Opprett og bruk makroer i helpdesk

I helpdesken kan du opprette og bruke makroer for å spare supportteamet tid og forbedre den generelle effektiviteten. Makroer er forhåndsskrevne svar som raskt kan brukes fra svarredigereren, noe som gjør dem spesielt nyttige for å håndtere vanlige eller gjentakende situasjoner.

Makroer kan også inneholde forhåndsdefinerte handlinger som automatisk oppdaterer den tilknyttede saken når makroen brukes. Du kan for eksempel bruke en makro til å oppdatere sakens status eller omfordele ansvaret for saken. For ytterligere tilpasning kan du konfigurere makroen slik at saken blir lagt inn i en arbeidsflyt.

Ved å kombinere gjenbrukbare svar med automatiserte sakshandlinger bidrar makroer til å effektivisere supportprosessene og redusere manuelt arbeid, slik at teamet ditt kan fokusere på oppgaver med høyere verdi.

Opprett makroer

Merk: Service Hub Professional -kontoer kan opprette opptil 500 makroer, mens Service Hub Enterprise -kontoer kan opprette opptil 1 500 makroer.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidepanel klikker du på Innboks og Help Desk > Help Desk.
3. I delen for tilpasning av Help Desk klikker du på Makroer.
4. Klikk på Opprett makro.
5. Skriv inn et navn for makroen din i feltet Makronavn.
6. Skriv inn en beskrivelse av makroen i feltet Beskrivelse.
7. I feltet «Melding» skriver du inn innholdet i makroen. Du kan bruke ikonene nederst i redigeringsvinduet til å endre tekststilen og legge vedflere filer imeldingen.
8. I delen «Handlinger » klikker du på «+ Legg til handling»:

• • Angi [X]-egenskap: Velg mellom «Billettinnehaver», «Billettnavn», «Billettbeskrivelse», «Kategori», «Prioritet» eller «Billettstatus». Hvis billett-egenskapen ikke er oppført, klikker du på «Angi andre billett-egenskaper». Klikk deretter på rullegardinmenyene for å velge en verdi for egenskapen.
    
  • Registrer i arbeidsflyt: Klikk på rullegardinmenyen «Registrer i arbeidsflyt» og velg en aktiv, ticketbasert arbeidsflyt. Når makroen brukes, blir ticketet automatisk registrert i den valgte arbeidsflyten. Les mer om hvordan du oppretter arbeidsflyter.

    Tillatelser påkrevd Det kreves tilgang til arbeidsflyter for å konfigurere makroer for registrering i arbeidsflyter.

9. Klikk på rullegardinmenyen «Hvem kan bruke denne makroen » og velg et delingsalternativ:
   • Alle: alle kan se og bruke makroen.
   • Bestemte brukere og team: bare bestemte brukere og team kan se og bruke makroene. For å gi tilgang, klikk på rullegardinmenyen for team og merk av i boksene ved siden av teamene.
10. Klikk på «Lagre».

Bruk makroer

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Helpdesk. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Helpdesk.
2. Klikk på en sak for å se den tilhørende samtalen.
3. I svarredigeringsvinduet klikker du på rullegardinmenyen Makroer og velger en makro.
   
   

4. Fortsett å redigere svaret ditt, og klikk deretter på «Send og bruk».

Hvis du valgte alternativet«Registrer i arbeidsflyt» da du konfigurerte makroen, blir henvendelsen automatisk registrert i den tilknyttede arbeidsflyten. Les mer om hvordan du oppretter arbeidsflyter.

Administrer og rediger makroer

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Innboks og helpdesk > Helpdesk.
3. I delen «Tilpasning av Help Desk » klikker du på «Makroer».
4. For å redigere makroen, klikk på menyikonet «verticalMenu » og velg «Rediger».
5. For å slette makroen, klikk på menyikonet «verticalMenu » og velg «Slett».