Zapisuj wysłane i otrzymane wiadomości e-mail w systemie CRM

Rejestruj z mocą wsteczną wysłane i otrzymane wiadomości e-mail w systemie CRM bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej Gmaila lub Outlooka. Skorzystaj z rozszerzenia HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome lub dodatku HubSpot Sales dla pakietu Office 365, aby rejestrować wiadomości e-mail przypisując je do kontaktów, firm, transakcji i innych rekordów w systemie CRM. Może to być pomocne, jeśli wiadomość e-mail została wysłana, gdy rejestrowanie było wyłączone, lub gdy otrzymasz wiadomość od nowego kontaktu, który nie figuruje jeszcze w systemie CRM. Możesz na przykład zarejestrować dawną wiadomość e-mail wysłaną do kontaktu i wyświetlić tę aktywność na osi czasu jego rekordu.

Aby skonfigurować domyślne ustawienia rejestrowania wiadomości e-mail, dowiedz się, jak skonfigurować preferencje poczty e-mail dla rozszerzenia HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome lub dodatku HubSpot Sales dla pakietu Office 365.

Zanim zaczniesz

Przed skorzystaniem z tej funkcji upewnij się, że rozumiesz wymagania i ograniczenia.

Wymagania

• Połącz swoją prywatną służbową skrzynkę e-mail z HubSpot.

• Zainstaluj rozszerzenie HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome lub dodatek HubSpot Sales dla pakietu Office 365.

Ograniczenia i kwestie, które należy wziąć pod uwagę

• Jeśli w swoim koncie włączyłeś ustawienia dotyczące prywatności danych, wiadomości e-mail mogą być rejestrowane, a otwarcia wiadomości śledzone wyłącznie w przypadku kontaktów, dla których przypisano podstawę prawną przetwarzania danych.
• Możesz rejestrować wyłącznie wiadomości e-mail wysłane na konkretny adres e-mail użytkownika, a nie na adres grupy Google.
• Podczas korzystania z tej funkcji załączniki niebędące częścią treści wiadomości (tj. pliki dołączone poprzez kliknięcie opcji „Załącz” w kliencie poczty) nie będą rejestrowane w systemie CRM, a zatem nie pojawią się w sekcji „Załączniki” powiązanego rekordu.
• Użytkownicy z licencją „Tylko do przeglądania” nie mogą rejestrować wiadomości e-mail z mocą wsteczną. Dowiedz się więcej o zarządzaniu licencjami.
• Ta funkcja nie jest dostępna w dodatku do programu Outlook Desktop.

Rejestrowanie wiadomości e-mail z Gmaila

Aby z rejestrować z mocą wsteczną wiadomości e-mail wysłane lub otrzymane z Gmaila:

1. W skrzynce odbiorczej Gmaila znajdź i kliknij wiadomość e-mail, którą chcesz zarejestrować w systemie CRM.
2. Pod danymi odbiorcy wiadomości kliknij opcję „Zarejestruj wiadomość e-mail w HubSpot”.
   • Aby utworzyć nowy kontakt, w sekcji „Utwórz jako nowy kontakt” zaznacz pole wyboru obok odbiorcy, aby zarejestrować wiadomość e-mail w nowym kontakcie.
   • Aby zarejestrować wiadomość e-mail w istniejącym kontakcie, zaznacz pola wyboru obok istniejących rekordów CRM, z którymi chcesz powiązać ten kontakt.
3. W dolnej części menu rozwijanego kliknij „Zapisz”.

Zapisz wiadomość e-mail z programu Outlook

Aby zarejestrować z mocą wsteczną wiadomości e-mail wysłane lub otrzymane w programie Outlook:

1. W skrzynce odbiorczej programu Outlook znajdź i kliknij wiadomość e-mail, którą chcesz zarejestrować w systemie CRM.
2. Przejdź do dodatku HubSpot Sales:
   
   • Klasyczny Outlook dla Windows lub Mac: na głównym pasku narzędzi kliknij opcję „Narzędzia sprzedaży”.
   • Nowa wersja programu Outlook dla komputerów Mac: na głównym pasku narzędzi kliknij trzy poziome kropki i wybierz opcję „HubSpot Sales”.
   • Nowa wersja programu Outlook dla systemu Windows lub Outlook w wersji internetowej: na głównym pasku narzędzi kliknij opcję „Aplikacje ” i wybierz „HubSpot Sales”.
3. W okienku zadań, w sekcji „Ta aktywność e-mailowa ”, kliknij opcję„Zapisz wiadomość e-mail w HubSpot”.
   • Aby utworzyć nowy kontakt, w sekcji „Utwórz jako nowy kontakt” zaznacz pole wyboru obok odbiorcy, aby zarejestrować wiadomość e-mail w nowym kontakcie.
   • Aby zarejestrować wiadomość e-mail w istniejącym kontakcie, zaznacz pola wyboru obok istniejących rekordów CRM, z którymi chcesz powiązać ten kontakt.
4. W dolnej części menu rozwijanego kliknij opcję „Zapisz”.