Gebruik Mobile Notetaker om vergaderingen op te nemen met de mobiele HubSpot-app

Als je vergaderingen opneemt met de mobiele HubSpot-app, kun je met één tik vanaf het startscherm of vanuit bestaande vergaderafspraken beginnen met opnemen. Gebruikers kunnen offline opnemen en de opname koppelen aan de bijbehorende vergadering en het CRM-record zodra ze weer online zijn. Na het opnemen kun je transcripties, AI-samenvattingen en aanbevelingen voor vervolgstappen direct in de mobiele app bekijken.

Let op: Notetaker is geen dienst die onder de regelgeving voor gevoelige gegevens valt en biedt geen ondersteuning voor beschermde gezondheidsinformatie (PHI). Als je PHI wilt verwerken, meld je dan aan voor de Notetaker Bot voor HIPAA bèta aan.

Stel opname met één tik in voor de mobiele HubSpot-app

Om persoonlijke vergaderingen op te nemen met de mobiele HubSpot-app, voer je de volgende stappen uit vanuit je HubSpot-desktopweergave:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik links onder'Tools' op 'Opname & transcriptie'.
   • Zet de schakelaar 'Gespreksopname'aan.
   • Zet de schakelaar 'Transcriptie en analyse'aan.
3. Klik links onder'Accountbeheer' op'AI '.
   • Zet de schakelaar'Geef gebruikers toegang tot generatieve AI-tools en -functies' aan.
   • Zet de schakelaar'CRM-gegevens ' aan.
   • Zet de schakelaar'Gegevens over klantgesprekken ' aan.
4. Klik links op'Gegevensvastlegging ' onder'Gegevensbeheer'.
   • Vink bovenaan het selectievakje'Slimme gegevensvastlegging gebruiken ' aan.
   • Configureer uw instellingen voorautomatische aanbevelingen voor Notetaker.

Vergaderingen opnemen

1. Open deHubSpot-app op je mobiele apparaat.
2. Om vanaf het startscherm te beginnen met opnemen:
   • Als je startscherm is ingesteld op de Sales-ervaring, tik je rechtsboven op hetmicrofoonpictogram.
   • Als jestart scherm niet is ingesteld op deSales- ervaring:
     • Tik linksboven op het horizontaal menu-pictogram.
     • Tik bovenaan op'Geselecteerde ervaring'. Tik vervolgens op'Verkoop'.
     • Tik op hetstartscherm rechtsboven op hetmicrofoonpictogram.
3. Om de opname te starten vanuit een bestaande vergaderafspraak:
   • Tik op hetstartscherm linksboven op het menupictogram.
   • Tik in de linkerzijbalk op Vergaderingen.
   • Tik op denaam van de vergadering.
   • Tik in het vergaderrecord op'Opnemen ' naast'Mobile Notetaker'.
4. Om de opname te starten vanuit een gekoppeld CRM-record:
   • Tik op hetstartscherm linksboven op het menupictogram.
   • Tik in de linkerzijbalk op het objecttype (bijv. Contacten).
   • Gebruik de zoekbalk om het record te vinden en tik vervolgens op denaam van het record.
   • Zoek in het record de vergadering onder het tabbladActiviteit. Tik vervolgens opOpnemen naastMobile Notetaker.
5. Als dit de eerste keer is dat je een gesprek opneemt, tik je in het dialoogvenster op‘Toestaan’ om HubSpot toegang te geven tot je microfoon.
6. Notetaker begint onmiddellijk met opnemen.

7. Om te kiezen of je de opname wilt opslaan en een transcriptie voor je vergadering wilt genereren:
   • Tik bovenaan op'Opname opslaan'.
   • Om een vergadering te loggen zonder de audio-opname op te slaan of een transcript te genereren, zet je de schakelaar'Opname opslaan' uit.
   • Om de audio-opname op te slaan en een transcript te genereren, zet je de schakelaar'Opname opslaan' aan.
   • Mobile Notetaker onthoudt uw meest recente keuze voor de optie 'Opname opslaan' en houdt die keuze standaard geselecteerd voor toekomstige vergaderingen.

Let op: wanneer de schakelaar ‘Opname opslaan’ is uitgeschakeld, genereert Mobile Notetaker alleen een AI-samenvatting van de vergadering. De audio-opname wordt niet opgeslagen, er wordt geen transcript gegenereerd, er worden geen vervolgacties aanbevolen en er worden geen CRM-updates voorgesteld.

