Beheer de volledige omzetcyclus in HubSpot

Revenue Hub helpt u bij het beheer van uw omzet van begin tot eind, vanaf de eerste verkoop tot en met de facturering, betalingen, verlengingen en omzetgroei. Het bevat tools voor het opstellen van offertes en facturen, het verwerken van betalingen, contractbeheer en omzetrapportage. Gebruik deze handleiding om inzicht te krijgen in het volledige proces en bekijk vervolgens de hoofdstukken die het meest relevant zijn voor uw situatie.

Door deze processen te centraliseren, kunnen teams op basis van dezelfde omzetgegevens werken. Teams die in contact staan met klanten, zoals de verkoopafdeling, de factureringsafdeling en de afdeling klantensucces, kunnen de omzetcyclus in HubSpot beheren, van deals en offertes tot contracten, facturering en incasso. Financiële teams kunnen dezelfde gegevens gebruiken voor omzetrapportages en -prognoses, terwijl marketingteams aan de hand van attributierapportages kunnen achterhalen welke campagnes en activiteiten in de klantlevenscyclus van invloed zijn op de gerealiseerde omzet.

Inzicht krijgen in het omzettraject in HubSpot

In dit artikel wordt het traject van de connected revenue in HubSpot stap voor stap uitgelegd. Naarmate kopers de omzetcyclus doorlopen, evolueert de informatie van een deal naar een offerte en uiteindelijk naar een contract, dat vervolgens dient als langetermijndossier voor facturering, verlengingen en omzetrapportage. Afhankelijk van uw abonnement, configuratie en bedrijfsprocessen kunt u beginnen met workflows voor offertes en contracten, en later facturering en betalingen toevoegen. Lees meer over de verschillende omzetprocessen in HubSpot.

Zo wilde Sprocket SaaS Co., een aanbieder van SaaS-software, aanvankelijk offertes versturen als onderdeel van hun verkoopproces. Naarmate het bedrijf groeide, wilden ze de inkomsten in één contract onderbrengen, klanten factureren en hen de mogelijkheid bieden om voor de geleverde diensten te betalen. Door het gebruik van de omzettools van HubSpot op te schalen, konden ze de overstap maken van losstaande offertes naar een end-to-end omzetproces.

Organisaties beheren hun inkomsten op verschillende manieren, afhankelijk van hoe ze aan klanten verkopen en factureren. Bekijk in het onderstaande diagram welk omzettraject het beste bij uw bedrijfsmodel past. Lees meer over Revenue Hub.

Stel uw product- en dienstenaanbod samen

De productbibliotheek instellen

Wanneer je in HubSpot je omzet beheert, voeg dan de producten en diensten die je bedrijf verkoopt als producten toe aan de productbibliotheek. Maak producten handmatig aan, of maak gebruik vande AI van HubSpot om producten aan te maken met behulp van opdrachten in natuurlijke taal. Gebruik deze producten om regelitems toe te voegen aan deals, offertes, contracten en facturen, zodat kopers precies weten wat ze kopen.

Producten in de bibliotheek kunnen worden geconfigureerd met verschillende prijsmodellen, waaronder een vast tarief, een trapsgewijze prijsstelling en een gedifferentieerde prijsstelling. U kunt ook prijslijsten aanmaken voor verschillende prijsscenario's (bijvoorbeeld voor doorverwijzingen, partners of regionale prijzen). Dit helpt verkopers om tijdens het verkoopproces de juiste producten en prijzen te hanteren.

Je kunt de productbibliotheek bijvoorbeeld op de volgende manieren instellen:

• Pas een gedifferentieerde prijsstelling toe voor abonnementen en hanteer verschillende regionale prijslijsten voor de regionale verkoopteams.
• Configureer implementatiediensten tegen een vast tarief, in combinatie met op gebruik gebaseerde ondersteuningspakketten die op regelmatige basis worden gefactureerd.

Zo heeft Sprocket SaaS Co., een aanbieder van SaaS-software, zijn productaanbod zo opgezet dat het naast terugkerende softwarekosten ook eenmalige implementatiediensten omvat.

Geef HubSpot AI informatie over je klanten en je verkoopproces

Voeg informatie toe over uw klanten, kopers en verkoopprocessen om AI-tools de nodige context te bieden, zodat ze kunnen bijdragen aan een consistente uitvoering van de verkoop. Deze informatie helpt Breeze om de resultaten en aanbevelingen af te stemmen op de behoeften van verschillende soorten kopers en klanten. Lees meer over hoe u de AI van HubSpot kunt afstemmen op uw bedrijf.

