Zarządzaj przychodami w całym cyklu sprzedaży w HubSpot

Revenue Hub pomaga zarządzać przychodami w całym cyklu — od pierwszej sprzedaży, przez fakturowanie, płatności i odnowienia, aż po wzrost przychodów. Obejmuje narzędzia do tworzenia wycen i faktur, obsługi płatności, zarządzania umowami oraz sporządzania raportów dotyczących przychodów. Skorzystaj z niniejszego przewodnika, aby zapoznać się z całym procesem, a następnie przejrzyj sekcje najbardziej istotne dla Twojej konfiguracji.

Centralizacja tych procesów pozwala zespołom pracować w oparciu o te same dane dotyczące przychodów. Zespoły mające bezpośredni kontakt z klientami, w tym działy sprzedaży, rozliczeń i obsługi klienta, mogą zarządzać cyklem życia przychodów w HubSpot — od transakcji i wycen po umowy, faktury i windykację należności. Zespoły finansowe mogą wykorzystywać te same dane do sporządzania raportów dotyczących przychodów i prognozowania, natomiast zespoły marketingowe mogą korzystać z raportów dotyczących atrybucji, aby zrozumieć, które kampanie i działania w ramach cyklu życia klienta mają wpływ na osiągnięte przychody.

Poznaj podróż generowania przychodów w HubSpot

W niniejszym artykule omówiono podróż generowania przychodów powiązanych w HubSpot. W miarę jak klienci przechodzą przez cykl życia przychodów, informacje przechodzą od etapu transakcji do wyceny, a ostatecznie do umowy, która staje się długoterminowym dokumentem służącym do rozliczeń, odnowień umów i sporządzania raportów dotyczących przychodów. W zależności od posiadanej subskrypcji, konfiguracji i procesów biznesowych możesz zacząć od przepływów pracy związanych z wyceną i zawieraniem umów, a następnie dodać funkcje związane z fakturowaniem i płatnościami. Dowiedz się więcej o różnych procesach związanych z przychodami w HubSpot.

Na przykład firma Sprocket SaaS Co., dostawca oprogramowania typu SaaS, początkowo zamierzała wysyłać wyceny w ramach swojego procesu sprzedaży. W miarę rozwoju firmy postanowili zacząć gromadzić przychody w ramach jednej umowy, wystawiać klientom rachunki oraz umożliwić im opłacanie świadczonych usług. Dzięki skalowaniu zakresu wykorzystania narzędzi HubSpot służących do generowania przychodów udało im się przejść od sporządzania pojedynczych wycen do wdrożenia kompleksowego procesu generowania przychodów.

Organizacje zarządzają przychodami na różne sposoby, w zależności od tego, w jaki sposób prowadzą sprzedaż i rozliczają się z klientami. Zapoznaj się z poniższym schematem, aby znaleźć podróż generowania przychodów najlepiej pasującą do Twojego modelu biznesowego. Dowiedz się więcej o Revenue Hub.

Skonfiguruj swoją ofertę produktów i usług

Skonfiguruj bibliotekę produktów

Podczas zarządzania przychodami w HubSpot dodaj produkty i usługi oferowane przez Twoją firmę do biblioteki produktówjako produkty. Twórz produkty ręcznie lub skorzystajz funkcji Hubspot ai, aby tworzyć produkty za pomocą promptów w języku naturalnym. Wykorzystaj te produkty do dodawania pozycji do transakcji, wycen, umów i faktur, aby nabywcy mieli jasny obraz tego, co kupują.

Produkty w bibliotece można skonfigurować z wykorzystaniem różnych modeli cenowych, w tym cen ryczałtowych, progresywnych i wielopoziomowych. Można również tworzyć cenniki dla różnych scenariuszy cenowych (np. cenniki dla klientów poleconych, partnerów lub cenniki regionalne). Pomaga to sprzedawcom w doborze odpowiednich produktów i ustalaniu właściwych cen w trakcie procesu sprzedaży.

Na przykład bibliotekę produktów można skonfigurować w następujący sposób:

• W przypadku subskrypcji należy stosować cennik wielopoziomowy oraz udostępniać regionalnym zespołom sprzedaży różne cenniki regionalne.
• Skonfiguruj usługi wdrożeniowe w ramach ryczałtu wraz z pakietami wsparcia rozliczanymi na podstawie rzeczywistego wykorzystania, rozliczanymi cyklicznie.

