Geef de klantenservicemedewerker toegang tot CRM-gegevens en de mogelijkheid deze bij te werken

Geef de klantenservicemedewerker toegang tot CRM-gegevens en de mogelijkheid deze bij te werken, zodat hij of zij gepersonaliseerde gesprekken kan voeren en klanten kan helpen bij hun vragen of verzoeken. Door toegang te verlenen tot specifieke CRM-velden kan de medewerker tijdens interacties nauwkeurige, realtime informatie verstrekken en CRM-records bijwerken op basis van wat klanten delen. Dit helpt bij het stroomlijnen van supportworkflows en stelt uw team in staat zich te concentreren op complexere taken.

U kunt de klantenservicemedewerker bijvoorbeeld toegang verlenen tot CRM-gegevens voor de volgende gebruikssituaties:

• Informatie opvragen: u kunt de medewerker toegang verlenen tot velden zoals ‘Contactpersoon ’ of een aangepast veld zoals ‘Bestelnummer’. Als een klant tijdens een chat om deze informatie vraagt, kan de medewerker deze direct opvragen en verstrekken.
• Records bijwerken: wanneer een contactpersoon bijgewerkte informatie verstrekt, zoals een nieuw adres, kan de klantmedewerker het bijbehorende veld in het CRM automatisch bijwerken.

U kunt ook instellen wanneer de medewerker via berichtenkanalen om het e-mailadres van een klant vraagt.

Let op: als u de spraakfunctie voor de klantagent hebt ingesteld, kunt u de klantagent zo configureren dat deze toegang heeft tot CRM-gegevens voor belkanalen en deze kan bijwerken. Als u een superbeheerder bent, lees dan hoe u uw account kunt aanmelden voor de bètaversie van ‘Bellen via de klantagent voert nu acties uit ’.

CRM-gegevens toevoegen

Stel in tot welke CRM-eigenschappen de klantmedewerker toegang heeft of welke hij kan bijwerken.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Klantenagent. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Klantenagent.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op Definieer > Toegangsrechten.
3. Klik op ' add ' CRM-gegevens.
4. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu 'CRM-eigenschap' en selecteer een eigenschap.
5. Zet de schakelaar ‘Eigenschap weergeven’ aan om de medewerker toegang tot deze eigenschap te geven.
6. Stel het verificatieniveau in voordat u gegevens deelt door op het vervolgkeuzemenu 'Gegevensbeschermingsniveau' te klikken en een optie te selecteren:
   • E-mail vergelijken: de medewerker vraagt het e-mailadres of telefoonnummer van de klant en controleert of dit overeenkomt met het contactrecord.
   • E-mail verifiëren: de medewerker stuurt een verificatielink naar het e-mailadres van de klant om diens identiteit te bevestigen.
7. Voeg in het veld ‘Instructies’ richtlijnen toe over wanneer en hoe de medewerker deze gegevens moet gebruiken. Bijvoorbeeld: als een klant zegt dat hij zijn factuur niet heeft ontvangen, deel dan zijn factuuradres om te controleren of dit correct is.
   
   
8. Om de medewerker in staat te stellen CRM-records bij te werken, zoals het wijzigen van het factuuradres van een klant, klikt u op ‘Instellingen bewerken’ om het gedeelte uit te vouwen.
9. Zet de schakelaar ‘Eigenschap bewerken ’ aan.
10. Stel het gegevensbeschermingsniveau en de instructies in.
11. Klik rechtsonder op ‘Opslaan’.

Leer hoe u 24/7-ondersteuning kunt opschalen om efficiëntere ondersteuningsprocessen met AI op te zetten.