Wersja betaRób notatki i zapisuj treści podczas spotkań dzięki aplikacji Notetaker

Skorzystaj z funkcji Notetaker w Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom, aby automatycznie uzyskać informacje o kolejnych krokach, notatki ze spotkania, nagrania wideo i transkrypcje. Notetaker dołącza do każdego spotkania zarezerwowanego z połączonych kalendarzy, stron planowania, proponowanych terminów lub z archiwum.

Ta funkcja wykorzystuje automatyczne wykrywanie języka i tworzy transkrypcję w językach wykrytych w nagraniu. Dowiedz się więcej o dostępnychjęzykach transkrypcji rozmów.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz korzystać z tej funkcji, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także jakie są ograniczenia tej funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Musisz podłączyć swój kalendarz.
• Należy włączyć funkcje nagrywania rozmów oraz transkrypcji i analizy.
• Nie musisz instalować żadnych aplikacji.
• Jeśli korzystasz z Zoom, gospodarz spotkania musi mieć włączone nagrywanie lokalne. Dowiedz się więcej o konfiguracji Notetaker w Zoom. Żadne ustawienia połączonych aplikacji (np.Zoom) na Twoim koncie nie będą miały wpływu na korzystanie z tej funkcji.

• Jeśli korzystasz z Google Meet, musisz wykonać jedną z poniższych czynności:
  • Organizator spotkania musi być zalogowany do swojego spotkania w Google, aby dopuścić Notetaker do spotkania.
  • W Google Meet zarządzaj dostępem do spotkania dla użytkowników, aby umożliwić uczestnikom dołączenie przed gospodarzem.
• Aby Notetaker mógł dołączać do spotkań cyklicznych, musisz włączyć opcję programu beta „Synchronizacja spotkań cyklicznych z HubSpot” w wersji beta.

Skonfiguruj Notetaker

Zanim użytkownicy będą mogli włączyć Notetaker do swoich spotkań, superadministratorzy muszą włączyć tę funkcję dla konta. Po skonfigurowaniu przez superadministratora ustawień domyślnych dla konta użytkownicy mogą dostosować swoje osobiste ustawienia Notetaker.

Uwaga: instrukcja dotycząca dołączenia notetakera do spotkania jest wysyłana 30 minut przed rozpoczęciem spotkania. W związku z tym wszelkie zmiany wprowadzone w ustawieniach użytkownika mogą nie zostać uwzględnione w przypadku spotkań rozpoczynających się w ciągu 30 minut od zmiany ustawień. Jeśli wyłączysz dostęp notetakera dla użytkownika, zaleca się ręczne usunięcie notetakera ze wszystkich spotkań odbywających się w ciągu 30 minut od wprowadzenia tej zmiany.

