Offertes goedkeuren

Verkoopmanagers willen soms een offerte bekijken voordat deze naar een prospect wordt gestuurd. Automatiseer uw goedkeuringsproces voor offertes om snel de gevraagde wijzigingen naar uw verkopers te sturen voordat u de offerte goedkeurt voor uw contactpersonen.

Goedkeuringen op offertes verplichten

Elke gebruiker met een toegewezen Sales Hub Enterprise betaalde seat kan de instelling Goedkeuring offertes inschakelen om goedkeuring van een gebruiker te vereisen voordat de offerte wordt gedeeld met uw prospects. Het inschakelen van deze instelling voegt drie actieve, offerte-gebaseerde workflows toe aan uw account:

• Wanneer offertes goedkeuring vereisen
• Wanneer wijzigingen in een offerte worden aangevraagd
• Wanneer offertes worden goedgekeurd

Deze drie workflows creëren taken en werken de waarden van eigenschappen bij wanneer de eigenschap Goedkeuringsstatus van een offerte wordt bijgewerkt. Alle taken en eigenschapwaarde-updates met betrekking tot de goedkeuring van een offerte gebeuren automatisch via deze workflows.

Let op: vanaf 25 augustus 2023, als u een betaalde seat in uw account downgradet na augustus 2023, worden deze drie workflows verwijderd. Alle gekoppelde offertes in de goedkeuringsstatus zullen na het verwijderen van de workflows terugkeren naar de conceptstatus.

Je kunt elk van deze offertegebaseerde workflows verder aanpassen en acties toevoegen, zoals het bijwerken van dealfasen wanneer een offerte wordt ondertekend.

Om de offerte-goedkeuringsworkflows aan uw account toe te voegen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.

Klik om Goedkeuringen voor alle offertes vereisen aan te zetten.

• Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Goedkeurder en selecteer een gebruiker.

Let op: je kunt alleen gebruikers met een toegewezen Sales Hub Enterprise seat selecteren als de offerte goedkeurder, en de geselecteerde gebruiker moet ook bewerkingstoegang hebben voor deals.

• Klik op Goedkeurder instellen en maak workflows.

Je kunt de workflows openen en bewerken vanuit de workflows tool. Als deworkflow Wanneer offertes goedkeuring vereisen is uitgeschakeld, kunnen gebruikers offertes publiceren zonder goedkeuring. Het is aan te raden om de workflowmachtigingen voor gebruikers aan te passen als je je hier zorgen over maakt.

Wijzigingen aanvragen of een offerte goedkeuren

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Elke offerte die nog op goedkeuring wacht, wordt weergegeven met de status In afwachting van goedkeuring. Beweeg de muis over de offerte en klik op Acties > Goedkeuringslink kopiëren.
• Plak de URL van de goedkeuringslink in een apart browsertabblad in de adresbalk.
• Als er geen wijzigingen nodig zijn, klikt u rechtsboven op Goedkeuren en publiceren.
• Om wijzigingen aan te brengen in de offerte, klikt u op Wijzigingen aanvragen.

• • Voer in het dialoogvenster opmerkingen in het veld Opmerkingen in en klik vervolgens op Wijzigingen aanvragen.
  • Er wordt een taak aangemaakt die de aanmaker van de offerte moet bekijken en uitvoeren. De aanmaker van de offerte moet naar de offerte-indexpagina navigeren, met de muis over de offerte gaan en op Acties > Bewerken klikken om de vereiste wijzigingen aan te brengen.
  • Wanneer de wijzigingen zijn gemaakt en de offerte klaar is om gepubliceerd te worden, navigeer dan terug naar de URL van de offerte goedkeuringslink. Klik rechtsboven op Goedkeuren en publiceren.
• De maker van de offerte krijgt een melding dat de offerte is goedgekeurd. Zij kunnen de offerte dan delen met contactpersonen.

Let op: als u wijzigingen wilt aanbrengen in de goedgekeurde offerte, moet u de offerte terugroepen en bewerken. Leer hoe u een gepubliceerde offerte kunt oproepen en bewerken.