Poznaj funkcje śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail w HubSpot

Gdy wysyłasz wiadomość e-mailową o charakterze marketingowym lub indywidualną wiadomość e-mailową ze swojej skrzynki odbiorczej za pomocą rozszerzenia HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome, dodatku HubSpot Sales dla Office 365 lub dodatku HubSpot Sales dla programu Outlook, a także gdy wysyłasz indywidualną wiadomość e-mailową z poziomu rekordu, HubSpot będzie śledzić otwarcia wiadomości. Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym kontem w Sales Hub , HubSpot będzie również śledzić, kiedy odbiorca kliknie link zawarty w wiadomości.

HubSpot nie generuje zdarzeń otwarcia ani kliknięcia w przypadku wiadomości e-mailowych związanych ze sprzedażą, gdy interakcja pochodzi ze źródła niebędącego człowiekiem, takiego jak aktywność bota.

Zanim zaczniesz

Przed skorzystaniem z tej funkcji zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi zgody oraz ograniczeniami.

Zgodność ze wymogami dotyczącymi zgody na śledzenie wiadomości e-mail

Niektóre kraje, takie jak Francja i Włochy, wymagają, aby odbiorcy wyrazili zgodę przed użyciem pikseli śledzących otwarcia i kliknięć w wiadomościach e-mail HubSpot. Wymogi te dotyczą każdego nadawcy wysyłającego wiadomości e-mail do odbiorców w tych krajach, niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba nadawcy. Odpowiedzialność za zgodność spoczywa na nadawcy. HubSpot udostępnia narzędzia pomagające zarządzać zgodą na śledzenie wiadomości e-mail.

Aby zarządzać śledzeniem e-maili marketingowych w HubSpot:

• Wyłącz śledzenie wiadomości e-mailowych na poziomie konta: wyłącz śledzenie otwarć i kliknięć dla wszystkich wiadomości marketingowych na swoim koncie w sekcji Ustawienia > Marketing > E-mail > Śledzenie. Pamiętaj, że spowoduje to wyłączenie śledzenia globalnie, a nie tylko w określonych regionach.Dowiedz się więcej ozarządzaniu śledzeniem otwarć i kliknięć w wiadomościach marketingowych. 
• Wyłącz śledzenie dla poszczególnych wiadomości e-mailowych o charakterze marketingowym (BETA): wyłącz śledzenie otwarć i kliknięć dla pojedynczej wiadomości bezpośrednio w edytorze wiadomości, podczas gdy śledzenie pozostaje włączone dla całego konta. Na przykład podczas wysyłania wiadomości e-mailowych o charakterze marketingowym możesz podzielić kontakty na segmenty według regionu, aby wyłączyć śledzenie dla określonych krajów, zachowując jednocześnie śledzenie dla pozostałej części odbiorców. Dowiedz się więcej o wyłączaniu śledzenia dla poszczególnych wiadomości e-mailowych o charakterze marketingowym.

Uwaga: chociaż HubSpot udostępnia te funkcje, to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w Twojej konkretnej sytuacji.

Ograniczenia i kwestie do rozważenia

• Niektóre programy pocztowe mogą być skonfigurowane tak, aby uniemożliwić ładowanie piksela śledzącego otwarcia wiadomości HubSpot. Gdy piksel śledzący otwarcie nie zostanie załadowany, HubSpot nie może generować raportów dotyczących śledzenia otwarć dla tej wiadomości. Jeśli odbiorca otworzy jedną z Twoich wiadomości, a następnie kliknie link w wiadomości lub odpowie na samą wiadomość, HubSpot może wywnioskować, że otworzył wiadomość, i z mocą wsteczną zgłosi zdarzenie otwarcia.

