Spor rettsgrunnlaget for behandlingen i HubSpot

I henhold til personvernforordningen (GDPR) og andre personvernlover må bedrifter ha et rettslig grunnlag for å bruke og behandle kontaktopplysninger, og de må føre register over samtykke og dokumentasjon på andre lovlige formål med behandlingen.

Kontaktegenskapen «Rettslig grunnlag for behandling av kontaktopplysninger» hjelper deg med å samle inn, spore og lagre det rettslige grunnlaget for behandling via avtale, berettiget interesse og samtykke for HubSpot-kontaktene dine. I henhold til GDPR er bedrifter pålagt å ha minst ett rettslig grunnlag som gyldig grunn for behandling av data. Det kan være mer enn ett rettslig grunnlag som passer for hver enkelt situasjon.

Merk: Selv om HubSpot tilbyr denne funksjonen, er juridisk avdeling den beste kilden til råd om samsvar i din spesifikke situasjon.

Vis egenskapen og forstå hvert rettslig grunnlag

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
3. Søk etter og klikk på egenskapen «Rettslig grunnlag for behandling av kontaktens data».
4. I egenskapen kan du se seks standardalternativer. De tre første alternativene er ulike typer berettigede interesser. En berettiget interesse foreligger når bedrifter har en nødvendig og lovlig forretningsmessig grunn til å behandle en kontakts personopplysninger på en måte som kontakten kan forvente.
   
   • Berettiget interesse – Potensiell kunde: Når man behandler opplysninger fra en potensiell kunde for å kommunisere om mulige forretninger. For eksempel å behandle navnet og e-postadressen til en potensiell kunde etter at vedkommende har meldt seg på et nyhetsbrev. En potensiell kunde er en kontakt som har uttrykt interesse for en bedrift, men som ikke har kjøpt varer eller tjenester.
   • Berettiget interesse – Kunde: Når behandling av opplysninger om en kunde er nødvendig for å opprettholde det løpende kundeforholdet. For eksempel å oppdatere en kundes adresse eller sende vedkommende informasjon om åpningen av en ny butikk. En kunde er en person som har kjøpt varer eller tjenester fra en bedrift.
   • Berettiget interesse – Annet: Når det foreligger en juridisk grunn til å behandle en kontakts opplysninger på en måte som kontakten ville forvente fra virksomheten, men typen kontakt eller forretningsforhold ikke samsvarer med noen av de andre angitte HubSpot-kategoriene.
   • Oppfyllelse av en avtale: Når behandling av kontaktopplysninger er nødvendig for å utføre oppgaver i henhold til en avtale eller før en forretningsrelasjon formelt inngås. For eksempel behandling av en kontakts e-postadresser etter at vedkommende har bedt om et tilbud via e-post.

1. • Fritt gitt samtykke fra kontakten: Når en kontakt har gitt direkte samtykke til behandling av sine personopplysninger, for eksempel når en kontakt oppretter en konto hos en bedrift og samtykker til kommunikasjon. Samtykket skal være spesifikt, informert og entydig.

1. • Ikke aktuelt: Når det ikke kreves et rettslig grunnlag for å behandle kontaktopplysninger for å kommunisere med kontakten. For eksempel er kontakten ikke en EU- eller Storbritannia-borger som omfattes av personvernlovgivningen i GDPR.

Gi rettslig grunnlag for kontakter

Når du har aktivert personverninnstillingene, kan du legge til samtykke og rettslig grunnlag for kontakter i følgende tilfeller:

• Fullføre en listeimport.
• Opprettelse av en kontakt.
• Redigere et rettslig grunnlag i spørreundersøkelser.
• Angi et engangsrettslig grunnlag når du sender en e-post til en kontakt.
• Tildele det for en enkelt kontakt.
• Tildele det for flere kontakter samtidig.
• Fjerne en avmelding fra e-poststatus.
• Å melde en kontakt på markedsførings-e-posterigjen etter at vedkommende har meldt seg av.
• Abonnere en kontakt på en abonnementstype.
• Oppdatering av abonnementsstatus og det rettslige grunnlaget for behandling av kontaktens data i en arbeidsflyt.

Godkjenne rettslig grunnlag for en enkelt kontakt

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Kontakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Kontakter.
2. Klikk på navnet til en kontakt.
3. I venstre panel klikker du på Handlinger og velger Vis alle egenskaper.
4. Søk etter og klikk på egenskapen «Rettslig grunnlag for behandling av kontaktens data ».
5. Merk av i avmerkingsboksene ved siden av verdiene du ønsker å bruke.

Tildel rettslig grunnlag i bulk

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Kontakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Kontakter.
2. For å velge bestemte kontakter, merk av i boksene ved siden av postene du vil redigere.
3. For å velge alle kontakter, merk av i avmerkingsboksen øverst i tabellen, og klikk deretter på Velg alle [x] kontakter.
4. Øverst i tabellen klikker du på Rediger, og deretter søker du etter og velger «Rettslig grunnlag for behandling av kontaktens data».
5. Klikk på rullegardinmenyen «Rettslig grunnlag for behandling av kontaktens data » og merk av i boksene ved siden av alternativene du ønsker å bruke på kontaktene dine.
6. Klikk på Oppdater.