Associatie-etiketten maken en gebruiken

In uw HubSpot-account kunt u records associëren om ze in uw database met elkaar te verbinden. Super admins in Professional en Enterprise accounts kunnen de associatie ook labelen om de relatie tussen geassocieerde standaard CRM objecten te specificeren.

Als je associaties in je systeem wilt automatiseren, lees dan meer over operations-gerelateerde apps in de HubSpot App Marketplace.

Aanmaken en bewerken van associatielabels

Alle HubSpot accounts kunnen het primaire label voor bedrijven gebruiken, maar in Professional en Enterprise accounts kunnen beheerders aangepaste associatie labels maken om de relatie tussen geassocieerde records te specificeren. Associatielabels kunnen relaties beschrijven tussen alle standaard CRM-objecten, waaronder contacten, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten. Bijvoorbeeld:

• Een contactpersoon kan manager zijn bij het ene bedrijf, maar ook ex-werknemer bij een ander bedrijf.
• Een deal kan meerdere geassocieerde contactpersonen hebben, één die de beslisser is en een andere die de factureringscontactpersoon is.

U kuntmaximaal 10 labels per objectpaarmaken (bijv. Contact > Deal) en de labels zijn bidirectioneel (bijv. als u een associatielabel maakt voor Contact > Bedrijf, wordt het label ook gemaakt voor Bedrijf > Contact). U kunt geen associatielabels maken voor een zelfde objectrelatie zoals Contact > Contact.

Om een associatielabel aan te maken:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten en selecteer het object waarvoor u een associatielabel wilt maken.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Klik op Associatie maken.
• In het rechter paneel:
  • Klik op het keuzemenu [Objecten] koppelen aan en selecteer vervolgens het andere object waarvoor u het associatielabel maakt.
  • Voer in het veld Associatielabel de naam van het gewenste label in.

• Klik onderaan op Maken.
• Zodra het label is aangemaakt, keert u terug naar uw record en vernieuwt u de pagina. Het label verschijnt nu voor u om te selecteren.

U kunt ook bestaande associatielabels bewerken of verwijderen. Om bestaande associatielabels te beheren:

• Gebruik het keuzemenu Selecteer object om alleen labels van een specifieke relatie te bekijken, bijvoorbeeld Deal > Contact. U kunt ook de Filter op dropdown-menu's gebruiken om uw labels te filteren op basis van kardinaliteit (1-op-veel of 1-1) of welke gebruiker het label heeft gemaakt.
• Als u een individueel label wilt bewerken of verwijderen, gaat u met de muis over het label en klikt u op:
  • Klik op Bewerken. Bewerk in het rechterpaneel denaam van het label en klik op Opslaan.
  • Klik op Verwijderen. Schakel het selectievakje in om te bevestigen dat u een verwijderd label niet kunt herstellen en klik vervolgens op Verwijderen om te bevestigen. Als een label wordt gebruikt binnen records of andere HubSpot-tools, moet u eerst de labels uit die bedrijfsmiddelen verwijderen voordat u ze verwijdert. Om te zien waar een label wordt gebruikt:
    • Ga met de muis over Verwijderen en klik vervolgens in het pop-upvenster op Bekijk welke automatiseringen uw associatielabel wordt gebruikt.
    • Klik in het rechterpaneel op een record- of toolnaam om te navigeren naar het bedrijfsmiddel dat het label gebruikt.

Instellen of bijwerken van recordassociatie-etiketten

U kunt het primaire bedrijf op een record bewerken en uw eigen aangepaste labels toevoegen of verwijderen. U kunt labels voor de koppelingen van uw records rechtstreeks in een record bijwerken of koppelingslabels in bulk instellen via import. Om een label in een record bij te werken:

• Navigeer naar de record met de associatie die u wilt bijwerken.