Na przykład firma Sprocket SaaS Co., dostawca oprogramowania typu SaaS, stworzyła swoją bibliotekę produktów tak, aby oprócz cyklicznych opłat za oprogramowanie obejmowała ona również jednorazowe usługi wdrożeniowe.

Przekaż HubSpot AI informacje o swoich klientach i procesie sprzedaży

Dodaj informacje o swoich klientach, nabywcach i procesach sprzedaży , aby zapewnić narzędziom opartym na sztucznej inteligencji niezbędny kontekst, który pomoże w spójnej realizacji sprzedaży. Informacje te pomagają Hubspot AI w personalizowaniu wyników i rekomendacji dla różnych grup nabywców i klientów. Dowiedz się więcej o dostosowywaniu HubSpot AI do potrzeb Twojej firmy.

Zarządzanie szansami sprzedaży i umowami

Dla wielu zespołów jest to pierwszy zintegrowany przepływ pracy generujący przychody wdrożony w HubSpot, łączący zarządzanie transakcjami, wyceny, zawieranie umów oraz przygotowywanie faktur.

Większość przepływów pracy związanych z przychodami rozpoczyna się od szansy sprzedaży. W HubSpot transakcje, wyceny i umowy współdziałają ze sobą, aby przeprowadzić kupujących od pierwszego zaangażowania do zawarcia aktywnej umowy.

Śledź szanse sprzedaży za pomocą transakcji

Rekord transakcji zawiera informacje dotyczące trwającego procesu sprzedaży z danym nabywcą. Transakcja gromadzi dane kontaktowe i informacje o firmie nabywcy oraz rejestruje wszelkie działania związane z osobami kontaktowymi i firmami powiązanymi z transakcją, w tym wiadomości e-mail, połączenia telefoniczne i spotkania.

Użyj pozycji , aby dodać produkty, które kupujący zamierza nabyć, do transakcji. Pozycje zamówienia są przenoszone do wycen, umów, faktur i procesu finalizacji zamówienia, co pomaga zapewnić spójność cen i szczegółów produktów w całym procesie generowania przychodów.

Śledź szansę sprzedaży od momentu umówienia spotkania aż do jej zamknięcia pomyślnie w swoim procesie sprzedaży, aby móc zautomatyzować kolejne kroki i przeprowadzić prognozę przychodów.

Na przykład transakcje można skonfigurować w następujący sposób:

• Skonfiguruj przepływ pracy , który automatycznie utworzy transakcję po zakwalifikowaniu potencjalnego klienta, a następnie przypisz ją do odpowiedniego zespołu sprzedaży lub przedstawiciela handlowego.
• Skonfiguruj etapy procesu sprzedaży, które odpowiadają Twojemu procesowi sprzedaży.
• Należy umożliwić przedstawicielom handlowym samodzielne zarządzanie poszczególnymi transakcjami w celu ich finalizacji.

Dowiedz się więcej o przepływach pracy, etapach procesu sprzedaży i transakcjach.

Tworzenie spersonalizowanych wycen

Twórz spersonalizowane wyceny bezpośrednio na podstawie swoich transakcji, aby przyspieszyć proces sprzedaży. Wyceny można tworzyć za pomocąHubspot ai lub konfigurować za pomocą edytora wycen.

Oprócz standardowych informacji dotyczących transakcji możesz wzbogacić swoje wyceny i szablony wycen w następujący sposób:

Dostosuj treść wyceny

• Treści dostosowane do potrzeb klienta: spersonalizowane listy motywacyjne, streszczenia oraz terminy branżowe.
• Pozycje: szczegółowy wykaz produktów lub usług.
• Elastyczna akceptacja: dodaj możliwość zatwierdzenia wyceny za pomocą podpisu elektronicznego, funkcji „kliknij, aby zaakceptować” lub podpisu odręcznego.
• Integracja systemów płatności: wbudowane funkcje fakturowania i płatności umożliwiające szybszą finalizację transakcji.

