Gebruik de omzettools van HubSpot voor uw bedrijf

Gebruik de omzettools van HubSpot om het betalingsproces – van offerte tot incasso – binnen HubSpot te beheren. Ontdek hoe u deze tools voor uw bedrijf kunt inzetten.

Zelfstandige ondernemer: incasseer eenmalige betalingen

Bedrijfsscenario: je verkoopt losse diensten of kleine projecten (bijvoorbeeld als freelance ontwerper of consultant) en wilt op een snelle manier online betalingen ontvangen zonder aparte factureringstools of ingewikkelde abonnementen te hoeven beheren.

Handige tools en processen voor omzetbeheer

• Betalingslinks: maak herbruikbare betalingslinks voor je standaardaanbiedingen (bijvoorbeeld een consultatiesessie van een uur of een websitebeoordeling). Deel ze viae-mail, op je website of in follow-ups na vergaderingen.
• Facturen: gebruik facturen wanneer een klant een formeel document nodig heeft voor zijn boekhouding of om een inkooporder te koppelen. Deel deze rechtstreeks vanuit HubSpot.
• Records: betalingen en facturen worden gesynchroniseerd met het CRM, zodat u de betalingsstatus van alle klanten op één plek kunt bekijken.
• Rapporten: gebruik betalings- en factuurrapporten om te controleren welke klanten deze week of maand hebben betaald, en neem contact op met iedereen die achterstallig is.

Deze opzet houdt het factureringsproces eenvoudig, terwijl je toch een duidelijk overzicht hebt van je omzet en klantgeschiedenis in HubSpot.

Klein serviceteam: beheer vaste opdrachten en doorlopend werk

Zakelijk scenario: je runt een klein bureau of serviceteam met doorlopende retainer-overeenkomsten (bijvoorbeeld maandelijkse marketingdiensten of IT-ondersteuning). Je hebt behoefte aan voorspelbare, terugkerende facturering die klanten verschillende betalingsopties biedt.

Handige tools en processen voor inkomsten

• Contracten: centraliseer inkomsten in een contract. Kies ervoor om rechtstreeks contracten aan te maken, of maak offertes aan en schakel de instelling in om automatisch offertes aan te maken op basis van contracten.
• Offertes: maak een offerte voor een lead waarin de diensten en de factureringsfrequentie (bijvoorbeeld maandelijks) worden vermeld.
• Facturen en abonnementen: wanneer de lead de eerste factuur uit de offerte ondertekent en betaalt, maakt HubSpot een abonnement aan waarmee de klant maandelijks wordt gefactureerd, door:
  • de opgeslagen betaalmethodeautomatisch te belasten;
  • door terugkerende facturen te versturen die hij online kan betalen.

Let op: als je bent aangemeld bij de bèta van Direct Create, Edit en Renew HubSpot Contracts , of als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld en je deelneemt aan de bèta van 'Connected CPQ, Billing, and Payments', wordt doorlopende facturering beheerd via contracten. Lees meer over deze instelling.

• Records: houd actieve, opgezegde of achterstalligeabonnementen en betalingen bij in HubSpot.
• Rapporten: gebruik rapporten met omzetanalyses om de maandelijkse terugkerende omzet (MRR), aanstaande verlengingen en opgezegde abonnementen bij te houden, zodat je tijdig actie kunt ondernemen en downgrades of opzeggingen kunt voorkomen.

Deze opzet vermindert het handmatige factureringswerk voor je team en maakt de omzet voorspelbaarder, terwijl tegelijkertijd aan de betalingsvoorkeuren van klanten wordt voldaan.

Grotere organisatie: standaardiseer het ‘quote-to-cash’-proces binnen een verkoopteam

Bedrijfsscenario: u hebt een groeiend verkoopteam dat deals of pakketten met meerdere componenten verkoopt (bijvoorbeeld software plus diensten). U wilt een consistent ‘quote-to-payment’-proces met goedkeuringen, duidelijke voorwaarden en betrouwbare rapportage over facturen, betalingen en abonnementen.

Handige tools en processen voor inkomstenbeheer

• Offertes: verkopers maken offertes op basis van deals met behulp van vooraf opgestelde sjablonen die de standaardvoorwaarden van je bedrijf, je huisstijl en productregels uit de productbibliotheek bevatten.
• Contracten: op basis van een geaccepteerde offerte wordt een contractrecord aangemaakt. Contracten vormen de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet in HubSpot.
• Facturen, betalingen en abonnementen: voor eenvoudige, eenmalige deals wordt via de offerte één betaling geïnd en worden automatisch een factuur en een betalingsrecord aangemaakt in HubSpot. Voor deals in meerdere fasen of terugkerende deals genereren offertes eenmalige facturen (bijv. voor implementatie) en abonnementen (bijv. voor doorlopende licenties of retainer-overeenkomsten).

Let op: als je bent aangemeld bij de Direct Create, Edit en Renew HubSpot Contracts , of als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld en je deelneemt aan de bèta van 'Connected CPQ, Billing, and Payments', wordt doorlopende facturering beheerd via contracten. Lees meer over deze instelling.

• Goedkeuringen van offertes: als een offerte een grote korting of een ongebruikelijke voorwaarde bevat, wordt er vóór verzending een goedkeuringsproces in gang gezet, zodat de vereiste controle door financiële teams of het verkoopleiderschap wordt gewaarborgd.
• Tools voor omzetbeheer: koppel offertes aan betalingen, facturen en abonnementen om het proces van offerte tot betaling in HubSpot mogelijk te maken.
• Rapporten: combineer rapporten over betalingen, facturen, offertes en abonnementen om inzicht te krijgen in hoe je verkooppijplijn wordt omgezet in daadwerkelijke omzet.
• Omzetanalyses: omzetoperaties- en financiële teams kunnen omzetanalyses gebruiken om statistieken te vergelijken, zoals verzonden versus geaccepteerde offertes, gefactureerde versus geïnde omzet, en nieuwe versus opgezegde abonnementen in de loop van de tijd.

Dit biedt je één consistent proces, van het opstellen van een offerte tot het innen van de betaling. Het geeft je ook duidelijker inzicht in hoe gesloten en gewonnen deals daadwerkelijke omzet genereren.