Typer av e-postreturer

En returnerte e-post er en e-post som er sendt, men som ikke kan leveres til mottakerens e-postserver. Dette kan skje når serveren ikke eksisterer, eller når serveren ikke kan ta imot e-posten. Når dette skjer, vil mottakerens e-postserver sende en automatisk melding kalt «Non-Delivery Report» (NDR) med nærmere opplysninger om problemet.

Returmeldinger gjelder problemer med en bestemt mottaker. Hvis du sender en e-post til flere mottakere, kan den bli returnert for noen kontakter og levert til andre. For markedsførings-e-poster kan du finne ut mer om hvilke mottakere som har fått returmeldinger på fanen «Mottakere» på siden for e-postytelse.

Merk: HubSpot-brukere hvis e-postadresser gir «hard bounce» i HubSpot, vil ikke kunne motta varslings-e-poster før «bounce»-meldingen er fjernet.

Markedsførings-e-poster

Når kontakter gir hard bounce på en markedsførings-e-post, fjerner HubSpot dem som mottakere av fremtidige markedsførings-e-poster. Dette beskytter omdømmet ditt som avsender ved å forhindre fremtidige bounce-feil. Hvis gyldige kontakter gir bounce på markedsførings-e-poster, er det sannsynligvis et sikkerhetsfilter som blokkerer den innkommende meldingen.

Slik løser du hardbounce forårsaket av sikkerhetsfiltre:

1. Be kontakten om å samarbeide med IT-avdelingen for å legge til dine IP-adresser på tillatelseslisten deres.
2. Når IT-avdelingen har lagt til IP-adressene dine på tillatelseslisten, kan du fjerne kontakten fra listen over avvisninger i HubSpot-kontoen din.
3. Hvis du ikke klarer å fjerne kontakten fra «unbounce»-listen, kan du kontakte HubSpot-kundestøtte.

Les mer om hvordan du løser andre problemer som forårsaker hard bounce.

En-til-en-e-poster

For e-poster som sendes via en tilkoblet innboks, er detaljene om avvisningen tilgjengelige under e-postengasjement på kontaktens tidslinje. En avvisning for en én-til-én-salgs-e-post sendt fra HubSpot CRM vil vise mindre informasjon enn en markedsførings-e-post, fordi den sendes via en tilkoblet innboks.Du vil motta en retur-e-post med den fullstendige avvisningsresponsen i din egen innboks.

Merk: HubSpot har som mål å oppdage returmeldinger for én-til-én-e-poster og e-poster sendt via sekvensverktøyet, men noen returmeldinger gir ikke nok informasjon til at HubSpot fullt ut kan identifisere årsaken til den mislykkede sendingen. Returmeldinger for e-poster sendt utenfor HubSpot vil ikke bli oppdaget.

Typer av returmeldinger

• Hard retur: indikerer vanligvis en permanent feil, men kan også skyldes et strengt e-post sikkerhetsfilter. For å beskytte omdømmet ditt som e-postavsender, ekskluderer HubSpot disse kontaktene fra fremtidige e-poster.
• Soft bounce: indikerer et midlertidig problem med mottakerens server eller et annet midlertidig teknisk problem. Kontakter som får soft bounce, kan motta fremtidige e-poster.
• Ventende avvisning: forårsaket av et midlertidig teknisk problem med enten den sendende eller mottakende e-postserveren. HubSpot fortsetter å prøve å sende e-posten i opptil 72 timer. Hvis meldingen ikke blir levert i løpet av denne tiden, blir den en myk avvisning.
• Global avvisning: en hard avvisning på tvers av tre eller flere HubSpot-kontoer av en permanent årsak, for eksempel ukjent bruker eller full postkasse. Globale avvisninger blir ekskludert fra fremtidige e-poster på tvers av alle HubSpot-kontoer for å forhindre skade på avsenderens omdømme. Hvis du mener at en e-postadresse som er merket som en global avvisning er gyldig, kan du kontakte HubSpot-kundestøtte med et skjermbilde av en e-post du har mottatt fra den avviste adressen, som viser avsender, mottaker samt dato og klokkeslett for sending.

Feil ved harde avvisninger og anbefalinger

Mulige årsaker til at en kontakt har fått en hard retur, er oppført nedenfor:

• Ukjent bruker: denne e-postadressen er ugyldig. HubSpot fjerner automatisk kontakter fra fremtidige e-poster hvis de blir avvist av denne årsaken. Hvis en kontakt blir avvist av denne årsaken på tvers av tre HubSpot-kontoer, blir e-postadressen globalt avvist.

