Sett opp en anropskanal i helpdesk

Du kan opprette en samtalekanal i Help Desk for å starte en samtaletråd som kan brukes sammen med chat, e-post og andre delte kanaler. Du kan tilordne bestemte brukere og team, og tilpasse meldinger i henhold til arbeidstider. For brukere av ServiceHub ,Professional ogEnterprise støtter innkommende samtaler samtidig ringing for opptil 100 brukere. 

Konfigurer en samtalekanal

For å ringe og motta samtaler i Help Desk trenger du et telefonnummer fra HubSpot.

Slik konfigurerer du kanalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Innboks og Help Desk > Help Desk.
3. UnderBillettkilder og rutering velger du Kanaler. 
4. Klikk påKoble til en kanal øverst til høyre.
5. Klikk påAnrop.
6. For å velge hvordan du vil koble til et telefonnummer, kan du enten generere et nytt nummer eller bruke et eksisterende HubSpot-nummer:

Merk: Hvis du velger et eksisterende nummer, vil alle brukere som er tilordnet det nummeret bli fjernet.

• • Slik genererer du et nytt nummer:
    • Klikk påGenerer et nytt nummer.
    • BrukrullegardinmenyeneLand ogRetningsnummer/prefiksfor å generere nummeret ditt. Telefonnumrene som HubSpot tilbyr, genereres av tredjepartstjenestenTwilioog må oppfyllelandsspesifikke regler.
    • Klikk på Generer et nummer. Det nye telefonnummeret ditt vises nedenfor.

• • • Klikk påFå dette nummeret nederst til høyre.
    • Klikk påFortsett til oppsett.
  • For å bruke et eksisterende nummer:
    • Klikk påBruk et eksisterende HubSpot-nummer.
    • Klikk på et telefonnummer i tabellen.

6. • • Klikk påFortsett til oppsett nedersttil høyre.
7. På siden Konfigurer billettautomatisering angir du hvilke egenskaper nye billetter fra denne kanalen skal inneholde. Hvis du ikke angir kanalspesifikke egenskaper, vil innstillingene for helpdesk-billetter gjelde. Klikk på Neste.
8. På siden Rutering og konfigurasjon fyller du innkanalnavnet.
9. UnderKanalens åpningstider klikker du på+ Legg til timer for å konfigurere åpningstidene for ringekanalen din.
10. Under Rutering i åpningstider klikker du på rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team , og klikker påavmerkingsboksene ved siden av hver bruker eller hvert team du vil rute samtaler til i arbeidstiden. Lær hvordan du konfigurerer arbeidstider.
11. Klikk deretter på Konfigurer telefonsvarer. I panelet til høyre skriver du inn enmelding for å opprette en lydversjon av meldingen din. Klikk påLagre.
12. UnderViderekobling utenfor åpningstid klikker du påKonfigurer telefonsvarer for å skrive inn enmelding for samtaler som ikke blir besvart utenfor åpningstiden. Klikk påLagre.
13. Klikk påFullfør.

Ringe og

motta

samtaler i

samtalekanal Når samtalekanal er konfigurert, kan du ringe og motta samtaler sammen med andre kanaler som er koblet til helpdesken. Lær hvordan du bruker helpdesken til å administrere kommunikasjonen med kontaktene dine.

Hvis du er tilordnet en samtalekanal, kan du motta innkommende samtaler på tvers av ulike rutingsdestinasjoner, avhengig av oppsettet ditt. Lær hvordan du konfigurerer individuelle ringeinnstillinger og gjennomgår de spesifikke retningslinjene og begrensningene for nettleserbaserte samtaler.

Slik mottar du samtaler i samtalekanalene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Helpdesk. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Helpdesk.
2. Klikk øverst til venstre for å slå på bryteren Du er tilgjengelig. Hvis denne bryteren ikke er slått på, vil du ikke kunne motta innkommende samtaler i den delte samtalekanalen din. Innkommende samtaler vil ringe samtidig for opptil 100 tilgjengelige brukere som er tilordnet en samtalekanal. Lær hvordan du mottar og administrerer innkommende samtaler i HubSpot-nettleseren.

