Konfigurer innboksen for samtaler

Innboksen for samtaler er et sentralt sted i HubSpot-kontoen din der meldinger fra alle tilkoblede kanaler vises. Her kan du se pågående samtaler og svare på meldinger.

Avhengig av hvilket HubSpot-abonnement du har, kan du enten redigere standardinnboksen for samtaler eller opprette nye innbokser.

Merk: Alle kontoer opprettet etter 1. april 2024 kan ikke opprette saker fra kanaler som er koblet til innboksen. I stedet kan du lære hvordan du administrerer saker i helpdesken. Ellers kan du bruke innboksen som en delt innboks.

Konfigurer standardinnboksen

Når du oppretter en HubSpot-konto for første gang, oppretter HubSpot automatisk en samtaleinnboks og tilveiebringer en reserve-e-postadresse. Du kan redigere reserve-e-postadressen eller koble til flere kanaler for å begynne å motta meldinger i innboksen. Du kan også redigere hvilke brukere og team som har tilgang til samtaleinnboksen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks og helpdesk > Innbokser.
3. Slik endrer du navnet på innboksen:
   • Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Gi innboksen nytt navn.
   • Skriv inn et navn for innboksen i dialogboksen, og klikk på «Gi nytt navn».
4. For å koble til en kanal slik at du kan begynne å motta meldinger i innboksen, klikker du på «Koble til en kanal» og velger deretter en kanal. Les mer om hvordan du kobler kanaler til innboksen.
5. For å koble en Slack-konto til innboksen,klikker du på «Koble til Slack» idelen «Slack-integrasjon ». Les mer om hvordan du konfigurerer Slack-integrasjonen.
6. For å administrere hvilke brukere og team som har tilgang til innboksen, klikker du på fanen «Tilgang» og velger et alternativ:
   
   • Tilgjengelig for alle: alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
   • Velg brukere og team som kan redigere: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til denne innboksen.
7. Klikk på «Lagre».

Rediger

reserve

-e-postadressen

En reserve-e-postadresse er en e-postadresse som HubSpot oppretter, og som lar deg bruke visse HubSpot-verktøy, for eksempel automatisering av supportbilletter, dersom du ennå ikke har koblet til en team-e-postadresse. Reserve-e-postadressen brukes også dersom team-e-postadressen din plutselig kobles fra samtaleinnboksen.

Når du konfigurerer innboksen, har du muligheten til å tilpasse reserve-e-postadressen for å umiddelbart begynne å sende e-poster. Hvis du ikke ønsker å bruke reserve-e-postadressen, kan du lære hvordan du kobler til en team-e-postadresse for å begynne å motta e-poster i innboksen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks og helpdesk > Innbokser.
3. Klikk på Rediger ved siden av reserve-e-postadressen.

4. For å aktivere reserve-e-postadressen for utsendelse, merker du av for «Bruk HubSpot-e-postadressen til å sende meldinger » på fanen «Konfigurasjon ».
5. For å tilpasse «Fra-navnet» som vises, klikker du på rullegardinmenyen «Fra-navn» og velger et alternativ.

Merk: Du kan ikke bruke samme «Fra-navn» for flere reserve-e-postadresser. Verdien for «Fra-navn» må være unik for den aktuelle reserve-e-postadressen.

• • Agent- og firmanavn: brukerensnavn og firmanavnet vises når kontakten mottar en e-post. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Velg dette alternativet for å vise kun firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.

6. For å tilpasse «Fra»-adressen, velg ett av følgende alternativer: 
   • Bruk standard: Standard «Fra»-adresse for brukere med en betalt konto vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standardalternativet for gratistbrukere vises som [brukernavn]@[underdomene].hubspot-inbox.com.

6. • Tilpass avsenderadresse: Hvisdu oppgir en e-postadresse som ikke gjenkjennes, må du bekrefte at du har tilgang til det domenet. Klikk på«Koble til domenet ditt»for åkoble til ogautentisere domenet du sender e-post fra.
7. Du kan konfigurere reserve-e-postadressen som en videresendingsadresse i innstillingene for e-postklienten din, slik at e-poster som sendes til denne e-postadressen, videresendes til innboksen for samtaler. Klikk på «Kopier» ved siden av feltet «Videresendingsadresse» , og legg den deretter til som en videresendingsadresse i innstillingene for e-postklientendin .
8. Slik legger du til en e-postsignatur for teamet:

1. • Klikk på «Legg til teamets signatur». Denne signaturen gjelder kun for e-poster som sendes direkte fra innboksen i Conversations. Lær hvordan du konfigurerer e-postsignaturen din for e-poster som sendes fra CRM-poster.
   • I tekstboksen kan du tilpasse teamets e-postsignatur i den enkle redigeringsmodusen , eller klikke på HTML og redigere signaturen i HTML.
   • Bruk verktøylinjen for rik tekst nederst for å formatere teksten, sette inn en lenke eller et bilde.
   • For å sette inn et personaliseringstoken som fyller ut avsenderens navn, klikker du på rullegardin menyen «Sett inn token» og velger «Fullt navn», «Fornavn» eller «Etternavn». Hvis du har valgt å delta i Flere personaliseringsalternativer for e-postsignaturer for team (beta ), kan du også inkludere avsenderens e-postadresse, stilling og telefonnummer.