8. Om de opname te pauzeren, tikt u onderaan op de pauzeknopvanplayerPauseIcon.
9. Om de opname te hervatten, tikt u onderaan op deopname-knop.
10. Om de opname te verwijderen, tikt u onderaan op de knopVerwijderen. Tik vervolgens in het dialoogvenster opVerwijderen.
11. Om de opname te beëindigen, tikt u onderaan op de knop'Voltooien' (successIcon).

Opnamegegevens en koppelingen bewerken

Nadat een opname is voltooid, kun je de naam en andere details van het vergaderingsverslag bewerken en het koppelen aan CRM-records.

Let op: als je de vergadering offline hebt opgenomen, kun je de opname beluisteren en de naam van de vergadering bewerken terwijl je nog steeds offline bent. Je moet verbinding maken met internet voordat je de vergadering aan CRM-records kunt koppelen.

1. Om de opname af te spelen, tikt u op deplayerPlayonderaan.
2. Om de naam van de opname te bewerken:
   • Tik op hetverticalMenu-pictogram metde drie verticale puntjes rechts van de opname.
   • Voer vervolgens in het dialoogvenster eennaamin en tik op'Opslaan'.
3. Om de opname te koppelen aan een bestaande, geplande vergadering:
   • Tik rechtsonder op het pictogram 'Meer '. Tik vervolgens op'Een geplande vergadering kiezen'.
   • Tik in de agenda op een bestaandegeplande vergadering.
   • Om in aanmerking te komen voor selectie, moet de geplande vergadering rechtstreeks via HubSpot zijn aangemaakt (d.w.z. niet gesynchroniseerd vanuit een agenda van een derde partij).
   • Bewerk de details en koppelingen van het record van de geplande vergadering.
4. Om de opname als een nieuwe vergadering te registreren:
   • Tik rechtsonder op het pictogram 'Meer '. Tik vervolgens op'Een vergadering vastleggen'.
   • Bewerk de gegevens en koppelingen van het nieuwe vergaderrecord.

Vergaderingsdetails en koppelingen bewerken

Nadat je een opname aan een geplande vergadering hebt gekoppeld of een nieuwe vergadering hebt geregistreerd, kun je de details van dat vergaderingsverslag aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld een beschrijving toevoegen, een vergaderresultaat selecteren of het vergaderingsverslag koppelen aan CRM-records.

1. Om een beschrijving van de vergadering toe te voegen, tik je op het veld‘Beschrijf de vergadering...’ en voerje tekst in.
   • Om een afbeelding toe te voegen, tik je op het camerapictogram. Kies vervolgens debron van de afbeelding en selecteer de afbeelding.
   • Om een bijlage toe te voegen, tik je op het pictogram'Bijlage toevoegen'. Kies vervolgens debron van de bijlage en selecteer hetbestand.
   • Om specifieke gebruikers te vermelden, tik je op het 'vermelden'-pictogram (ampersand ) en selecteer je een gebruiker.
2. Om een opvolgingstaak voor de vergadering aan te maken, tik je op de knop'Opvolgingstaak '.
   • Om het tijdstip van de follow-up aan te passen, tik je op 'Follow-up in' en maak je vervolgens je keuzes.
   • Tik rechtsboven op'Opslaan '.
3. Tik op de knoppen'Type vergadering' en'Resultaat van de vergadering' om een type en een resultaat voor de opgenomen vergadering te selecteren.
4. Tik op de knoppen'Duur' en'Datum/tijd' om de specifieke tijdsgegevens aan te passen die voor de opgenomen vergadering worden opgeslagen.
5. Om de vergadering te koppelen aan CRM-records:
   • Tik onderaan op de knop 'Koppelen aan '.
   • Tik op het type record en vink vervolgens deselectievakjes aan naast de records die u wilt koppelen. Tik daarna rechtsboven op'Gereed '.
   • U kunt de opname koppelen aan meerdere records van verschillende typen.
   • Als u klaar bent met het selecteren van records om te koppelen, tikt u rechtsboven op'Toepassen '.
6. Als je klaar bent met het bewerken van de vergadergegevens, tik je rechtsboven op 'Opslaan '.