Konfiguracja ustawień domyślnych

Aby skonfigurować funkcję Notetaker dla konta, jeśli jesteś superadministratorem:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Spotkania”.
3. Kliknij kartę „Osoba sporządzająca notatki ze spotkania ”.
4. Włącz przełącznik „Notatnik spotkania ”.
   • Jeśli chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do wszystkich kwalifikujących się spotkań, zaznacz pole wyboru „Automatyczne dołączanie osoby sporządzającej notatki ”. (To pole wyboru jest domyślnie zaznaczone po włączeniu funkcji „Osoba sporządzająca notatki”).
   • Jeśli chcesz, aby użytkownicy ręcznie zapraszali osobę sporządzającą notatki na spotkania, odznacz pole wyboru „Automatyczne dołączanie osoby sporządzającej notatki”.
   • Aby zapewnić dostęp wszystkim użytkownikom, którym przypisano Sales Hub Professional lubEnterprise, w sekcji„Wybierz metodę dostępu notetakera” wybierz opcję„Automatycznie przyznaj dostęp do notetakera kwalifikującym się użytkownikom”.
   • Aby przyznać dostęp określonym użytkownikom:
     • W sekcjiWybierz metodę dostępu dla osoby sporządzającej notatkiwybierz opcjęRęcznie przyznaj dostęp do funkcji sporządzania notatek użytkownikom z licencjami sprzedażowymi. Następnie u dołu kliknijZapisz.
     • Kliknij opcjęWybierz użytkowników.
     • W prawym panelu zaznaczpola wyboru obok użytkowników, a następnie kliknij„Zapisz wybór”.
     • Na dole kliknij„Zapisz”. 
5. W sekcji„Preferencje” wybierz nazwę oraz sposób ogłaszania się, z którego Notetaker będzie korzystał podczas dołączania do spotkania.
   • Domyślnie aplikacja Notetaker dołącza do spotkań jako „Notetaker firmy [nazwa marki]”. Aby zamiast tego użyć nazwy niestandardowej:
     • W polu „Nazwa Notetaker” wybierz opcję„Niestandardowa nazwa Notetaker”.
     • Wpisznazwę w polu tekstowym.
     • Na dole kliknij„Zapisz”.
   • Aby aplikacja Notetaker wyświetlała komunikat głosowy i na czacie podczas dołączania do spotkań:
     • W sekcji „Powiadomienie” wybierz opcję „Powiadomienie głosowe i na czacie”.
     • Skorzystaj z menu rozwijanych „Język” i „Głos”, aby wybrać konkretny język i głos.
     • Kliknijprzycisk odtwarzania, aby odsłuchać podgląd wybranego języka i głosu.
     • Na dole kliknij„Zapisz”.
   • Aby aplikacja Notetaker używała komunikatów na czacie wyłącznie podczas dołączania do spotkań:
     • W sekcji„Ogłoszenie” wybierz opcję„Tylko ogłoszenie na czacie”.
     • Na dole kliknij„Zapisz”.

Konfiguracja ustawień indywidualnych

Jeśli jesteś użytkownikiem zprzypisanym stanowiskiemw dziale sprzedaży i masz dostęp do funkcji Notetaker, możesz dostosować swoje indywidualne ustawienia tej funkcji.

Aby zastąpić domyślne ustawienia konta dotyczące automatycznego dołączania Notetakera do spotkań:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Ogólne”.
3. Kliknij kartę „Kalendarz ”.
4. W sekcji „Automatyczne dołączanie osoby sporządzającej notatki do spotkań” zaznacz lub odznacz pole wyboru„Automatycznie zapraszaj osobę sporządzającą notatki do wszystkich nadchodzących spotkań ”.
   • Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, osoba sporządzająca notatki będzie automatycznie dołączać do wszystkich kwalifikujących się spotkań.
   • Jeśli pole wyboru jest odznaczone, osoba sporządzająca notatki będzie dołączać do spotkań tylko wtedy, gdy ręcznie ją zaprosisz.
5. Na dole kliknij„Zapisz”.

Korzystanie z Notetaker

Dowiedz się, w jaki sposób Notetaker dołącza do spotkań, jak przeglądać nagrania i transkrypcje oraz jak dodawać lub usuwać Notetaker z spotkań.

Zapoznaj się z kryteriami kwalifikującymi spotkania oraz działaniem notatnika

Spotkanie kwalifikuje się do udziału notatnika, jeśli spełnia wszystkie poniższe kryteria:

• Spotkanie jest zapisywane w HubSpot.
• W spotkaniu uczestniczy co najmniej jeden kontakt z CRM, a adres e-mail tego kontaktu nie należy do tej samej domeny co konto HubSpot.
• Jako miejsce spotkania wybrano Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom.

