Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku Sales Hub dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych

Funkcje śledzenia i rejestrowania w dodatku Sales Hub dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych umożliwiają monitorowanie i dokumentowanie zaangażowań kontaktów w związku z Twoimi wiadomościami e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Można również wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować dokumentację całej wcześniejszej komunikacji, do której może odwołać się Twój zespół..

Możesz przeglądać informacje o otwarciu i kliknięciu wiadomości e-mail w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i powiązanych rekordach.

Uwaga: Jeśli na Twoim koncie została włączona funkcja ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), najlepszym źródłem informacji o tym, w jaki sposób Twoja firma wykorzystuje rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail, jest Twój zespół prawny. Możesz także dostosować ustawienia rozszerzeń, aby wyłączyć tę funkcję dla określonej wiadomości lub dla określonych kontaktów albo domen poczty e-mail. Wszystkie istniejące kontakty, które nie podały podstawy prawnej przetwarzania danych będą śledzone anonimowo..

Zanim zaczniesz, zwróć uwagę na różnicę między śledzoną wiadomością e-mail a rejestrowaną wiadomością e-mail:

• Śledzenie: użyj funkcji śledzenia, aby monitorować, kiedy kontakty otwierają wiadomości e-mail. W celu śledzenia wiadomości e-mail HubSpot wstawia jednopikselowy obraz śledzący w wiadomości e-mail po jej wysłaniu. Jeżeli masz zainstalowaną aplikację Sales Hub dla Windows lub jeżeli korzystasz z przeglądarki Chrome z rozszerzeniem Sales Hub dla Chrome, będziesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym na komputer stacjonarny po otwarciu śledzonej wiadomości przez kontakt. Użytkownicy posiadający przypisane płatne stanowisko Sales Hub mogą również śledzić, kiedy odbiorca kliknie łącze w wiadomości e-mail. Użytkownicy wersji bezpłatnej nie mogą śledzić kliknięć. HubSpot rejestruje śledzone otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail w kanale aktywności oraz na osi czasu rekordu. Zaznaczenie pola wyboru Śledź e-mail nie powoduje rejestrowania kopii wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot. 

• Rejestrowanie: użyj funkcji rejestrowania, aby zapisać kopię wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot. Wszelkie załączniki dołączone do wiadomości e-mail również zostaną zapisane w rekordzie kontaktu. Rejestruj wiadomości e-mail, aby zachować dokumentację dotychczasowej komunikacji. Zarejestrowane wiadomości e-mail nie dają wglądu w informacje o otwarciu lub kliknięciu.

Pamiętaj, że możesz wysłać wiadomość e-mail, która jest zarówno śledzona, jak i rejestrowana. W ten sposób zyskujesz dokumentację komunikacji e-mailowej i informacje o otwartych wiadomościach w HubSpot.

W tym artykule omówiono śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku Sales Hub dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych Jeśli korzystasz z dodatku dla Office 365, w tym podręczniku dowiesz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku dla Office 365: Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku dla Office 365.

Uwaga: dodatek dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych pojawi się w każdym adresie e-mail, który został skonfigurowany na koncie programu Outlook. W związku z tym wiadomości e-mail wysłane z dowolnego z tych adresów e-mail będą śledzone, jeśli śledzenie jest włączone. Wiadomości e-mail wysyłane z dodatkowego adresu e-mail będą rejestrowane w HubSpot po włączeniu rejestrowania tylko wtedy, gdy ten adres e-mail jest połączony z HubSpot lub dodany jako alias w profilu i preferencjach użytkownika. 

Śledzenie wiadomości e-mail

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail za pomocą dodatku dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych z konta programu Outlook na komputerze:

• Zaloguj się na konto Outlook.
• Utwórz nową wiadomość.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
• Zaznacz pole wyboru Śledź e-mail na wstążce wiadomości, a następnie kliknij Wyślij.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca będą wyświetlane w kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące w czasie rzeczywistym powiadomienie, a wiadomość e-mail zostanie oznaczona jako Otwarta w kanale aktywności. Kliknij menu rozwijane poniżej nazwy kontaktu, aby sprawdzić, kiedy odbiorca otworzył wiadomość e-mail. W menu rozwijanym wyświetlana jest również historia aktywności kontaktu.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym będą pojawiać się podczas wysyłania śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku do Office 365 oraz jeśli masz zainstalowane rozszerzenie Sales Hub dla Chrome lub aplikację Sales Hub dla Windows (tylko system Windows). Jeśli nie, aktywność będzie widoczna tylko w kanale aktywności HubSpot.