Bestaande opnames bekijken

Om de opnames te openen die je met de mobiele app hebt gemaakt:

1. Open deHubSpot-app op je mobiele apparaat.
2. Tik linksboven op het menupictogram.
3. Tik aan de linkerkant op Mobile Notetaker.
4. Vanuit de lijst met opnames kun je afzonderlijke opnames bekijken en bewerken door de bovenstaande instructies te volgen.

Opnames en aanbevolen acties bekijken

Nadat u de opname als vergadering hebt geregistreerd, verwerkt Mobile Notetaker de audio om een transcript en aanbevelingen voor vervolgstappen te genereren. Zodra de samenvatting van de vergadering klaar is, kunt u een pushmelding ontvangen met een link naar het tabblad 'Samenvatting' van de vergadering. Lees hoe u uw mobiele meldingen kunt beheren.

Om de vergadering, het transcript en de gegenereerde aanbevelingen voor vervolgstappen te bekijken:

1. Open deHubSpot-app op je mobiele apparaat.
2. Tik linksboven op het menupictogram.
3. Tik links op Mobile Notetaker.
4. Tik onderaan de betreffende opname op 'Geregistreerde vergadering aangemaakt'.
5. Vanuit de opgenomen vergadering kunt u:
   • De vergaderdetails bekijken en bewerken.
   • Het transcript van de vergadering bekijken.
   • De aanbevolen vervolgacties uitvoeren.
6. Om de beschrijving van de vergadering te bewerken of de koppelingen van de vergadering aan te passen:
   • Tik rechtsboven op het pictogramverticalMenude drie verticale puntjes. Tik vervolgens opBewerken.
   • Pas de vergaderdetails naar wensaan.
   • Als je klaar bent met het bewerken van de vergadergegevens, tik je rechtsboven op'Opslaan '.
7. Om het geregistreerde vergaderverslag te delen, tikt u rechtsboven op het pictogramverticalMenude drie verticale puntjes. Tik vervolgens op'Delen'.
8. Om het opgeslagen vergaderverslag te verwijderen:
   • Tik rechtsboven op het pictogramverticalMenudrie verticale puntjes. Tik vervolgens op'Verwijderen'.
   • Tik in het dialoogvenster op'Verwijderen'.

Bekijk en bewerk de vergaderdetails

1. Tik bovenaan de geregistreerde vergadering op‘Details ’.

2. Om het vergadertype of de uitkomst van de vergadering aan te passen, tikt u op'Vergadertype' of'Uitkomst van de vergadering' en vervolgens op de gewenste waarde.
3. Om de details van een gekoppeld record te bekijken:
   • Tik onder 'Koppelingen' op hetrecord.
   • Om terug te keren naar de geregistreerde vergadering, tikt u linksboven opSluiten.
4. Om interne opmerkingen aan het vergaderrecord toe te voegen:
   • Tik onderaan op 'Een opmerking toevoegen '.
   • Voer jeopmerking in het tekstvak in. Tik op hetmentionIcon(het ampersand-teken ) en tik op eengebruiker om deze te vermelden. Tik op het'verzenden'-sendIconom je opmerking toe te voegen.
   • Als je klaar bent met het toevoegen van opmerkingen, tik je linksboven op'Sluiten '.

Bekijk de opname en het transcript

1. Tik bovenaan de geregistreerde vergadering op‘Bekijken ’.

2. Gebruik bovenaan deafspeelknoppen om de opgenomen vergadering te beluisteren.
3. Bekijk een door AI gegenereerde samenvatting van de vergadering onder'Vergadernotities'. Terwijl u de samenvatting bekijkt, kunt u deze delen via e-mail of door deze te kopiëren:
   • Om de samenvatting via e-mail te delen, tikt u op 'E-mail'. De samenvatting wordt dan aan de tekst van de e-mail toegevoegd.
   • Om de tekst van de samenvatting te kopiëren, tikt u op 'Kopiëren'.
4. Bekijk het transcript onder'Transcript'.

Voer de aanbevolen vervolgacties uit

1. Tik bovenaan de geregistreerde vergadering op'Acties '.

2. Bekijk onder'Actiepunten bekijken' de voorgestelde vervolgacties.
3. Bekijk onder'CRM-eigenschappen bijwerken' de voorgestelde updates voor CRM-eigenschappen in relevante gekoppelde records. Lees hoe u de instellingen voor automatische aanbevelingen voor Notetaker kunt configureren.

Let op: suggesties voor het bijwerken van CRM-eigenschappen verschijnen alleen bij opnames die langer zijn dan tien seconden.