Spor og registrer e-poster med HubSpot Sales-utvidelsen for Chrome

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales-utvidelsen for Chrome til å overvåke og registrere kontaktenes interaksjon med e-postene dine.

• Når sporing er aktivert, kan du overvåke når kontakter ser på eller åpner e-postene dine.
  • Gjennomgå e-postaktivitet i aktivitetsfeeden og på kontaktens tidslinje. 
  • Motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din.
  • Brukere med entildelt Sales Hub -lisens kan spore klikk på lenker som er inkludert i brødteksten i den sporede e-posten. Les mer om klikksporing. 
• Når loggføring er aktivert, kan du loggføre en e-post i mottakerens kontaktoppføring eller i tilknyttede oppføringer. 
  
  • Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri ønsker å logge e-poster for, i HubSpot-kontoinnstillingene dine. Eller du kan legge til disse e-postadressene og domenene i innstillingene for Chrome-utvidelsen.

Les mer om forskjellen mellom sporing og logging.

Før du begynner

Før du begynner å bruke HubSpot Sales-utvidelsen for Chrome, bør du gå gjennom kravene og begrensningene knyttet til sporing og loggføring av e-poster. 

Forstå kravene

• For å loggføre en e-post og legge til en ny kontakt i HubSpot CRM-kontoen din, må e-postadressen du sender e-post fra være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av de tilknyttede e-postadressene dine.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilknyttede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).

Forstå begrensninger og hensyn

• E-postsporing og -loggføring støttes ikke for e-poster som bruker tilpassede Gmail-oppsett. 
• Hvis du har aktivert personverninnstillingene i kontoen din, kan åpning av e-post kun spores for kontakter med et tildelt rettslig grunnlag for databehandling. Juridisk avdeling er den beste kilden for å avklare hvordan bedriften din bruker loggføring og sporing av e-post. Les mer om sporing av e-post når personverninnstillingene er aktivert.
  • Du kan tilpasse utvidelsesinnstillingene dine for å slå av sporing og loggføring for en bestemt melding eller for bestemte kontakter eller e-postdomener. 
• Når du logger en e-post med et vedlegg, vil vedlegg større enn 50 MB ikke logges i HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og logges i CRM-systemet, men uten vedlegg.
• Når loggføring er aktivert, blir ikketidligere e-poster automatisk loggført i CRM-systemet. Lær hvordan du kan loggføre sendte og mottatte e-poster i CRM-systemet med tilbakevirkende kraft.

Merk: Avhengig av mottakerens beliggenhet kan sporing av åpning og klikk i e-post kreve forhåndssamtykke. Før du aktiverer sporing,bør du gå gjennom retningslinjene for samtykke til e-postsporing.

Konfigurer standardinnstillinger for loggføring og sporing

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt, under Datahåndtering, navigerer du til Objekter.

3. Øverst på Objekter siden klikker du på «Velg et objekt» og velg Aktiviteter.

4. På E-postlogg og sporing kan du konfigurere hvordan e-poster skal spores eller loggføres i HubSpot ved å merke av eller fjerne merket i følgende avmerkingsbokser:

   • Tillat alle brukere å logge e-postvedlegg: Angi om innkommende e-postvedlegg kan logges i CRM, samtaleinnboksen og sidefeltet. 
   • Bruk standard logginnstilling for alle brukere: nårdenne innstillingen er aktivert, kan du klikke for å slå bryteren «Logg alle e-poster som standard» på eller av for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
   • Tillat alle brukere å spore e-poster og se når mottakere åpner og klikker på e-postene sine: angi om brukere kan spore e-poster sendt fra CRM-systemet, samtaleinnboksen, e-postutvidelser og sekvenser. 
   • Bruk standardinnstillingen for sporing for alle brukere: hvis du har valgt Tillat alle brukere å spore e-poster og se når mottakere åpner og klikker på e-postene sine , kan du slå på denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere i kontoen din. 

    

Sporing av e-post

Slik sender du en e-post med sporing fra Gmail:

1. Logg inn på Gmail-kontoen din.
2. Skriv en ny e-post. Skriv inn e-postmottakeren, emnelinjen og selve e-postteksten.
3. Merk av i boksen «Spor ».
4. Klikk på «Send».

Se statusen til den sporede e-posten

Før kontakten din åpner e-posten, vises e-postens emnelinje og mottaker i aktivitetsfeeden din i HubSpot som «Sendt».

Når mottakeren åpner e-posten, får du et popup-varsel i sanntid på skrivebordet. Når du går tilbake til aktivitetsfeeden eller Chrome-utvidelsesfeeden, vil du se at e-postinformasjonen er merket som «Åpnet». Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en oversikt over kontaktens aktiviteter.

Du kan også se hvordan kontaktene dine interagerer med de sporede e-postene dine fra Chrome-utvidelsen. For å få tilgang til aktivitetsfeeden din fra Chrome-utvidelsen, klikker du på HubSpot-tannhjulikonet sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren.

Les mer om hvordan e-postsporing og salgsvarsler fungerer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Loggføring av e-poster

Send en logget e-post ved hjelp av Chrome-utvidelsen

1. Skriv en ny e-post i Gmail.
2. Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst. Hvis mottakerens e-postadresse allerede er knyttet til en kontaktoppføring i CRM-systemet ditt, vises HubSpot-tannhjulikonet ved siden av e-postadressen i«Til»-feltet. 
3. Merk av i avmerkingsboksen «Logg ».
4. Hvis kontoen din har konfigurerte standardlogginnstillinger, vil tillegget automatisk velge hvilke poster e-posten skal logges til. Slik velger du manuelt hvilke poster e-posten skal logges til:
   • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av avmerkingsboksen «Logg ».
   • Merk av og fjern merket i avmerkingsboksene ved siden av postene du vil loggføre e-posten til.
5. Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet ditt, kan du velge å opprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil opprette en ny kontakt, merker du av i boksen ved siden av e-postadressen under «Opprett som nye kontakter» når du redigerer tilknytningene til postene. 
     
     • Hvis du bruker markedsføringskontakter, vil en ny kontakt opprettet av en logget e-post bli angitt som ikke-markedsføringsrelatert. 
     • HubSpot-brukeren som sendte e-posten, vil automatisk bli tildelt som kontaktansvarlig, så lenge ingen tidligere ansvarlig er tildelt. 
   • Hvis du ikke ønsker å opprette en ny kontakt, fjern merketi avmerkingsboksen ved siden av e-postadressen under «Opprett som nye kontakter». Lær hvordan du kun loggfører e-poster til eksisterende kontaktposter. 
6. Klikk på «Send».

Se den loggførte e-posten i HubSpot

E-poster som logges i HubSpot ved hjelp av utvidelsen, vil automatisk knyttes til de postene du angav før du sendte e-posten.

Slik ser du den loggførte e-posten i HubSpot:

1. Gå til postene dine:

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Kontakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Kontakter.

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Selskaper. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Selskaper.

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Avtaler. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Avtaler.

   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter du til CRM > Tickets. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Tickets.

2. Klikk på navnet på posten.

3. Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:

• • Fest: Klikk for å feste e-posten øverst i kontaktens tidslinje.
  • Kopier lenke: Klikk for å kopiere URL-en til den loggede e-posten. 
  • Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: Klikk for å videresende e-posten til en annen kontakt. 

• • Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.

• • Utvid: Klikk på nedtrekkspilen for å se hele e-postmeldingen. Hvis det pågår en e-postkonversasjon, klikker du på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
  • Tilknytninger: Klikk for å redigere tilknyttede selskaps- eller avtaleposter.
  • Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg knyttet til denne spesifikke e-postutsendelsen.