Administrer inntekter fra start til slutt i HubSpot

Revenue Hub hjelper deg med å administrere inntektene fra start til slutt – fra det første salget til fakturering, betalinger, fornyelser og inntektsvekst. Den inneholder verktøy for å utarbeide tilbud og fakturaer, håndtere betalinger, administrere kontrakter og utarbeide rapporter om inntekter. Bruk denne veiledningen til å få oversikt over hele prosessen, og utforsk deretter de avsnittene som er mest relevante for ditt oppsett.

Ved å sentralisere disse prosessene kan teamene jobbe ut fra de samme inntektsdataene. Kundevendte team, blant annet innen salg, fakturering og kundesuksess, kan håndtere inntektslivssyklusen i HubSpot – fra avtaler og tilbud til kontrakter, fakturaer og innkreving. Økonomiteamene kan bruke de samme dataene til inntektsrapportering og prognoser, mens markedsføringsteamene kan bruke attributtrapporten for å forstå hvilke kampanjer og tiltak i livssyklusen som påvirker oppnådde inntekter.

Få oversikt over inntektsforløpet i HubSpot

Denne artikkelen gir en gjennomgang av forløpet for tilknyttede inntekter i HubSpot. Etter hvert som kjøperne beveger seg gjennom livssyklusen, går informasjonen fra en avtale til et tilbud og til slutt til en kontrakt, som blir det langsiktige dokumentet for fakturering, fornyelser og inntektsrapportering. Avhengig av abonnementet ditt, konfigurasjonen og forretningsprosessene dine, kan du starte med arbeidsflyter for tilbud og avtaleinngåelse, og deretter legge til fakturering og betalinger senere. Les mer om de ulike inntektsprosessene i HubSpot.

For eksempel startet Sprocket SaaS Co., en leverandør av software as a service-programvare, opp med å ønske å sende tilbud som en del av salgsprosessen sin. Etter hvert som de vokste, ønsket de å begynne å samle inntektene i en kontrakt, fakturere kundene og gi dem muligheten til å betale for tjenestene som ble levert. Ved å skalere bruken av HubSpots inntektsverktøy klarte de å gå fra enkeltstående tilbud til en helhetlig inntektsprosess.

Organisasjoner håndterer inntektene på ulike måter, avhengig av hvordan de selger og fakturerer kundene. Utforsk forløpet for inntektsmodellen som passer best til din forretningsmodell i diagrammet nedenfor. Les mer om Revenue Hub.

Konfigurer produkt- og tjenestetilbudene dine

Konfigurer produktbiblioteket

Når du administrerer inntekter i HubSpot, bør du legge til produktene og tjenestene som bedriften din selger i produktbiblioteketsom produkter. Opprett produkter manuelt, eller brukHubSpot ai til å opprette produkter ved hjelp av naturlige ledetekster. Bruk disse produktene til å legge til linjeelementer i avtaler, tilbud, kontrakter og fakturaer, slik at kjøperne får et klart bilde av hva de kjøper.

Produktene i biblioteket kan konfigureres med ulike prismodeller, blant annet fastpris, trinnvis prissetting og nivåbasert prissetting. Du kan også opprette prislister for ulike prissettingsscenarier (f.eks. henvisningspriser, partnerpriser eller regionale priser). Dette hjelper selgerne med å bruke de riktige produktene og prisene i salgsprosessen.

Du kan for eksempel konfigurere produktbiblioteket på følgende måter:

• Bruk trinnvis prissetting for abonnementer, og bruk ulike regionale prislister for de regionale salgsteamene.
• Konfigurer implementeringstjenester til en fast pris sammen med bruksbaserte supportpakker som faktureres med jevne mellomrom.

For eksempel har Sprocket SaaS Co., en leverandør av software as a service, utformet sitt produktutvalg slik at det omfatter engangstjenester knyttet til implementering i tillegg til løpende programvareavgifter.

Gi HubSpot AI opplysninger om kundene dine og salgsprosessen

Legg inn informasjon om kundene, kjøperne og salgsprosessene dine for å gi AI-verktøyene den nødvendige konteksten, slik at de kan bidra til en konsekvent gjennomføring av salgsarbeidet. Denne informasjonen hjelper Breeze med å tilpasse resultater og anbefalinger til en rekke ulike kjøpere og kunder. Les mer om hvordan du kan tilpasse HubSpot AI til din bedrift.

