Stel facturen op voor je afnemers

Gebruik HubSpot-facturen om facturen te versturen, openstaande vorderingen bij te houden en betalingen van je kopers te innen via HubSpot Payments ofStripe. Bij het gebruik van facturen doorlopen kopers een afrekenproces dat vergelijkbaar is met dat van betalingslinks en offertes.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je facturen instelt waarmee je je kopers factureert. Voor hulp bij je eigen HubSpot-facturen kun je hier lezen hoe je je HubSpot-factuur kunt bekijken, downloaden en betalen.

Facturen kunnen worden aangemaakt:

• Vanuit een contact-, bedrijfs-, deal- of offerte-record, of vanaf de indexpagina van facturen.
• Vanuit een gepubliceerde offerte, om de gegevens van de offerte naar een nieuwe factuur te kopiëren.
• Automatisch bij het aanmaken van abonnementen.
• Automatisch wanneer betalingen worden gedaan via betalingslinks, offertes of oudere offertes.
• Als de instelling ‘Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes’ is ingeschakeld en u bent aangemeld voor de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments, dan worden deze automatisch aangemaakt. Kopers voeren betalingen uit op factuurniveau. Nettobetalingsvoorwaarden worden ingesteld bij het aanmaken van offertesen doorlopende facturering wordt beheerd via contracten. Lees meer over de instelling.

In tegenstelling tot betalingslinks en offertes houden facturen vervaldata en saldi bij en kunnen ze buiten je betalingsverwerker om als betaald worden gemarkeerd. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben bij het aanvragen van een betaling.

Afrekenen van de kopersfactuur	Interne factuurregistratie

Voordat je aan de slag gaat

Zorg dat u op de hoogte bent van de beperkingen en aandachtspunten

• Als de Automatisch contracten aanmaken op basis van geaccepteerde offertes is ingeschakeld en je deelneemt aan de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments, wordt er automatisch een contractrecord aangemaakt wanneer een offerte wordt geaccepteerd door de koper en wordt het contract gebruikt voor het beheer van doorlopende facturering, het opstellen van facturen en het innen van betalingen. Lees meer over de instelling.
• HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn aangemaakt, hebben standaard de rechten ‘Bekijken’ en ‘Bewerken’ voor facturen. Gebruikers die na die datum zijn aangemaakt, hebben standaard geen factuurrechten.
• Factuurnummers worden sequentieel voortgezet vanaf de laatst aangemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd).
  • Het verwijderen van facturen kan permanente hiaten in de factuurnummering veroorzaken.
  • De nummering kan alleen worden gereset als alle facturen worden verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Neem contact op met uw boekhoudteam om ervoor te zorgen dat dit in overeenstemming is met uw huidige systemen.

Configureer algemene factuurinstellingen

Configureer om te beginnen de volgende factuurinstellingen:

1. Factuurrechten instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers facturen mogen bekijken, aanmaken en bewerken, lees je hier hoe je de gebruikersrechten voor bestaande gebruikers kunt aanpassen of hoe je rechten instelt bij het toevoegen van nieuwe gebruikers. Je hebt een Core- of Hub-licentie nodig om facturen aan te maken of te bewerken. Lees meer over licentietypen.
2. Voeg een logo en merkkleuren toe aan je HubSpot-merkpakket: facturen gebruiken automatisch het logo en de kleuren die zijn ingesteld in de standaardinstellingen voor je HubSpot-merk. Als je je logo en kleuren bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet aangepast, maar alleen facturen die momenteel in concept staan en facturen die na de update worden aangemaakt.
3. Stel standaardbetalingsopties in: optioneel kun je in je betalingsinstellingen instellen welke betaalmethoden je facturen standaard accepteren. Je kunt dit ook per factuur aanpassen tijdens het aanmaken.
4. Koppel je domein aan HubSpot: standaard worden facturen gehost op het primaire domein dat aan je account is gekoppeld. Bij het aanmaken van een factuur kun je ook kiezen uit al je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld, of als je een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijv. billing.website.com), lees dan hoe je een domein aan HubSpot koppelt.

Stel facturen in

Configureer de factuurinstellingen via het tabblad'Instellen '.

Pas het voorvoegsel en het startnummer van je facturen aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot-factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in uw boekhoudsysteem, hebben HubSpot-facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. U kunt het voorvoegsel en het startnummer aanpassen via uw factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en er een nummer aan is toegewezen, bijvoorbeeldINV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Let op: voordat je het voorvoegsel en het startnummer van je facturen aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit compatibel is met de huidige systemen.