3. For innkommende samtaler:
   • Når en bruker svarer på en samtale, slutter den å ringe for alle andre brukere. I samtalefjernkontrollen klikker du på ett av følgende:
     • Assistent: Klikk på Breeze Assistant-ikonet for å få nyttig AI-kontekst uten å måtte vente på at transkripsjonen skal behandles.
     • Notater: for å ta notater under samtalen.
     • Vis ticket (BETA): for å navigere til ticket-tråden.

4. For utgående samtaler:
   • Slik ringer du ut fra en tråd i en sak:
     • Klikk pånavnet på ensak i tabellen.

3. • • Klikk påE-post nederst til venstre. I popup-vinduet klikker du påRing, og følger deretter instruksjonene for å velge kontaktensutgående telefonnummer og nummeret du vil ringe fra.
4. 
    
   • • Følg de samme trinnene som er oppført ovenfor.
5. Hvis det ikke allerede finnes en tråd, vises en ny tråd i helpdesken som tilordnes brukeren som besvarte samtalen. 
6. (BETA) Under samtalen kan du gjøre følgende i ticket-tråden:
   • Ta notater om samtalen.
   • Klikk på fanenLive-teksting for å se en transkripsjon i sanntid av den aktuelle samtalen.
   • Klikk påBreeze Q&A for å starte en chat om den aktuelle samtalen. Hurtighandlinger inkluderer oppfordringer til å: Oppsummere samtalen så langt, oppsummere neste trinn og foreslå avklarende spørsmål. Du kan fortsette samtalen med Breeze i høyre sidefelt.

1. • (BETA) Når samtalen er avsluttet, genereres en transkripsjon og et sammendrag av samtalen. Klikk på rullegardinmenyen «Mal» og velg «Support» for å se et tilpasset sammendrag. Manuelle notater lagres i fanen «Notater». Sammendragene kan redigeres og har en «Spør meg om hva som helst »-seksjon der du kan stille Breeze spørsmål om den loggførte samtalen.

7. Bruk svarredigereren til å skrive en e-post, eller bruk fanen «Kommentar» for å varsle et annet teammedlem om henvendelsen. Fanen «Kommentar» vises bare hvis en utgående e-post er utkastet eller sendt.
8. Hvis samtalen ikke blir besvart, opprettes en ny, ikke-tildelt tråd, og alle brukere som er tildelt samtalekanal, blir varslet. Klikk på rullegardinmenyenEier for å tildele eieren av den ubesvarte samtalen.

Sette samtaler

på vent

og overføre samtaler i samtalekanal

Når du har besvart en samtale, kan du sette en innringer på vent. Du kan også overføre samtalen til andre brukere i samme samtalekanal eller til andre arbeidsområder.

1. For å sette den som ringer på vent, klikker du på Vent i dialogboksen Ring eksternt eller på fanen Ring. Mens de er på vent, vil de som ringer høre ventemusikk.
2. For å ta en innringer ut av ventemodus, klikker du på Vent igjen.
3. For å videresende en samtale klikker du på ikonet Videresend . I feltet Søk etter representant skriver du inn navnet på representanten eller arbeidsområdet du vil videresende til. Klikk deretter på Fullfør videresending. Når du er klar, kan den opprinnelige representanten legge på. Den mottakende representanten kan deretter klikke på Fullfør videresending for å ta den som ringer ut av ventemodus og fortsette samtalen.

Administrer samtalekanaler

Slik redigerer, sletter eller deaktiverer du en samtalekanal:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidepanel klikker du på Innboks og helpdesk > Helpdesk. 
3. UnderBillettkilder og rutering velger du Kanaler. 
4. Hold musepekeren over kanalen, og gjør deretter ett av følgende:
   • For å redigere en kanal, klikk på Rediger. Du kan administrere billettinnstillinger, rutering og konfigurasjon, samt redigere talemeldingene dine. Klikk deretter på Lagre.
   • For å slette en kanal, klikk på Slett. I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret for å bekrefte slettingen. Klikk deretter på Slett tilkoblet kanal.
   • For å slå av en kanal, klikk for å slå av Status-bryteren. I dialogboksen klikker du på Slå av.