Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales do Outlooka

UżyjŚcieżkai .Rejestrujfunkcji dodatku HubSpot Sales Outlook na pulpit, abymonitorować stronęi rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail..Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz również wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, abyzachować zapis całej dotychczasowej komunikacji, do której Twój zespół może się odwoływać.

Informacje o otwarciu i kliknięciu wiadomości e-mail można przeglądać w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów ipowiązanych z nimi rekordach.

Proszę zwrócić uwagę: jeśli włączyłeś na swoim koncie funkcjonalność GDPR (General Data Protection Regulation)Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji, aby określić, w jaki sposób Twoja firma wykorzystuje rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail. Możesz również dostosować ustawienia swojego rozszerzenia aby wyłączyć tę funkcję dla określonej wiadomości lub dla określonych kontaktów bądź domen e-mail. Wszelkie istniejące kontakty, które nie wyraziły zgody zgodnej z prawem podstawy do przetwarzania danych będą śledzone anonimowo.

Zanim zaczniesz, zwróć uwagę na różnicę między śledzoną wiadomością e-mail a zarejestrowaną wiadomością e-mail:

• Ścieżka:użyj funkcji śledzenia, aby monitorować, kiedy kontakty otwierają twoje wiadomości e-mail. Aby śledzić wiadomości e-mail, HubSpot wstawiaajednopikselowy obrazek śledzącyw wiadomości e-mail po jej wysłaniu.Ieśli posiadasz aplikacjęHubSpot Sales for Windows tray applub używasz przeglądarki Chrome z rozszerzeniemHubSpot Sales Chrome extension,otrzymaszpowiadomienie w czasie rzeczywistymna pulpicie, gdy kontakt otworzy śledzoną wiadomość e-mail. Użytkownicy zprzypisanySales Hubpłatne miejscamogą również śledzić, kiedy odbiorcakliknie linkw wiadomości e-mail. Użytkownicy bezpłatninie mogąśledzić kliknięć. HubSpot rejestruje otwarte i kliknięte wiadomości e-mail wkanale aktywności oraz na osi czasu rekordu. Zaznaczeniepola wyboruŚledź wiadomości e-mail niespowoduje zalogowania kopii wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot.

• Log:Użyj funkcji dziennika, aby zapisać kopię wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot. Wszelkie załączniki dołączone do wiadomości e-mail również zostaną zapisane w rekordzie kontaktu. Rejestruj wiadomości e-mail, aby zachować zapis dotychczasowej komunikacji. Zalogowane wiadomości e-mail nie dają wglądu w informacje o otwarciu lub kliknięciu wiadomości.

Pamiętaj, że możesz wysłać wiadomość e-mail, która jest zarówno śledzona, jak i rejestrowana. W ten sposób będziesz miał zapis komunikacji e-mail i informacje o otwarciu w HubSpot.

W tym artykule omówiono śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Outlook na pulpit. IJeśli korzystasz z dodatku Office 365, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 w tym przewodniku: Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365.

Proszę zwrócić uwagę: dodatek do pulpitu Outlook pojawi się w dowolnym adresie e-mail, który został skonfigurowany na koncie Outlook. Dlatego wiadomości e-mail wysyłane z dowolnego z tych adresów e-mail będą śledzić, jeśli śledzenie jest włączone. Wiadomości e-mail wysyłane z dodatkowego adresu e-mail będą rejestrowane w HubSpot tylko wtedy, gdy rejestrowanie jest włączone, jeśli ten adres e-mail jest połączony z HubSpot lub dodany jako alias w profilu i preferencjach użytkownika.

Śledzenie wiadomości e-mail

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Outlook desktop z konta Outlook desktop na komputerze:

• Zaloguj się do swojego konta w programie Outlook.
• Skomponuj nową wiadomość e-mail.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
• Zaznacz pole wyboru Track Email na wstążce wiadomości, a następnie kliknij Send.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim Twój kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca zostaną wyświetlone w Twoim kanaleaktywnościw HubSpot jakoWysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym, a wiadomość e-mail zostanie oznaczona jakootwartaw Twoim kanale aktywności.Kliknijmenu rozwijaneponiżej nazwy kontaktu, aby sprawdzić, kiedy odbiorca otworzył Twoją wiadomość e-mail. W menu rozwijanym zobaczysz również historię działań tego kontaktu.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym będą pojawiać się podczas wysyłania śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 oraz jeśli masz zainstalowanerozszerzenie HubSpot Sales Chrome lubaplikację HubSpot Sales for Windows tray(tylko Windows). W przeciwnym razie aktywność będzie widoczna tylko w kanaleaktywności HubSpot.