Zautomatyzuj cykl życia

• Szablony wycen: twórz szablony wycen , aby pomóc sprzedawcom w bardziej wydajnym sporządzaniu standardowych wycen. Możesz skorzystać z Asystenta Breeze , aby przyspieszyć proces tworzenia szablonów.
• Zasady dotyczące wycen i procesy zatwierdzania: należy wykorzystać zasady dotyczące wycen i procesy zatwierdzania w celu określenia wymagań, jakie muszą spełniać wyceny przed ich wysłaniem do kupującego. Zasady mogą oznaczać wyceny, które nie spełniają tych wymagań, lub uniemożliwiać wysyłanie wycen do czasu wprowadzenia zmian. Można skonfigurować proces zatwierdzania tak, aby wyceny były oceniane przez osobę zatwierdzającą, zanim trafią do kupującego.
• Płatność: po zaakceptowaniu wyceny przez kupującego zostaje on przekierowany do faktury w celu zainicjowania procesu rozliczeniowego, co pozwala ograniczyć opóźnienia. 

Uwaga: aby rozliczenie mogło zostać powiązane z fakturą, musisz się zapisywać w wersjibeta usług Connected Narzędzia CPQ, Billing i Payments. Jeśli nie uczestniczysz w programie beta, pobieranie płatności nadal odbywa się w ramach istniejącej wyceny lub samodzielnej faktury . Dowiedz się więcej oprocesie testów beta narzędzi CPQ, Billing i Payments. 

• Tworzenie umowy: po zaakceptowaniu wyceny z opcją fakturowania można utworzyć umowę w celu sformalizowania porozumienia. Dane rozliczeniowe, takie jak metoda płatności i dane kontaktowe do celów rozliczeniowych, są automatycznie uwzględniane w umowie.

• Odnowienia i zmiany: twórz wyceny dotyczące odnowień lub zmian bezpośrednio na podstawie istniejących umów, aby śledzić przewidywany całkowity zysk klienta.

Dowiedz się więcej okonfiguracji procesu wyceny,zatwierdzaniu wycen oraz o tym, jak korzystać z podpisów elektronicznych.

Rozliczenia i zarządzanie przychodami

Zespoły mogą wdrażać rozwiązania w zakresie fakturowania i płatności osobno, albo poprzez rozszerzenie istniejącego przepływu pracy narzędzi CPQ, albo poprzez stopniowe wdrażanie procesów cyklicznego fakturowania i pobierania płatności.

Centralizacja przychodów za pomocą umów

Umowastanowi wspólny dokument, który łączy informacje o tym, co zostało sprzedane, w jaki sposób jest to rozliczane oraz jak z czasem zmienia się relacja z klientem. Umowy zawierają dane kontaktowe i informacje o firmie, przewidywane przychody oraz historię umów zawartych z danym klientem.

Umowy można wykorzystać do:

• Ocena statusu umowy i przychodów z tytułu zobowiązań.

• Śledź terminy odnowienia torów.

• Uzyskaj dostęp do informacji rozliczeniowych.

• Wyświetl powiązane faktury, subskrypcje i płatności.

Następujące zespoły mogą korzystać z obiektu „contracts” w swojej codziennej pracy:

Dowiedz się więcej o tym, jak umowy są wykorzystywane w HubSpot, jak je konfigurować, jak tworzyć je bezpośrednio, jaktworzyć umowy na podstawie zaakceptowanych wycen oraz jak nimi zarządzać.

Zautomatyzuj cykliczne rozliczenia

Skorzystaj z funkcji automatycznego rozliczania, aby generować harmonogramy rozliczeń na podstawie umów i zarządzać nimi.

• Jeśli uczestniczysz w programie beta Connected narzędzia CPQ, Billing i Payments, po utworzeniu umowy na podstawie zaakceptowanej wyceny automatycznie generowany jest harmonogram rozliczeń na podstawie daty rozliczenia, częstotliwości rozliczeń oraz daty rozpoczęcia dla każdej pozycji.

• Jeśli tworzysz umowę bezpośrednio(wersja BETA), możesz włączyć funkcję rozliczeń podczas tworzenia umowy.

Harmonogramy rozliczeń obsługują umowy z rozłożonymi w czasie terminami poszczególnych pozycji oraz zróżnicowaną częstotliwością rozliczeń, a także umożliwiają konsolidację pozycji o tej samej dacie rozliczenia w jedną fakturę.