Om het voorvoegsel en het startnummer van uw facturen aan te passen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina ‘Objecten ’ op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object ’ en selecteer ‘Facturen’.
4. Standaard beginnen facturen met het voorvoegselINV. Om dit te wijzigen, klik je op het tabblad ‘Instellingen ’ op ‘Voorvoegsel bewerken’. Voer in het dialoogvenster een nieuw voorvoegselin en klik op‘Voorvoegsel opslaan’. Het voorvoegsel mag maximaal 8 tekens lang zijn.
5. Standaard is het startnummer voor facturen1001. Om dit te wijzigen, klik je opStartpunt voor factuurnummers bijwerken. Voer in het dialoogvenster een nieuwstartnummer in en klik opStartpunt bijwerken.

Het bewerken van openstaande facturen toestaan

Schakel de optie ‘Openstaande facturen bewerken’ in. Als deze instelling is ingeschakeld, kunnen gebruikers met Superbeheerder of bewerkingsrechten voor facturen kunnen alle velden op openstaande facturen bewerken. 

Deze instelling hoeft niet te zijn ingeschakeld om gebruikers toe te staan conceptfacturen kunnen bewerken. Meer informatie over het bewerken van definitieve facturen.

Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object ’ en selecteer ‘Facturen’.
4. Schakel onder 'Factuurbeheer' het selectievakje 'Bewerkingen op openstaande facturen toestaan'in.
5. Klik op 'Opslaan'.

Bewerking van betaalde facturen toestaan

Schakel de optie ‘Betaalde facturen bewerken’ in. Je kunt ervoor kiezen om gebruikers bewerkingen toe te staan die het factuurtotaal niet wijzigen, of om financiële bewerkingen toe te staan die het factuurtotaal, de belastingen of de regelitems na betaling wijzigen. Als de instelling is ingeschakeld, kunnen gebruikers met Superbeheerder of bewerkingsrechten voor facturen , kunnen betaalde facturen bewerken.

Deze instelling hoeft niet te zijn ingeschakeld om gebruikers toe te staan conceptfacturen te bewerken. Meer informatie over het bewerken van definitieve facturen.

Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte 'Gegevensbeheer', op 'Objecten'.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Facturen'.
4. Selecteer onder Factuurbeheer een optie:
   • Niet-financiële bewerkingen op betaalde facturen toestaan: als deze instelling is ingeschakeld, kunnen gebruikers velden bewerken die het factuurtotaal niet wijzigen. Bijvoorbeeld contact- en bedrijfsgegevens, inkoopordernummers en opmerkingen.
   • Financiële bewerkingen op betaalde facturen toestaan (kan van invloed zijn op rapportages): als deze instelling is ingeschakeld, kunnen gebruikers niet alleen velden bewerken die geen invloed hebben op het factuurtotaal, maar ook velden die het totaal, de belastingen of de regelitems op betaalde facturen beïnvloeden. Wanneer gebruikers wijzigingen bijwerken en bevestigen, worden het factuurtotaal, het openstaande saldo en de factuurstatus bijgewerkt om de aangebrachte wijzigingen weer te geven. Lees meer over het bewerken van afgeronde facturen.
5. Klik op Opslaan.

Het verwijderen van facturen toestaan

Sta het verwijderen toe van facturen die niet gekoppeld zijn aan een creditnota, betaling of abonnement. Conceptfacturen kunnen worden verwijderd wanneer deze instelling is uitgeschakeld. Het verwijderen van facturen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Schakel onder 'Factuurbeheer' het selectievakje 'Verwijderen van facturen toestaan' in.
5. Klik op'Opslaan'. 

De koppeling met de facturatiecontactpersoon instellen

Koppel automatisch de facturatiecontactpersoon van het bedrijf bij het omzetten van deals en offertes naar facturen. Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte 'Gegevensbeheer', op 'Objecten'.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Facturen'.
4. Schakel onder 'Koppeling factureringscontact' het selectievakje 'Gebruik de koppeling van het factureringscontact van het bedrijf voor alle facturen' in.
5. Klik op'Opslaan'.

Stel een standaard e-mailadres in voor het verzenden van facturen

Stel een standaard e-mailadres in voor factuurmails. Het standaard e-mailadres kan een team-e-mailadres of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team-e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.

Om een standaard e-mailadres in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte 'Gegevensbeheer', op 'Objecten'.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Facturen'.

3. Klik onder'E-mailinstellingen' op het vervolgkeuzemenu 'Standaard afzenderadres' en selecteer het e-mailadres dat u als standaard wilt gebruiken.
4. Als u gebruikers wilt toestaan om handmatig facturen te versturen vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere e-mailadressen van het team waartoe ze toegang hebben, vink dan het selectievakje'Versturen vanaf andere e-mailadressen toestaan' aan.
5. Klik op‘Opslaan’.

