De instellingen van de pagina voor gekoppelde agenda’s en het plannen van vergaderingen aanpassen

Nadat je je agenda aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je de instellingen van je agenda aanpassen om ervoor te zorgen dat de configuratie aan je behoeften voldoet.

Voor je persoonlijke agenda kun je de volgende instellingen aanpassen:

• Sta HubSpot toe om te synchroniseren met je agenda.
• Gebruikers met een toegewezen Sales- of Service-licentie kunnen hun HubSpot-taken synchroniseren met hun agenda's.
• Stel de machtigingen voor je agendaweergave in (BETA).
• Sta HubSpot toe om een afsprakenpagina aan te maken en extra agenda's te koppelen.
• Gebruikers met een toegewezen Sales- of Service-licentie kunnen de URL van hun afsprakenpagina aanpassen.
• Afhankelijk van je HubSpot-abonnement kun je de URL van de afsprakenpagina ook hosten op een aangepast domein dat is gekoppeld aan HubSpot.
• Voeg een afsprakenpagina toe aan je chatprofiel.

Uw agenda en taken synchroniseren

Standaard is het selectievakje 'Agenda synchroniseren' aangevinkt wanneer u uw Google Agenda of Office 365-agenda koppelt. Wanneer u rechtstreeks in Google Agenda of in Office 365-agenda een agenda-afspraak met een contactpersoon aanmaakt, wordt de afspraak gesynchroniseerd met het CRM als een vergaderafspraak. Deze vergaderafspraken volgen de koppelingsregels die u in uw account hebt ingesteld.

Let op: bij agendasynchronisatie worden vergaderingen die via integraties zijn aangemaakt, niet gesynchroniseerd.

Als de agendasynchronisatie is ingeschakeld, worden er agenda-uitnodigingen naar het contact gestuurd voor vergaderingen die rechtstreeks in een contactrecordin het CRM worden aangemaakt. Als de agendasynchronisatie is uitgeschakeld, wordt er een vergaderafspraak in het record aangemaakt zonder dat er een agenda-uitnodiging wordt verzonden. Lees meer over het plannen van vergaderingen in HubSpot.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Algemeen.
3. Klik op het tabblad 'Agenda '.
4. Controleer of je agenda is gekoppeld; er wordt dan de groene status'Gekoppeld' weergegeven.
5. Schakel het selectievakje 'Kalendersynchronisatie' in.

Als je agenda is gesynchroniseerd en je een toegewezen Sales- of Service-licentie hebt, kun je je HubSpot-taken ook synchroniseren met een subagenda, zodat HubSpot-taken in je Google- of Office 365-agenda verschijnen. Lees meer over het synchroniseren van je HubSpot-taken met je agenda.

Toegangsrechten voor de agendaweergave instellen (BETA)

Als je je hebt aangemeld voor de 'Agendagegevens bekijken bij het boeken van vergaderingen namens andere gebruikers' , kun je kiezen of je interne vergaderdetails wilt weergeven of verbergen wanneer collega’s namens jou vergaderingen boeken. Met andere woorden: wanneer een andere gebruiker namens jou een vergadering boekt, kan deze ofwel de details van de bestaande afspraken in je agenda zien, ofwel alle bestaande afspraken zien die simpelweg als ‘bezet’ worden weergegeven.

Let op: als je een superbeheerder bent, kun je je account aanmelden voor de 'Kalenderdetails weergeven bij het boeken van vergaderingen namens andere gebruikers' .

Om je machtigingen voor de agendaweergave aan te passen nadat je je hebt aangemeld voor de bèta:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in de linkerzijbalk, onder'Uw voorkeuren', op'Algemeen'.
3. Klik bovenaan op'Agenda'.
4. Klik onder'Accountinstellingen' op het vervolgkeuzemenu'Toegangsrechten voor de agendaweergave '.
5. Selecteer'Alle details weergeven' om alle details van uw bestaande afspraken weer te geven.
6. Om de details van je bestaande afspraken te verbergen, selecteer je 'Weergeven als bezet (privé)'.
7. Nadat u uw keuze hebt gemaakt, klikt u onderaan op 'Opslaan '. 

Schakel pagina's voor het plannen van vergaderingen in en koppel beschikbaarheidskalenders

Standaard is het selectievakje ‘Pagina’s voor het plannen van vergaderingen’ aangevinkt wanneer je je Google Agenda of Office 365-agenda koppelt aan HubSpot. Als dit is aangevinkt, kun je een persoonlijke planningspagina maken waarmee mensen beschikbare tijden rechtstreeks in de primaire agenda van je account kunnen boeken.

Je kunt vervolgens extra agenda's koppelen aan je geïntegreerde agenda, zodat HubSpot je beschikbaarheid in elke agenda controleert voordat beschikbare tijden aan je prospects worden getoond. Lees meer over het aanmaken van een pagina voor het plannen van vergaderingen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Algemeen'.
3. Klik op het tabblad 'Agenda '.
4. Vink het selectievakje 'Pagina's voor het plannen van vergaderingen ' aan.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Beschikbaarheidskalenders' en selecteer eventuele extra kalenders.
6. Klik op 'Opslaan'.