Gdy osoba sporządzająca notatki została zaproszona na kwalifikujące się spotkanie, niezależnie od dostawcy usług wideokonferencyjnych:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy o zaplanowanej godzinie spotkania.
• Komunikat głosowy, wiadomość na czacie oraz wyskakujące okienko poinformują, że osoba sporządzająca notatki jest na spotkaniu i prowadzi nagrywanie. W oknie dialogowym kliknij„Zatwierdź”, aby kontynuować korzystanie z funkcji osoby sporządzającej notatki.
• Jeśli skonfigurowano poczekalnię, gospodarz wideokonferencji musi dopuścić osobę sporządzającą notatki do spotkania. Jeśli gospodarz odmówi dostępu, osoba sporządzająca notatki nie dołączy do spotkania. Jeśli osoba sporządzająca notatki przebywa w poczekalni dłużej niż pięć minut bez dopuszczenia do spotkania, opuści ją.
• Nazwa notetakera będzie składać się z nazwy Twojej firmy, po której następuje słowo „Notetaker” (np. „[Firma] Notetaker”). Jeśli nie masz ustawionej nazwy firmy dla swojego konta, nazwa będzie brzmiała „[Domena firmy] Notetaker”. Jeśli nie masz ustawionej nazwy firmy ani domeny dla swojego konta, nazwa będzie brzmiała „Notetaker”.
• Po zakończeniu spotkania osoba sporządzająca notatki tworzy rekord rozmowy w HubSpot i powiązuje tę rozmowę z odpowiednim spotkaniem. Utworzenie rekordu rozmowy umożliwia łatwy dostęp do nagrania, transkrypcji i podsumowania spotkania. Dowiedz się, jak przejrzeć nagranie i transkrypcje po zakończeniu spotkania.
• Jeśli wszyscy uczestnicy opuszczą spotkanie bez jego zakończenia, osoba sporządzająca notatki pozostanie na spotkaniu do momentu wykrycia 10 minut ciszy. W tym momencie osoba sporządzająca notatki opuści spotkanie, utworzy rekord obiektu połączenia oraz doda nagranie i transkrypcję do rekordu spotkania w HubSpot.
• Nagrania spotkań są przechowywane przez dwa lata.

Zapoznaj się z oczekiwaniami poszczególnych dostawców dotyczącymi notetakera w przypadku korzystania z Google Meet, Microsoft Teams iZoom.

Ręczne dodawanie lub usuwanie osoby sporządzającej notatki podczas planowania spotkań

Podczas planowania spotkania w rekordzie CRM można ręcznie zmienić status zaproszenia osoby sporządzającej notatki. Po kliknięciu przycisku„Zaplanuj spotkanie” w rekordzie CRM i wprowadzeniu szczegółów spotkania:

1. W sekcji „Notatnik ” zaznacz lub odznacz pole wyboru„Zaproś notatnika na spotkanie ”.
2. Kliknij„Zapisz”.

Jeśli rezerwujesz spotkanie w imieniu innego użytkownika (tj. wybierasz innego użytkownika jako gospodarza spotkania), nie możesz dostosować zaproszenia dla osoby sporządzającej notatki. Zamiast tego w sekcji „Osoba sporządzająca notatki ” pojawi się komunikat „Osoba sporządzająca notatki dołączy zgodnie z domyślnymi ustawieniami gospodarza”.

Wyświetlanie i edycja statusu osoby sporządzającej notatki dla nadchodzących spotkań

Aby sprawdzić, czy osoba sporządzająca notatki ma dołączyć do nadchodzącego spotkania z poziomu rekordu CRM:

1. Na swoim koncie HubSpot przejdź doCRM >[obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknijnazwę rekordu.
3. Na osi czasudziałań kliknij nazwę spotkania, aby rozwinąć działania związane z tym spotkaniem.
4. Jeśli osoba sporządzająca notatki ma dołączyć do spotkania, u góry aktywności spotkania pojawi się zielona kropka z jej nazwiskiem. Jeśli osoba sporządzająca notatki nie ma dołączyć do spotkania, u góry aktywności spotkania nie pojawi się żaden wizualny wskaźnik.