Dzięki automatycznemu rozliczaniu i harmonogramom rozliczeń możesz:

• Automatyczne generowanie harmonogramów rozliczeń na podstawie warunków umowy.

• Obsługa umów o rozłożonych w czasie datach rozpoczęcia i zakończenia oraz o zróżnicowanej częstotliwości rozliczeń.

• Połącz pozycje o tej samej dacie wystawienia rachunku w jedną fakturę.

• Śledź terminy płatności i kwoty faktur.

• Wyświetl poprzednie faktury i aktualny status faktur.

Uwaga: jeśli włączono ustawienie „Automatyczne tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert” , a użytkownik uczestniczy w programie beta „Connected CPQ, Billing, and Payments”, po zaakceptowaniu oferty przez kupującego automatycznie tworzony jest rekord umowy, który służy do zarządzania cyklicznym rozliczaniem za pomocą faktur zamiast wycen.

Pobieraj przychody za pomocą faktur i płatności

Faktury i płatności zamykają cykl od wyceny do płatności. Wykorzystaj faktury i łącza płatności , aby poprosić klientów o dokonanie płatności. Można tworzyć łącza płatności w celu przyjmowania płatności za konkretne produkty i usługi. Faktury można wystawiać jako opłaty jednorazowe lub w celu cyklicznego rozliczania się z nabywcami. Faktura może zostać utworzona:

• Z rekordu kontaktu, firmy, transakcji lub wyceny albo ze strony indeksu faktur.
• Z opublikowanej wyceny – skopiuj dane wyceny do nowej faktury.
• Automatycznie podczas tworzenia subskrypcji.
• Automatycznie w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem łączy płatności , wycen lub starszych wersji wycen.
• Automatycznie na podstawie bezpośrednio utworzonej umowy (BETA). Kupujący dokonują płatności na podstawie faktur. Warunki płatności netto ustala się podczas tworzenia umów, a bieżące rozliczenia są zarządzane w ramach tych umów.
• Jeśli opcja „Automatyczne tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych wycen” jest włączona, a użytkownik uczestniczy w programie beta „Połączone narzędzia CPQ, rozliczenia i płatności”, umowy są automatycznie tworzone na podstawie zaakceptowanych wycen. Kupujący dokonują płatności na podstawie faktur. Warunki płatności netto ustala się podczas tworzenia wycen, a bieżące rozliczenia są zarządzane w ramach umów. 

Aby efektywnie zarządzać płatnościami, możesz:

• Wysyłaj faktury automatycznie w terminach rozliczeniowych.
• Pobieraj płatności online za pomocą płatności HubSpot lub korzystając z platformy Stripe jako opcji przetwarzania płatności.
• Wypłacić zwroty kosztów.
• Zarządzanie sporami.
• Korzystaj z not kredytowych.
• Zapewnij portal rozliczeniowy , dzięki któremu nabywcy będą mogli samodzielnie obsługiwać swoje wnioski rozliczeniowe.

Dla każdej płatności tworzone są rekordy płatności, w których zapisywane są szczegóły płatności, w tym dane osoby, która dokonała płatności.

Do najważniejszych przykładów zastosowań faktur i płatności należą:

Dowiedz się więcej o tym, jak wystawiać rachunki kupującym, tworzyć łącza płatności oraz zarządzać płatnościami.

Utrzymanie i rozwój kont

Zarządzanie zmianami w umowach

Potrzeby klientów często ulegają zmianom w trakcie trwania umowy. Edytuj umowy (wersja BETA) lub twórz wyceny zmian , aby modyfikować istniejące umowy bez konieczności ich anulowania i rozpoczynania od nowa. Zaktualizuj dane sprzedawcy i kupującego, proces windykacji, metodę płatności, pozycje umowy oraz ustawienia finalizacji zamówienia. Zmiany są rejestrowane w rekordzie umowy i wprowadzane są korekty rozliczeniowe, w tym proporcjonalne rozliczenie.

Na przykład, edytuj umowy lub korzystaj z wycen zmian, aby:

• Dodawanie lub rezygnacja z funkcji lub usług w trakcie trwania umowy.
• Należy naliczyć opłatę proporcjonalnie do wprowadzonych zmian, tak aby klient płacił właściwą kwotę za pozostały okres obowiązywania umowy.
• Automatycznie aktualizuj umowy po wprowadzeniu zmian, aby zapewnić poprawność odnowień.