Administrer salgsmuligheter og avtaler

For mange team er dette den første integrerte arbeidsflyten for inntektshåndtering som er implementert i HubSpot, og som samler avtalehåndtering, tilbudsutarbeidelse, kontraktsinngåelse og fakturaklargjøring.

De fleste inntektsarbeidsflyter starter med en salgsmulighet. I HubSpot fungerer avtaler, tilbud og kontrakter sammen for å føre kjøpere fra det første engasjementet til en aktiv avtale.

Spor salgsmuligheter ved hjelp av avtaler

En avtale oppføring inneholder informasjon om et pågående salgsengasjement med en kjøper. Avtalen registrerer kontakt- og bedriftsopplysningene til kjøperen og fører oversikt over alle aktiviteter knyttet til kontaktene og bedriftene som er tilknyttet avtalen, inkludert e-poster, anrop og møter.

Bruk linjeelementer til å legge til produktene som en kjøper kjøper, i en avtale. Linjeelementene overføres til tilbud, kontrakter, fakturaer og betaling, noe som bidrar til å sikre at priser og produktopplysninger forblir konsistente gjennom hele inntektsprosessen.

Følg opp muligheten fra avtale til lukking av salg i boks i din salgs-pipeline, slik at du kan automatisere de neste trinnene og lage prognoser for inntekter.

Du kan for eksempel konfigurere avtaler på følgende måter:

• Sett opp en arbeidsflyt som automatisk oppretter en avtale når et lead-emne er kvalifisert, og tildel den til riktig salgsteam eller selger.
• Opprett faser i avtale -pipelineen som samsvarer med salgsprosessen din.
• La selgerne selv håndtere sine egne avtaler frem til lukking.

Les mer om arbeidsflyter, faser i salgsprosessen og avtaler.

Lag tilpassede tilbud

Lag skreddersydde tilbud direkte fra avtalene dine for å drive salgsprosessen videre. Tilbud kan opprettes ved hjelp avHubspot ai, eller konfigureres ved hjelp av tilbudsredigereren.

I tillegg til standardopplysningene om avtalen kan du utvide tilbudene og tilbudsmalene dine på følgende måter:

Tilpass innholdet i tilbudet

• Tilpasset innhold: personlige følgebrev, sammendrag og spesifikke begreper.
• Linjeelement: detaljert oversikt over produkter eller tjenester.
• Fleksibel godkjennelse: Legg til muligheten til å godta tilbudet ved hjelp av e-signatur, «klikk for å godta» eller manuell signatur.
• Betalingsintegrering: innebygd fakturering og betalinger for raskere lukking.

Automatiser livssyklusen

• Tilbudsmaler: Lag tilbudsmaler for å hjelpe selgerne med å utarbeide standardiserte tilbud på en mer effektiv måte. Du kan bruke Breeze Assistant til å gjøre prosessen med å lage maler raskere.
• Tilbudsregler og godkjenninger: Bruk tilbudsregler og godkjenninger til å definere kravene som tilbudene må oppfylle før de sendes til kjøperen. Reglene kan markere tilbud som ikke oppfyller disse kravene, eller hindre at tilbud sendes inntil endringene er gjort. Godkjenningsprosesser kan konfigureres slik at tilbud blir gjennomgått av en godkjenner før de sendes til kjøperen.
• Betaling: Når en kjøper har akseptert et tilbud, blir vedkommende sendt videre til en faktura for å sette i gang faktureringen, noe som bidrar til å redusere forsinkelser. 

Merk: Du må bli med ibetaversjonen av Connected Konfigurere-pris-tilbud, Billing og Paymentsfor at faktureringen skal kunne knyttes til en faktura. Hvis du ikke er med i betaversjonen, vil innkrevninger av betaling fortsatt være knyttet til den eksisterende funksjonen for tilbud eller frittstående faktura . Les mer ombetatestingen av Connected Konfigurere-pris-tilbud, fakturering og betalinger. 

• Kontraktsopprettelse: Når et tilbud med faktureringsmulighet er akseptert, opprettes det en kontrakt for å formalisere avtalen. Faktureringsopplysninger, som betalingsmåte og faktureringskontakt, blir automatisk inkludert i kontrakten.