Aby zmienić ustawienie dotyczące udziału osoby sporządzającej notatki w spotkaniu:

1. Na swoim koncie HubSpot przejdź dosekcji CRM >[obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknijnazwę rekordu.
3. Naosi czasu działańkliknijnazwę spotkania, aby rozwinąć aktywność związaną ze spotkaniem.
4. W prawym górnym rogu rekordu aktywności kliknijopcję Działania >Edytuj.
5. Zaznacz lub odznacz pole wyboru[Nazwa firmy] – osoba sporządzająca notatki.
6. Kliknij„Zapisz”.

Aby zaprosić osobę sporządzającą notatki do udziału w nadchodzącym spotkaniu ze strony szczegółów spotkania, jeśli jesteś gospodarzem spotkania:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Przestrzeń robocza sprzedaży. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Przestrzeń robocza sprzedaży. Następnie kliknij kartę„Harmonogram ”.
2. Po lewej stronie kliknij opcjęNadchodzące spotkania.
3. Kliknijnazwę spotkania.
4. W prawym górnym rogu włącz przełącznik„Zaproś osobę sporządzającą notatki na spotkanie ”. Wyłącz przełącznik, aby cofnąć zaproszenie osoby sporządzającej notatki.

Robienie notatek w Google Meet

Aby korzystać z funkcji sporządzania notatek podczas spotkań w Google Meet, nie musisz instalować aplikacji Google Meet. Musisz jednak połączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Po skonfigurowaniu funkcji notatnika należy spodziewać się następujących działań, gdy notatnik ma dołączyć do spotkania w Google Meet:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy do spotkania o zaplanowanej godzinie.
• Osoba sporządzająca notatki automatycznie otrzyma uprawnienia do nagrywania zaraz po dołączeniu do spotkania. Po kilku sekundach odtworzy komunikat głosowy informujący, że rozmowa jest nagrywana, a także wyśle wiadomość na czacie, informując uczestników o trwającym nagraniu.
• Wiadomość na czacie zostanie wysłana tylko raz, gdy osoba sporządzająca notatki rozpocznie nagrywanie, ale zostanie przypięta na czacie, aby wszyscy kolejni uczestnicy, którzy dołączą później, mogli ją zobaczyć.
• Jeśli nie chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do spotkań w Google Meet, możesz skonfigurować poczekalnię w Google Meet. Jeśli w Google Meet skonfigurowano poczekalnię, gdy tylko gospodarz spotkania w Google Meet dołączy, zobaczy komunikat informujący, że osoba sporządzająca notatki czeka na dołączenie do rozmowy. Gospodarz musi kliknąć opcję „Zezwól”obok uczestnika pełniącego rolę notatnika, który prosi o dostęp do spotkania. Zezwolenie notatnikowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyznaje mu uprawnienia do nagrywania oraz wyświetla komunikaty dźwiękowe i wiadomości na czacie opisane powyżej.
• Jeśli gospodarz chce zatrzymać nagrywanie spotkania, do którego osoba sporządzająca notatki już dołączyła i otrzymała zgodę na nagrywanie, może wyrzucić ją ze spotkania, klikając kafelek tej osoby i wybierając opcję „Usuń”. Gospodarz może również usunąć osobę sporządzającą notatki, klikając jej profil na liście uczestników i wybierając opcję „Usuń”.