• Nie ma możliwości sprawdzenia, czy śledzona wiadomość e-mail została przekazana dalej do innego odbiorcy. W niektórych przypadkach otwarcie wiadomości e-mail w folderze „Wysłane” może spowodować wygenerowanie powiadomienia o samodzielnym otwarciu. Dowiedz się, jak zablokować powiadomienia o samodzielnym otwarciu dla rozszerzenia Chrome i dodatku do programu Outlook na komputery stacjonarne.

Różnice między śledzeniem wiadomości e-mail a rejestrowaniem

Śledzenie wiadomości e-mail i rejestrowanie to dwie powiązane, ale odrębne funkcje służące do zarządzania i mierzenia zaangażowania kontaktów w Twoje wiadomości e-mail:

• Śledzenie: skorzystaj z funkcji śledzenia, aby monitorować, kiedy kontakty otwierają Twoje wiadomości e-mail. Aby śledzić wiadomości e-mail, HubSpot umieszcza w wiadomości niewidoczny obrazek o rozmiarze jednego piksela po jej wysłaniu.
  • E-maile marketingowe są śledzone domyślnie. Dowiedz się, jak zarządzać ustawieniami śledzenia e-maili marketingowych w tym artykule.
  • W przypadku śledzonych wiadomości e-mail typu „jeden do jednego” otrzymasz powiadomienie w czasie rzeczywistym na komputerze, gdy kontakt otworzy śledzoną wiadomość. Użytkownicy z przypisanym kontem Sales Hub mogą również śledzić, kiedy odbiorca kliknie link w wiadomości. HubSpot rejestruje otwarcia i kliknięcia śledzonych wiadomości e-mail w kanale aktywności oraz na osi czasu rekordu. Zaznaczenie polawyboru „Śledź” nie spowoduje zapisania kopii wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot.

• Rejestr: skorzystaj z funkcji rejestru, aby zapisać kopię wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot.
  
  

  Uwaga: aby połączyć indywidualny służbowy adres e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi na wiadomości e-mail, użytkownicy muszą posiadać licencję Core, Sales Hub lub Service Hub. Użytkownicy z licencją „Tylko do przeglądania” nie mogą łączyć indywidualnych służbowych adresów e-mail. Dowiedz się więcej o zarządzaniu licencjami.

  • Zalogowane wiadomości e-mail są uwzględniane w analizach wiadomości e-mail; jednak wiadomości e-mail typu „jeden do jednego”, które są zalogowane, ale nie są śledzone w usłudż, nie zapewniają wglądu w informacje dotyczące otwarć ani kliknięć.

• • Wszelkie załączniki dołączone do wiadomości e-mail również zostaną zapisane w rekordzie kontaktu. Rejestruj swoje wiadomości e-mail, aby zachować historię dotychczasowej komunikacji. 

• • E-maile marketingowe wysłane do kontaktu pojawią się automatycznie w rekordzie kontaktu, a jeśli włączyłeś śledzenie w ustawieniach e-maili marketingowych, możesz również przejrzeć wskaźniki zaangażowania związane z e-mailem, takie jak otwarcia lub kliknięcia.

Możesz wysłać wiadomość e-mail typu „jeden do jednego”, która jest zarówno śledzona, jak i rejestrowana. W ten sposób otrzymasz powiadomienia o otwarciu wiadomości, a także będziesz mieć zapis korespondencji e-mailowej w HubSpot. Jeśli zainstalowałeś rozszerzenie HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome do obsługi Gmaila lub dodatek HubSpot Sales dla Office 365, możesz również ustawić domyślne opcje rejestrowania i śledzenia dla swojego rozszerzenia.

Śledzenie otwarć wiadomości e-mail

Uwaga: jeśli w swoim koncie włączyłeś ustawienia dotyczące prywatności danych, otwieranie wiadomości e-mail może być śledzone wyłącznie w przypadku kontaktów, dla których przypisano podstawę prawną przetwarzania danych. Dowiedz się więcej o tym, jak prywatność danych wpływa na śledzenie wiadomości e-mail za pomocą rozszerzenia dla przeglądarki Chrome lub Office 365.

