Workflows creëren

Gebruik workflows om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Je kunt records automatisch registreren op basis van registratiecriteria en vervolgens actie ondernemen op je records.

U kunt bijvoorbeeld alle contactpersonen registreren die een bepaald formulier hebben ingediend, vervolgens een marketinge-mail sturen en deze contactpersonen aan een gebruiker toewijzen. Je kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon. Het is aan te raden om de workflowbibliotheek van de community te gebruiken voor ideeën bij het opzetten van uw workflow.

Nadat u workflows hebt gemaakt, kunt u leren hoe u uw workflows organiseert.

Een nieuwe workflow maken

Maak workflows vanaf nul of gebruik workflowsjablonen als leidraad. Het aantal workflows dat je kunt maken, hangt af van de abonnementen van je account.

Een nieuwe workflow vanuit het niets maken

Om een workflow vanuit het niets aan te maken:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken > Vanaf nul.
• Selecteer in het linkerpaneel [object]-gebaseerd. Dit bepaalt welk type records in de workflow kunnen worden opgenomen. U kunt kiezen uit de volgende objecten:
  • Contactpersonen
  • Bedrijven
  • Deals
  • Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Aangepaste objecten (alleenEnterprise )
  • Gesprekken
  • Feedback (Service Hub Professional of Enterprise)
  • Abonnementen
  • Betalingen
  • Doelen
  • Leads(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Gebruikers
  • Taken
  • Oproepen

• Klik rechtsboven op Volgende.
• Geef je workflow een naam en voeg een beschrijving toe:
  • Klik bovenaan op het edit potloodpictogram. Voer vervolgens de naam en beschrijving van uw workflow in.
  • U kunt ook na het instellen van uw workflow op Beschrijving genereren klikken om Breeze te gebruiken om een beschrijving voor uw workflow te genereren op basis van de triggers en acties.
  • Klik onderaan op Opslaan.
    

Een nieuwe workflow maken met sjablonen

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op je doelen om je automatiseringsprocessen te stroomlijnen.

Om een workflow te maken met behulp van een sjabloon:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken > Van sjabloon.
• Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon dat overeenkomt met uw workflowdoelen:
  • Om sjablonen te filteren op functie of doelstelling, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
  • Als u naar een specifieke sjabloon wilt zoeken, voert u rechtsboven een zoekwoord in.
• Als u de details van een sjabloon wilt bekijken, klikt u op Voorbeeld. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot-abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
  
  • Doel: het doel van deze workflowsjabloon.

• • Wat u moet voorbereiden: alle middelen die u moet voorbereiden om de plaatshouderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
  • Sjabloonvoorbeeld: de inschrijftriggers en workflowacties die in deze sjabloon zijn opgenomen.

• Nadat u uw sjabloon hebt geselecteerd, klikt u op Sjabloon gebruiken. De sjabloon verschijnt met placeholderacties. U kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.
  

Enrollment triggers instellen

Enrollment triggers zijn een set criteria waarmee records automatisch worden ingeschreven in een workflow. U kunt enrollment triggers handmatig instellen of ze genereren met Breeze. Als u records niet automatisch in een workflow wilt inschrijven, kunt u het vak voor de enrollment trigger leeg laten en records handmatig inschrijven.

• Op filter gebaseerd
• Op gebeurtenis gebaseerd
• Gebaseerd op een schema

• Klik in de workflow editor op Triggers instellen.
• Selecteer in het linkerpaneel Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, Wanneer aan filtercriteria is voldaan of Op basis van een schema.
• Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, wanneer aan filtercriteria wordt voldaan, op basis van een terugkerend schema of wanneer een webhook wordt ontvangen.
• Stel de trigger in en klik op Opslaan.
  

• Standaard worden records alleen in een workflow geregistreerd als ze de eerste keer aan de registratie triggers voldoen. Herinschrijven inschakelen:
  • Klik in het linkerpaneel op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik op om de schakelaar Re-enrollment aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijven. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg indien nodig meer inschrijftriggers toe. Klik op Opslaan als u klaar bent. Meer informatie over triggers voor inschrijving instellen.
  