• Fornyelser og endringer: Opprett tilbud på fornyelser eller fornyelser direkte fra eksisterende kontrakter for å følge med på kundens livstidsverdi.

Les mer omhvordan du konfigurerer prosessen for tilbudet oggodkjenningsflyten, samt hvordan du bruker elektroniske signaturer.

Fakturering og inntektsstyring

Teamene kan innføre fakturering og betaling hver for seg, enten ved å utvide en eksisterende Konfigurere-pris-tilbud-arbeidsflyt eller ved å implementere prosesser for gjentakende fakturering og innkreving trinnvis.

Sentraliser inntektene ved hjelp av kontrakter

For team som bruker både konfigurere-pris-tilbud- og faktureringsarbeidsflyter, fungerer kontraktensom en felles oppføring som tilkobler hva som er solgt, hvordan det faktureres og hvordan kundeforholdet utvikler seg over tid. Kontraktene inneholder kontakt- og bedriftsopplysninger, forventet omsetning og kundens kontrakthistorikk.

Du kan bruke kontrakter til å:

• Gjennomgå kontraktstatus og forventet omsetning.

• Hold oversikt over datoer for fornyelse.

• Få tilgang til faktureringsinformasjon.

• Se tilknyttede fakturaer, abonnementer og betalinger.

Følgende team kan bruke «contracts»-objektet i sitt daglige arbeid:

Les mer omhvordan du konfigurerer, oppretter og administrerer kontrakter.

Automatiser gjentakende fakturering

Bruk automatisert fakturering til å opprette og administrere faktureringsplaner basert på kontraktene dine. Hvis du blir med i betaversjonen av Connected Konfigurere-pris-tilbud, Billing og Payments, opprettes det automatisk en faktureringsplan når en kontrakt opprettes, basert på faktureringsdato, faktureringsfrekvens og startdato for hvert linjeelement. Faktureringsplanene støtter kontrakter med forskjøvet dato for linjeelementer og ulike faktureringsfrekvenser, og kan samle linjeelementer med samme fakturadato i én faktura.

Med automatisert fakturering og faktureringsplaner kan du:

• Generer faktureringsplaner automatisk basert på kontraktsvilkårene.

• Håndtere kontrakter med forskjøvet start- og sluttdato og ulike faktureringsfrekvenser.

• Slå sammen linjeelementer med samme fakturadato til én enkelt faktura.

• Hold oversikt over kommende forfallsdatoer og faktura-beløp.

• Se tidligere fakturaer og gjeldende fakturastatus.

Merk: Hvis innstillingen «Opprett kontrakter automatisk fra godkjente tilbud» er aktivert, og du blir med i betaversjonen av «Connected Konfigurere-pris-tilbud, Billing og Payments», opprettes det automatisk en kontraktsoppføring når et tilbud godkjennes av kjøperen, og denne brukes til å administrere gjentakende fakturering. 

Innkrevninger av inntekter ved hjelp av fakturaer og betalinger

Fakturaer og betalinger fullfører syklusen fra tilbud til betaling. Bruk fakturaer og betalingslenker til å be kundene dine om betaling. Det er mulig å opprette betalingslenker for å motta betaling for bestemte produkter og tjenester, mens fakturaer genereres automatisk når et tilbud godtas. 

For å håndtere betalinger på en effektiv måte kan du:

• Send fakturaer automatisk på faktureringsdatoene.
• Ta imot betalinger på nettet ved hjelp av HubSpot-betalinger eller ved å bruke Stripe som betalingsløsning.
• Utbetale refusjoner.
• Håndtere tvister.
• Bruk kredittnotaer.
• Tilby en faktureringsportal der kjøpere selv kan håndtere sine faktureringsforespørsler.

Det opprettes betalingsoppføringer for hver betaling, og disse inneholder betalingsopplysningene, inkludert kontaktpersonen som utførte betalingen.

Noen viktige bruksområder for fakturaer og betalinger er blant annet:

Les mer om fakturering og innkreving av betalinger, oppretting av betalingslenker og håndtering av betalinger.