9. Til høyre kan du forhåndsvise hvordan avsenderens navn, e-postadresse og e-postsignatur vil vises i kontaktens innboks, og deretter klikke på Lagre.
10. Som standard vil en e-post, når den videresendes til innboksen, loggføres i kontaktoppføringen til den opprinnelige avsenderen. For å deaktivere denne innstillingen slik at e-poster loggføres hos avsenderen som videresendte e-posten, klikker du for å slå av bryteren «Velg opprinnelig avsender for videresendte e-poster ».

Merk: Kun de opprinnelige CC-mottakerne vises i samtaleinnboksen og i tidslinjen for kontoposten. Mottakere som legges til i CC-feltet ved videresending av e-posten, vises ikke.

11. For å konfigurere tildelingsreglene dine, klikk på fanen «Automatisering ».
12. Hvis du er tilordnet en salgs- eller servicesete, kan du angir videresendingsregler for å automatisk videresende innkommende e-poster til bestemte brukere og team i kontoen din:
    • Klikk for å slå på bryteren «Tildel samtaler automatisk ».
    • Klikk på rullegardin menyen «Tildel til » og velg et videresendingsalternativ:

• • • Kundeagent: Tildel en AI-drevet kundeserviceagent til å svare på supportspørsmål. Hvis kundeserviceagenten ikke kan svare, vil samtalen bli omfordelt i henhold til overføringsinnstillingene dine. Lær hvordan du konfigurere og tilpasse kundeagentens overføringsprosess.
      
    • Spesifikke brukere og team: Tildel innkommende e-poster til de valgte brukerne eller teamene. Velg brukerne eller teamene fra rullegardinmenyen «Spesifikke brukere og team ».
    • Kontakteier: Tildel innkommende e-poster til eieren av en kontakt. Kontakten må ha en eier tilordnet sin post og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er frakoblet, vil henvendelsen bli sendt via e-post til eieren av den besøkende.
  • Som standard vil innkommende samtaler kun tildeles agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, vil e-postkonversasjonen forbli uten tildeling. Du kan fjerne merket i avmerkingsboksen «Tildel kun til tilgjengelige brukere » for å deaktivere tildeling basert på agenters tilgjengelighet.

Merk: Innkommende meldinger kan kun videresendes automatisk til brukere med tildelte salgs-eller servicelisenser. Hvis brukeren ikke har tilgang til en betalt lisens, kan du ikke inkludere vedkommende i reglene for automatisk tildeling.

13. Slik redigerer du standardegenskapene for henvendelser, inkludert henvendelsespipeline og fase:
• Klikk på «Rediger billett» ved siden av innstillingen «Behandle innkommende samtaler som supportbilletter ».
• I panelet til høyre bruker du rullegardinmenyene til å redigere egenskapene.
• Som standard, hvis du har konfigurert regler for automatisk tildeling i innboksen, vil ticket-eieren være den samme som samtaleeieren. For å endre ticket-eieren, klikk på rullegardinmenyen «Ticket-eier» og velg et annet alternativ.

• • Klikk på «Lagre».

14. For å fullføre redigeringen av reserve-e-postadressen din, klikker du på «Lagre».

Hvis du har gjort endringer i konfigurasjonen eller rutingsreglene, vil kontaktene dine se det oppdaterte avsenderens navn, avsenderens adresse og e-postsignaturen når de mottar en e-post fra deg.

Opprett en ny innboks 

Ved å opprette flere innbokser kan du organisere og segmentere meldingene dine for ulike team. Du kan for eksempel opprette en salgsinnboks for å håndtere henvendelser om priser og pakkeløsninger, og en kundesupportinnboks der supportteamet ditt kan håndtere innkommende forespørsler.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks og helpdesk > Innbokser.
3. Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Opprett ny innboks.
4. I feltet Navn på teaminnboks skriver du inn et navn på innboksen din.
5. Klikk på rullegardinmenyen «Hvem har tilgang til innboksen » for å velge hvem som kan se denne innboksen. Du kan også legge til eller fjerne teammedlemmer etter at du har opprettet innboksen.
   • Alle: alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
   • Bestemte brukere og team: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til innboksen.

Merk: Innkommende samtaler kan kun tildeles automatisk til brukere med en betalt lisens, men gratistbrukere kan fortsatt tildele og svare på ikke-tildelte samtaler hvis de har tilgang til innboksen.

Hvis du velger «Spesifikke brukere og team», kan brukere med «Konto»-tilgang eller «Superadministrator»-rettigheter se alle samtaler i innboksen i portalen, men de kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel å svare på en tråd, med mindre de er valgt som teammedlemmer i innboksenstilgangsinnstillinger.

6. Klikk på «Neste».
7. Velg en kanal du vil koble til, eller klikk på «Koble til en kanal senere».

Les mer om hvordan du kobler kanaler til samtaleinnboksen.

Når du går til innboksinnstillingene, vises en liste over tilkoblede kanaler. Du kan redigere innstillingene for de eksisterende kanalene eller koble til flere kanaler. Lær hvordan du skriver og svarer på e-poster i innboksen eller chatter med besøkende på nettstedet ditt.

Administrer kanalstatus

Du kan deaktivere en tilkoblet kanal i innboksinnstillingene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt går du til Innboks og kundeservice > Innbokser.
3. Klikk for å slåstatusbryterenpå eller av for en tilkoblet kanal.

Hvis en kanal er slått av, vil du ikke lenger kunne sende meldinger fra kanalen i HubSpot. Videre vil innkommende meldinger til kanalen ikke vises i samtaleverktøyet og vil ikke loggføres i CRM-systemet.

Bruk samtaleinnboksen

Når du har konfigurert samtaleinnboksen, kan du lære hvordan du skriver meldinger, svarer på samtaler og administrerer innboksen din.