Associatielabels maken en gebruiken

In je HubSpot-account kun je records associëren om ze te koppelen in je database. Superbeheerders in Professional- en Enterprise-accounts kunnen de koppeling ook labelen om de relatie tussen gekoppelde standaard CRM-objecten te specificeren.

Als je verenigingen in je systeem wilt automatiseren, lees dan meer over bedrijfsgerelateerde apps in de HubSpot App Marketplace.

Associatielabels maken, bewerken of verwijderen

Alle HubSpot-accounts kunnen het primaire label voor bedrijven gebruiken, maar in Professional- en Enterprise-accounts kunnen beheerders aangepaste associatielabels maken om de relatie tussen gekoppelde records te specificeren. Associatielabels kunnen relaties beschrijven tussen alle standaard CRM-objecten, inclusief contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten. Bijvoorbeeld:

• Een contactpersoon kan manager zijn bij het ene bedrijf, maar ook voormalig werknemer bij een ander bedrijf.
• Een deal kan meerdere gekoppelde contactpersonen hebben, één die de beslisser is en een ander die de factureringscontactpersoon is.

U kunt maximaal 10 labels per objectpaar maken (bijv. Contact naar Deal) en de labels zijn bidirectioneel (bijv. als u een associatielabel maakt voor Contact naar Bedrijf, wordt het label ook gemaakt voor Bedrijf naar Contact).

Een associatielabel maken

Om een associatielabel te maken:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer vervolgens het object waarvoor je een associatielabel wilt maken.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Klik op Associatielabel maken.
• In het rechterpaneel:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Objecten die je associeert en selecteer vervolgens het andere object waarvoor je het associatielabel maakt.
  • Voer in het veld Associatielabel de naam van het label in.
  • Klik op hetpotloodpictogram edit onder het label om de interne naam van het label te bewerken. Dit wordt gebruikt voor integraties en API's. Als het label eenmaal is aangemaakt, kan de interne naam niet meer worden bewerkt.

• Klik onderaan op Create.
• Zodra het label is aangemaakt, gaat u terug naar uw record en vernieuwt u de pagina. Het label zal nu verschijnen zodat je het kunt selecteren.

Bestaande associatielabels beheren

U kunt bestaande associatielabels ook bewerken of verwijderen. Bestaande associatielabels beheren:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer vervolgens het object waarvoor je een associatielabel wilt maken.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer objectassociaties en selecteer de associaties waarvoor je labels wilt bekijken. (bijv. Deals-to-Contacts). U kunt ook de Filter op vervolgkeuzemenu's gebruiken om uw labels te filteren op basis van kardinaliteit (1-op-veel of 1-1) of welke gebruiker het label heeft gemaakt.
• Als u een individueel label wilt bewerken of verwijderen, gaat u met de muis over het label en klikt u op :
  • Klik op Bewerken. Bewerk de naam van het label in het rechterpaneel en klik op Opslaan.
  • Klik op Verwijderen. Schakel het selectievakje in om aan te geven dat je een verwijderd label niet kunt herstellen en klik op Verwijderen om te bevestigen. Als een label wordt gebruikt binnen records of andere HubSpot-hulpprogramma's, moet je eerst de labels uit die bedrijfsmiddelen verwijderen voordat je het verwijdert. Om te zien waar een label wordt gebruikt:
    • Ga met de muis over Verwijderen en klik vervolgens in het pop-upvenster op Bekijk in welke automatiseringen je associatielabel wordt gebruikt.
    • Klik in het rechterpaneel op een record- of gereedschapsnaam om naar het onderdeel te gaan dat het label gebruikt.

Label van recordassociatie instellen of bijwerken

Op een record kun je labels toevoegen of verwijderen voor de koppelingen. Je kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via importeren. Als u een nieuwe associatie met een label wilt toevoegen of het primaire bedrijf van een record wilt bijwerken, leert u hoe u associaties aan een record toevoegt of bewerkt.

Om de labels voor een individuele associatie bij te werken:

• Navigeer naar de record met de associatie die je wilt bijwerken.
• Om labels toe te voegen of te bewerken voor een bestaande associatie, ga je met de muis over de associatiekaart, klik je op Meer en selecteer je vervolgens Associatielabels bewerken.

• In het dialoogvenster:
  • Als u een label wilt toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u het label.
  • Als u een label wilt verwijderen, klikt u op x naast het label.

