Konfiguracja rotacji spotkań

Rotacje spotkań umożliwiają planowanie spotkań w imieniu grupy lub zespołu przedstawicieli. Podczas tworzenia nowego spotkania w rekordzie kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszenia można zmienić gospodarza spotkania. Rotacji spotkań można również używać na stronach planowania.

Zanim zaczniesz

Aby korzystać z rotacji spotkań podczas planowania spotkań lub tworzenia stron planowania:

• Użytkownik planujący spotkanie musi mieć przypisane stanowisko Sales lub Service oraz uprawnienia Create scheduling pages for others.
• Wszyscy użytkownicy uwzględnieni w rotacji spotkań muszą mieć przypisane stanowiska Sales lub Service.
• Użytkownicy uczestniczący w rotacji spotkań muszą mieć również podłączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza.

Konfigurowanie rotacji spotkań

Aby utworzyć rotację spotkań:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Narzędzia > Spotkania.
3. Kliknij kartę Rotacje spotkań. Następnie kliknij opcję Utwórz rotację.
4. W prawym panelu wprowadź nazwę rotacji.
5. Aby dodać użytkowników do rotacji, kliknij menu rozwijane Członkowie rot acji. Następnie wybierz użytkowników lub zespoły, które chcesz dodać. Jeśli wybierzesz zespoły, dodanie lub usunięcie użytkowników z zespołu spowoduje dodanie lub usunięcie członków z rotacji.
6. W sekcji Logika dystrybucji wybierz sposób przypisywania spotkań do członków:
   • Rozdzielajspotkania równomiernie między członków: spotkania będą obracać się równomiernie między wszystkimi członkami.
   • Rozdzielaj spotkania na podstawie ważonej wartości procentowej przypisanej do każdego członka: możesz przypisać ważoną wartość procentową do każdego członka. Jest to przydatne, jeśli wdrażasz nowego członka zespołu i nie chcesz, aby brał udział w tak wielu spotkaniach.
   • Kliknij przycisk Zapisz.
7. Aby edytować ważony procent dla członków, kliknij nazwę rotacji.
   • W tabeli rotacji pojawi się kolumna Waga. W polu Waga wprowadź względną wagę dla każdego członka. Wskazuje to względny procent spotkań, które powinni otrzymywać (w porównaniu z innymi członkami).
   • Domyślnie każdemu członkowi zostanie przypisana waga 100%. Jeśli waga każdego członka wyniesie 100%, wszyscy członkowie otrzymają taką samą liczbę spotkań. Jeśli wagi wszystkich członków są takie same (niezależnie od liczby), otrzymają oni taką samą liczbę spotkań.
   • Jeśli waga jednego członka wyniesie 100%, a drugiego 50%, przedstawicielowi z wagą 100% zostanie przydzielone dwa razy więcej spotkań niż drugiemu.
   • Ze względu na względny charakter konfiguracji można dodawać i usuwać członków z rotacji bez konieczności sprawdzania, czy wszystkie wartości procentowe sumują się do 100%.
   • Kliknij przycisk Zapisz i zresetuj liczniki.

Uwaga: w przypadku korzystania z rotacji spotkań na stronie planowania round robin z włączoną opcją Priorytetyzuj właściciela kontaktu, dostępność właściciela kontaktu pojawi się przed dostępnością następnego członka rotacji.

Edycja rotacji spotkań

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Narzędzia > Spotkania.
3. Kliknij nazwę rotacji.
4. Jeśli członek nie jest dostępny (na przykład z powodu szkolenia lub urlopu), kliknij, aby wyłączyć przełącznik Dostępność. Następnie w wyskakującym okienku potwierdź, że chcesz wyłączyć dostępność. Członek nie będzie zaplanowany jako gospodarz spotkań, które korzystają z tej rotacji, dopóki jego przełącznik dostępności nie zostanie ponownie włączony.

Uwaga: rotacja spotkań pominie członka tylko wtedy, gdy jego przełącznik dostępności jest wyłączony. Jeśli jego przełącznik dostępności jest włączony, będzie on nadal wyświetlany w rotacji, nawet jeśli w jego połączonym kalendarzu nie ma dostępnych terminów rezerwacji.

5. Aby edytować nazwę lub członków rotacji, kliknij Edytuj rotację.
   • W prawym panelu edytuj nazwę rotacji lub jej członków.
   • Dodanie nowego członka do rotacji spowoduje zresetowanie liczby spotkań zarezerwowanych dla wszystkich członków w rotacji, aby zapewnić równomierny rozkład spotkań dla wszystkich członków w przyszłości.