Verkoopkansen en overeenkomsten beheren

Voor veel teams is dit de eerste geïntegreerde workflow voor omzetbeheer die in HubSpot is geïmplementeerd, waarbij dealbeheer, offerteopstelling, contractafsluiting en factuurvoorbereiding worden gebundeld.

De meeste omzetworkflows beginnen met een verkoopkans. In HubSpot werken deals, offertes en contracten samen om kopers van het eerste contact naar een actieve overeenkomst te begeleiden.

Volg verkoopkansen bij deals

Een dealrecord bevat informatie over een lopend verkooptraject met een koper. De deal registreert de contact- en bedrijfsgegevens van de koper en legt alle activiteiten vast met betrekking tot de contactpersonen en bedrijven die bij de deal betrokken zijn, waaronder e-mails, telefoongesprekken en vergaderingen.

Gebruik regelitems om de producten die een koper koopt aan een transactie toe te voegen. De afzonderlijke posten worden doorgevoerd naar offertes, contracten, facturen en het afrekenproces, waardoor wordt gewaarborgd dat de prijzen en productgegevens gedurende het gehele omzetproces consistent blijven.

Houd de opportunity bij vanaf de afspraak tot en met de gesloten deal in uw verkooppijplijn, zodat u de volgende stappen kunt automatiseren en de omzet kunt voorspellen.

Je kunt bijvoorbeeld deals op de volgende manieren configureren:

• Stel een workflow in om automatisch een deal aan te maken zodra een lead is gekwalificeerd, en wijs deze toe aan het juiste verkoopteam of de juiste verkoper.
• Stel de fasen van de dealpijplijn zo in dat ze aansluiten bij uw verkoopproces.
• Laat verkopers hun eigen deals beheren om deze af te ronden.

Lees meer over workflows, fasen in de pijplijn en deals.

Offertes op maat opstellen

Maak rechtstreeks vanuit uw deals offertes op maat om het verkoopproces te versnellen. Offertes kunnen worden aangemaakt met behulp vande AI van HubSpot, of worden geconfigureerd via de offerte-editor.

Naast de standaardinformatie over transacties kunt u uw offertes en offertesjablonen op de volgende manieren aanvullen:

De inhoud van de offerte aanpassen

• Aangepaste inhoud: gepersonaliseerde begeleidende brieven, samenvattingen en specifieke termen.
• Posten: gedetailleerde specificaties van producten of diensten.
• Flexibele acceptatie: voeg de mogelijkheid toe om de offerte te accepteren via een elektronische handtekening, ‘klik om te accepteren’ of een handgeschreven handtekening.
• Betalingsintegratie: ingebouwde facturering en betalingen voor een snellere afhandeling.

De levenscyclus automatiseren

• Offerte-sjablonen: maak offerte-sjablonen aan om verkopers te helpen efficiënter gestandaardiseerde offertes op te stellen. Je kunt Breeze Assistant gebruiken om het maken van sjablonen te versnellen.
• Offerteregels en goedkeuringen: gebruik offerteregels en goedkeuringen om vast te leggen aan welke eisen offertes moeten voldoen voordat ze naar de koper worden verzonden. Regels kunnen citaten markeren die niet aan deze vereisten voldoen, of voorkomen dat citaten worden verzonden totdat de nodige aanpassingen zijn doorgevoerd. Er kunnen goedkeuringsprocessen worden ingesteld om ervoor te zorgen dat offertes door een goedkeurder worden gecontroleerd voordat ze bij de koper terechtkomen.
• Betaling: zodra een koper een offerte heeft geaccepteerd, wordt hij doorgestuurd naar een factuur om de facturering in gang te zetten, wat vertragingen helpt voorkomen. 

Let op: je moet zijn aangemeld voor debètaversie van Connected CPQ, Billing en Paymentsom facturen aan een factuur te kunnen koppelen. Als je niet bent aangemeld voor de bèta, blijft de betalingsafhandeling gekoppeld aan de bestaande offerte of de afzonderlijke factuur . Lees meer over hetbètaproces voor Connected CPQ, facturering en betalingen. 