• Om nieuwe koppelingen toe te voegen en te labelen, zoekt u de relevante objectsectie op in het rechterpaneel en klikt u opToevoegen. U kunt een bestaande record koppelen of een nieuwe record aanmaken en koppelen. In het rechterpaneel:

• • Als u meerdere of aanvullendebedrijven aan een record koppelt, kunt u een van de volgende dingen doen:
    • Om het primaire bedrijf in te stellen, selecteert uInstellen als primair bedrijf van [record] onder het bedrijf dat u primair wilt hebben. Als u het eerste bedrijf van een record koppelt, is dat standaard het primaire bedrijf.
    • Om het bestaande primaire bedrijf te vervangen door een bedrijf dat u associeert, schakelt u het selectievakjeVervang [bedrijf] als het huidige primaire bedrijf van [record] in.
  • Om een label voor de associatie in te stellen, klikt u op +Add association label. Selecteer een geschikt label in het vervolgkeuzemenu. Als geen bestaande labels de relatie tussen de record en het bedrijf nauwkeurig beschrijven, klikt u op Beheer associatielabels om een nieuw label te maken.

• Om labels voor een bestaande associatie te bewerken, gaat u met de muis over de associatiekaart die u wilt bewerken en klikt u vervolgens op Meer:

• • Als primair instellen (alleen bedrijven): selecteer voor geassocieerde bedrijven om de bedrijfsassociatie primair te maken. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje in en klik op Bijwerken. Deze primaire koppeling zal het geassocieerde bedrijf zijn dat in de recordindexpagina's wordt getoond, en waarnaar wordt verwezen in lijsten, workflows, objectoverschrijdende rapporten en personalisatietokens.
  • Verwijderen als primair (alleen bedrijven): selecteer voor geassocieerde bedrijven om deze bedrijfsassociatie als primair te verwijderen. Gebruik in het dialoogvenster het vervolgkeuzemenu om een nieuw primair bedrijf te selecteren en klik vervolgens op Bijwerken. Als een record slechts één geassocieerd bedrijf heeft, is het standaard primair en kunt u het primaire label niet verwijderen. Meer informatie over hoe de primaire bedrijfsassociatie wordt gebruikt in HubSpot.
  • Associatielabels bewerken: selecteer om associatielabels bij te werken of te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een nieuw label of klik op x om een label te verwijderen. Klik op Bijwerken.

Associatielabels gebruiken in HubSpot-tools

Zodra je associatie labels hebt gemaakt om relaties tussen records te beschrijven, kun je associatie labels toevoegen aan nieuwe of bestaande associaties op een record of in bulk via import. Vervolgens kun je op deze labels filteren in HubSpot-tools zoals lijsten, workflows en aangepaste rapporten. Lees meer over mogelijke use cases voor de nieuwe associaties.

Let op: associatielabels worden niet ondersteund voor synchronisatie via de HubSpot-Salesforce integratie.

Filteren op associaties in lijsten

Wanneer u een lijst met contactpersonen of een bedrijfslijst maakt, kunt u uw records filteren op basis van hun associaties. Voor lijsten op basis van contactpersonen kunt u filteren op de primaire bedrijfsassociaties van contactpersonen. Gebruikers met een Professional- en Enterprise-account kunnen records in lijsten ook filteren op koppelingslabels.

• Een lijst maken of bewerken.
• Selecteer het [Object] eigenschappenfilter dat overeenkomt met het geassocieerde object. Als u bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen maakt en criteria wilt instellen op basis van bedrijfsassociaties, selecteert u Bedrijfseigenschappen.
• Selecteer een eigenschap om op te filteren.
• Standaard zal de lijst records bevatten wanneer alle geassocieerde records van dat object aan de criteria voldoen. U kunt uw criteria ook instellen op basis van de primaire bedrijfsassociatie of een aangepast associatielabel. Klik daartoe op het keuzemenu Elk [object]:

• • Selecteer Elk [object] om te filteren op basis van alle geassocieerde records van dat objecttype (bijv. de lijst zou een contactpersoon bevatten als een van de geassocieerde bedrijven aan de criteria voldoet).
  • Als u een lijst op basis van contactpersonen maakt, selecteer dan Primair [object] om alleen op het primair geassocieerde bedrijf te filteren (de lijst zou bijvoorbeeld alleen een contactpersoon bevatten als het primair geassocieerde bedrijf aan de criteria voldoet).
  • In het gedeelte Met label selecteert u een label om alleen te filteren op koppelingen die het geselecteerde label gebruiken (bijv. een contactpersoon wordt alleen in de lijst opgenomen als er een bedrijf met dat label aan gekoppeld is en dat bedrijf aan de criteria voldoet).
• Als u klaar bent met het instellen van de lijstcriteria, klikt u rechtsboven op Lijst opslaan.

Associatielabels gebruiken in workflows

Zodra u associatie-labels hebt gemaakt, kunt u deze gebruiken om inschrijvingen en bepaalde acties binnen workflows te activeren.

Workflow-aanmeldingscriteria en als/dan-takken

U kunt associatielabels gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectgebaseerde workflows bij het instellen van inschrijftriggers en triggers voor als/dan-takken. Associatielabels worden niet ondersteund voor triggers in workflows op basis van contactpersonen.

Om triggers in te stellen op basis van associatielabels:

• Maak een workflow.
• In de workflow editor:
  • Om inschrijftriggers in te stellen, klikt u opInschrijftriggers instellen.
  • Om een als/dan-tak te maken, klikt u op het +plus-pictogram om een nieuwe actie toe te voegen en selecteert u in het rechterpaneel Als/dan-tak.
• Selecteer in het rechterpaneel een filtertype. Selecteer het bijbehorende object met de eigenschap die u wilt gebruiken.
• Selecteer een woning, stel uw criteria in en klik op Filter toepassen.
• Standaard wordt de workflow-aanmelding geactiveerd op basis van het bijbehorende Primaire bedrijf voor bedrijfsfilters,
  en wordt gebaseerd op alle gekoppelde records voor contact-, deal-, ticket- of aangepaste objectfilters. Om in te stellen op welke specifieke koppelingen de criteria moeten worden toegepast, klikt u op het keuzemenu Primair bedrijf of Alle [objecten].

• Selecteer in het dropdown menu een associatielabel. De workflow schrijft een record alleen in als de bijbehorende records aan de criteria voldoen en het geselecteerde associatielabel hebben.
• Als u klaar bent met het instellen van uw triggers, klikt u onderaan op Opslaan.

Workflow acties

U kunt associatielabels ook gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectgebaseerde workflows om de volgende workflowacties te activeren: E-mail verzenden (alleen bedrijfsgebaseerde workflows), Een eigenschapwaarde instellen, Een eigenschapwaarde kopiëren en Een eigenschapwaarde wissen.

Om associatielabels in een workflowactie te gebruiken:

• Maak een workflow.
• Om een workflowactie toe te voegen, klikt u op hetplus-pictogram.
  • Als u een workflow maakt om een waarde van een eigenschap te bewerken, selecteert u Een waarde van een eigenschap instellen, Een waarde van een eigenschap kopiëren of Een waarde van een eigenschap wissen.
    • Klik in het rechterpaneel op het keuzemenu Doeleigenschappen en selecteer het bijbehorende object waarvoor u een eigenschap wilt bewerken.
    • Klik op het keuzemenu Associatielabel en selecteer het label waarop u wilt filteren. Wanneer een record in de workflow is ingeschreven, zal deze actie de eigenschap voor geassocieerde records alleen bijwerken als het geselecteerde label wordt gebruikt om de associatie te beschrijven.

• • • Afhankelijk van de actie die u koos, gebruikt u de dropdown menu's om uw eigenschappen te selecteren.

