Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku do programu HubSpot Sales Outlook

Użyj funkcji śledzenia i rejestr owania wdodatku HubSpot Sales Outlook, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym,gdy kontakt otworzy wiadomość e-mail. Możesz również wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji, do której może odwołać się Twój zespół.

Możesz przejrzeć informacje o otwarciu i kliknięciu wiadomości e-mail w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i ich powiązanych rekordach.

Uwaga: Jeślina Twoim koncie włączono funkcję General Data Protection Regulation (GDPR), najlepszym źródłem informacji o tym, jak Twoja firma wykorzystuje rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail, jest Twój zespół prawny. Możesz również dostosować ustawienia rozszerzenia, aby wyłączyć tę funkcję dla konkretnej wiadomości lub dla konkretnych kontaktów bądź domen e-mail. Wszelkie istniejące kontakty, które nie przyznały zgodnej z prawem podstawy do przetwarzania danych, będą śledzone anonimowo.

Zanim zaczniesz, zauważ różnicę między śledzoną wiadomością e-mail a zarejestrowaną wiadomością e-mail:

• Śledzenie: użyj funkcji śledzenia, aby monitorować, kiedy kontakty otwierają wiadomości e-mail. Aby śledzić wiadomości e-mail, HubSpot wstawia jednopikselowy obraz śledzenia do wiadomości e-mail po jej wysłaniu. Jeśli masz zainstalowaną aplikację tacową HubSpot Sales for Windows lub jeśli używasz Chrome z rozszerzeniem HubSpot Sales Chrome, otrzymasz powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie, gdy kontakt otworzy śledzoną wiadomość e-mail. Użytkownicy z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub mogą również śledzić, kiedy odbiorca kliknie link w wiadomości e-mail. Bezpłatni użytkownicy nie mogą śledzić kliknięć. HubSpot rejestruje śledzone otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail w kanaleaktywności i na osi czasu rekordu. Zaznaczeniepola wyboru Śledzenie wiadomości e-mail nie spowoduje zarejestrowania kopii wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot .

• Dziennik: użyj funkcji dziennika, aby zarejestrować kopię wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot. Wszelkie załączniki zawarte w wiadomości e-mail zostaną również zapisane w rekordzie kontaktu. Rejestruj swoje wiadomości e-mail, aby zachować zapis dotychczasowej komunikacji. Zalogowane wiadomości e-mail nie dają wglądu w informacje o otwarciu lub kliknięciu.

Pamiętaj, że możesz wysłać wiadomość e-mail, która jest zarówno śledzona, jak i rejestrowana. W ten sposób będziesz miał zapis komunikacji mailowej i informacji o otwarciu w HubSpot.

Ten artykuł obejmuje śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Outlook na pulpicie.Jeśli używasz dodatku Office 365, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 w tym przewodniku: Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365.

Uwaga: dodatek do pulpitu programu Outlook pojawi się na każdym adresie e-mail, który został skonfigurowany na koncie programu Outlook. Dlatego wiadomości e-mail wysyłane z dowolnego z tych adresów e-mail będą śledzić, jeśli włączone jest śledzenie. Wiadomości e-mail wysyłane z dodatkowego adresu e-mail będą rejestrowane w HubSpot tylko wtedy, gdy logowanie jest włączone, jeśli adres e-mail jest połączony z HubSpot lub dodany jako alias w profilu i preferencjach użytkownika.

Śledzenie e-maili

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Outlook desktop z konta Outlook desktop na komputerze:

• Zaloguj się na swoje konto w programie Outlook.
• Skomponuj nową wiadomość e-mail.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Zaznacz pole wyboru Track Email na wstążce wiadomości, a następnie kliknij Send.

Wyświetlanie stanu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim Twój kontakt otworzy wiadomość e-mail, temat wiadomości i odbiorca pojawią się w Twoim feedzie aktywności w HubSpot jako Wysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, otrzymasz w czasie rzeczywistym wyskakujące powiadomienie na pulpicie, a wiadomość e-mail zostanie oznaczona jako otwarta w Twoim kanale aktywności.Kliknij menu rozwijaneponiżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył Twoją wiadomość e-mail. W menu rozwijanym zobaczysz również historię aktywności tego kontaktu.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się podczas wysyłania śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 oraz jeśli masz zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales Chrome lub aplikację HubSpot Sales for Windows tray (tylko Windows). Jeśli nie, zobaczysz aktywność tylko w swoim kanale aktywności HubSpot.

Możesz również zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome lub z aplikacji zasobnika Windows. Aby uzyskać dostęp do swojego kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknijzębatkę z ikoną HubSpot sprocketw prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. Jeśli zainstalowałeś HubSpot Sales dla systemu Windows, kliknijzębatkę z ikoną Hub Spot sprocketw zasobniku systemu Windows.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym, jak wyłączyć śledzenie.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zalogowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz w kliencie poczty e-mail, musi być jednym z następujących:

• Użytkownik na swoim koncie.
• Jeden zpodłączonych adresów e-mail .
• Alias w kliencie poczty e-mail (alias ,który został skonfigurowany w podłączonej skrzynce Gmail, lub alias dodany wprofilu i preferencjach ).

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz logować wiadomości e-mail wustawieniach konta HubSpot. Możesz też dodać te adresy e-mail i dom eny w ustawieniachdodatku .

Uwaga: załączniki do wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą logowane do HubSpot. Twoja wiadomość e-mail nadal zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zaloguje się do CRM, ale bez załącznika.

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Outlook desktop z konta Outlook desktop na komputerze:

• Skomponuj nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Na wstążce wiadomości wybierz opcjęLog to CRM. Twójadres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC .

• Możesz wybrać opcję logowania wiadomości e-mail do rekordów powiązanych z odbiorcami wiadomości e-mail. Domyślnie dodatek automatycznie wybierze trzy pierwsze powiązane rekordy transakcji lub biletów kontaktu, do których będą logowane wiadomości e-mail. Aby wyraźnie wybrać rekordy powiązane, do których ma być logowana wiadomość e-mail:
  • Poniżej pola wyboru Log to CRM , kliknij menu rozwijane records .
  • Zaznacz pola wyboru obok rekordów, do których mają być logowane wiadomości e-mail.
    
    
  • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Zobaczysz e-mail kontaktu wymieniony podczas edycji skojarzeń. Wyczyść pole wyboru,jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była logowana do nowego rek ordu kontaktu.Dowiedz się, jak logować wiadomości e-mail tylko do istniejących kontaktów.
• Kliknij Send.

W ustawieniach dodatkudo Outlookamożna dostosować, do których rekordów powiązanych automatycznie logowane są wiadomości e-mail. Jeśli używasz kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.

Zobacz zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail, które są rejestrowane w HubSpot za pomocą dodatku do pulpitu Outlook, zostaną automatycznie powiązane z rekordami, które zostały określone przed wysłaniem wiadomości e-mail. Aby zobaczyć zalogowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

Aby zobaczyć zalogowanego maila w HubSpot:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
  • Promocje: Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
• Kliknijnazwę rekordu.
• Na osi czasu zlokalizuj zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
  
  1. Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy.
  2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail do górnej części osi czasu.
  3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność email z osi czasu.
  4. Szczegóły: kliknij, aby zobaczyć szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
  5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć całą treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mail, kliknij opcję Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
  6. Załączniki: kliknij, aby otworzyć załączniki związane z tą konkretną wiadomością e-mail.
  7. Odpowiedz: kliknij przycisk Odpowiedz , aby wysłać odpowiedź e-mailową do kontaktu z firmy HubSpot.

Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć podłączoną skrzynkę odbiorczą.