Associatielabels gebruiken in HubSpot-tools

Als je eenmaal koppelingslabels hebt gemaakt om relaties tussen records te beschrijven, kun je koppelingslabels toevoegen aan nieuwe of bestaande koppelingen in een record of in bulk via importeren. Je kunt dan filteren op deze labels in HubSpot tools zoals lijsten, workflows en aangepaste rapporten. Lees meer over mogelijke gebruikssituaties voor de nieuwe koppelingen.

Let op: associatielabels worden niet ondersteund voor synchronisatie via de HubSpot-Salesforce integratie, maar voordat je associaties bijwerkt, is het aan te raden om te begrijpen hoe records worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en Salesforce.

Filteren op associaties in lijsten

Als je een lijst met contactpersonen of een bedrijfslijst maakt, kun je je records filteren op basis van hun associaties. Voor lijsten op basis van contactpersonen kunt u filteren op de primaire bedrijfsassociaties van contactpersonen. Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen records in lijsten ook filteren op associatielabels.

• Een lijst maken of bewerken.
• Selecteer het [Object] eigenschappenfilter dat overeenkomt met het geassocieerde object. Als u bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen maakt en criteria wilt instellen op basis van bedrijfsassociaties, selecteert u Bedrijfseigenschappen.
• Selecteer een eigenschap om op te filteren.
• Standaard zal de lijst records bevatten als alle geassocieerde records van dat object aan de criteria voldoen. Je kunt je criteria ook instellen op basis van de primaire bedrijfsassociatie of een aangepast associatielabel. Klik hiervoor op het vervolgkeuzemenu Elk [object]:

• • Selecteer Elk [object] om te filteren op alle gekoppelde records van dat objecttype (de lijst zou bijvoorbeeld een contactpersoon bevatten als een van de gekoppelde bedrijven aan de criteria voldoet).
  • Als je een lijst maakt op basis van contactpersonen, selecteer dan Primair [object] om alleen te filteren op basis van het primair gekoppelde bedrijf (de lijst zou bijvoorbeeld alleen een contactpersoon bevatten als het primair gekoppelde bedrijf voldoet aan de criteria).
  • Selecteer in het gedeelte Met label een label om alleen te filteren op koppelingen die het geselecteerde label gebruiken (een contactpersoon wordt bijvoorbeeld alleen in de lijst opgenomen als er een bedrijf met dat label aan gekoppeld is en dat bedrijf voldoet aan de criteria).
• Als je klaar bent met het instellen van lijstcriteria, klik je rechtsboven op Lijst opslaan.

Associatielabels gebruiken in workflows

Zodra je associatie labels hebt gemaakt, kun je ze gebruiken om inschrijvingen en bepaalde acties binnen workflows te triggeren.

Workflow aanmeldingscriteria en als/dan vertakkingen

Je kunt associatielabels gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectgebaseerde workflows bij het instellen van inschrijftriggers en triggers voor als/dan-takken.

Triggers instellen op basis van associatielabels:

• Maak een workflow.
• In de workflow editor:
  • Om inschrijftriggers in te stellen, klik op Inschrijftriggers instellen.
  • Om een als/dan-tak te maken, klikt u op het + plus-pictogram om een nieuwe actie toe te voegen en selecteert u vervolgens in het rechterpaneel Als/dan-tak.
• Selecteer een filtertype in het linkerpaneel. Selecteer het bijbehorende object met de eigenschap die je wilt gebruiken.
• Selecteer een eigenschap, stel je criteria in en klik vervolgens op Filter toepassen.
• Standaard wordt de workflow-aanmelding getriggerd op basis van alle gekoppelde records van dat object. Om in te stellen op welke specifieke koppelingen de criteria moeten worden toegepast, klikt u op het vervolgkeuzemenu Elke [object].

• Selecteer een koppelingslabel in het vervolgkeuzemenu. De workflow schrijft een record alleen in als de gekoppelde records aan de criteria voldoen en het geselecteerde koppelingslabel hebben.
• Als je klaar bent met het instellen van je triggers, klik je onderaan op Opslaan.

Workflow-acties

Je kunt associatielabels ook gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectgebaseerde workflows om de volgende workflowacties te activeren: E-mail verzenden (alleen bedrijfsgebaseerde workflows), Een eigenschapwaarde instellen, Een eigenschapwaarde kopiëren en Een eigenschapwaarde wissen.