  

Acties toevoegen

Je kunt Breeze gebruiken om acties voor een workflow te genereren of om handmatig acties te selecteren en toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld een workflow gebruiken om een marketinge-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflowacties die beschikbaar zijn in HubSpot.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwen van de workflow te stroomlijnen. Als je een notitie wilt achterlaten bij een workflowactie, lees dan hoe je opmerkingen toevoegt aan workflowacties.

Let op: welke acties voor u beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement. locked Voor vergrendelde acties is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik in de workflow-editor op het + plus-pictogram.
• Selecteer een actie in het linkerpaneel. Meer informatie over het kiezen van uw workflow acties.
• Nadat u de details van de actie hebt ingesteld, klikt u op Opslaan. Of, als je de actie als plaatshouder toevoegt, klik je op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen. Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat je de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.

Gegevensvariabelen aan acties toevoegen

Afhankelijk van de geselecteerde workflowactie kunt u het gegevenspaneel gebruiken om gegevensvariabelen van verschillende objectbronnen in te voegen. Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een contactpersoonrecord en de bijbehorende deal gebruiken om een interne notificatie-e-mail te verzenden die personalisatietokens van beide records bevat.

• Nadat je je actie hebt geselecteerd, klik je in het linkerpaneel op het veld waarmee je de gegevens wilt gebruiken.
• Klik in de sectie Gegevensvariabele kiezen op Beschikbare gegevens bewerken.
  
  

• Om een nieuwe gegevensbron te maken, klikt u in het rechterpaneel op + Records toevoegen.
• Voer in het veld Name your data source een naam in voor uw gegevensbron.
• Klik op het keuzemenu Kies een recordtype en selecteer een gegevensbron.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een voorwaarde om te filteren [record type gegevensbron] en kies uit de volgende opties:
  • Indien gekoppeld aan de ingeschreven [record]: gebruik gegevens van gekoppelde records. In een workflow op basis van contactpersonen kunt u bijvoorbeeld gegevens van een gekoppelde bedrijfsrecord gebruiken.
    • Associatielabel: selecteer het associatielabel waarop u de gekoppelde records wilt verfijnen, vooral als u meer dan één gekoppelde record van hetzelfde recordtype hebt. Meer informatie over associatielabels.
      
  .
  
  • Als eigenschappen overeenkomen: gebruik gegevens van records met overeenkomende eigenschappen. In een dealgebaseerde workflow kunt u bijvoorbeeld alleen bedrijven verfijnen waarvan de waarde van de domeineigenschap overeenkomt met de waarde van de domeineigenschap van een ingeschreven contactpersoon.
    • Alle records in uw CRM worden bekeken om een overeenkomende eigenschap te vinden: kies een eigenschap uit het geselecteerde recordtype om te matchen met de ingeschreven record.
    • Heeft dezelfde waarde als: kies een eigenschap uit uw geregistreerde record.
  
  
  
  • Als een eigenschap gelijk is aan: gebruik gegevens uit records met specifieke eigenschapwaarden. Het wordt over het algemeen aanbevolen om deze optie te gebruiken als je een aangepaste eigenschap gebruikt om unieke identifiers op te slaan. Je kunt bijvoorbeeld alleen aangepaste objecten kiezen waarbij de rol-eigenschap Advertentie-ID de waarde ABC12345 heeft.
    • Alle records in je CRM worden bekeken om een overeenkomende eigenschap te vinden: kies een eigenschap uit je geselecteerde recordtype om op te verfijnen.
    • Is gelijk aan: selecteer of voer een eigenschapwaarde in, alleen records met de specifieke eigenschapwaarde worden geselecteerd.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een voorwaarde om [recordtype] te filteren op één en selecteer Meest recent bijgewerkt, Meest recent gemaakt of Eerst gemaakt.
  

• Configureer de details van de gegevensbron en klik onderaan op Toevoegen.
• Nadat u een gegevensbron hebt toegevoegd, kunt u een bestaande gegevensbron bekijken of verwijderen:
  • Klik in de sectie Gegevensvariabele kiezen op Beschikbare gegevens bewerken. Bekijk in het rechterpaneel alle toegevoegde gegevensbronnen.
  • Klik op het oogpictogram om meer details over een bestaande gegevensbron te bekijken.
  • Om een bestaande gegevensbron te verwijderen, klikt u op het verwijderpictogram.
    