Automatisch facturen aanmaken voor betalingen

Kies of u automatisch facturen wilt genereren op basis van eenmalige betalingen via betalingslinks of oudere offertes. Deze instelling is standaard ingeschakeld.

Om het automatisch genereren van facturen voor betalingen via betalingslinks en oude offertes uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte 'Gegevensbeheer', op 'Objecten'.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Facturen'.
4. Klik bovenaan op het tabblad'Automatisering '.
5. Schakel het selectievakje 'Eenmalige betalingen ' uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen via betalingslinks en offertes uit te schakelen, en klik vervolgens op 'Opslaan'.
6. Schakel het selectievakje 'Automatische abonnementsbetalingen'uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen via abonnementen uit te schakelen en klik vervolgens op 'Opslaan'. Er worden nog steeds facturen aangemaakt voor abonnementen waarvoor betalingen verschuldigd zijn.

Herinneringen naar klanten sturen om hun openstaande facturen te betalen

Configureer e-mailherinneringen voor facturen om kopers te informeren die een openstaande factuur hebben. Herinneringen kunnen worden ingepland om vóór, op en na de vervaldatum te worden verzonden en er kunnen maximaal tien contactpersonen aan worden toegevoegd (1 contactpersoon in het veld 'Aan' en 9 contactpersonen in het veld 'CC' ). Herinneringsmails worden als volgt naar factuurcontactpersonen verzonden:

• Aan de verkoopafdeling: de eerste contactpersoon, alfabetisch gesorteerd op achternaam, voornaam en e-mailadres.

• CC-veld: alle overige gekoppelde contactpersonen met e-mailadressen.

Let op: er moeten facturen zijn aangemaakt om herinneringen te kunnen versturen. Als een herinnering bijvoorbeeld is ingesteld om 2 dagen vóór de vervaldatum van een factuur te worden verzonden, moet de factuur de status ‘Open’ hebben om de herinnering te kunnen versturen. In dit scenario wordt de herinnering voor facturen die zijn ingesteld om op een toekomstige datum automatisch te worden aangemaakt (bijvoorbeeld facturen die worden aangemaakt op basis van abonnementen), niet verzonden, aangezien de factuur pas op de abonnementsdatum wordt aangemaakt.

E-mailherinneringen inschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte 'Gegevensbeheer', op 'Objecten'.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Facturen'.
4. Klik bovenaan op het tabblad 'Automatisering '.
5. Schakel onder 'Sjabloongebaseerde automatiseringen' de schakelaar 'Herinneringen naar klanten sturen om hun openstaande facturen te betalen ' in. E-mails worden verzonden vanaf noreply@hubspot.com, tenzij er een standaard afzenderadres is ingesteld in de factuurinstellingen. 
6. Standaard bevat hetherinneringsschema drie herinneringen (op de vervaldatum, zeven dagen na de vervaldatum en veertien dagen na de vervaldatum). Om de herinneringen te bewerken:
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu voor herinneringen en selecteer eenoptie voor de vervaldatum.
   • Als u‘dagen na de vervaldatum’ of‘dagen vóór de vervaldatum’ selecteert, voert u het aantal dagen in naast de optie voor de vervaldatum.
7. Klik op+ Herinnering toevoegen om nog een herinnering toe te voegen.
8. Klik opdelete ' om een herinneringte verwijderen.
9. Klik op het vervolgkeuzemenu'Verzendtijd herinnering' en selecteer het tijdstip waarop de herinneringsmail wordt verzonden.
10. Klik op E-mail bekijken om te zien hoe de e-mail eruit komt te zien wanneer deze wordt verzonden.
11. Als u uw automatiseringsopties hebt ingesteld, klikt u op 'Opslaan'.

Volgende stappen

Nadat je de HubSpot-factureringstool hebt ingesteld, kun je het volgende leren:

• Pas de factuurvoorinstellingen aan om verschillende factuurconfiguraties te maken die u kunt gebruiken bij het aanmaken van een factuur.
• Lees meer over hoe de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments automatisch facturen aanmaakt.
• Ontdek hoe u facturen helemaal zelf kunt aanmaken.
• Ontdek hoe u facturen kunt beheren, inclusief het verzenden, bewerken, volgen en exporteren ervan.
• Lees hoe u reeksen kunt maken (Sales Hub en Service Hub (alleen Professionalen Enterprise ) en op facturen gebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) kunt maken om factuurprocessen te automatiseren.
• Lees hoe u de suite voor omzetanalyses kunt gebruiken om factuurgegevens en prestaties te meten.