Om associatielabels in een workflowactie te gebruiken:

• Maak een workflow.
• Om een workflow actie toe te voegen, klik je op het + plus pictogram.
  • Als je een workflow maakt om een waarde van een eigenschap te bewerken, selecteer dan Stel een waarde van een eigenschap in, Kopieer een waarde van een eigenschap of Wis een waarde van een eigenschap.
    • Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Doelobject en selecteer het bijbehorende object waarvoor je een eigenschap wilt bewerken.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Associatie met object en selecteer de labels waarop gefilterd moet worden. Wanneer een record in de workflow is geregistreerd, zal deze actie alleen de eigenschap voor geassocieerde records bijwerken als het geselecteerde label wordt gebruikt om de associatie te beschrijven.

• • • Afhankelijk van de actie die je hebt gekozen, gebruik je de vervolgkeuzemenu's om je eigenschappen te selecteren.

• • Als je een bedrijfsgebaseerde workflow maakt om een e-mail te verzenden, selecteer je E-mail verzenden.
    • Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Associatielabel en selecteer de labels waarop u wilt filteren. Als u de e-mail naar alle gekoppelde contactpersonen wilt sturen, selecteert u Alle contactpersonen.
    • Selecteer een e-mail. Als een bedrijf in de workflow is geregistreerd, wordt de e-mail alleen naar de bijbehorende contactpersonen verzonden als de geselecteerde labels worden gebruikt om de associatie tussen contactpersoon en bedrijf te beschrijven.

• Klik onderaan op Opslaan.

Associatielabels gebruiken in aangepaste rapporten

In aangepaste rapporten met meerdere gegevensbronnen kunt u koppelingslabels gebruiken om aan te geven welke records in het rapport moeten worden opgenomen op basis van hun labels. Je kunt koppelingslabels ook gebruiken als as, uitsplitsingsveld of filter in je aangepaste rapport.

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Klik rechtsboven op Aangepast rapport maken.
• Selecteer Custom report builder in het linkerpaneel.
• Selecteer je gegevensbronnen:
  • Selecteer de primaire bron door op het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron te klikken en een primaire bron te selecteren. De primaire bron die je selecteert heeft invloed op welke labels beschikbaar zijn. Een rapport met als primaire gegevensbron Contactpersonen bevat bijvoorbeeld alleen labels die je hebt gemaakt binnen de instellingen voor contactassociaties.

• • Selecteer uw secundaire bronnen door te kiezen uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepaste objecten( alleenEnterprise ). Als u labels wilt gebruiken, moet u ten minste één extra CRM-object selecteren.
• Klik boven in de gegevensbroneditor op Koppelingen aanpassen.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu de labels die je in het rapport wilt opnemen. Je kunt het selectievakje Alle [objecten] inschakelen om alle gekoppelde records van dat object op te nemen, ongeacht hun labels. Dit is standaard geselecteerd als er geen labels zijn gedefinieerd voor een objectrelatie.
• U kunt op Terug naar gegevensbronnen klikken om verder te gaan met het bewerken van uw bronnen, of op Volgende klikken om verder te gaan. Je kunt je gegevensbronnen en koppelingen op elk moment bijwerken in de rapportbouwer door te klikken op Gegevensbronnen bewerken in de linkerzijbalk.

Verenigingsetiketten

• Om associatielabels te gebruiken als een as of onderverdelingsveld in je rapport, zoek en selecteer je Associatielabel in het linkerpaneel van de rapportbouwer en klik en sleep je het naar het tabblad Configureren. U beheert bijvoorbeeld appartementen en hebt een aangepast object Verhuren gemaakt met twee associatielabels voor langlopende en kortlopende huurcontracten. Om uw rapportgegevens op te splitsen volgens deze labels:
  
  • Klik en sleep het associatielabel Huren naar het X-as kanaal.
  • Klik en sleep de eigenschap Aantal contacten naar het Y-as kanaal.
  • Klik en sleep vervolgens de eigenschap Oorspronkelijke bron naar het kanaal Onderverdelen naar kanaal.
  • De grafiek laat zien hoeveel contacten een korte- en langetermijnverblijf hebben gehuurd en via welke bron ze de verhuur hebben gevonden.

• • Je kunt ook klikken en het labelveld van de huurassociatie slepen naar de onderverdeling per kanaal om een rapport met één kolom te maken met langlopende en kortlopende huurcontracten gescheiden door kleur.

Filters toevoegen

• Om een associatielabel als filter toe te voegen, klikt u op het tabblad Filters en sleept u het associatielabel naar het filterveld. Als u bijvoorbeeld alleen contactpersonen wilt rapporteren met een verhuurassociatielabel Kortlopend:
  • Klik op het filter Verenigingslabel huren.
  • Selecteer is een van en klik op Korte termijn.

• Voltooi het maken van je aangepaste rapport.