• Opstellen van een contract: nadat een offerte met factureringsmogelijkheid is geaccepteerd, wordt er een contract opgesteld om de overeenkomst vast te leggen. Factureringsgegevens, zoals de betaalmethode en de contactpersoon voor facturering, worden automatisch in het contract opgenomen.

• Verlengingen en wijzigingen: stel offertes voor wijzigingen of verlengingen rechtstreeks op basis van bestaande contracten op om de levenslange waarde van de klant bij te houden.

Lees meer overhet instellen van het offerteproces ende goedkeuringsprocedures, en over het gebruik van elektronische handtekeningen.

Facturering en omzetbeheer

Teams kunnen facturering en betalingen afzonderlijk invoeren, hetzij door een bestaande CPQ-workflow uit te breiden, hetzij door processen voor terugkerende facturering en incasso in fasen te implementeren.

Centraliseer inkomsten via contracten

Voor teams die zowel CPQ- als factureringsworkflows gebruiken, fungeert het contractals het gemeenschappelijke document dat een verband legt tussen wat er is verkocht, hoe dit wordt gefactureerd en hoe de klantrelatie zich in de loop van de tijd ontwikkelt. Contracten bevatten contact- en bedrijfsgegevens, de verwachte omzet en de contractgeschiedenis van de klant.

Je kunt contracten gebruiken om:

• Controleer de contractstatus en de vastgelegde omzet.

• Houd de vernieuwingsdata bij.

• Factuurgegevens bekijken.

• Bekijk bijbehorende facturen, abonnementen en betalingen.

De volgende teams kunnen het contractenobject gebruiken bij hun dagelijkse werkzaamheden:

Lees meer overhet opzetten, opstellen en beheren van contracten.

Terugkerende facturering automatiseren

Gebruik geautomatiseerde facturering om op basis van uw contracten factureringsschema’s op te stellen en te beheren. Als je deelneemt aan de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments, wordt er bij het aanmaken van een contract automatisch een factureringsschema opgesteld op basis van de factuurdatum, de factureringsfrequentie en de startdatum van elke regelitem. Factureringsschema’s ondersteunen contracten met gespreide data voor afzonderlijke posten en verschillende factureringsfrequenties, en kunnen posten met dezelfde factuurdatum samenvoegen tot één enkele factuur.

Met geautomatiseerde facturering en factureringsschema’s kunt u:

• Genereer automatisch factureringsschema’s op basis van de contractvoorwaarden.

• Contracten afhandelen met gespreide begin- en einddatums en verschillende factureringsfrequenties.

• Voeg posten met dezelfde factuurdatum samen tot één factuur.

• Houd de komende betalingstermijnen en factuurbedragen bij.

• Bekijk eerdere facturen en de huidige status van facturen.

Let op: als de instelling ‘Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes’ is ingeschakeld en u deelneemt aan de bètatest van Connected CPQ, Billing en Payments, wordt er automatisch een contractrecord aangemaakt wanneer een offerte door de koper wordt geaccepteerd . Dit contractrecord wordt vervolgens gebruikt voor het beheer van terugkerende facturering. 

Inkomsten innen via facturen en betalingen

Facturen en betalingen maken de cyclus van offerte tot betaling compleet. Gebruik facturen en betalingslinks om je klanten om betaling te vragen. Er kunnen betalingslinks worden aangemaakt om betalingen voor specifieke producten en diensten te ontvangen, terwijl er automatisch facturen worden gegenereerd zodra een offerte wordt geaccepteerd. 

Voor een efficiënt beheer van betalingen kunt u het volgende doen:

• Verzend facturen automatisch op de factuurdata.
• Incasseer betalingen online via HubSpot Payments of via Stripe als betalingsverwerkingsoptie.
• Restituties verwerken.
• Geschillen afhandelen.
• Gebruik creditnota’s.
• Zorg voor een factureringsportaal waar kopers hun factureringsverzoeken zelf kunnen afhandelen.

Voor elke betaling wordt een betalingsrecord aangemaakt waarin de betalingsgegevens worden vastgelegd, inclusief de contactpersoon die de betaling heeft verricht.

Enkele belangrijke toepassingen voor facturen en betalingen zijn onder meer:

Lees meer over facturering op basis van offertes en het innen van betalingen, het aanmaken van betalingslinks en het beheren van betalingen.

