Umów spotkanie w sprawie danej sprawy

Po zintegrowaniu Kalendarza Google lub kalendarza Office 365 możesz planować spotkania z osobami z rekordów kontaktów, firm, transakcji lub zgłoszeń, a także z obszaru roboczego sprzedaży. Po utworzeniu spotkania do uczestników wysyłane są zaproszenia kalendarzowe. Jako uczestników spotkania można również dodać użytkowników z Twojego konta.

Użytkownicy z przypisanym kontem typu „Sprzedaż” lub „Obsługa klienta” mogą planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane konto.

Jeśli połączyłeś swój kalendarz z narzędziem do zarządzania spotkaniami, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu stron planowania. Jeśli korzystasz z konta testowego, możesz rezerwować spotkania tylko z innymi użytkownikami tego konta.

Korzystanie z funkcji spotkań na komputerze stacjonarnym

Zaplanuj spotkanie dla siebie na komputerze stacjonarnym

Zaplanuj spotkanie z poziomu rekordów lub obszaru roboczego sprzedaży.

Aby zaplanować spotkanie z poziomu rekordu:

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij opcję Spotkania.

4. Otworzy się okno dialogowe z Twoim podłączonym kalendarzem.

Aby zaplanować spotkanie z poziomu obszaru roboczego sprzedaży (wersja beta):

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Przestrzeń robocza sprzedaży. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Przestrzeń robocza sprzedaży.
2. Kliknij kartę „Planowanie”.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Zaplanuj spotkanie”.
4. Kliknij menu rozwijane „Wybierz kontakt ”.
5. Zacznij wpisywać nazwę kontaktu, aby go wyszukać.
6. Kliknij nazwę kontaktu.

Aby skonfigurować spotkanie w edytorze spotkań:

1. W polu „Tytuł” wprowadź tytuł spotkania.
2. Wprowadź datę rozpoczęcia.
3. Wprowadź godzinę rozpoczęcia, a następnie godzinę zakończenia. Możesz też kliknąć datę w wyświetlonym kalendarzu.
4. Kliknij menu rozwijane Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy włączono niestandardowe typy połączeń i spotkań.
5. Kliknij menu rozwijane „Uczestnicy”, aby wyszukać i wybrać inne kontakty oraz użytkowników, którzy powinni wziąć udział w spotkaniu.
6. Kliknij menu rozwijane „Lokalizacja ” i wybierz jedną z następujących opcji lokalizacji spotkania:
   • Rozmowa telefoniczna: wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
   • Osobiście: wpisz adres w polu tekstowym.
   • Niestandardowe: wpiszniestandardową lokalizację w polu tekstowym.
   • Google Meet: jeśli podłączyłeś integrację z Google Meet i przypisałeś użytkownika do tej integracji, kliknij „Google Meet”, aby użyć tej usługi podczas spotkania.
   • Zoom: jeśli podłączyłeś integrację z Zoomem i przypisałeś do niej użytkownika, kliknij „Zoom”, aby użyć tej usługi podczas spotkania.
7. Aby wysłać e-maile z przypomnieniem przed spotkaniem, kliknij + Dodaj przypomnienie.
   • W sekcji „Zaplanowane e-maile z przypomnieniem ” wprowadź liczbę w polu tekstowym, a następnie kliknij menu rozwijane „Zaplanowane e-maile z przypomnieniem ” i wybierz jednostkę czasu (np. dni, tygodnie, miesiące). Jeśli opcja domyślnego włączania przypomnień o spotkaniach jest włączony dla Twojego konta, nowe spotkania będą domyślnie korzystać z tych przypomnień. Dowiedz się, jak ustalana jest strefa czasowa przypomnienia o spotkaniu.
   • Łącznie można dodać maksymalnie trzy e-maile z przypomnieniem. Aby dodać kolejny e-mail z przypomnieniem, kliknij + Dodaj przypomnienie. Aby usunąć przypomnienie, kliknij Usuń.
   • Aby umieścić opis zaproszenia w treści e-maila z przypomnieniem, zaznacz pole wyboru „Dołącz opis zaproszenia do treści e-maila z przypomnieniem ”.
8. W polu „Opis dla uczestników ” wprowadź szczegóły dotyczące spotkania. Uczestnicy spotkania zobaczą te informacje w zaproszeniu kalendarzowym. Skorzystaj z opcji formatowania znajdujących się na dole pola „Opis dla uczestników ”, aby zmodyfikować tekst, wstawić link lub użyć fragmentu tekstu.

Uwaga: abydodać link do Zoom, Google Meet lub UberConference do swojego spotkania, adres e-mail użytkownika HubSpot musi być zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom, Google Meet lub UberConference.