Kiedy wysyłasz e-mail marketingowy lub śledzony e-mail sprzedażowy, HubSpot osadza w wiadomości e-mail niewidoczny obrazek o rozmiarze jednego piksela po jej wysłaniu. Gdy odbiorca wyświetli wiadomość e-mail, a obrazki się załadują, otrzymasz powiadomienie, że wiadomość została otwarta. 

HubSpot wyklucza interakcje, co do których istnieje podejrzenie, że nie są wykonywane przez ludzi, takie jak aktywność botów, a także wiadomości e-mail rejestrowane z mocą wsteczną, wiadomości wysyłane za pośrednictwem adresów przekazujących lub wiadomości e-mail rejestrowane ręcznie w ramach analizy wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży.

Jeśli klient poczty elektronicznej odbiorcy nie zezwala na załadowanie piksela śledzącego, HubSpot nie będzie w stanie śledzić otwarcia wiadomości. Śledzenie przez HubSpot można wyłączyć w następujących sytuacjach:

• Odbiorca formatuje swoją wiadomość e-mail jako zwykły tekst.
• Klient poczty e-mail odbiorcy nie pobiera automatycznie obrazów.
• Filtr firmowy odbiorcy usuwa wszystkie obrazy z przychodzących wiadomości e-mail.

Jeśli odbiorca ma bardzo rygorystyczny filtr antyspamowy, który blokuje ładowanie obrazów lub śledzenie linków w wiadomościach e-mail, śledzona wiadomość może zostać odfiltrowana jako spam. Jednak narzędzia do śledzenia wiadomości e-mail są powszechne, a większość klientów poczty elektronicznej nie będzie wyświetlać Twojej wiadomości inaczej niż dotychczas.

Jeśli nie chcesz śledzić wiadomości e-mailowych związanych z marketingiem, możesz wyłączyć tę funkcję, przechodząc do sekcji Ustawienia > Marketing > E-mail > Śledzenie. Dowiedz się więcej o zarządzaniu śledzeniem wiadomości e-mailowych związanych z marketingiem.

Śledzenie otwarć w wiadomościach indywidualnych wykorzystuje linki przekierowujące przez HubSpot w celu zliczania aktywności. Domyślnie linki te korzystają z domen dostarczonych przez HubSpot. Aby używać własnej domeny, podłącz niestandardową domenę do śledzenia wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży i obsługi klienta.

Jeśli nie chcesz śledzić wiadomości e-mail typu „jeden do jednego”, dowiedz się, jak wyłączyć śledzenie wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na swoim koncie.

Uwaga: gdy śledzenie wiadomości e-mail jest wyłączone, następujące funkcje nie będą działać lub mogą być mniej skuteczne: analityka marketingowych wiadomości e-mail, optymalizacja czasu wysyłania, blokowanie „szarej poczty”, optymalizator zaangażowania, testy A/B, przepływy pracy wykorzystujące zdarzenia otwarcia/kliknięcia w wyzwalaczach lub rozgałęzieniach, segmenty wykorzystujące zdarzenia otwarcia/kliknięcia jako filtry, filtrowanie segmentów na podstawie właściwości zależnych od danych śledzenia wiadomości e-mail (np.„Wysyłki od ostatniego zaangażowania”) oraz sekwencje wykorzystujące zdarzenia otwarcia/kliknięcia. 

Dlaczego otrzymuję wiele powiadomień o otwarciu konkretnego śledzonego e-maila?

Jeśli otrzymujesz więcej powiadomień o otwarciu wiadomości e-mail niż oczekiwano w przypadku konkretnej śledzonej wiadomości, może to oznaczać, że wiadomość została przekazana dalej lub że skopiowałeś i wkleiłeś wcześniej wysłaną wiadomość. Ze względu na kwestie prywatności i bezpieczeństwa, gdy wiadomość e-mail jest przekazywana dalej, HubSpot domyślnie informuje, że oryginalny nadawca ponownie otworzył wiadomość.

