Śledzenie podstawy prawnej przetwarzania danych w HubSpot

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych przedsiębiorstwa muszą posiadać podstawę prawną do wykorzystywania i przetwarzania danych kontaktowych, a także są zobowiązane do prowadzenia ewidencji zgód oraz dokumentacji potwierdzającej inne podstawy prawne przetwarzania.

Atrybut kontaktu „Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktowych” pomaga gromadzić, śledzić i przechowywać podstawy prawne przetwarzania danych kontaktów w HubSpot, takie jak umowa, prawnie uzasadniony interes oraz zgoda. Zgodnie z RODO przedsiębiorstwa są zobowiązane do posiadania co najmniej jednej podstawy prawnej jako ważnego powodu przetwarzania danych. W każdej sytuacji może istnieć więcej niż jedna podstawa prawna.

Uwaga: chociaż HubSpot udostępnia tę funkcję,to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

Wyświetl właściwość i zapoznaj się z poszczególnymi podstawami prawnymi

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Właściwości”.
3. Wyszukaj i kliknij właściwość „Podstawa prawna przetwarzania danych osoby kontaktowej”.
4. W tej właściwości możesz wyświetlić sześć domyślnych opcji . Pierwsze trzy opcje to różne rodzaje prawnie uzasadnionych interesów. Prawnie uzasadniony interes występuje wtedy, gdy firma ma niezbędny i zgodny z prawem powód biznesowy do przetwarzania danych osobowych kontaktu w sposób, którego kontakt by się spodziewał.
   
   • Uzasadniony interes – potencjalny klient: Przetwarzanie danych od potencjalnego klienta w celu nawiązania kontaktu w sprawie potencjalnej współpracy. Na przykład przetwarzanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail potencjalnego klienta po tym, jak zapisał się on do newslettera. Potencjalny klient to osoba, która wyraziła zainteresowanie firmą, ale nie dokonała jeszcze zakupu żadnych towarów ani usług.
   • Uzasadniony interes – klient: Gdy przetwarzanie danych klienta jest konieczne do utrzymania bieżących relacji biznesowych. Na przykład aktualizacja adresu klienta lub wysłanie mu informacji o otwarciu nowego sklepu. Klient to osoba, która dokonała zakupu towarów lub usług od danej firmy.
   • Uzasadniony interes – Inne: Gdy istnieje podstawa prawna do przetwarzania danych kontaktu w sposób, jakiego kontakt ten oczekiwałby od firmy, ale rodzaj kontaktu lub relacji biznesowej nie odpowiada żadnej z pozostałych podanych kategorii HubSpot.
   • Wykonanie umowy: Gdy przetwarzanie danych kontaktu jest niezbędne do realizacji zadań wynikających z umowy lub przed formalnym nawiązaniem relacji biznesowej. Na przykład przetwarzanie adresów e-mailowych kontaktu po tym, jak poprosił on o wycenę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

1. • Dobrowolna zgoda osoby kontaktowej: Gdy osoba kontaktowa wyraziła bezpośrednią zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, na przykład gdy zakłada profil w serwisie firmy i wyraża zgodę na otrzymywanie wiadomości. Zgoda powinna być konkretna, świadoma i jednoznaczna.

1. • Nie dotyczy: Gdy do komunikacji z osobą kontaktową nie jest wymagana podstawa prawna do przetwarzania danych kontaktowych. Na przykład osoba kontaktowa nie jest obywatelem UE ani Wielkiej Brytanii objętym przepisami o ochronie danych osobowych wynikającymi z RODO.

Podstawy prawne dotyczące kontaktów

Po włączeniu ustawień dotyczących ochrony danych możesz dodać zgodę i podstawę prawną do kontaktów w następujących sytuacjach:

• Kończenie importu listy.
• Tworzenie kontaktu.
• Edytowanie podstawy prawnej w ankietach.
• Podawanie jednorazowej podstawy prawnej podczas wysyłania wiadomości e-mail do kontaktu.
• Przyznanie podstawy prawnej dla pojedynczego kontaktu.
• Przyznanie jej dla wielu kontaktów jednocześnie.
• Cofnięcie rezygnacji z otrzymywania wiadomości e-mail.
• Ponowna subskrypcja kontaktu na marketingowe wiadomości e-mail po rezygnacji.
• Zapisanie kontaktu do określonego typu subskrypcji.
• Aktualizacja statusu subskrypcji oraz właściwości„Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu ” w ramach przepływu pracy.

Przyznanie podstawy prawnej dla pojedynczego kontaktu

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę kontaktu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij opcję Działania i wybierz opcję Wyświetl wszystkie właściwości.
4. Znajdź i kliknij właściwość „Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu ”.
5. Zaznacz pola wyboru obok wartości, których chcesz użyć.

Przyznaj podstawę prawną zbiorczo

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
2. Aby wybrać konkretne kontakty, zaznacz pola wyboru obok rekordów, które chcesz edytować.
3. Aby zaznaczyć wszystkie kontakty, zaznacz pole wyboru u góry tabeli, a następnie kliknij opcję Zaznacz wszystkie [x] kontakty.
4. W górnej części tabeli kliknij przycisk Edytuj, a następnie znajdź i wybierz opcję „Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktowych”.
5. Kliknij menu rozwijane „Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu ” i zaznacz pola wyboru obok opcji, które chcesz zastosować do swoich kontaktów.
6. Kliknij „Zaktualizuj”.