Typer av e-postreturer

En returnerte e-post er en e-post som er sendt, men som ikke kan leveres til mottakerens e-postserver. Dette kan skje når serveren ikke eksisterer, eller når serveren ikke kan ta imot e-posten. Når dette skjer, vil mottakerens e-postserver sende en automatisk melding kalt «Non-Delivery Report» (NDR) med nærmere opplysninger om problemet.

Returmeldinger gjelder problemer med en bestemt mottaker. Hvis du sender en e-post til flere mottakere, kan den bli returnert for noen kontakter og levert til andre. For markedsførings-e-poster kan du finne ut mer om hvilke mottakere som har fått returmeldinger under fanen «Mottakere» på siden for e-postytelse.

Merk: HubSpot-brukere hvis e-postadresser gir «hard bounce» i HubSpot, vil ikke kunne motta varslings-e-poster før «bounce»-feilen er fjernet.

Markedsførings-e-poster

Når kontakter gir hard bounce på en markedsførings-e-post, fjerner HubSpot dem som mottakere av fremtidige markedsførings-e-poster. Dette beskytter omdømmet ditt som avsender ved å forhindre fremtidige bounce-feil. Hvis gyldige kontakter gir bounce på markedsførings-e-poster, er det sannsynligvis et sikkerhetsfilter som blokkerer den innkommende meldingen.

Slik løser du hardbounce forårsaket av sikkerhetsfiltre:

1. Be kontakten om å samarbeide med IT-avdelingen for å legge til dine IP-adresser på tillatelseslisten deres.
2. Når IT-avdelingen har lagt til IP-adressene dine på tillatelseslisten, kan du fjerne kontakten fra listen over avvisninger i HubSpot-kontoen din.
3. Hvis du ikke klarer å fjerne kontakten fra «unbounce»-listen, kan du kontakte HubSpot-kundestøtte.

Les mer om hvordan du løser andre problemer som forårsaker hard bounce.

En-til-en-e-poster

For e-poster som sendes via en tilkoblet innboks, er detaljene om avvisningen tilgjengelige under e-postengasjement på kontaktens tidslinje. En avvisning for en én-til-én-salgs-e-post sendt fra HubSpot CRM vil vise mindre informasjon enn en markedsførings-e-post, fordi den sendes via en tilkoblet innboks.Du vil motta en retur-e-post med den fullstendige avvisningsresponsen i din egen innboks.

Merk: HubSpot har som mål å oppdage returmeldinger for én-til-én-e-poster og e-poster sendt via sekvensverktøyet, men noen returmeldinger gir ikke nok informasjon til at HubSpot fullt ut kan identifisere årsaken til at sendingen mislyktes. Returmeldinger for e-poster sendt utenfor HubSpot vil ikke bli oppdaget.

Typer av returmeldinger

• Hard bounce: indikerer vanligvis en permanent feil, men kan også skyldes et strengt e-post sikkerhetsfilter. For å beskytte omdømmet ditt som e-postavsender, ekskluderer HubSpot disse kontaktene fra fremtidige e-poster.
• Soft bounce: indikerer et midlertidig problem med mottakerens server eller et annet midlertidig teknisk problem. Kontakter som får soft bounce, kan motta fremtidige e-poster.
• Ventende avvisning: forårsaket av et midlertidig teknisk problem med enten den sendende eller mottakende e-postserveren. HubSpot fortsetter å prøve å sende e-posten i opptil 72 timer. Hvis meldingen ikke blir levert i løpet av denne tiden, blir den en myk avvisning.
• Global avvisning: en hard avvisning på tvers av tre eller flere HubSpot-kontoer av en permanent årsak, for eksempel ukjent bruker eller full postkasse.
  • Globale avvisninger blir ekskludert fra fremtidige e-poster på tvers av alle HubSpot-kontoer for å forhindre skade på avsenderens omdømme.
  • Hvis du mener at en e-postadresse som er merket som en global retur, er gyldig, kan du kontakte HubSpot-kundestøtte på med et skjermbilde av en nylig mottatt e-post fra den returnerte adressen som viser avsender, mottaker samt dato og klokkeslett for sending, sammen med e-postoverskrifter hvis mulig.

Hard bounce-feil og anbefalinger

Nedenfor finner du mulige årsaker til at en kontakt har fått en hard retur:

• Ukjent bruker: indikerer vanligvis at en e-postadresse er ugyldig. Du kan se på den detaljerte serverresponsen for å kontrollere at denne feilen ikke skyldes et serverproblem. HubSpot fjerner automatisk kontakter fra fremtidige e-poster hvis de blir avvist av denne årsaken. Hvis en kontakt blir avvist av denne årsaken på tvers av tre HubSpot-kontoer, blir e-postadressen globalt avvist.

