Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą rozmów

Skrzynka odbiorcza rozmów to centralne miejsce w Twoim koncie HubSpot, w którym pojawiają się wiadomości ze wszystkich podłączonych kanałów. Możesz przeglądać trwające rozmowy i odpowiadać na wiadomości.

W zależności od posiadanego abonamentu HubSpot możesz edytować domyślną skrzynkę odbiorczą rozmów lub tworzyć nowe skrzynki odbiorcze.

Uwaga: na wszystkich kontach utworzonych po 1 kwietnia 2024 r. nie ma możliwości tworzenia zgłoszeń z kanałów podłączonych do skrzynki odbiorczej. Zamiast tego dowiedz się, jak zarządzać zgłoszeniami w centrum pomocy. W przeciwnym razie możesz używać skrzynki odbiorczej jako skrzynki wspólnej.

Konfiguracja domyślnej skrzynki odbiorczej

Po utworzeniu konta HubSpot po raz pierwszy platforma automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą rozmów i przydzieli rezerwowy adres e-mail. Możesz edytować rezerwowy adres e-mail lub podłączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Możesz również edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej rozmów.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynki odbiorcze.
3. Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
   • Obok menu rozwijanego „Bieżący widok ” kliknij menu rozwijane „Działania ” i wybierz opcję „Zmień nazwę skrzynki odbiorczej”.
   • W oknie dialogowym wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij opcję Zmień nazwę.
4. Aby podłączyć kanał i zacząć odbierać wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję „Podłącz kanał”, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączaniu kanałów do skrzynki odbiorczej.
5. Aby podłączyć konto Slack do skrzynki odbiorczej, wsekcji „Integracja ze Slackiem ” kliknij opcję „Podłącz Slack”. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji ze Slackiem.
6. Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę „Dostęp” i wybierz jedną z opcji:
   
   • Dostępne dla wszystkich: każdy użytkownik HubSpot na koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
   • Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mają dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
7. Kliknij „Zapisz”.

Edytuj adres e-mail

rezerwowy Adres e-mail rezerwowy to adres udostępniony przez HubSpot, który pozwala korzystać z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja zgłoszeń, jeśli nie podłączyłeś jeszcze adresu e-mail zespołu. Adres e-mail rezerwowy jest również używany, jeśli adres e-mail Twojego zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej rozmów.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania rezerwowego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz korzystać z rezerwowego adresu e-mail, dowiedz się, jak podłączyć adres e-mail zespołu, aby zacząć odbierać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynki odbiorcze.
3. Obok adresu e-mail rezerwowego kliknij opcję Edytuj.

4. Aby włączyć rezerwowy adres e-mail do wysyłania wiadomości, na karcie „Konfiguracja ” zaznacz pole wyboru „Używaj adresu e-mail HubSpot do wysyłania wiadomości ”.
5. Aby dostosować wyświetlaną nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane „Nazwa nadawcy ” i wybierz opcję.

Uwaga: nie można używać tej samej nazwy nadawcy dla wielu adresów e-mail rezerwowych. Nazwa nadawcy musi być unikalna dla danego adresu e-mail rezerwowego.

• • Nazwa agenta i nazwa firmy: nazwa użytkownika oraz nazwa firmy pojawią się, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlać wyłącznie nazwę firmy. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.

6. Aby dostosować adres nadawcy, wybierz jedną z poniższych opcji: 
   • Użyj domyślnego: domyślny adres nadawcy dla użytkowników posiadających płatne konto będzie miał postać [nazwa użytkownika]@[poddomena].hs-inbox.com. Domyślna opcja dla użytkowników korzystających z bezpłatnej wersji będzie miała postać [nazwa użytkownika]@[poddomena].hubspot-inbox.com.

