Zarządzaj uwierzytelnianiem poczty e-mail

Możesz połączyć swoją domenę wysyłającą wiadomości e-mail z HubSpot, aby zapewnić zgodność Twoich marketingowych wiadomości e-mail ze standardami uwierzytelniania i zasadami wysyłania obowiązującymi u głównych dostawców skrzynek pocztowych.

Podczas procesu łączenia skonfigurujesz cztery odrębne typy rekordów DNS: MX, DKIM, SPF i DMARC. Dzięki temu HubSpot będzie uprawniony do wysyłania marketingowych wiadomości e-mail w Twoim imieniu. Dowiedz się więcej o tych metodach uwierzytelniania wiadomości e-mail oraz o aktualizowaniu rekordów DNS.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz korzystać z tej funkcji, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także jakie są ograniczenia tej funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Aby podłączyć swoją domenę, musisz zaktualizować swoje rekordy DNS. Upewnij się, że masz dane logowania do swojego dostawcy DNS oraz dostęp do powiązanych rekordów DNS.
• Każde konto może połączyć do 2000 domen wysyłających wiadomości e-mail. Musisz być właścicielem każdej domeny i mieć do niej dostęp.
• Jeśli używasz Cloudflare do konfiguracji domeny wysyłającej e-maile, upewnij się, że spłaszczanie CNAME w całej domenie oraz ustawienia proxy są wyłączone.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Możesz uwierzytelnić tylko taką domenę wysyłającą wiadomości e-mail, która nie jest obecnie wykorzystywana do innych celów, takich jak hosting Twojej strony internetowej. Dowiedz się więcej o wyborze domeny wysyłającej wiadomości e-mail.
• Jako domenę wysyłania wiadomości e-mail możesz podłączyć subdomenę, np . info.domain.com. Podłączana subdomena powinna odpowiadać domenie w polu „Od”, której używasz do wysyłania e-maili marketingowych w HubSpot.
• Domeny wysyłające wiadomości e-mail mogą być podłączone jednocześnie do wielu kont HubSpot.

Skonfiguruj uwierzytelnianie dla swojej domeny wysyłającej wiadomości e-mail

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Treść > Domeny i adresy URL.

3. Kliknij kartę „Wysyłanie wiadomości e-mail ”.

4. W prawym górnym rogu kliknij opcję Połącz domenę wysyłającą.

5. Na ekranie podłączania domeny wprowadź adres e-mail, którego używasz do wysyłania wiadomości marketingowych, a następnie kliknij Dalej.
6. Sprawdź, czy domena wysyłająca wiadomości e-mail jest poprawna, a następnie kliknij Dalej.
7. Jeśli opcja ta jest dostępna u Twojego dostawcy usług DNS, kliknij „Zaloguj się za pomocą [dostawcy]” lub kliknij „Nie, skonfiguruję to ręcznie”, aby samodzielnie skonfigurować rekordy DNS.

8. Po zalogowaniu się do dostawcy DNS dodaj rekordy DNS wygenerowane przez HubSpot, które są wymagane do uwierzytelnienia. DKIM wymaga dwóch rekordów CNAME, natomiast rekordy SPF i DMARC wymagają po jednym rekordzie TXT. Dowiedz się więcej o różnych metodach uwierzytelniania wiadomości e-mail.
9. Dla każdego rekordu DNS kliknij „Kopiuj” obok wartości w kolumnach „Host” i „Wymagane dane ”, a następnie wklej te wartości u swojego dostawcy usług DNS.

Jeśli pojawi się monit o aktualizację SPF, a masz już rekord SPF, musisz dodać HubSpot do istniejącego rekordu, zamiast tworzyć nowy:

1. Dodaj ciąg znaków z kolumny „Wymagane dane ” po słowie „include:” na końcu istniejącego rekordu SPF.
2. Sprawdź, czy wersja SPF i flaga „-all” występują tylko raz.
3. Zapoznaj się z poniższym przykładem, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować rekord TXT z wieloma wpisami SPF:

Sprawdź status uwierzytelnienia rekordu

Aktualizacja rekordów DNS trwa zazwyczaj od 10 do 70 minut, ale w niektórych przypadkach może zająć nawet 48 godzin. Zaleca się odczekać co najmniej 20 minut po aktualizacji rekordów, zanim sprawdzisz, czy zmiany zostały zastosowane.

Status metod uwierzytelniania DKIM, SPF i DMARC można sprawdzić w ustawieniach domeny:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Treść > Domeny i adresy URL.

3. Kliknij kartę „Wysyłanie wiadomości e-mail ”.
4. Każda domena wysyłająca wiadomości e-mail będzie miała jeden z następujących statusów:
   • Nie uwierzytelnione: żadna z trzech metod uwierzytelnianianie została w pełni skonfigurowana lub nie została jeszcze zweryfikowana.
   • Częściowo uwierzytelnione: DKIM zostało poprawnie skonfigurowane i zweryfikowane, ale SPF lub DMARC nadal wymagają pełnej weryfikacji.
   • Uwierzytelnione: DKIM , SPF i DMARC zostały w pełni skonfigurowane i zweryfikowane.