Beholde og utvide porteføljen av kunder

Administrer endringer i kontrakter

Kundenes behov endrer seg ofte i løpet av kontraktsperioden. Med endringstilbud kan du endre eksisterende avtaler uten å måtte kansellere dem og starte på nytt. Du kan opprette endringer for mersalg, oppgraderinger eller nedgraderinger direkte fra kontrakten. Godkjente endringstilbud oppdaterer kontraktsoppføringen og fører til faktureringsjusteringer, inkludert forholdsmessig fordeling.

Bruk for eksempel anførselstegn for å:

• Legg til eller fjern funksjoner eller tjenester underveis i avtaleperioden.
• Fordel faktureringen proporsjonalt ut fra de endringene som er gjort, slik at kunden betaler riktig beløp for resten av avtaleperioden.
• Oppdater kontraktene automatisk etter at endringer er gjort, for å sikre at fornyelsene blir riktige.

Les mer omhvordan du lager sitater om endring.

Administrer fornyelser

Automatiser fornyelser og reduser risikoen for kansellering ved å opprette fornyelsestilbud direkte fra kontrakten. Gjeldende kontraktsinformasjon fylles automatisk inn i et tilbud for fornyelse, og du kan legge til eller fjerne varer ved fornyelsen direkte i tilbudet. Nye kontrakter blir automatisk tilknyttet til tidligere kontrakter, noe som sikrer full oversikt over kundens livssyklus.

Bruk for eksempel tilbud på fornyelse til å:

• Angi varsler om fornyelse i kontraktsoppføringen.
• Generer tilbud for fornyelse når kontraktens utløpsdato nærmer seg.
• Du kan være trygg på at eventuelle endringer som gjøres underveis i avtaleperioden automatisk blir ført inn i tilbudet for fornyelse.
• Legg til eller fjern elementer ved fornyelsen.

Les mer om hvordan du oppretter tilbud for fornyelse.

Integrer og udarbejd rapport om inntekter

Tilkoblær HubSpot til økonomisystemer

Sørg for at økonomiteamene holdes oppdatert ved å synkronisere inntektsdata fra HubSpot med regnskaps- og ERP-verktøy, som for eksempel QuickBooks, Xero og NetSuite. Du kan bruke eksisterende apper fra HubSpot Marketplace eller HubSpot-programmeringsgrensesnitt.

Synkroniser kontakter, produkter, fakturaer, kreditnotaer og betalinger mellom de to systemene for å sikre at regnskapene automatisk holdes oppdatert på bakgrunn av inntektsaktivitetene i HubSpot.

Bruk HubSpots integreringer til å:

• Sørg for at betalings- og inntektsdataene er oppdaterte.
• Reduser manuell datainnlegging i hele finansteknologi-løsningen din.

Les mer om integreringen med QuickBooks og Xero, samt om utvidelsesmulighetene i HubSpot, i utvikler dokumentasjonen.

Rapport om inntektsutviklingen

Siden avtaler, tilbud, kontrakter, fakturaer og betalinger er tilkoblet, kan teamene utarbeide rapporter om hele inntektslivssyklusen – fra kunderekruttering til kundefastholdelse og utvidelse. Ved å sentralisere inntektsprosessene kan du analysere inntektsutviklingen ved hjelp av rapporter i HubSpot. Bruk ferdige rapporter, eller lag egne rapporter som passer til de ulike teamenes behov.

Du kan for eksempel lage rapporter for:

• Gjentakende inntekter: Følg med på ARR, månedlig gjentagende omsetning og kontraktsverdi i sanntid.

• Kontofordringer og kontanter: Følg med på utestående fordringer og innbetalte beløp for å analysere gjennomsnittlig innbetalingstid (DSO).
• Kundefastholdelse: Analyser kanselleringer og nettoinntektsfastholdelse ved hjelp av data om kontraktsfornyelser.
• Attribusjon: Se hvilke salgskilder som bidrar til verdifulle, langsiktige avtaler.

Les mer om analytics suite for inntekter og hvordan du lager tilpassede rapporter.

Ytterligere ressurser

• Se introduksjonsvideoen til Revenue Hub Academy.
• Les mer om:
  • De ulike inntektsprosessene du kan bruke i HubSpot.
  • De ulike måtene å fakturere kunder på i HubSpot.
  • HubSpot Konfigurere-pris-tilbud.
  • Kontrakter.
  • De ulike måtene å inndrive betaling fra kjøpere på i HubSpot.