Jeśli skopiowałeś i wkleiłeś wiadomość e-mail, którą wcześniej wysłałeś, skopiowałeś również oryginalny piksel śledzący. Ten sam piksel śledzący będzie ładowany dla każdego odbiorcy. Zaleca się wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail, które można tworzyć od podstaw w CRM lub kliencie pocztowym, albo korzystanie z szablonów wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży.

Czasami pojedynczy obrazek śledzący ładuje się wielokrotnie ze względu na sposób, w jaki odbiorca przegląda swoje wiadomości e-mail. Na przykład użytkownik może korzystać z serwera, który dynamicznie zmienia jego adres IP. Jeśli obrazek jest ładowany z wielu adresów IP, powiadomienia mogą wskazywać, że Twoje wiadomości e-mail zostały otwarte przez wiele osób.

Ponadto klienci poczty elektronicznej, tacy jak Outlook czy Apple Mail, posiadają okienko podglądu w widoku skrzynki odbiorczej. Jeśli odbiorcy przewiną kursorem po Twojej wiadomości e-mail w swojej skrzynce odbiorczej, może to wywołać powiadomienie o otwarciu wiadomości.

Dlaczego znacznik czasu otwarcia jest taki sam jak w przypadku zdarzenia kliknięcia lub odpowiedzi?

Niektóre klienty poczty uniemożliwiają załadowanie piksela śledzącego otwarcia wiadomości e-mail HubSpot. W takiej sytuacji HubSpot nie może bezpośrednio zarejestrować, że wiadomość została otwarta.

Jeśli odbiorca później kliknie śledzony link w wiadomości e-mail lub na nią odpowie, HubSpot może wywnioskować, że wiadomość została otwarta. Jeśli wcześniej dla tej wiadomości odnotowano 0 otwarć, HubSpot utworzy 1 wydarzenie otwarcia wywnioskowane.

Wnioskowane otwarcie wykorzystuje ten sam znacznik czasu, co pierwsze kliknięcie lub odpowiedź, ponieważ jest to pierwsze potwierdzone zaangażowanie, które otrzymuje HubSpot. Wnioskowanie to ma miejsce tylko wtedy, gdy liczba otwarć wiadomości e-mail wzrasta z 0 do 1 i nie powtarza się w przypadku kolejnych kliknięć lub odpowiedzi, co zapewnia dokładność wskaźników zaangażowania.

Co zrobić, jeśli otrzymuję powiadomienie „Ktoś”?

Powiadomienie „Ktoś” może pojawić się w jednej z następujących sytuacji:

1. Jeśli wyślesz śledzoną wiadomość e-mail na wiele adresów e-mail (w tym w polach DW i UDW), wszyscy odbiorcy otrzymają ten sam obrazek śledzący HubSpot Sales. HubSpot nadal powiadomi Cię o otwarciu wiadomości, ale może nie być w stanie określić, który odbiorca ją otworzył.
2. Jeśli w swoim koncie HubSpot masz włączone ustawienia prywatności danych, a kontakt nie ma podstawy prawnej do przetwarzania danych, HubSpot Sales będzie śledzić wiadomości e-mail wysyłane do tego kontaktu, ale powiadomienia będą anonimowe. Właściwości„Ostatnia data otwarcia wiadomości e-mail dotyczącej sprzedaży ” ,„Ostatnia data kliknięcia w wiadomości e-mail dotyczącej sprzedaży” oraz „Ostatnia data interakcji” również nie będą aktualizowane.

Uwaga: gdy otrzymujesz powiadomienie „Ktoś” dotyczące otwarcia wiadomości e-mail lub kliknięcia, HubSpot nie może przypisać danej aktywności związanej z wiadomością e-mail do konkretnego odbiorcy, więc nie pojawi się ona w żadnym raporcie dotyczącym aktywności związanej z wiadomościami e-mail (np. w raporcie niestandardowym).