Uwaga: subdomena zostanie uznana za uwierzytelnioną, jeśli na poziomie domeny głównej skonfigurowano rekord DMARC, ze względu na dziedziczenie zasad DMARC.

Jeśli występuje problem z jednym z rekordów DNS, można kliknąć opcję Kontynuuj konfigurację, aby sprawdzić powiązane wartości rekordów DNS, które należy dodać u dostawcy usług DNS.

Rozwiązywanie problemów z rekordami DNS

Jeśli występują problemy z uwierzytelnieniem domeny wysyłającej wiadomości e-mail, możesz sprawdzić, czy Twoje rekordy DNS są wykrywalne przez narzędzia zewnętrzne.

Rekordy SPF

1. Przejdź do funkcji „SPF Record Check” w serwisie MX Toolbox, aby wyszukać swój rekord SPF.
2. W polu „Nazwa domeny ” wprowadź domenę, z której wysyłana jest poczta, a następnie kliknij opcję „Wyszukaj rekord SPF”.
3. Sprawdź, czy rekord SPF istnieje i zawiera include:shared.hubspot.com.

Rekordy DKIM

1. Przejdź do funkcji wyszukiwania rekordów DKIM w serwisie MX Toolbox.

2. W polu „Nazwa domeny ” wpisz domenę, z której wysyłasz wiadomości e-mail.
3. W polu Selektor wpisz smtpapi .
4. Kliknij „Wyszukiwanie DKIM”.
5. Sprawdź, czy rekord DKIM istnieje i zawiera adres k=rsa; t=s; p=MIG....

Rekordy DMARC

1. Przejdź do narzędzia DMARC Record Checker serwisu dmarcian.

2. W polu wpisz swoją domenę wysyłającą e-maile.
3. Zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić, że zapoznałeś się z Polityką dotyczącą narzędzi publicznych serwisu dmarcian.
4. Kliknij „Sprawdź domenę”.
5. Sprawdź, czy Twój rekord DMARC istnieje.

Zapoznaj się z zaleceniami dotyczącymi zmiany domeny, z której wysyłasz wiadomości e-mail

Jeśli planujesz zmienić domenę używaną do wysyłania e-maili marketingowych, zalecamy najpierw zapoznać się z poniższymi najlepszymi praktykami:

• Używaj znanej nazwy nadawcy: podczas ustawiania informacji o nadawcy w marketingowych wiadomościach e-mail wybierz zwięzłą nazwę, która będzie znana Twoim odbiorcom.
• Połącz wiele subdomen: jeśli posiadasz wiele rodzajów wiadomości e-mail lub marek, użyj wielu subdomen, aby je rozróżnić. Dowiedz się więcej o wyborze subdomen e-mailowych.
• Poinformuj subskrybentów: przed zmianą domeny, z której wysyłasz wiadomości e-mail, wyślij do subskrybentów wiadomość z informacją o zbliżającej się zmianie, zawierającą następujące dane:
  
  • Zalecenie, aby dodali nową domenę nadawczą do listy zaufanych nadawców.
  • Link do strony docelowej, na której wyjaśniasz powód tej zmiany.
• Rozważ możliwość przyjmowania odpowiedzi: jeśli obecnie używasz adresu e-mail w formacie no-reply@domain.com do wysyłania wiadomości marketingowych, rozważ przejście na skrzynkę, w której będziesz mógł czytać odpowiedzi subskrybentów na Twoje wiadomości i monitorować ich opinie.
• Ogłaszaj zmiany etapami: jeśli masz dużą liczbę subskrybentów, rozważ wysłanie wiadomości e-mail z ogłoszeniem o zmianie najpierw do niewielkiej grupy najbardziej aktywnych subskrybentów, a następnie zmodyfikuj ją na podstawie ich opinii.
• Korzystaj jednocześnie ze starej i nowej domeny: w trakcie przejścia używaj obu domen, aby upewnić się, że odbiorcy zrozumieją tę zmianę. Możesz na przykład podać informację: „[nowadomena].com, dawniej [staradomena].com”.
• Zoptymalizuj listę kontaktów, do których wysyłasz wiadomości: zapoznaj się z zaleceniami dotyczącymi porządkowania listy subskrybentów. Dzięki temu Twoja nowa domena będzie miała jak najlepszą reputację nadawcy.
• Sprawdź, czy DKIM, SPF i DMARC są poprawnie skonfigurowane: upewnij się, że nowa domena jest w pełni uwierzytelniona przed wysłaniem jakichkolwiek e-maili marketingowych. Jeśli korzystasz z dedykowanego adresu IP, upewnij się, że jest on powiązany z nową domeną.
• Monitoruj dane dotyczące wiadomości e-mail: po wprowadzeniu zmiany monitoruj wskaźniki otwarć, kliknięć i rezygnacji z subskrypcji, a także negatywne opinie. Należy spodziewać się niewielkiego spadku zaangażowania.
• Rozgrzej swoją domenę: stopniowo, z upływem czasu, przenoś wolumen wiadomości e-mail ze starej domeny na nową. Zaleca się również, aby na początku kontaktować się wyłącznie z osobami wykazującymi wysokie zaangażowanie w nowej domenie.