6. • Dostosuj adres nadawcy: jeśliwprowadzisz adres e-mail, który nie zostanie rozpoznany, musisz zweryfikować, czy masz dostęp do tej domeny. Kliknij„Połącz swoją domenę”,abypołączyć iuwierzytelnić domenę, z której wysyłasz wiadomości e-mail.
7. Możesz skonfigurować adres e-mail rezerwowy jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty, dzięki czemu wiadomości wysłane na ten adres będą przekierowywane do skrzynki odbiorczej rozmów. Kliknij „Kopiuj” obok pola „Adres przekierowania ”, a następnie dodaj go jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty.
8. Aby dodać podpis e-mailowy zespołu:

1. • Kliknij „Dodaj podpis zespołu”. Ten podpis dotyczy wyłącznie wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej rozmów. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mailowy dla wiadomości wysyłanych z rekordów CRM.
   • W polu tekstowym dostosuj podpis e-mailowy zespołu w edytorze prostym lub kliknij opcję HTML i edytuj podpis w formacie HTML.
   • Użyj paska narzędzi sformatowanego tekstu u dołu, aby sformatować tekst, wstawić link lub obraz.
   • Aby wstawić token personalizacji, który wypełni nazwisko nadawcy, kliknij menu rozwijane „Wstaw token ” i wybierz opcję „Pełne imię i nazwisko”, „Imię” lub „Nazwisko”. Jeśli wyraziłeś zgodę na Więcej opcji personalizacji dla podpisów e-mailowych zespołu (wersja beta ), możesz również uwzględnić adres e-mail nadawcy, stanowisko i numer telefonu.

9. Po prawej stronie możesz sprawdzić, jak nazwa nadawcy, adres e-mail nadawcy i podpis e-mailowy będą wyglądać w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij „Zapisz”.
10. Domyślnie, gdy wiadomość e-mail jest przekazywana do skrzynki odbiorczej, zostanie ona zarejestrowana w rekordzie kontaktowym pierwotnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były rejestrowane na koncie nadawcy, który przekazał wiadomość, kliknij, aby wyłączyć przełącznik „Wybierz pierwotnego nadawcę przekazanych wiadomości e-mail ”.

Uwaga: w skrzynce odbiorczej rozmowy i na osi czasu rekordu widoczni będą wyłącznie pierwotni odbiorcy z pola „DW”. Odbiorcy dodani do pola „DW” podczas przekazywania wiadomości e-mail nie będą wyświetlani.

11. Aby skonfigurować reguły przypisywania, kliknij kartę „Automatyzacja ”.
12. Jeśli przypisano Ci stanowisko w dziale sprzedaży lub obsługi klienta, możesz ustawić reguły przekierowywania w celu automatycznego przekierowywania przychodzących wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na Twoim koncie:
    • Kliknij, aby włączyć przełącznik „Automatycznie przypisuj rozmowy ”.
    • Kliknij menu rozwijane „Przypisz do ” i wybierz opcję przekierowania:

• • • Agent obsługi klienta: przypisz agenta obsługi klienta opartego na sztucznej inteligencji, który będzie odpowiadał na pytania dotyczące pomocy technicznej. Jeśli agent obsługi klienta nie będzie w stanie udzielić odpowiedzi, rozmowa zostanie ponownie przypisana zgodnie z ustawieniami przekazywania spraw. Dowiedz się, jak skonfigurować i dostosować proces przekazywania rozmów przez agenta obsługi klienta.
      
    • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisuj przychodzące wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego „Określeni użytkownicy i zespoły ”.
    • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela w swoim rekordzie i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane e-mailem do właściciela odwiedzającego.
  • Domyślnie przychodzące rozmowy będą przypisywane wyłącznie do agentów, którzy są dostępni. Jeśli żaden agent nie jest dostępny, rozmowa e-mailowa pozostanie nieprzypisana. Możesz odznaczyć pole wyboru „Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników”, aby wyłączyć przypisywanie na podstawie dostępności agentów.

Uwaga: przychodzące wiadomości mogą być automatycznie kierowane wyłącznie do użytkowników z przypisanymi licencjami typu „Sprzedaż”lub „Obsługa”. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnej licencji, nie można uwzględnić go w regułach automatycznego przypisywania.