9. Kliknij „+ Dodaj notatki wewnętrzne”, aby wprowadzić notatki wewnętrzne przeznaczone dla członków zespołu. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w swoim zaproszeniu kalendarzowym. Skorzystaj z opcji formatowania na dole, aby zmodyfikować tekst, wstawić link lub użyć fragmentu tekstu.
10. Kliknij menu rozwijane „Powiązane z” i odznacz pola wyboru obok rekordów, które chcesz odłączyć od działania związanego ze spotkaniem. Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć inne rekordy do powiązania, a następnie zaznacz pola wyboru obok tych rekordów, aby je powiązać.
11. Kliknij ikonę zwijania, aby zaplanować spotkanie bez przeglądania kalendarza.
12. Kliknij „Zapisz”.

Po zapisaniu pamiętaj o następujących kwestiach:

• Aby otrzymać zaproszenie, w polu „E-mail” danego kontaktu musi być wpisany prawidłowy adres e-mail.
• Po zaplanowaniu spotkania Twój kontakt otrzyma zaproszenie wraz z plikiem .ics, który można dodać do kalendarza.
• Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w Twoim kalendarzu.
• Spotkanie zostanie zapisane jako wydarzenie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie wymienione jako gospodarza i organizatora.

Edytuj spotkanie dla siebie na komputerze stacjonarnym

Aby edytować istniejące spotkanie na komputerze stacjonarnym:

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Na osi czasu aktywności, w prawym górnym rogu spotkania, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz Edytuj.

3. Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk„Zapisz” znajdujący się na dole ekranu spotkania.

Uwaga: zmiany w opisach spotkań w rekordzie kontaktu zostaną wysłane do uczestników tylko wtedy, gdy korzystasz z Kalendarza Google i masz włączoną dwukierunkową integrację Kalendarza Google z HubSpot. Jeśli korzystasz z kalendarza Office 365 lub nie masz włączonej integracji, zaktualizuj opis spotkania w wydarzeniu kalendarza, a nie w rekordzie kontaktu, aby wysłać zmiany do uczestników.

Przypisywanie wyniku spotkania na komputerze stacjonarnym

Po zakończeniu spotkania organizator może przypisać wynik spotkania, aby lepiej śledzić spotkania z kontaktami. Domyślne opcje wyników spotkania to: Zaplanowane, Zakończone, Przełożone, Nieobecność i Odwołane. Możesz również tworzyć własne wyniki spotkań.

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Na osi czasu aktywności, w prawym górnym rogu spotkania, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz Edytuj.

3. Kliknij menu rozwijane „Wynik ” i wybierz wynik spotkania.
4. Kliknij „Zapisz”.

Zaplanuj spotkanie dla innego użytkownika na komputerze (Sales Hub lub Service Hub Professional i Enterprise)

Jeśli jesteś użytkownikiem w Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprisezprzypisanym stanowiskiem, możesz umawiać spotkania w imieniu innych użytkowników na tym koncie, którzy również mają przypisane stanowisko, mają połączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza. Może to być pomocne, jeśli jesteś przedstawicielem handlowym lub ds. rozwoju sprzedaży i musisz umówić spotkanie dla opiekuna klienta.

Aby zaplanować spotkanie dla innego użytkownika:

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij opcję meetings ” > „Zaplanuj spotkanie”. Pojawi się okienko z podłączonym kalendarzem. Aby zaplanować spotkanie:
   • Kliknij menu rozwijane „Organizator”, aby wybrać użytkownika, dla którego planujesz spotkanie.
   • Możesz też kliknąć opcję „Rotacja spotkań”, aby skorzystać z rotacji spotkań. Kliknij menu rozwijane „Wyszukaj rotację spotkań ”, aby wybrać rotację spotkań.
     • W polu „Użytkownik rotacji spotkań” pojawi się członek rotacji, który ma przypisanych najmniej spotkań. Wyświetli się również kalendarz tego członka. Jeśli kilku członków ma przypisaną taką samą liczbę spotkań, zostanie wybrany ten, którego ostatnie przypisanie miało miejsce najdalej w przeszłości.
     • Jeśli kalendarz proponowanego użytkownika jest zapełniony lub chcesz wybrać innego użytkownika, kliknij menu rozwijane „Użytkownicy rotacji spotkań ”, aby wybrać innego członka.
   • Kalendarz zaktualizuje się, aby pokazać dostępność gospodarza, a lokalizacja zostanie zaktualizowana tak, aby odzwierciedlała opcje wideokonferencji gospodarza. Istniejące spotkania w jego kalendarzu będą wyświetlane jako „Zajęty” zamiast tytułu spotkania.
   • Domyślnie nie zostaniesz dodany do spotkania jako uczestnik. Jeśli chcesz wziąć udział w spotkaniu, kliknij menu rozwijane „Uczestnicy” i wybierz siebie jako uczestnika.
4. Kontynuuj planowanie spotkania.
5. Kliknij „Zapisz”.