    

• Nadat u uw gegevensbronnen hebt toegevoegd, kunt u gegevens van een specifieke bron gebruiken:
  • Klik in het paneel Gegevens invoegen op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen weergeven of Actie-uitvoer en selecteer een gegevensbron.
  • Nadat u uw bron hebt geselecteerd, klikt u op om het gegevenstype dat u wilt gebruiken uit te vouwen en klikt u vervolgens op de eigenschap die u in het veld wilt gebruiken.
    • De eigenschap wordt automatisch in het veld ingevoegd.

De workflow minimap bekijken

• Klik linksboven in de workflow editor op Show minimap panel.
  
  

• Als de minimap geopend is, kunt u met de muis over de workflow acties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om daarheen te navigeren.
• Als uw workflow wijzigingen vereist voordat deze kan worden gepubliceerd, wordt de actie geel gemarkeerd. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht.
  

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Als je je workflow bewerkt, kun je wijzigingen die je in de afgelopen 30 dagen in de workflow hebt aangebracht ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Bepaalde wijzigingen, zoalsaangepaste codeacties, kun je niet ongedaan maken of ongedaan maken.

Om een actie ongedaan te maken of opnieuw uit te voeren:

• Om een actie ongedaan te maken, klik je op het undo ongedaan maken pictogram linksboven. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.
• Om een actie opnieuw uit te voeren, klik je linksboven op het pictogram redo opnieuw uitvoeren. Wijzigingen worden één voor één opnieuw uitgevoerd.
  

Instellingen beheren

Om uw workflowinstellingen te beheren:

• Klik linksboven op het tabblad Instellingen om de uitvoerings- en meldingsinstellingen van de workflow te beheren. Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.
• Klik linksboven op Bewerken > Aanmeldingstrigger bewerken om de aanmeldings-, afmeldings- en heraanmeldingsinstellingen van de workflow te beheren.
  
  

Uw workflow inschakelen

Om uw workflow te bekijken en in te schakelen:

• Klik in de rechterbovenhoek op Beoordelen en publiceren.
• Bekijk de details van uw workflow in het rechterpaneel:
  • Alle contactpersonen in lijsten bekijken: als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in op contactpersonen gebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die voldoen aan de inschrijvingscriteria. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten-dashboard.

• • Wilt u contactpersonen aanmelden die momenteel aan de aanmeldingscriteria voldoen wanneer de workflow wordt ingeschakeld? Kies ervoor om records in te schrijven die momenteel voldoen aan de inschrijftriggers of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de triggers voldoen.
    • Ja, bestaande [objecten] die aan de triggercriteria voldoen vanaf nu aanmelden: alle bestaande records die aan de aanmeldtriggers voldoen aanmelden.
    • Nee, alleen [objecten] aanmelden die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld: alleen records aanmelden die aan de aanmeldtriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd:
      • Als het [object] voor de eerste keer nadat de workflow is ingeschakeld wijzigt om aan de triggers voor inschrijving te voldoen, wordt het [object] ingeschreven.
      • Als het [object] opnieuw aan de aanmeldingscriteria voldoet en opnieuw aanmelden wordt ingeschakeld, wordt het [object] aangemeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

Let op: het aantal bestaande contactpersonen dat wordt weergegeven op de overzichtspagina is een schatting. Als u een exact aantal contactpersonen wilt bekijken, maakt u een statische lijst van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Alle contactpersonen in lijsten weergeven.

• Klik onderaan op Volgende. U kunt de Timing & Meldingen en Verbindingen van uw workflow bekijken. Of klik op Overslaan om in te schakelen.
• Als u geen Naam of Omschrijving voor uw workflow hebt ingevoerd, wordt deze automatisch door AI gegenereerd. Als u deze gegevens wilt bijwerken, klikt u op Bewerken onder de respectieve secties.
• Klik onderaan op Workflow inschakelen.