Als je de toegang tot een van je agenda's verliest, kunnen contactpersonen geen afspraken met je boeken, zelfs als je andere geïntegreerde agenda's hebt. In plaats daarvan ontvang je een e-mail waarin staat dat iemand probeert een afspraak met je te boeken. Je kunt dan de eigenaar van de agenda vragen om je weer toegang te geven of de inactieve agenda uit je instellingen verwijderen.

Om inactieve agenda’s te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Algemeen'.
3. Klik op het tabblad 'Kalender '.
4. Om de kalender uit je instellingen te verwijderen, klik je op de X naast de inactieve kalender.

De URL en de standaardpagina van je afsprakenpagina bewerken

In je agenda-instellingen in HubSpot kun je de URL van je afsprakenpagina wijzigen die wordt gebruikt voor elke afsprakenpagina die je voortaanaanmaakt. Je kunt ook de standaard afsprakenpagina wijzigen die wordt gebruikt bij het invoegen van afspraaklinks ine-mailsjablonen voor de verkoop.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naarAlgemeen.
3. Klik op hettabblad 'Agenda'.
4. Wijzig deURL in hetveld 'URL van vergaderingen'. Wijzigingen in de URL van uw planningspagina zijn vanaf dat moment van toepassing op alle nieuwe planningspagina's, maar hebben geen invloed op de URL's van bestaande planningspagina's.
5. Om een andere standaardplanningspagina te selecteren, klikt u op hetvervolgkeuzemenu ‘Standaardvergaderlink’.

Planpagina’s hosten op een aangepast domein

Let op: elke gebruiker kan afsprakenpagina’s hosten op elk aangepast domein dat is gekoppeld in de domeinbeheerder. 

U kunt uw eigen aangepaste domein gebruiken voor uw afsprakenpagina's om uw merk te weerspiegelen en ervoor te zorgen dat formuliervelden automatisch worden ingevuld met informatie uit eerdere formulierinzendingen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Algemeen'.
3. Klik op het tabblad 'Agenda '.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vergaderingsdomein' en selecteer een aangepast domein waarop u uw planningspagina's wilt hosten in plaats van een HubSpot-adres. Alleen domeinen die in uw domeinbeheerder zijn gekoppeld, worden weergegeven in het vervolgkeuzemenu waaruit u kunt kiezen.

Zodra u uw domein hebt gewijzigd, worden al uw vergaderlinks bijgewerkt. Eerder verzonden links blijven ook via hun oude locaties toegankelijk.

Als u wilt voorkomen dat zoekmachines afsprakenpagina’s op aangepaste domeinen indexeren, kunt u “Disallow: /meetings*” toevoegen aan uw robots.txt-bestand.

Let op: als u een aangepast domein gebruikt, moet de URL nog steeds een andere slug hebben dan de bestaande afsprakenpagina op andere domeinen.

Bijvoorbeeld: http://yourcustomname.com/meetings/example en http://app.hubspot.com/meetings/example worden als hetzelfde beschouwd, dus je kunt http://yourcustomname.com/meetings/example niet gebruiken als http://app.hubspot.com/meetings/example al bestaat.

Je planningspagina’s uitschakelen

Je kunt je eigen afsprakenpagina's uitschakelen zonder ze te verwijderen. Wanneer je je afsprakenpagina's uitschakelt, zijn alle vergaderlinks die aan jouw gebruikersaccount zijn gekoppeld niet langer toegankelijk. Als je naar een van deze links navigeert, wordt er een foutmelding weergegeven. Voordat je je afsprakenpagina's uitschakelt, is het aan te raden om je individuele vergaderlinks van je website en uit je e-mailhandtekening te verwijderen.

Om al je eigen afsprakenpagina’s uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Algemeen'.
3. Klik op het tabblad 'Agenda '.
4. Klik in het gedeelte 'Afspraakpagina's ' op 'Uitschakelen'.
5. Om je afsprakenpagina's weer in te schakelen, klik je op 'Inschakelen'.

Voeg een afspraaklink toe aan je chatwidget

U kunt een vergaderlink opnemen in de chatwidget, zodat bezoekers tijdens een chatgesprek toegang hebben tot uw afsprakenpagina en een afspraak met u kunnen maken.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Algemeen'.
3. Klik op het tabblad 'Agenda '.
4. Selecteer in het gedeelte 'Chatprofiel ' het selectievakje 'Een link naar uw boekingspagina voor vergaderingen opnemen in het chatvenster '.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Chat-vergaderlink' en selecteer een vergaderlink.

Klik op 'Opslaan' wanneer je klaar bent met het aanpassen van de instellingen van je vergadertool. Ontdek hoe je een afsprakenpagina kunt maken of bewerken, deze kunt delen met je contacten en de instellingen van de gekoppelde agenda en afsprakenpagina kunt aanpassen.