De afwezigheidsinstellingen van gebruikers voor de inbox en de helpdesk beheren

Stel de afwezigheidsstatus in op basis van de tijdzone van een gebruiker. Wanneer een gebruiker afwezig is, wordt zijn of haar beschikbaarheid gewijzigd in ‘Afwezig’ en komt hij of zij niet meer in aanmerking voor automatische toewijzing in inboxen of bij de helpdesk.

Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus handmatig wijzigen op de gebruikersprofielpagina, in de inbox of bij de helpdesk. Wanneer een gebruiker zijn of haar status handmatig wijzigt, wordt dit in alle omgevingen doorgevoerd.

De afwezigheidsuren van een gebruiker instellen

Om de afwezigheidsuren van een gebruiker in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Gebruikers & Teams.
3. Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
4. Klik op het tabblad ‘Voorkeuren ’. Klik vervolgens in het menu in de linkerzijbalk op ‘Werktijden’.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Tijdzone ' om de juiste tijdzone van de gebruiker te selecteren. Klik vervolgens op 'Opslaan'.
6. Klik onder 'Afwezig' op '+ Datums toevoegen'. Om een periode in te stellen waarin u afwezig bent, klikt u op de datumkeuze velden en selecteert u de datums. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de begin- en eindtijden te selecteren. Om datums te verwijderen, klikt u op het verwijder pictogram ' delete '.
7. Klik op 'Opslaan'.
8. Bovenaan het gebruikersrecord worden de beschikbaarheidsstatus en de werktijden van de gebruiker voor die dag weergegeven op basis van de begin- en einddatum van de periode waarin de gebruiker afwezig is.

• • Om de beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Gebruikersstatus ' en vervolgens op 'Beschikbaar ' of 'Afwezig'.

  • Om de werktijden te bewerken, klikt u op 'Werktijden bewerken'.

De beschikbaarheidsstatus beheren vanuit de inbox of de helpdesk

Aan het begin van de afwezigheidsperiode van een gebruiker wordt de beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op 'Afwezig'. Aan het einde van de afwezigheidsperiode van een gebruiker wordt de beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op 'Beschikbaar' als de afwezigheidsperiode eindigt tijdens de ingestelde werktijden. Als de afwezigheidsperiode buiten de werktijden eindigt of als er geen werktijden zijn ingesteld, kunnen gebruikers hun beschikbaarheidsstatus vóór het einde van hun afwezigheidsperiode handmatig wijzigen om aan te geven wanneer ze 'Beschikbaar’ zijn. Hierdoor wordt de gebruiker gevraagd te bevestigen of hij of zij de afwezigheidsperiode vroegtijdig wil beëindigen of de status ‘Afwezig’ wil behouden.

Om je beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, ga je naar een van de volgende plaatsen:

• Gebruikersrecord:

• • Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Ga in het menu in de linkerzijbalk naar ‘Gebruikers & Teams’.

• • Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
  • Klik bovenaan het gebruikersrecord op het vervolgkeuzemenu Gebruikersstatus en klik vervolgens op Beschikbaar of Afwezig.
  • Klik in het dialoogvenster op 'Ja, stel mezelf in als beschikbaar'.
    
    

• Inbox:

  • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
  • Schakel in de linkerbovenhoek de schakelaar in of uit om je beschikbaarheidsstatus te wijzigen.
  • Klik in het dialoogvenster op Ja, ik wil mezelf als beschikbaar instellen.
    
    

• Helpdesk:
  
  • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Helpdesk. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Helpdesk.
  • Schakel in de linkerbenedenhoek de schakelaar in of uit om je beschikbaarheidsstatus te wijzigen.
  • Klik in het dialoogvenster op Ja, ik wil mezelf als beschikbaar instellen.
    
    
    

Kalenderevenementen voor afwezigheid synchroniseren met HubSpot

Als je de agendasynchronisatie van HubSpot met Google Agenda of Outlook Agenda gebruikt, kun je afwezigheidsgebeurtenissen automatisch synchroniseren tussen je agenda en HubSpot.

Om ‘niet op kantoor’-afspraken tussen HubSpot en je Google- of Outlook-agenda te synchroniseren:

• Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
• Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
• Klik op het tabblad 'Voorkeuren '. Klik vervolgens in het menu in de linkerzijbalk op 'Werktijden'.
• Vink in het gedeelte 'Afwezigheid' het selectievakje 'Afwezigheid synchroniseren met je agenda' aan.

Zodra deze instelling is ingeschakeld, worden alle nieuw aangemaakte of bewerkte afwezigheidsperiodes in de agenda van de gebruiker automatisch gesynchroniseerd met HubSpot, en vice versa. Deze instelling wordt ook gebruikt om de beschikbaarheid van de gebruiker te bepalen voor automatische toewijzing.