• Postkasse full: en innboks som er inaktiv eller som har overskredet lagringskvoten i lang tid. HubSpot fjerner automatisk kontakter fra fremtidige e-poster hvis de blir avvist av denne årsaken. Hvis en kontakt blir avvist av denne årsaken på tre HubSpot-kontoer, blir e-postadressen globalt avvist.

• Innhold: noe i e-postteksten eller emnelinjen utløste spamfiltre. For å løse problemet må du be kontakten om å legge til dine avsender-IP-adresser på tillatelseslisten sin, og deretter fjerne kontakten fra avvisningslisten i HubSpot.

• Spam: Noe i e-postens innhold eller avsenderens omdømme fører til at e-posten blir merket som spam av mottakerens e-postserver. For å redusere fremtidige avvisninger, følg beste praksis for e-postlevering. For å løse problemet for en bestemt kontakt, be vedkommende om å legge til dine IP-adresser for sending på tillatelseslisten sin, og fjern deretter avvisningen for kontakten i HubSpot.

• Retningslinje: E-posten oppfylte ikke en av sikkerhetsretningslinjene til mottakerens server, men det fremgår ikke eksplisitt hvilken. Dette inkluderer feil i DMARC-, DKIM- og SPF-autentisering. For å løse problemet, be kontakten om å legge til dine avsendende IP-adresser på tillatelseslisten sin, og fjern deretter avvisningen for kontakten i HubSpot.

• Annet: Dette omfatter alle globale avvisninger, eller tilfeller der svaret fra mottakerens e-postserver ikke var spesifikt nok til å kategorisere avvisningen. For å løse problemet, be kontakten om å legge til dine avsendende IP-adresser på tillatelseslisten sin, og fjern deretter avvisningen for kontakten i HubSpot.

Du kan se detaljene om avvisningen for en kontakt på fanen «Mottakere» i en sendt e-post:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Markedsføring > E-post. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Markedsføring > E-post.
2. Klikk på navnet på e-posten din som inneholdt kontakter som ble returnert.
3. Klikk på fanen «Mottakere ».
4. I menyen i venstre sidepanel klikker du på «Returnerte».
5. Klikk på en mottaker for å se mer informasjon om hvorfor e-posten ble returnert. Under kolonnen «Årsak» kan du se hvilket problem HubSpot opplevde da de forsøkte å levere e-posten til mottakeren.

Du kan også se verdien til en kontakt i egenskapen«Årsak til hard retur av e-post».

Merk: Hvis en e-post til en kontakt ble returnert globalt, men ingen av e-postene du har sendt til kontakten fra HubSpot-kontoen din har blitt hardt returnert, vil egenskapen «Årsak til hard retur av e-post » ikke ha en tilknyttet verdi.

Feil ved myk retur og anbefalinger

• Midlertidig teknisk problem med mottakerens e-post: mottakerensserver kan være overbelastet, ha gått ut på tid eller gjennomgå konfigurasjonsendringer som hindrer den i å motta meldingen. Lag en kopi av den opprinnelige e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en én-til-én-salgs-e-post kan du prøve å sende meldingen på nytt på et senere tidspunkt.

• Avvist av mottakerens e-postfilter: Det er et midlertidig problem med mottakerens server eller HubSpots avsender-IP-adresser. For å løse problemet, be kontakten om å legge til avsender-IP-adressene dine på tillatelseslisten sin. Lag deretter en kopi av den opprinnelige e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en personlig salgs-e-post kan du prøve å sende meldingen på nytt senere.

• IT-avdelingen din har ikke godkjent at HubSpot sender e-post på dine vegne: IT-avdelingendin har konfigurert en tilpasset DMARC-policy som må oppdateres for å inkludere HubSpot. Ta kontakt med IT-avdelingen din og send dem dokumentasjon om bruk av en DMARC-policy med HubSpot. Det anbefales også å sjekke at SPF- og DKIM-oppføringene dine er konfigurert riktig.

• Midlertidig teknisk problem: Det kan ha vært et midlertidig teknisk problem med mottakerens e-postserver eller HubSpots e-postserver. Lag en kopi av den opprinnelige e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en personlig salgs-e-post kan du prøve å sende meldingen på nytt senere.

• Feilkonfigurasjon av postkassen: Mottakerens postkasse er midlertidig utilgjengelig, for eksempel fordi lagringskvoten er overskredet eller fordi den er full i en kort periode. Hvis mulig, kontakt mottakeren og be vedkommende om å frigjøre plass i postkassen. Lag en kopi av den opprinnelige markedsførings-e-posten og send den til de berørte kontaktene på et senere tidspunkt. For en personlig salgs-e-post, prøv å sende meldingen på nytt senere.

• Meldingen er for kompleks: e-posten ble avvist av mottakerens server fordi den inneholdt for mange elementer, for eksempel tilpasset HTML, bilder eller lenker. Reduser kompleksiteten i e-posten før du prøver på nytt, eller send den som en ren tekst-e-post.