Opprett fakturaer til kundene dine

Bruk HubSpot-fakturaer til å sende fakturaer, følge opp utestående fordringer og inndrive betalinger fra kjøperne dine ved hjelp av HubSpot Payments,Stripe-betalingsbehandling eller ved å merke fakturaer manuelt som betalt. Når du bruker fakturaer med HubSpot Payments ellerStripe-betalingsbehandling, gjennomgår kjøperne en betalingsprosess som ligner på den for betalingslenker og tilbud.

Lær hvordan du setter opp fakturaer som fakturerer kundene dine. For hjelp med dine egne HubSpot-fakturaer, lær hvordan du se, laste ned og betale HubSpot-fakturaen din.

Fakturaer kan opprettes:

• Fra en kontakt-, bedrifts-, avtale- eller tilbudsoppføring, eller fra fakturaoversiktssiden.
• Fra et publisert tilbud, for å kopiere tilbudets detaljer til en ny faktura.
• Automatisk når du oppretter abonnementer.
• Automatisk når betalinger foretas via betalingslenker, tilbud eller eldre tilbud.
• Hvis innstillingen «Opprett kontrakter automatisk fra aksepterte tilbud» er slått på, og du er registrert i betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments, opprettes disse automatisk. Kjøpere foretar betalinger på fakturanivå. Nettobetalingsbetingelser angis når tilbud opprettes, og løpende fakturering administreres gjennom kontrakter. Les mer om innstillingen.

I motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer og saldoer, og kan merkes som betalt utenfor betalingsleverandøren din. De inneholder også fakturanumre, som noen kjøpere kan trenge når de ber om betaling.

Før du setter i gang

Sett deg inn i begrensninger og hensyn

• Hvis innstillingen Opprett kontrakter automatisk fra aksepterte tilbud er slått på, og du er registrert i beta-versjonen av Connected CPQ, Billing og Payments, opprettes det automatisk en kontraktspost når et tilbudet godkjennes av kjøperen, og kontrakten brukes til å administrere løpende fakturering, oppretting av fakturaer og innkreving av betalinger. Les mer om innstillingen.
• HubSpot-brukere som ble opprettet før 9. februar 2023, har som standard rettigheter til å vise og redigere fakturaer. Brukere som ble opprettet etter denne datoen, har ikke fakturaretigheter som standard.
• Fakturanumrene vil fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen (selv om denne eller en hvilken som helst annen faktura er blitt slettet).
  • Sletting av fakturaer kan føre til permanente hull i fakturanummereringen.
  • Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at dette er i samsvar med dine nåværende systemer.

Konfigurer generelle fakturainnstillinger

For å komme i gang må du konfigurere følgende fakturainnstillinger:

1. Konfigurer fakturatillatelser: For å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, kan du lære hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere. Det kreves en «Core»- eller «Hub»-lisens for å opprette eller redigere fakturaer. Les mer om lisensetyper.
2. Legg til et logo og merkevarefarger i HubSpot-merkevaresettet ditt: Fakturaer vil automatisk bruke logoen og fargene som er angitt i standardinnstillingene for merkevaren din i HubSpot. Oppdatering av logoen og fargene vil ikke oppdatere eksisterende, ferdigbehandlede fakturaer, kun fakturaer som for øyeblikket er utkast og fakturaer som opprettes etter oppdateringen.
3. Angi standard betalingsalternativer: Du kan eventuelt angi hvilke betalingsmåter fakturaene dine skal godta som standard i betalingsinnstillingene. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura når du oppretter den.
4. Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard ligger fakturaene på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge mellom alle de tilknyttede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller ønsker å koble til et eget underdomene for å hoste fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lese om hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Konfigurer fakturaer

Konfigurer fakturainnstillingene via fanen«Konfigurer ».

Tilpass fakturaprefiks og startnummer

For å sikre at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i regnskapssystemet ditt, har HubSpot-fakturaer prefikset INV og startnummeret 1001 som standard. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigbehandlet og tildelt et nummer, for eksempelINV-1002, kan ikke dette nummeret endres eller gjenbrukes.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det er kompatibelt med gjeldende systemer.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, under delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden «Objekter » klikker du på rullegardin menyen «Velg et objekt » og velger «Fakturaer».
4. Som standard begynner fakturaer med prefiksetINV. For å endre dette, klikker du på Rediger prefiks på fanen Oppsett. I dialogboksen skriver du inn et nytt prefiksog klikker påLagre prefiks. Prefikset kan bestå av maksimalt 8 tegn.
5. Som standard er startnummeret for fakturaer1001. For å endre dette, klikk på«Oppdater startpunkt for fakturanumre». I dialogboksen skriver du inn et nyttstartnummer og klikker på«Oppdater startpunkt».