13. Aby edytować domyślne właściwości zgłoszenia, w tym ścieżkę i etap zgłoszenia:
• Kliknij opcję „Edytuj zgłoszenie” obok ustawienia „Traktuj przychodzące rozmowy jako zgłoszenia do pomocy technicznej ”.
• W prawym panelu użyj menu rozwijanych, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli skonfigurowano reguły automatycznego przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel rozmowy. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, kliknij menu rozwijane „Właściciel zgłoszenia” i wybierz inną opcję.

• • Kliknij „Zapisz”.

14. Aby zakończyć edycję rezerwowego adresu e-mail, kliknij „Zapisz”.

Jeśli wprowadziłeś jakiekolwiek zmiany w konfiguracji lub regułach routingu, Twoi kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę nadawcy, adres nadawcy oraz podpis e-mailowy, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość e-mail.

Utwórz nową skrzynkę odbiorczą 

Tworząc wiele skrzynek odbiorczych, możesz organizować i segmentować wiadomości dla różnych zespołów. Na przykład możesz utworzyć skrzynkę odbiorczą działu sprzedaży do zarządzania zapytaniami dotyczącymi cen i pakietów oraz skrzynkę odbiorczą obsługi klienta, w której zespół wsparcia będzie mógł zarządzać przychodzącymi zgłoszeniami.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynki odbiorcze.
3. Obok menu rozwijanego „Aktualny widok ” kliknij menu rozwijane „Działania ” i wybierz opcję „Utwórz nową skrzynkę odbiorczą”.
4. W polu Nazwa skrzynki odbiorczej zespołu wprowadź nazwę skrzynki.
5. Kliknij menu rozwijane „Kto ma dostęp do skrzynki ”, aby wybrać osoby, które będą mogły wyświetlać tę skrzynkę. Po utworzeniu skrzynki możesz również dodawać lub usuwać członków zespołu.
   • Wszyscy: każdy użytkownik HubSpot na koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
   • Określeni użytkownicy i zespoły: dostęp do skrzynki majątylko wybrani użytkownicy lub zespoły.

Uwaga: przychodzące rozmowy mogą być automatycznie przypisywane wyłącznie do użytkowników posiadających płatną licencję, jednak użytkownicy korzystający z wersji bezpłatnej mogą nadal przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane rozmowy, o ile mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję „Określeni użytkownicy i zespoły”, użytkownicy z uprawnieniami dostępu do konta lub uprawnieniami superadministratora będą mogli przeglądać dowolną skrzynkę odbiorczą rozmów w portalu, ale nie będą mogli wykonywać w niej czynności, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną wybrani jako członkowie zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

6. Kliknij „Dalej”.
7. Wybierz kanał do połączenia lub kliknij „Połącz kanał później”.

Dowiedz się więcej o łączeniu kanałów ze skrzynką odbiorczą rozmów.

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej pojawi się lista połączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub podłączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak tworzyć i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub rozmawiać na czacie z odwiedzającymi Twoją stronę internetową.

Zarządzaj statusem kanału

Możesz wyłączyć połączony kanał w ustawieniach skrzynki odbiorczej:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynki odbiorcze.
3. Kliknij, aby włączyć lub wyłączyćprzełącznik „Status”dla podłączonego kanału.

Jeśli kanał jest wyłączony, nie będziesz już mógł wysyłać wiadomości z tego kanału w HubSpot. Ponadto żadne wiadomości przychodzące na ten kanał nie będą wyświetlane w narzędziu do rozmów i nie będą rejestrowane w CRM.

Korzystanie ze

skrzynki odbiorczej

rozmów

Po skonfigurowaniu skrzynki odbiorczej rozmów dowiedz się , jak tworzyć wiadomości, odpowiadać na rozmowy i zarządzać skrzynką odbiorczą.