Dowiedz się więcej o edytowaniu sfinalizowanych umów (wersja beta) oraztworzeniu wycen zmian.

Zarządzaj odnowieniami

Zautomatyzuj proces odnowień umów i zmniejsz ryzyko współczynnika rezygnacji, dodając odnowienia bezpośrednio do umów (wersja BETA)lub tworząc wyceny odnowień. Podczas tworzenia odnowienia umowy istniejące dane umowy są automatycznie przenoszone. Przed sfinalizowaniem odnowienia można dodawać lub usuwać pozycje. Każda umowa odnowienna jest powiązana z umową pierwotną, dzięki czemu można śledzić pełną historię umów dla każdego klienta.

Na przykład, skorzystaj z wycen odnowienia polisy, aby:

• Ustaw powiadomienia o odnowieniu umowy w rekordzie umowy.
• W miarę zbliżania się terminu wygaśnięcia umowy należy generować wyceny odnowienia umowy.
• Możesz mieć pewność, że wszelkie zmiany wprowadzone w trakcie trwania umowy zostaną automatycznie uwzględnione przy odnowieniu.
• W czasie odnowienia można dodać lub usunąć pozycje.

Dowiedz się więcej o bezpośrednim tworzeniu odnowień umów (wersja beta) oraz o tworzeniu wycen odnowień.

Integracja i raportowanie przychodów

Połącz HubSpot z systemami finansowymi

Zadbaj o to, by zespoły finansowe były na bieżąco, synchronizując dane dotyczące przychodów z HubSpot z narzędziami księgowymi i systemami ERP, takimi jak QuickBooks, Xero i NetSuite. Możesz korzystać z istniejących aplikacji dostępnych w sklepie HubSpot lub z interfejsów API HubSpot.

Zsynchronizuj kontakty, produkty, faktury, noty kredytowe i płatności między obydwoma systemami, aby zapewnić automatyczną aktualizację ksiąg finansowych na podstawie operacji związanych z przychodami w HubSpot.

Skorzystaj z integracji HubSpot, aby:

• Należy zadbać o to, by dane dotyczące płatności i przychodów były aktualne.
• Ogranicz ręczne wprowadzanie danych w całym swoim środowisku technologii finansowych.

Więcej informacji na temat integracji z QuickBooks i Xero oraz możliwości rozszerzania platformy HubSpot znajdziesz w dokumentacji dla programistów.

Raport dotyczący wyników finansowych

Ponieważ transakcje, wyceny, umowy, faktury i płatności są ze sobą powiązane, zespoły mogą sporządzać raporty dotyczące całego cyklu życia przychodów — od pozyskania klientów, poprzez ich utrzymanie, aż po rozwój działalności. Dzięki scentralizowaniu procesów związanych z przychodami możesz analizować wyniki w tym zakresie, korzystając z raportów w HubSpot. Korzystaj z gotowych raportów lub twórz raporty dostosowane do potrzeb poszczególnych zespołów.

Można na przykład tworzyć raporty dotyczące:

• Przychody cykliczne: śledź w czasie rzeczywistym wskaźniki stałych rocznych dochodów i MRR oraz zmiany w umowach i ich wartość.

• Należności i środki pieniężne: śledź zaległe należności i otrzymane płatności w celu analizy wskaźnika DSO (dni spłaty należności).
• Utrzymanie klientów: analiza współczynnika rezygnacji i współczynnika utrzymania przychodów netto na podstawie danych dotyczących odnowienia umów.
• Atrybucja: sprawdź, które źródła transakcji przyczyniają się do zawierania wartościowych, długoterminowych umów.

Dowiedz się więcej o raportowaniu przychodów w HubSpot, pakietie analityki,tworzeniu niestandardowych raportów oraz raporcie dotyczącym atrybucji.

Dodatkowe zasoby

• Obejrzyj film wprowadzający do HubSpot Academy.
• Dowiedz się więcej o:
  • Różne procesy związane z przychodami, z których można korzystać w HubSpot.
  • Różne sposoby rozliczania się z klientami w HubSpot.
  • HubSpot narzędzia CPQ.
  • Umowy.
  • Różne sposoby pobierania płatności od kupujących w HubSpot.