Możesz również sprawdzić, w jaki sposób Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail, korzystając z rozszerzenia Chrome lub aplikacji zasobnika systemu Windows. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknijikonę HubSpot sprocketsprocketw prawym górnym rogu przeglądarki Chrome.Jeśli zainstalowanoaplikację HubSpotSales for Windows,kliknijikonę HubSpotsprocketsprocket sprocketw zasobnikusystemu Windows.

Dowiedz się więcej ośledzeniu wiadomości e-mailipowiadomieniach o sprzedażyoraz otym, jak wyłączyć śledzenie.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość w kliencie poczty e-mail, musi być jednym z poniższych:

• Użytkownik na Twoim koncie.
• Jeden zpołączonych adresów e-mail .
• Alias w kliencie poczty e-mail (albo alias ,który został skonfigurowany w podłączonej skrzynce odbiorczej Gmaila, albo alias dodanywprofilu i preferencjach ).

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nie chcesz logować wiadomości e-mail wustawieniach konta HubSpot. Możesz też dodać te adresy e-mail i dom eny w ustawieniachdodatku .

Proszę zwrócić uwagę: Załączniki do wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą logowane do HubSpot. Wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zalogowana do CRM, ale bez załącznika.

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Outlook desktop z konta Outlook desktop na komputerze:

• Skomponuj nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
• Na wstążce wiadomości wybierz opcjęLog to CRM. Twójadres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC .

• Możesz wybrać opcję logowania wiadomości e-mail do powiązanych rekordów odbiorców wiadomości e-mail. Domyślnie dodatek automatycznie wybierzepierwsze trzy powiązane rekordy transakcjikontaktu, do których będą logowane wiadomości e-mail.Aby jawnie wybrać, do których powiązanych rekordów mają być logowane wiadomości e-mail:
  • Poniżej pola wyboru Loguj do CRM, kliknij menu rozwijaneRekordy .
  • Zaznacz polawyboru obok rekordów, do których chcesz zalogować wiadomość e-mail.
    
    
  • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Zobaczysz email kontaktu na liście podczas edycji skojarzeń. Wyczyśćpole wyborujeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była logowana do nowego rekordu kontaktu. Dowiedz się, jak logować wiadomości e-mail tylko do istniejących kontaktów.
• Kliknij przycisk Send.

Wustawieniach dodatkudoOutlookamożesz określić, do których rekordów powiązanych będą automatycznie logowane Twoje e-maile. Jeśli używasz kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail będzie ustawiony jako nie-marketingowy.

Przeglądaj zarejestrowane wiadomości e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail, które są logowane do HubSpot za pomocą dodatku Outlook na pulpicie, będą automatycznie powiązane z rekordami, które zostały określone przed wysłaniem wiadomości e-mail. Aby zobaczyć zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

Aby zobaczyć zalogowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty:W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
  • Firmy:W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
  • Oferty:W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
  • Bilety:W koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
• Kliknąćnazwę rekordu.
• Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Na podstawie tej wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
  
  1. Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy.
  2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail do górnej części osi czasu.
  3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność email z osi czasu.
  4. Szczegóły: kliknij, aby zobaczyć szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
  5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć całą treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mail, kliknij przycisk Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
  6. Załączniki: kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z tą konkretną wiadomością e-mail.
  7. Odpowiedz: kliknij przycisk Odpowiedz , aby wysłać do kontaktu z HubSpot odpowiedź pocztą elektroniczną.

Uwaga: aby móc wysyłać odpowiedzi na wiadomości e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz miećpodłączoną skrzynkę odbiorczą .