• Full innboks: en innboks som er inaktiv eller som har overskredet lagringskvoten i lang tid. HubSpot fjerner automatisk kontakter fra fremtidige e-poster hvis de blir avvist av denne årsaken. Hvis en kontakt blir avvist av denne årsaken på tre HubSpot-kontoer, blir e-postadressen globalt avvist.

• Innhold: noe i e-postteksten eller emnelinjen utløste spamfiltre. For å løse problemet må du be kontakten om å legge til dine avsender-IP-adresser på tillatelseslisten sin, og deretter fjerne kontakten fra avvisningslisten i HubSpot.

• Spam: Noe i e-postens innhold eller avsenderens omdømme fører til at e-posten blir merket som spam av mottakerens e-postserver. For å redusere fremtidige avvisninger, følg beste praksis for e-postlevering. For å løse problemet for en bestemt kontakt, be vedkommende om å legge til dine IP-adresser for sending på tillatelseslisten sin, og fjern deretter avvisningen for kontakten i HubSpot.

• Retningslinje: E-posten oppfylte ikke en av sikkerhetsretningslinjene til mottakerens server, men det fremgår ikke eksplisitt hvilken. Dette inkluderer feil i DMARC-, DKIM- og SPF-autentisering. For å løse problemet, be kontakten om å legge til dine avsendende IP-adresser på tillatelseslisten sin, og fjern deretter returmeldingen for kontakten i HubSpot.

• Annet: Dette omfatter alle globale avvisninger, eller tilfeller der svaret fra mottakerens e-postserver ikke var spesifikt nok til å kategorisere avvisningen. For å løse problemet, be kontakten om å legge til dine IP-adresser for sending på tillatelseslisten sin, og fjern deretter avvisningen for kontakten i HubSpot.

Du kan se detaljene om avvisningen for en kontakt på fanen «Mottakere» i en sendt e-post:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Markedsføring > E-post. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Markedsføring > E-post.
2. Klikk på navnet på e-posten din som inneholdt kontakter som ble returnert.
3. Klikk på fanen «Mottakere ».
4. I menyen i venstre sidepanel klikker du på «Returnerte».
5. Klikk på en mottaker for å se mer informasjon om hvorfor e-posten ble returnert. Under kolonnen «Årsak» kan du se hvilket problem HubSpot opplevde da de forsøkte å levere e-posten til mottakeren.

Du kan også se verdien til en kontakt i egenskapen«Årsak til hard retur av e-post».

Merk: Hvis en e-post til en kontakt ble globalt returnert, men ingen av e-postene du har sendt til kontakten fra HubSpot-kontoen din har blitt hardt returnert, vil egenskapen «Årsak til hard retur av e-post » ikke ha en tilknyttet verdi.

Feil ved myk retur og anbefalinger

• Midlertidig teknisk problem med mottakerens e-post: mottakerens server kan være overbelastet, ha gått ut på tid eller gjennomgå konfigurasjonsendringer som hindrer den i å motta meldingen. Lag en kopi av den opprinnelige e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en én-til-én-salgs-e-post kan du prøve å sende meldingen på nytt på et senere tidspunkt.

• Avvist av mottakerens e-postfilter: Det er et midlertidig problem med mottakerens server eller HubSpots avsender-IP-adresser. For å løse problemet, be kontakten om å legge til dine avsender-IP-adresser på tillatelseslisten sin. Lag deretter en kopi av den opprinnelige e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en personlig salgs-e-post kan du prøve å sende meldingen på nytt senere.

• IT-avdelingen din har ikke godkjent at HubSpot sender e-post på dine vegne: IT-avdelingendin har konfigurert en tilpasset DMARC-policy som må oppdateres for å inkludere HubSpot. Ta kontakt med IT-avdelingen din og send dem dokumentasjon om bruk av en DMARC-policy med HubSpot. Det anbefales også å sjekke at SPF- og DKIM-postene dine er konfigurert riktig.

• Midlertidig teknisk problem: Det kan ha vært et midlertidig teknisk problem med mottakerens e-postserver eller HubSpots e-postserver. Lag en kopi av den opprinnelige e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en personlig salgs-e-post kan du prøve å sende meldingen på nytt på et senere tidspunkt.

• Feilkonfigurering av postkassen: Mottakerens postkasse er midlertidig utilgjengelig, for eksempel fordi lagringskvoten er overskredet eller fordi den er full i en kort periode. Lag en kopi av den opprinnelige e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en personlig salgs-e-post kan du prøve å sende meldingen på nytt senere.

• Meldingen er for kompleks: e-posten ble avvist av mottakerens server fordi den inneholdt for mange elementer, for eksempel tilpasset HTML, bilder eller lenker. Reduser kompleksiteten i e-posten før du prøver på nytt, eller send den som en ren tekst-e-post.