Meetings

Creëer een link voor teamvergaderingen

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Sales Hub  Starter, Professional, Enterprise
Service Hub  Starter, Professional, Enterprise

Met de tool Vergaderingen kunt u een link voor teamvergaderingen aanmaken, zodat contactpersonen tijd met u en uw team kunnen boeken. Teamvergadering links geven de beschikbaarheid van de agenda weer voor meerdere teamleden.

Er zijn twee mogelijkheden om andere teamleden in vergaderingen op te nemen:

  • Groepsbeschikbaarheid: deze teammeetingslink toont de tijdvensters waar alle geselecteerde teamleden beschikbaar zijn om te vergaderen. Gebruik deze optie om een contactpersoon te helpen bij het boeken van een vergadering met meer dan één lid van uw team tegelijk.
  • Round Robin Availability: deze teammeetingslink toont de individuele beschikbaarheid van alle geselecteerde teamleden. Gebruik deze optie om een contactpersoon te helpen bij het boeken van een vergadering met een teamlid waarvan de beschikbaarheid het beste aansluit bij hun agenda.

Maak een groep of Round Robin Availability meetings link aan.

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Klik in de rechterbovenhoek op de link Vergadering aanmaken en selecteer vervolgens Team.
  • Selecteer het vergaderingstype dat je wilt aanmaken: Group Availability of Round Robin Availability.

team-type

  • In de sectie Teamleden die verschijnt, klikt u op het dropdown menu en selecteert u een teamlid om aan uw vergadering toe te voegen.
  • Als je een Round Robin meetings link aanmaakt, kun je ervoor kiezen om de boekingspagina van de contactpersoon te tonen wanneer de bekende contactpersoon een vergadering boekt met deze link. Om dit te doen, selecteer je het selectievakje Als het contact eigendom is, toon je de agenda van de eigenaar. Lees meer over hoe deze instelling de beschikbaarheid van vergaderingen beïnvloedt.

Let op: je teamlid moet een toegewezen Sales Hub of Service Hub plaats en hebben een gekoppelde kalender voordat ze kunnen worden toegevoegd aan een Groep of Round Robin Availability meetings link.

U kunt op het dashboard van de vergadering bekijken welke teamvergadering links waar u deel van uitmaakt. In de kolom Type zie je een groeps- of Round Robin-label naast de vergaderingslink, en de naam van de eigenaar staat onder het label.

view-team-meeting-links

Let op: als de vergaderingslink eenmaal is aangemaakt, kan de gebruiker die een Group Availability meeting link heeft aangemaakt niet meer worden verwijderd uit de link. Echter, een gebruiker die een Round Robin vergadering link heeft aangemaakt kan zichzelf verwijderen als lid van de link.

Hoe de beschikbaarheid van groeps- of Round Robin-vergaderingen werkt

Bij het creëren van een Groep of Round Robin Availability bijeenkomst, zal uw prospect specifieke tijden zien, afhankelijk van het type bijeenkomst.

  • Groep Availabileugenaar: HubSpot controleert automatisch de aangepaste beschikbaarheid die u in de vergaderingslink Beschikbaarheidsinstellingen hebt ingesteld ten opzichte van de geïntegreerde agenda's van de geselecteerde teamleden en blokkeert drukke tijden. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde kalenders heeft, zal HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid controleren aan de hand van alle kalenders.
    • Wanneer u een vergadering boekt met behulp van een link Groepsbeschikbaarheidsvergaderingen, kunnen de contactpersonen elk moment selecteren wanneer alle geselecteerde teamleden beschikbaar zijn.
    • Wanneer een contactpersoon op de vergaderlink klikt, kan hij of zij een tijdstip selecteren en vervolgens zijn of haar gegevens toevoegen om de vergadering te boeken. De maker van de vergadering ontvangt een notificatie en de vergadering verschijnt op de agenda van elke deelnemer.
  • Round Robin Availability: HubSpot controleert automatisch de aangepaste beschikbaarheid die u in de link Beschikbaarheidsinstellingen van de vergaderingen hebt ingesteld, vergeleken met de geïntegreerde agenda's van de geselecteerde teamleden en blokkeert drukke tijden. wanneer geen van de geselecteerde teamleden beschikbaar is. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde kalenders heeft, zal HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid controleren aan de hand van alle kalenders.
    • Bij het boeken van een vergadering met behulp van een Round Robin Availability meetings link, kunnen contactpersonen Selecteer een tijdstip waarop één van de geselecteerde teamleden beschikbaar is.
    • Als een contactpersoon klikt op de vergadering link, kunnen ze een tijd selecteren en vervolgens hun gegevens toevoegen om de vergadering te boeken. Het teamlid dat beschikbaar is tijdens de geselecteerde tijd zal worden geboekt voor de vergadering en een melding te ontvangen. De vergadering zal op hun kalender verschijnen.
    • Als u de optie Als contactpersoon hebt geselecteerd, laat dan de agenda-instelling van de eigenaar zien, wanneer een contactpersoon een vergadering boekt, zal hem/haar worden gevraagd om zijn/haar e-mailadres in te voeren. Als ze een eigen contactpersoon zijn in uw account, zal de boekingspagina van de eigenaar worden weergegeven. Houd rekening met de volgende voorwaarden bij het gebruik van deze instelling:
      • Als het contact is eigendom en de eigenaar is een betaalde Sales Hub of Service Hub gebruiker met vergaderingen ingesteld, maakt deel uit van deze Round Robin link, en is beschikbaar om te voldoen, zal de tool de beschikbare tijden aangegeven in de Round Robin link, niet de standaard persoonlijke vergaderingen van de eigenaar link weergeven.
      • Als het contact eigendom is en de eigenaar is een betaalde Sales Hub of Service Hub gebruiker met vergaderingen opgezet, maakt deel uit van deze Round Robin link, en is niet beschikbaar, dan zal het contact geen beschikbaarheid zien en zal in plaats daarvan gevraagd worden of ze hun eigenaar willen e-mailen.
      • Als het contact eigendom is, maar de eigenaar is geen betaalde Sales Hub of Service Hub gebruiker met vergaderingen opgezet of maakt geen deel uit van deze Round Robin link, dan zal de Round Robin link werken zoals gebruikelijk, waarbij de beschikbaarheid voor alle teamleden op de link wordt weergegeven.
      • Als er meerdere gebruikers op de vergadering link beschikbaar zijn tijdens de geselecteerde tijd en de Als contactpersoon is eigenaar, toon eigenaar agenda optie is niet geselecteerd, dan zal een gebruiker worden geselecteerd voor de vergadering in het wilde weg.