• • Als u een bedrijfsgerichte workflow maakt om een e-mail te verzenden, selecteert u E-mail verzenden.
    • Klik in het rechterpaneel op het keuzemenu Associatielabel en selecteer de labels waarop u wilt filteren. Als u de e-mail naar alle gekoppelde contactpersonen wilt sturen, selecteert u Alle contactpersonen.
    • Selecteer een e-mail. Als een bedrijf in de workflow is geregistreerd, wordt de e-mail alleen naar de bijbehorende contactpersonen gestuurd als de geselecteerde labels worden gebruikt om de associatie tussen contactpersoon en bedrijf te beschrijven.

• Klik onderaan op Opslaan.

Associatielabels gebruiken in aangepaste rapporten

In aangepaste rapporten met meerdere gegevensbronnen kunt u koppelingslabels gebruiken om te specificeren welke records in het rapport moeten worden opgenomen op basis van hun labels. U kunt koppelingslabels ook gebruiken als as, uitsplitsingsveld of filter in uw aangepaste rapport.

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Klik rechtsboven opAangepast rapport maken.
• Selecteer in het linkerpaneelCustom report builder.
• Selecteer uw gegevensbronnen:
  • Selecteer de primaire bron door op het keuzemenuPrimaire gegevensbron te klikken en een primaire bron te selecteren. De primaire bron die u selecteert, beïnvloedt welke labels beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld, een rapport met als primaire gegevensbron Contactpersonen bevat alleen labels die u hebt gemaakt binnen uw instellingen voor contactassociaties.

• • Selecteer uw secundaire bronnen door te kiezen uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepaste objecten(alleenEnterprise). Als u labels wilt gebruiken, moet u ten minste één extra CRM-object selecteren.
• Klik boven in de gegevensbroneditor op Koppelingen aanpassen.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu de labels die u in het rapport wilt opnemen. U kunt het vakje Alle [objecten] inschakelen om alle geassocieerde records van dat object op te nemen, ongeacht hun labels. Dit is standaard geselecteerd als er geen labels zijn gedefinieerd voor een objectrelatie.
• U kunt op Terug naar gegevensbronnen klikken om verder te gaan met het bewerken van uw bronnen, of op Volgende klikken om verder te gaan. U kunt uw gegevensbronnen en koppelingen op elk moment bijwerken in de rapportbouwer door te klikken opGegevensbronnen bewerken in de linker zijbalk.

Verenigingsetiketten

• Om associatielabels te gebruiken als een as of onderverdelingsveld in uw rapport, zoekt en selecteert u Associatielabel in het linkerpaneel van de rapportbouwer, waarna u het klikt en sleept naar het tabblad Configureren. U beheert bijvoorbeeld appartementenverhuur en hebt een aangepast object Verhuren gemaakt met twee associatielabels voor langlopende en kortlopende huurcontracten. Om uw rapportgegevens op te splitsen naar deze labels:
  
  • Klik en sleep het associatielabel Huren naar het X-as kanaal.
  • Klik en sleep de eigenschap Aantal contacten naar het Y-as kanaal.
  • Klik en sleep vervolgens de eigenschap Oorspronkelijke bron naar het kanaal Uitsplitsen naar kanaal.
  • De grafiek laat zien hoeveel contacten een kort en lang verblijf hebben gehuurd en via welke bron zij de verhuur hebben gevonden.

• • U kunt ook het veld Huurovereenkomst Label aanklikken en slepen naar de Uitsplitsing per kanaal om een rapport in één kolom te maken met langlopende en kortlopende huurcontracten gescheiden door kleur.

Filters toevoegen

• Om een associatielabel als filter toe te voegen, klikt u op het tabblad Filters en sleept u het associatielabel naar het filterveld. Bijvoorbeeld, om alleen te rapporteren over contactpersonen met een verhuurassociatielabel Kortlopend:
  • Klik op het filter Verhuurassociatielabel.
  • Selecteer is een van, en klik op Korte termijn.

• Voltooi het maken van uw aangepast rapport.