen

Nadat u de instellingen voor gegevensbescherming hebt ingeschakeld, kunt u in de volgende gevallen toestemming en een rechtsgrond aan contactpersonen toevoegen:

• Het voltooien van een lijstimport.
• Een contactpersoon aanmaken.
• Een rechtsgrond bewerken in enquêtes.
• Een eenmalige rechtsgrondslag opgeven wanneer u een e-mail naar een contactpersoon verstuurt.
• Toekennen voor een individueel contact.
• Toekennen aan meerdere contactpersonen tegelijk.
• De 'opt-out'-status voor e-mails opheffen .
• Een contactpersoonopnieuw abonneren op marketing-e-mails nadat deze zich heeft afgemeld.
• Een contactpersoon aanmelden voor een abonnementstype.
• De abonnementsstatus en de juridische grondslag voor de verwerking van de gegevens van een contactpersoonbijwerken in een workflow.

Een rechtsgrondslag toekennen aan een individueel contact

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van een contactpersoon.
3. Klik in het linkerpaneel op 'Acties ' en selecteer 'Alle eigenschappen weergeven'.
4. Zoek de eigenschap 'Rechtsgrondslag voor de verwerking van contactgegevens ' en klik erop.
5. Vink de selectievakjes aan naast de waarden die u wilt gebruiken.

Rechtsgrond in bulk toekennen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
2. Om specifieke contactpersonen te selecteren, vink je de selectievakjes aan naast de records die je wilt bewerken.
3. Om alle contactpersonen te selecteren, vink je het selectievakje bovenaan de tabel aan en klik je vervolgens op 'Alle [x] contactpersonen selecteren'.
4. Klik bovenaan de tabel op 'Bewerken' en zoek vervolgens 'Rechtsgrondslag voor de verwerking van contactgegevens' en selecteer deze.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Rechtsgrondslag voor de verwerking van contactgegevens' en vink de selectievakjes aan naast de opties die u op uw contacten wilt toepassen.
6. Klik op Bijwerken.