Tillat redigering av åpne fakturaer

Slå på alternativet «Rediger åpne fakturaer». Når innstillingen er slått på, kan brukere med superadministrator eller redigeringsrettigheter for fakturaer , kan redigere alle felter på åpne fakturaer. 

Denne innstillingen trenger ikke å være aktivert for at brukere skal kunne redigere utkast til fakturaer. Les mer om redigering av ferdigbehandlede fakturaer.

Slik aktiverer du innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, under «Datahåndtering », klikker du på «Objekter».
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering merker du av for Tillat redigering av åpne fakturaer.
5. Klikk på «Lagre».

Tillat redigering av betalte fakturaer

Slå på alternativet «rediger betalte fakturaer». Du kan velge å tillate brukere å foreta endringer som ikke endrer fakturaens totalbeløp, eller tillate redigering av økonomiske endringer som endrer fakturaens totalbeløp, avgifter eller linjeposter etter betaling. Når innstillingen er slått på, kan brukere med superadministrator -rettigheter eller redigeringsrettigheter for fakturaer , kan redigere betalte fakturaer.

Denne innstillingen trenger ikke å være aktivert for at brukere skal kunne redigere utkast til fakturaer. Les mer om redigering av ferdigbehandlede fakturaer.

Slik aktiverer du innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden «Objekter » klikker du på rullegardinmenyen «Velg et objekt » og velger «Fakturaer».
4. Under Fakturahåndtering velger du et alternativ:
   • Tillat ikke-finansielle endringer på betalte fakturaer: Når denne innstillingen er aktivert, kan brukerne redigere felt som ikke endrer fakturaens totalbeløp. For eksempel kontakt- og firmanavn, innkjøpsordrenummer og kommentarer.
   • Tillat økonomiske endringer på betalte fakturaer (kan påvirke rapporteringen): Når denne innstillingen er aktivert, kan brukerne, i tillegg til å redigere felt som ikke endrer fakturaens totalbeløp, også redigere felt som endrer totalbeløp, avgifter eller linjeposter på betalte fakturaer. Når brukerne oppdaterer og bekrefter endringene, oppdateres fakturaens totalbeløp, utestående saldo og fakturastatus for å gjenspeile de utførte endringene. Les mer om redigering av avsluttede fakturaer.
5. Klikk på Lagre.

Tillat sletting av fakturaer

Tillat sletting av fakturaer som ikke er knyttet til en kreditnota, betaling eller et abonnement. Utkast til fakturaer kan slettes når denne innstillingen er deaktivert. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Slik aktiverer du innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering merker du av i avmerkingsboksen Tillat sletting av fakturaer.
5. Klikk påLagre. 

Angi tilknytning til faktureringskontakt

Knytt automatisk selskapets faktureringskontakt når avtaler og tilbud konverteres til fakturaer. Slik aktiverer du innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen «Datahåndtering», klikker du på «Objekter».
3. På siden «Objekter » klikker du på rullegardinmenyen «Velg et objekt » og velger «Fakturaer».
4. Under Tilknytning til faktureringskontakt merker du av for Bruk selskapets tilknytning til faktureringskontakt for alle fakturaer .
5. Klikk påLagre.

Angi en standard e-postadresse for sending av fakturaer

Angi en standard e-postadresse for fakturaer. Standard e-postadressen kan være en team-e-postadresse eller en personlig e-postadresse. Hvis det ikke er angitt noen standard e-postadresse, vil fakturaen bli sendt fra den personlige eller team-e-postadressen som brukeren velger når fakturaen sendes.

Slik angir du en standard e-postadresse:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.

3. UnderE-postinnstillinger klikker du på rullegardinmenyen Standard avsenderadresse og velger e-postadressen du vil bruke som standard.
4. Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-postadresser de har tilgang til, merker du av i avmerkingsboksenTillat sending fra andre e-postadresser.
5. Klikk på«Lagre».

