Stel acties in voor de klantenservicemedewerker

Acties zijn taken die de klantenservicemedewerker kan uitvoeren met behulp van uw externe apps, en die worden geactiveerd door specifieke verzoeken van klanten. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van de status van een bestelling of het versturen van een e-mail om een wachtwoord te resetten.

Nadat u de klantenservicemedewerker hebt aangemaakt, kunt u acties instellen waarmee de medewerker API-aanroepen naar uw externe apps kan doen om gegevens op te halen, taken uit te voeren en gepersonaliseerde reacties te geven, waardoor repetitief handmatig werk voor uw supportteam wordt verminderd.

U kunt ook acties instellen om leads te kwalificeren (BETA).

Acties voor de klantagent instellen

Let op: om veiligheidsredenen mogen acties waarbij gevoelige accountgegevens betrokken zijn (zoals toegang tot een account of inloggegevens) alleen via beveiligde links of instructies worden verzonden; deze wijzigingen mogen niet rechtstreeks in een gesprek worden doorgevoerd.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Klantenagent. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Klantenagent.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op Train > Acties.
3. Als dit de eerste keer is dat u een actie aanmaakt, klikt u op Een actie toevoegen. Als u al acties hebt aangemaakt, klikt u rechtsboven in de tabel op Actie toevoegen .
4. Als je je hebt aangemeld voor de bètaversie van de Actiebibliotheek , kun je een vooraf geconfigureerde sjabloon selecteren:
   • Klik op Een actie toevoegen.
   • Selecteer in de Actiebibliotheek een actie (bijv. Bezoeker aanmelden voor workflow, CRM-object bijwerken).
   • Klik op 'Doorgaan met instellen'.
5. Geef in het gedeelte 'Beschrijf de actie ' aan hoe en wanneer de klantmedewerker de actie moet uitvoeren:
   • Voer in het veld 'Naam' ( ) een' e naam' voor de actie in.
   • Voer in het veld 'Beschrijving' een korte uitleg in over wat de actie doet.
   • Om de identiteit van een bezoeker te verifiëren voordat u een actie namens hem of haar uitvoert, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Actiebeschermingsniveau' en selecteert u een optie:
     • Geen: de klantmedewerker voert de actie uit zonder de identiteit van de bezoeker te verifiëren.
     • E-mail vergelijken: de klantagent controleert of het e-mailadres van de bezoeker overeenkomt met het e-mailadres in zijn of haar HubSpot-contactrecord voordat de actie wordt uitgevoerd.
     • E-mail verifiëren: de klantmedewerker stuurt een verificatielink naar de bezoeker en voert de actie pas uit nadat deze op de link heeft geklikt. Als de bezoeker al als geverifieerd wordt herkend (bijvoorbeeld als hij is ingelogd of via uw systeem is geïdentificeerd, zoals met behulp van de Visitor Identification API), is een verificatielink mogelijk niet nodig.
   • Voer onder ‘Triggerzinnen’ een woord of zin in die de klantmedewerker ertoe aanzet de actie uit te voeren (bijv. ‘Mijn wachtwoord opnieuw instellen’).
     • Om een trigger toe te voegen, klik je op ' add ' en vervolgens op 'Add trigger'.
     • Om een trigger te verwijderen, klik je op het verwijderpictogram in de kolom ' delete '.

5. Geef in het gedeelte 'Vereiste invoergegevens definiëren ' aan welke informatie de klantenservicemedewerker van de klant moet verzamelen voordat de actie wordt uitgevoerd.
   • Voer in het veld ‘Naam van de invoer ’ een naam in voor de invoer (bijv. ‘E-mailadres’).

• • Voer in het veld ‘Instructies’ een beschrijving in van de verwachte indeling of details. Bijvoorbeeld: ‘Geldige e-mailindeling (bijv. johndoe@example.com)’.
  • Om een invoer toe te voegen, klikt u op ' add ' en vervolgens op 'Invoer toevoegen'.
  • Om een invoerveld te verwijderen, klikt u op het pictogram 'Verwijderen' van de ' delete '.

6. Stel in het gedeelte 'API configureren ' de API-verzoeken in die de klantagent zal gebruiken om de actie uit te voeren.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Method ’ en selecteer ‘GET ’ of ‘POST’.
   • Voer in het veld 'Endpoint-URL' de URL van je API-eindpunt in.
   • Klik ophet vervolgkeuzemenu 'Authenticatietype' en kies een van de volgende opties: 'Geen', 'Verzoekhandtekening opnemen in header ' of 'API-sleutel'. Lees meer over authenticatiemethoden in HubSpot.
   • Afhankelijk van de methode die je hebt geselecteerd, voer je een sleutel in en selecteer je een eigenschap voor je body- of queryparameters.

7. Voer in het gedeelte 'Responsinstructies' tekst in om aan te geven welke informatie uit de API-respons de klantenservicemedewerker moet opnemen of weglaten. Je kunt indien nodig ook aanvullende instructies toevoegen om ervoor te zorgen dat de medewerker het juiste antwoord geeft.

Voorbeeld bekijken en acties van de klantenservicemedewerker publiceren

1. Zodra je je acties hebt ingesteld, ga je naar het tabblad ‘Voorbeeld ’.
2. Klik op de triggers aan de linkerkant om te testen hoe de klantagent reageert en om te controleren of de actie correct wordt uitgevoerd.
3. Om de actie te publiceren, klikt u rechtsboven op ‘Publiceren ’.

Acties van de klantenservicemedewerker beheren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Klantenagent. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Klantenagent.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op Train > Acties.
3. Om een voorbeeld van de actie te bekijken, beweeg je de muis eroverheen en klik je op Voorbeeld.
4. Om de actie te verwijderen, beweeg je de muis eroverheen en klik je op 'Verwijderen'.
5. Als de actie nog niet is gepubliceerd, kunt u deze bewerken en verwijderen:
   • Om de actie te bewerken, beweeg je de muis eroverheen en klik je op Bewerken.
   • Om een actie te verwijderen, beweeg je de muis eroverheen en klik je op Verwijderen.

Lees meer over het beheren van de klantenservicemedewerker.

Stel acties voor klantagenten in om leads te kwalificeren (BETA)

Configureer de klantagent om acties uit te voeren voor het kwalificeren van leads. De agent stelt kwalificerende vragen, beoordeelt potentiële klanten, kent scores toe aan leads op basis van uw criteria en stuurt gekwalificeerde kansen door naar uw verkoopteam. Lees meer over het instellen van acties voor de klantagent om leads te kwalificeren.