Uwaga: gdy spotkanie jest rezerwowane dla użytkownika z wykorzystaniem rotacji spotkań, liczba zarezerwowanych spotkań tego użytkownika wzrośnie o jeden. Jeśli spotkanie zostanie usunięte, liczba zarezerwowanych spotkań zmniejszy się o jeden.

Po zapisaniu należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Aby kontakt mógł otrzymać zaproszenie, w polu „E-mail ” musi być wpisany prawidłowy adres e-mail.
• Po zaplanowaniu spotkania kontakt i organizator otrzymają zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do kalendarza.
• Użytkownicy mogą sprawdzić, kto zorganizował i poprowadził spotkanie, przeglądając oś czasu rekordu.
• Aby utworzyć raport, skorzystaj z właściwości „Działanie utworzone przez ” (organizator) oraz „Działanie przypisane do ” (gospodarz).

Korzystanie z funkcji spotkań w aplikacji mobilnej HubSpot

Zaplanuj spotkanie dla siebie w aplikacji mobilnej HubSpot

1. Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
2. W lewym górnym rogu dotknij Menu, a następnie dotknij opcji Kontakty na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
4. Naciśnij verticalMenu „Więcej”. Następnie naciśnij opcję „Spotkanie”. Aby skonfigurować spotkanie:
   • Wprowadź tytuł i opis spotkania.
   • Naciśnij opcje „Data rozpoczęcia”, „Godzina rozpoczęcia”, „Data zakończenia” i „Godzina zakończenia”, aby ustawić datę i czas trwania spotkania.
   • Naciśnij opcję Sprawdź dostępność, aby wyświetlić kalendarz. Wybierz godzinę, na którą chcesz zaplanować spotkanie, a następnie naciśnijopcję Gotowe w prawym górnym rogu. Możesz też nacisnąć opcję Anuluj w lewym górnym rogu, aby powrócić do poprzedniego ekranu.
   • Naciśnij opcję „Typ spotkania” i wybierz typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy włączono niestandardowe typy połączeń i spotkań.
   • Naciśnij opcję „Wynik spotkania” i wybierz wynik spotkania (np. jeśli spotkanie już się odbyło, możesz wybrać opcję „Zakończone”).
   • Naciśnij „Miejsce” i wybierz jedną z poniższych opcji dotyczących miejsca spotkania:
     • Adres: wprowadź adres w polu tekstowym.
     • Numer telefonu: wprowadź numer telefonu w polu tekstowym.
     • Lokalizacja niestandardowa: wprowadź szczegóły niestandardowej lokalizacji w polu tekstowym.

Uwaga: podczas planowania spotkania w aplikacji mobilnej HubSpot nie jest dostępna funkcja wideokonferencji.

• Naciśnij opcję Notatki wewnętrzne i wprowadź notatki wewnętrzne, które członkowie zespołu będą mogli przejrzeć. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu kalendarzowym. Użyj znaku @, aby oznaczyć innych użytkowników.
• Naciśnij opcję „Powiązane z”, aby wyszukać rekordy, z którymi chcesz powiązać spotkanie. Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola „X” obok rekordów, które chcesz powiązać z wydarzeniem spotkania.

5. Naciśnij Zapisz. W wyskakującym okienku naciśnij Kontynuuj i wyślij.

Po zapisaniu należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Aby kontakt mógł otrzymać zaproszenie, w polu „E-mail ” musi być wpisany prawidłowy adres e-mail.
• Po zaplanowaniu spotkania Twój kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do kalendarza.
• W Twoim kalendarzu zostanie automatycznie utworzone spotkanie.
• Spotkanie zostanie zapisane jako wydarzenie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie wymienione jako gospodarz i organizator.

Edytuj spotkanie dla siebie w aplikacji mobilnej HubSpot

Po zaplanowaniu spotkania możesz je edytować w aplikacji mobilnej HubSpot. Aby edytować spotkanie:

1. Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
2. W lewym górnym rogu dotknij Menu, a następnie dotknij opcji Kontakty na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
4. Naciśnij ikonę menu ( verticalMenu ) w prawym górnym rogu spotkania na osi czasu, a następnie naciśnij Edytuj.
5. Po wprowadzeniu zmian dotknij opcji Zapisz w prawym górnym rogu.

Przypisz wynik spotkania w aplikacji mobilnej HubSpot

Uwaga: ta funkcja jest obecnie dostępna tylko dla użytkowników systemu iOS.

1. Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
2. W lewym górnym rogu dotknij opcji Menu, a następnie dotknij opcji Kontakty na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Dotknij nazwy rekordu powiązanego ze spotkaniem.
4. Naciśnij ikonę menu ( verticalMenu ) w prawym górnym rogu spotkania na osi czasu, a następnie naciśnij opcję Edytuj.
5. Naciśnij pole „Wynik spotkania ” i wybierz wynik spotkania.

6. Naciśnij „Zapisz”.