Możesz również sprawdzić, jak Twoje kontakty reagują na śledzone wiadomości e-mail, korzystając z rozszerzenia dla Chrome lub aplikacji dla Windows. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z poziomu rozszerzenia dla Chrome, kliknij  ikonę zębatki HubSpot zębatkę w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. Jeżeli masz zainstalowane rozszerzenie Sales Hub dla Windows, kliknij ikonę zębatki HubSpot zębatkę na pasku systemu Windows.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach dotyczących sprzedaży oraz o tym, jak wyłączyć śledzenie.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość w kliencie poczty e-mail, musi być jednym z poniższych:

• Użytkownik na Twoim koncie.
• Jeden z Twoich połączonych adresów e-mail.
• Alias w kliencie poczty e-mail ( alias, który został skonfigurowany w podłączonej skrzynce odbiorczej Gmaila lub alias dodany do obszaru Profil i preferencje).

W ustawieniach konta HubSpot możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.

Uwaga: załączniki wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zarejestrowana w CRM, ale bez załącznika. 

Aby wysłać zarejestrowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych z konta programu Outlook na komputerze:

• Utwórz nową wiadomość w programie Outlook.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
• Na wstążce wiadomości wybierz opcję Zarejestruj w systemie CRM. Adres UDW zostanie automatycznie wypełniony w polu UDW.

• Możesz wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w powiązanych rekordach odbiorców wiadomości e-mail. Domyślnie dodatek automatycznie wybiera trzy pierwsze powiązane rekordy transakcji kontaktu, w których rejestrowane są wiadomości e-mail. Aby wybrać rekordy powiązane, w których mają być rejestrowane wiadomości e-mail:
  • Poniżej pola wyboru Zarejestruj w systemie CRM kliknij menu rozwijane Rekordy. 
  • Zaznacz pola wyboru obok rekordów, w których mają być rejestrowane wiadomości e-mail. 
    
    
  • Jeśli wiadomość e-mail jest wysyłana do odbiorcy, który nie jest kontaktem w systemie CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Podczas edycji powiązań wyświetlany jest adres e-mail kontaktu. Usuń zaznaczenie pola wyboru, jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była rejestrowana w nowym rekordzie kontaktu. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylko do istniejących kontaktów. 
• Kliknij Wyślij.

W ustawieniach dodatku dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych możesz określić, w których powiązanych rekordach są automatycznie rejestrowane wiadomości e-mail. Jeśli używasz kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zarejestrowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako niemarketingowy. 

Wyświetlanie zarejestrowanej wiadomości e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail rejestrowane w HubSpot za pomocą dodatku dla programu Outlook dla komputerów stacjonarnych będą automatycznie kojarzone z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości e-mail. Aby wyświetlić zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

Aby wyświetlić zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
  • Firmy: W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
  • Transakcje: W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
  • Zgłoszenia: W koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
• Kliknij nazwę rekordu.
• Odszukaj zarejestrowaną wiadomość e-mail na osi czasu. W wiadomości e-mail możesz wykonać następujące czynności:
  
  1. Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy. 
  2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail do górnej części osi czasu.
  3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność wiadomości e-mail z osi czasu.
  4. Szczegóły: kliknij, aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat wysyłania wiadomości e-mail.
  5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa za pośrednictwem e-maili, kliknij Wyświetl wątek, aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
  6. Załączniki: kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z tym konkretnym wysłaniem wiadomości e-mail.
  7. Odpowiedz: kliknij Odpowiedz, aby wysłać wiadomość e-mail z odpowiedzią do kontaktu z HubSpot.

Uwaga: aby wysłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, wymagana jest połączona skrzynka odbiorcza.