Robienie notatek w Microsoft Teams

Aby korzystać z funkcji notatek podczas spotkań w Microsoft Teams, nie musisz instalować aplikacji Microsoft Teams. Musisz jednak połączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Po skonfigurowaniu notatnika należy spodziewać się następujących działań, gdy notatnik ma dołączyć do spotkania w Microsoft Teams:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy o zaplanowanej godzinie spotkania.
• Osoba sporządzająca notatki automatycznie otrzyma uprawnienie do nagrywania zaraz po dołączeniu do spotkania. Po kilku sekundach odtworzy komunikat głosowy informujący, że rozmowa jest nagrywana, oraz wyśle wiadomość na czacie, informując uczestników o trwającym nagraniu.
• Wiadomość na czacie zostanie wysłana tylko raz, gdy osoba sporządzająca notatki rozpocznie nagrywanie. O ile nie zdecydujesz się ręcznie przypiąć tej wiadomości na czacie, uczestnicy, którzy dołączą do spotkania po wysłaniu wiadomości, nie zobaczą jej.
• Jeśli nie chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do spotkań w aplikacji Teams, możesz skonfigurować poczekalnię w aplikacji Microsoft Teams. Jeśli w aplikacji Teams skonfigurowano poczekalnię, gdy tylko gospodarz spotkania w aplikacji Teams dołączy, zobaczy komunikat informujący, że osoba sporządzająca notatki czeka na dołączenie do rozmowy. Organizator musi kliknąć opcję „Zezwól”obok uczestnika pełniącego rolę notatnika, który prosi o dostęp do spotkania. Zezwolenie notatnikowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyznaje mu uprawnienia do nagrywania oraz powoduje wyświetlenie komunikatów audio i wiadomości czatu opisanych powyżej.
• Jeśli gospodarz chce zatrzymać nagrywanie spotkania, do którego osoba sporządzająca notatki już dołączyła i otrzymała zgodę na nagrywanie, może wyrzucić ją ze spotkania, klikając kafelek tej osoby i wybierając opcję „Usuń”. Gospodarz może również usunąć osobę sporządzającą notatki, klikając jej profil na liście uczestników i wybierając opcję „Usuń”.

Robienie notatek w Zoom

Aby korzystać z funkcji notatnika podczas spotkań w Zoom, nie musisz instalować aplikacji Zoom. Musisz jednak połączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Ponadto organizator spotkania musi mieć włączone w swoim koncie Zoom następujące ustawienia: Nagrywanie do plików na komputerze, wewnętrzni uczestnicy spotkania, zewnętrzni uczestnicy spotkania.

Po skonfigurowaniu osoby sporządzającej notatki należy spodziewać się następujących sytuacji, gdy osoba ta ma dołączyć do spotkania w Zoom:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy o zaplanowanej godzinie spotkania.
• Gdy tylko gospodarz spotkania w Zoom dołączy do spotkania, otrzyma wyskakujące powiadomienie z prośbą o zgodę na nagrywanie przez osobę sporządzającą notatki. Gospodarz musi kliknąć „Zatwierdź” w odpowiedzi na to powiadomienie. Kliknięcie „Odrzuć” spowoduje, że osoba sporządzająca notatki nie będzie nagrywać. Gdy tylko nagrywanie zostanie zatwierdzone, zostanie odtworzona wiadomość głosowa informująca, że rozmowa jest nagrywana.
• Każdy uczestnik dołączający do spotkania otrzyma wiadomość na czacie od osoby sporządzającej notatki, informującą, że osoba ta prowadzi nagrywanie, oraz z prośbą o poinformowanie gospodarza, jeśli nie chce być nagrywany.
• Jeśli nie chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do spotkań w Zoomie, możesz skonfigurować poczekalnię w Zoomie. Jeśli w Zoomie skonfigurowano poczekalnię, gdy tylko gospodarz spotkania w Zoomie dołączy do spotkania, zobaczy komunikat informujący, że osoba sporządzająca notatki czeka na dołączenie do rozmowy. Organizator musi kliknąć przycisk „Zezwól”obok uczestnika pełniącego rolę protokolanta, który prosi o dostęp do spotkania. Zezwolenie protokolantowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyznaje mu uprawnienie do nagrywania oraz uruchamia funkcje audio i wiadomości na czacie opisane powyżej.
• Jeśli gospodarz chce zatrzymać nagrywanie spotkania, do którego osoba sporządzająca notatki już dołączyła i otrzymała zgodę na nagrywanie, może wyrzucić ją ze spotkania, klikając kafelek tej osoby i wybierając opcję „Usuń”. Gospodarz może również usunąć osobę sporządzającą notatki, klikając jej profil na liście uczestników i wybierając opcję „Usuń”.

Kolejne kroki

Dowiedz się, jak zoptymalizować swoje działania po zakończeniu rozmowy, korzystając z porad HubSpot Academy.