Klanten behouden en uitbreiden

Contractwijzigingen beheren

De behoeften van klanten veranderen vaak in de loop van de contractperiode. Met wijzigingsaanbiedingen kun je bestaande overeenkomsten aanpassen zonder ze te annuleren en helemaal opnieuw te beginnen. Je kunt wijzigingen voor upsells, upgrades of downgrades rechtstreeks vanuit het contract aanbrengen. Goedgekeurde wijzigingsoffertes werken het contractdossier bij en zorgen voor aanpassingen in de facturering, inclusief pro rata-berekening.

Gebruik bijvoorbeeld aanhalingstekens om:

• Functies of diensten toevoegen of verwijderen terwijl het contract nog loopt.
• De factuur moet pro rata worden berekend op basis van de aangebrachte wijzigingen, zodat de klant het juiste bedrag betaalt voor de resterende looptijd van zijn contract.
• Werk contracten automatisch bij nadat er wijzigingen zijn aangebracht, om ervoor te zorgen dat verlengingen correct verlopen.

Lees meer overhet maken van citaten over verandering.

Verlengingen beheren

Automatiseer verlengingen en verminder het risico op klantverloop door verlengingsoffertes rechtstreeks vanuit het contract op te stellen. De huidige contractgegevens worden automatisch overgenomen in een offerte voor verlenging, en u kunt bij de verlenging rechtstreeks in de offerte items toevoegen of verwijderen. Nieuwe contracten worden automatisch gekoppeld aan eerdere contracten, waardoor een volledig overzicht van de levenscyclus van de klant wordt gegarandeerd.

Gebruik bijvoorbeeld offertes voor verlenging om:

• Stel hernieuwingsmeldingen in voor het contractrecord.
• Stel offertes voor contractverlenging op naarmate de einddatum van het contract nadert.
• U kunt erop vertrouwen dat eventuele wijzigingen tijdens de looptijd van het contract automatisch worden overgenomen in de offerte voor de verlenging.
• Voeg bij verlenging items toe of verwijder ze.

Lees meer over het opstellen van offertes voor verlenging.

Omzet integreren en hierover rapporteren

HubSpot koppelen aan financiële systemen

Zorg ervoor dat financiële teams op de hoogte blijven door de omzetgegevens uit HubSpot te synchroniseren met boekhoud- en ERP-systemen, zoals QuickBooks, Xero en NetSuite. Je kunt bestaande apps uit de HubSpot Marketplace of HubSpot-API's gebruiken.

Synchroniseer contacten, producten, facturen, creditnota’s en betalingen tussen de twee systemen, zodat de financiële administratie automatisch wordt bijgewerkt op basis van de omzetactiviteiten in HubSpot.

Gebruik de integraties van HubSpot om:

• Zorg ervoor dat de betalings- en omzetgegevens up-to-date zijn.
• Beperk handmatige invoer binnen uw financiële tech-stack tot een minimum.

Lees meer over de integratie met QuickBooks en Xero, en over de uitbreidingsmogelijkheden van HubSpot in de documentatie voor ontwikkelaars.

Verslag over uw omzetontwikkeling

Omdat deals, offertes, contracten, facturen en betalingen met elkaar zijn gekoppeld, kunnen teams rapportages opstellen over de volledige omzetcyclus, van acquisitie tot retentie en uitbreiding. Door de omzetprocessen te centraliseren, kun je de omzetprestaties analyseren aan de hand van rapporten in HubSpot. Gebruik kant-en-klare rapporten of stel aangepaste rapporten samen die aansluiten bij de behoeften van uw verschillende teams.

Je kunt bijvoorbeeld rapporten maken voor:

• Terugkerende inkomsten: houd ARR, MRR en contractwaarde in realtime bij.

• Debiteuren en kasmiddelen: houd openstaande vorderingen en ontvangen betalingen bij om de Days Sales Outstanding (DSO) te analyseren.
• Klantenbinding: analyseer het verloop en de netto-omzetretentie aan de hand van gegevens over contractverlengingen.
• Attributie: bekijk welke dealbronnen bijdragen aan hoogwaardige, langlopende contracten.

Lees meer over het pakket voor omzetanalyse en het maken van aangepaste rapporten.

Extra middelen

• Bekijk de video ‘Inleiding tot de Revenue Hub Academy’.
• Meer informatie over:
  • De verschillende omzetprocessen die je in HubSpot kunt gebruiken.
  • De verschillende manieren om kopers te factureren in HubSpot.
  • HubSpot CPQ.
  • Contracten.
  • De verschillende manieren om betalingen van kopers te innen in HubSpot.