Inzicht in de opt-out-kennisgevingen voor de verrijkingsdataset van HubSpot

Wanneer u gebruikmaakt van de functies voor gegevensverrijking van HubSpot, kunt u opt-out-meldingen ontvangen voor contactpersonen in uw CRM waarvan de gegevens ook in de commerciële dataset van HubSpot zijn opgenomen. Deze meldingen betekenen dat de betrokkene rechtstreeks contact heeft opgenomen met HubSpot en HubSpot heeft gevraagd om zijn of haar professionele gegevens uit die dataset te verwijderen.

Lees hieronder waarom deze meldingen worden verzonden, welke gevolgen opt-outs hebben voor verrijkte CRM-gegevens en welke best practices je kunt toepassen om te blijven voldoen aan de vereisten op het gebied van gegevensbescherming.

Waarom je een opt-outmelding voor gegevensverrijking hebt ontvangen

Bij het verrijken van contact- en bedrijfsrecords maakt HubSpot gebruik van zijn eigen commerciële dataset, externe leveranciers en openbaar beschikbare bronnen op internet om aanvullende kenmerken te vinden die kunnen worden ingevuld of bijgewerkt. Personen kunnen zich uit deze database afmelden door rechtstreeks contact op te nemen met HubSpot en aan te geven dat ze niet willen dat hun professionele gegevens worden gebruikt voor het verrijken van contact- of bedrijfsrecords.

Gegevensbeschermingswetgeving verplicht HubSpot om de gegevens van de betrokkene te verwijderen en klanten die deze eerder hebben ontvangen hiervan op de hoogte te stellen. De opt-outmelding bevestigt dat HubSpot de verrijkingsgegevens van de betrokkene heeft verwijderd en deze niet langer gebruikt voor verrijkingsdoeleinden.

Contactpersonen kunnen zich op de volgende manieren hebben afgemeld:

• Een contactpersoon vult het formulier ‘Privacyvoorkeuren’ van HubSpot in en vinkt daarbij het selectievakje ‘Verwijder uw gegevens uit de commerciële dataset van HubSpot ’ aan.
• In sommige landen of regio’s (zoals de EU) is HubSpot verplicht om contactpersonen die inwoner zijn van die landen via e-mail te informeren wanneer zij worden opgenomen in de commerciële dataset. Een contactpersoon kan de stappen volgen die in de e-mail staan vermeld om zich af te melden.

Wat gebeurt er als iemand zich afmeldt?

Wanneer een contactpersoon zich afmeldt voor de verrijkingsdataset van HubSpot, gebeurt het volgende:

• HubSpot verwijdert zijn gegevens uit de verrijkingssystemen.
• HubSpot stelt accounts die eerder verrijkingsgegevens voor dat contactpersoon hebben ontvangen, op de hoogte dat de contactpersoon zich heeft afgemeld.
• De verrijking voor dat contact wordt stopgezet.
• Contacten die zich hebben afgemeld, krijgen een eigenschap met de naam 'enrichment opt out'.

Hoe afmeldingen uw CRM-gegevens beïnvloeden

Het ontvangen van een afmeldingsbericht leidt niet tot het verwijderen van het contact of de gegevens uit uw HubSpot-account. Het volgende gebeurt:

• Gegevens die u via verrijking hebt ontvangen, blijven ongewijzigd in uw account.
• Gegevens die u of uw team handmatig hebt toegevoegd, blijven ongewijzigd in uw account.
• Toekomstige updates van de verrijkingswaarde voor dat contact in uw account worden stopgezet.

Als u gegevens over dit contact hebt verzameld los van verrijking (bijvoorbeeld via een ingevuld formulier of directe interactie), kunt u die gegevens mogelijk behouden. Voor gegevens die u uitsluitend via verrijking hebt ontvangen, raden we u aan om samen met uw juridische afdeling te beoordelen of u een afzonderlijke grondslag hebt om deze te blijven gebruiken.

Verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens bekijken en beheren

Wanneer u een opt-out-melding ontvangt voor een contactpersoon in uw CRM, verwijdert HubSpot de gegevens van die contactpersoon uit de commerciële dataset van HubSpot. Superbeheerders worden op de hoogte gesteld wanneer dergelijke verzoeken binnenkomen. De verrijkingsgegevens die eerder aan het contactrecord zijn toegevoegd, blijven in uw HubSpot-account staan.

Bekijk meldingen over in behandeling zijnde verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens

Wanneer iemand contact opneemt met HubSpot om zijn of haar persoonsgegevens te laten verwijderen, ontvang je automatisch een e-mailmelding met het onderwerp: Actie vereist: Verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens in afwachting.

In de e-mail wordt je gevraagd het verzoek toe te wijzen aan een gebruiker in je HubSpot-instellingen voor gegevensprivacy. Je kunt ook een automatische actie voor deze verzoeken instellen. Lees meer over het beheren van verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens.

Verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens beheren

Je hebt de volgende opties om verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens te beheren:

• Handmatig: wijs verzoeken toe aan superbeheerders om elk verzoek handmatig te controleren en af te handelen. Als je verzoeken handmatig wilt afhandelen, controleer dan of de instelling voor automatische actie is uitgeschakeld. Nadat de verrijkte gegevens zijn verwijderd, wordt er automatisch een tijdlijngebeurtenis voor de verwijdering aangemaakt.
• Automatisch: schakel de instelling in om verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens automatisch af te handelen. Als deze instelling is ingeschakeld, worden de verrijkte gegevens automatisch uit je account verwijderd wanneer een contactpersoon een verzoek tot gegevensverwijdering indient. Nadat de verrijkte gegevens zijn verwijderd, ontvang je een e-mailmelding. Er wordt ook automatisch een tijdlijngebeurtenis voor de verwijdering aangemaakt.

Als u vragen heeft over hoe de wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is op uw specifieke situatie, overleg dan met uw juridische afdeling om te bepalen wat de juiste vervolgstappen zijn.

Veelgestelde vragen

Wordt het contact uit mijn CRM verwijderd als ik de verrijkte gegevens verwijder?

Nee. Het contactrecord blijft in uw account staan. Alleen de door HubSpot verstrekte verrijkingsgegevens worden verwijderd.

Als een contactpersoon verzoekt om verwijdering van zijn of haar gegevens uit de verrijkingsdataset, betekent dit dan dat hij of zij zich ook heeft afgemeld voor het ontvangen van marketingcommunicatie vanuit mijn account?

Nee. Het verzoek om gegevens uit de verrijkingsdataset te verwijderen staat los van abonnementen op marketingmails of andere CRM-voorkeuren.

Blijft de verrijking nog steeds werken voor andere contacten?

Ja. De verrijking blijft normaal functioneren voor andere in aanmerking komende contactpersonen en bedrijven.

Kan een contactpersoon later opnieuw worden verrijkt?

Nee. Zodra een persoon uit de commerciële dataset van HubSpot is verwijderd, zullen toekomstige verrijkingsverzoeken geen gegevens meer opleveren voor dat contact.

Volgende stappen

• Privacybeleid van HubSpot
• Overzicht en functies van gegevensverrijking
• Veelgestelde vragen over gegevensverrijking
• Contactgegevens exporteren
• Een contactpersoon definitief verwijderen