Śledzenie kliknięć w wiadomościach e-mail

Kliknięcia w wiadomościach e-mail można śledzić zarówno w przypadku wiadomości marketingowych, jak i śledzonych wiadomości indywidualnych. Działanie i konfiguracja śledzenia linków zależy od typu wysyłanej wiadomości e-mail.

Kliknięcia w wiadomościach marketingowych

Możesz włączyć śledzenie linków w wiadomościach marketingowych wzakładce „Śledzenie”w ustawieniach wiadomości marketingowych. Jeśli wykupiłeś dodatek „Marki”, możesz również zarządzać domeną śledzonych linków w swoich wiadomościach. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu ustawień śledzenia kliknięć w wiadomościach marketingowych w tym artykule.

Kliknięcia w wiadomościach e-mail typu „jeden do jednego”

Jeśli masz przypisanekonto w Sales Hubi wysyłasz e-mail z linkami śledzonymi z poziomu klienta poczty lub z poziomu rekordu, możesz śledzić kliknięcia w linki zawarte w treści wiadomości. Linki są śledzone poprzez dodanie kodu śledzenia na końcu każdego hiperłącza zawartego w wiadomości. Informacje o kliknięciach i otwarciach możesz zobaczyć w kanale aktywności HubSpot.

W wiadomości e-mail otrzymanej przez kontakt linki będą miały następujący format: http://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

Tymczasowe przekierowanie do domeny [xx].na1.hs-sales-engage.com jest konieczne, aby HubSpot mógł zarejestrować i śledzić kliknięcia w linki. Po kliknięciu link automatycznie przekieruje do docelowego adresu URL (np. www.hubspot.com). Aby używać własnej domeny do śledzenia kliknięć w wiadomościach e-mail typu „jeden do jednego”, podłącz niestandardową domenę do śledzenia wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży i obsługi klienta.

(Outlook)

(Gmail)

(Zapis w HubSpot)

Jeśli chcesz przetestować śledzenie linków, kliknij link w kliencie poczty e-mail i przeglądarce, w których nie jest zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales; w przeciwnym razie powiadomienie o kliknięciu może zostać zablokowane. Zapobiega to wyświetlaniu powiadomień wywołanych kliknięciami w Twoje własne linki, ale nie dotyczy to innych odbiorców Twojej wiadomości e-mail, którzy mogą mieć zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales.

Jeśli nie otrzymujesz żadnych powiadomień o otwarciach lub kliknięciach podczas wysyłania śledzonej wiadomości e-mail ze swojej skrzynki odbiorczej, dowiedz się, jak rozwiązywać problemy ze śledzeniem w rozszerzeniu:

• Rozwiązywanie problemów z rozszerzeniem HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome
• Rozwiązywanie problemów z dodatkiem HubSpot Sales dla programu Outlook
• Rozwiązywanie problemów z dodatkiem HubSpot Sales dla Office 365

Analiza śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail 

Możesz przeglądać i analizować trendy dotyczące skuteczności wiadomości e-mail, korzystając z raportów niestandardowych lub gotowych raportów dostępnych w bibliotece raportów:

• Aby utworzyć własny raport, skorzystaj z narzędzia do tworzenia raportów niestandardowych i wybierz źródło danych „E-maile sprzedażowe ” lub „E-maile marketingowe”. 
• W przypadku wiadomości e-mail marketingowych możesz analizować wskaźniki dostarczalności i zaangażowanie nastronie indeksu wiadomości e-mail. 

Oprócz tworzenia własnych raportów niestandardowych możesz uzyskać dostęp do gotowych raportów dotyczących skuteczności wiadomości e-mail:

• Twórz raporty sprzedażowe w pakiecie analitycznym sprzedaży.
• Korzystaj z raportów marketingowych w pakiecie analitycznym marketingu.