Opprett fakturaer automatisk for betalinger

Velg om du vil generere fakturaer automatisk fra engangsbetalinger via betalingslenker eller eldre tilbud. Denne innstillingen er aktivert som standard.

Slik deaktiverer du automatiske fakturaer for betalinger via betalingslenker og eldre tilbud:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, under «Datahåndtering », klikker du på «Objekter».
3. På siden «Objekter » klikker du på rullegardinmenyen «Velg et objekt » og velger «Fakturaer».
4. Klikk på fanen«Automatisering» øverst.
5. Fjern merket i avmerkingsboksen «Engangsbetalinger » for å deaktivere automatisk oppretting av fakturaer for betalinger via betalingslenker og tilbud, og klikk deretter på «Lagre».
6. Fjern merket i avmerkingsboksen «Automatiske abonnementsbetalinger» for å deaktivere automatisk fakturaoppretting for betalinger på abonnementer, og klikk deretter på «Lagre». Det opprettes fortsatt fakturaer for abonnementer for forfalte betalinger.

Send påminnelser til kunder om å betale utestående fakturaer

Konfigurer e-postpåminnelser om fakturaer for å varsle kjøpere som har en utestående faktura. Påminnelser kan planlegges til å sendes før, på og etter forfallsdatoen, og det kan legges til maksimalt ti kontakter (1 kontakt i «Til»-feltet og 9 kontakter i «CC»-feltet ). Påminnelses-e-poster sendes til fakturakontakter som følger:

• Til felt: den første kontakten sortert alfabetisk etter etternavn, fornavn og e-postadresse.

• CC-felt: alle gjenværende tilknyttede kontakter med e-postadresser.

Merk: Fakturaer må være opprettet for at påminnelser skal kunne sendes. Hvis en påminnelse for eksempel er satt til å sendes to dager før forfallsdatoen for en faktura, må fakturaen ha statusen «Åpen» for at påminnelsen skal sendes. I dette tilfellet vil ikke påminnelsen for fakturaer som er satt til å opprettes automatisk på et fremtidig tidspunkt (f.eks. fakturaer opprettet fra abonnementer), bli sendt, da fakturaen ikke vil bli opprettet før abonnementsdatoen.

Slik aktiverer du e-postpåminnelser:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Klikk på fanen «Automatisering» øverst.
5. Under «Maler for automatisering» slår du på bryteren «Send påminnelser til kunder om å betale utestående fakturaer ». E-postene vil bli sendt fra noreply@hubspot.com, med mindre det er angitt en standard avsenderadresse i fakturainnstillingene. 
6. Som standard vilpåminnelsesplanen inneholde tre påminnelser (på forfallsdato, syv dager etter forfallsdato og fjorten dager etter forfallsdato). Slik redigerer du påminnelsene:
   
   • Klikk på rullegardinmenyen for påminnelser og velg etforfallsdatoalternativ.
   • Hvis du velgerdager etter forfallsdato ellerdager før forfallsdato, angir du antall dager ved siden av forfallsdatoalternativet.
7. Klikk på+ Legg til påminnelse for å legge til en ny påminnelse.
8. Klikk pådelete » for å slette en påminnelse.
9. Klikk på rullegardinmenyen forsendetidspunkt for påminnelsen og velg tidspunktet da påminnelses-e-posten skal sendes.
10. Klikk på «Forhåndsvis e-post » for å se hvordan e-posten vil se ut når den sendes.
11. Når du har angitt automatiseringsalternativene, klikker du på «Lagre».

Neste trinn

Etter at du har konfigurert HubSpot-fakturaverktøyet, kan du lære hvordan du:

• Tilpass fakturainnstillinger for å opprette ulike fakturakonfigurasjoner som du kan bruke når du oppretter en faktura.
• Les mer om hvordan Connected CPQ, Billing og Payments (beta) oppretter fakturaer automatisk.
• Lær hvordan du oppretter fakturaer fra bunnen av.
• Lær hvordan du administrerer fakturaer, inkludert sending, redigering, sporing og eksport.
• Lær hvordan du oppretter sekvenser (Salg Hub og Service Hub kun Professionalog Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter ( kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Lær hvordan du bruker inntektsanalysepakken til å måle fakturadata og ytelse.