Użyj aplikacji Mobile Notetaker do nagrywania spotkań za pomocą aplikacji mobilnej HubSpot

Jeśli nagrywasz spotkania za pomocą aplikacji mobilnej HubSpot, możesz rozpocząć nagrywanie jednym dotknięciem na ekranie głównym lub z poziomu istniejących spotkań. Użytkownicy mogą nagrywać w trybie offline, a po ponownym połączeniu się z internetem powiązać nagranie z odpowiednim spotkaniem i rekordem w systemie CRM. Po zakończeniu nagrywania możesz przeglądać transkrypcje, podsumowania generowane przez sztuczną inteligencję oraz zalecenia dotyczące kolejnych kroków bezpośrednio w aplikacji mobilnej.

Uwaga: Notetaker nie jest usługą objętą przepisami dotyczącymi danych wrażliwych i nie obsługuje chronionych informacji zdrowotnych (PHI). Jeśli chcesz przetwarzać dane PHI, wybierz opcję Notetaker Bot w wersji beta zgodnej z HIPAA w wersji beta.

Skonfiguruj nagrywanie jednym kliknięciem w aplikacji mobilnej HubSpot

Aby nagrywać spotkania osobiste za pomocą aplikacji mobilnej HubSpot, wykonaj następujące czynności w widoku HubSpot na komputerze:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Po lewej stronie kliknij opcję Notetakerw sekcjiNarzędzia.
   • Włącz przełącznik „Rejestracja rozmowy”.
   • Włącz przełącznik „Transkrypcja i analiza”.
3. Po lewej stronie kliknij opcję„AI” w sekcji„Zarządzanie kontem”.
   • Włącz przełącznik„Zapewnij użytkownikom dostęp do generatywnych narzędzi i funkcji AI ”.
   • Włącz przełącznik„Dane CRM ”.
   • Włącz przełącznik„Dane rozmów z klientami ”.
4. Po lewej stronie kliknij opcję„Przechwytywanie danych ” w sekcji„Zarządzanie danymi”.
   • U góry zaznacz pole wyboru„Użyj inteligentnego przechwytywania danych ”.
   • Skonfiguruj ustawienia automatycznych rekomendacji dla aplikacji Notetaker.

Nagrywaj spotkania

1. Otwórz aplikacjęHubSpot na swoim urządzeniu mobilnym.
2. Aby rozpocząć nagrywanie z ekranugłównego:
   • Jeśliekran główny jest ustawiony na środowisko sprzedaży, dotknij ikonymikrofonu w prawym górnym rogu.
   • Jeśli ekrangłówny nie jest ustawiony na„Sales experience”:
     • W lewym górnym rogu dotknij ikonymenu poziomego .
     • U góry dotknij opcji„Wybrane środowisko”. Następnie dotknij opcji„Sprzedaż”.
     • Na ekraniegłównym dotknij ikonymikrofonu w prawym górnym rogu.
3. Aby rozpocząć nagrywanie podczas trwającego spotkania:
   • Na ekraniegłównym dotknij ikonymenu w lewym górnym rogu.
   • Na pasku bocznym po lewej stronie dotknij Spotkania.
   • Dotknijnazwy spotkania.
   • W rekordzie spotkania dotknijopcji Nagrywaj obok pozycjiMobile Notetaker.
4. Aby rozpocząć nagrywanie z powiązanego rekordu CRM:
   • Na ekraniegłównym dotknij ikonymenu w lewym górnym rogu.
   • Na pasku bocznym po lewej stronie dotknij typu obiektu (np. Kontakty).
   • Skorzystaj z paska wyszukiwania, aby znaleźć rekord, a następnie dotknijnazwy rekordu.
   • W rekordzie znajdź spotkanie w zakładce„Działania ”. Następnie dotknijopcji „Nagraj” obok pozycji„Mobile Notetaker”.
5. Jeśli nagrywasz rozmowę po raz pierwszy, w oknie dialogowym dotknijopcji „Zezwól”, aby umożliwić HubSpot dostęp do mikrofonu.
6. Notetaker natychmiast rozpocznie nagrywanie.

7. Aby zdecydować, czy chcesz zapisać nagranie i wygenerować transkrypcję spotkania:
   • W górnej części ekranu dotknij opcji„Zapisz nagranie”.
   • Aby zarejestrować spotkanie bez zapisywania nagrania audio lub generowania transkrypcji, wyłącz przełącznik„Zapisz nagranie ”.
   • Aby zapisać nagranie audio i wygenerować transkrypcję, włącz przełącznik„Zapisz nagranie ”.
   • Aplikacja Mobile Notetaker zapamiętuje ostatni wybór dotyczący opcji „Zapisz nagranie ” i domyślnie zachowuje ten wybór dla przyszłych spotkań.

Uwaga: gdy przełącznik „Zapisz nagranie” jest wyłączony, Mobile Notetaker wygeneruje jedynie podsumowanie spotkania oparte na sztucznej inteligencji. Nie zapisze nagrania audio, nie wygeneruje transkrypcji, nie zaproponuje działań następczych ani nie zasugeruje aktualizacji w CRM.

8. Aby wstrzymać nagrywanie, dotknij przyciskuwstrzymaniaplayerPauseIconna dole ekranu.
9. Aby wznowić nagrywanie, dotknij przyciskuwznowieniarecordIconna dole ekranu.
10. Aby usunąć nagranie, dotknij przycisku„Usuń” (ikona„delete”) u dołu ekranu. Następnie w oknie dialogowym dotknijopcji „Usuń”.
11. Aby zakończyć nagrywanie, dotknij przycisku„Zakończ” (successIcon) u dołu ekranu.

Edytuj szczegóły nagrania i powiązania

Po zakończeniu nagrywania możesz edytować nazwę i inne szczegóły zapisu spotkania oraz powiązać go z rekordami CRM.

Uwaga: jeśli nagrałeś spotkanie w trybie offline, możesz odsłuchać nagranie i edytować nazwę spotkania, pozostając w trybie offline. Aby powiązać spotkanie z dowolnymi rekordami CRM, musisz najpierw połączyć się z Internetem.

1. Aby odsłuchać nagranie, dotknij przyciskuodtwarzania.
2. Aby edytować nazwę nagrania:
   • Dotknij ikonyverticalMenuz trzema pionowymi kropkami po prawej stronie nagrania.
   • Następnie w oknie dialogowym wprowadźnazwęi dotknij opcji„Zapisz”.
3. Aby powiązać nagranie z istniejącym, zaplanowanym spotkaniem:
   • Dotknij ikony „więcej ” w prawym dolnym rogu. Następnie dotknijopcji „Wybierz zaplanowane spotkanie”.
   • W kalendarzu dotknij istniejącegozaplanowanego spotkania.
   • Aby spotkanie zaplanowane mogło zostać wybrane, musi być utworzone bezpośrednio w HubSpot (tj. nie może być zsynchronizowane z kalendarzem zewnętrznym).
   • Edytuj szczegóły i powiązania zapisu zaplanowanego spotkania.
4. Aby zarejestrować nagranie jako nowe spotkanie:
   • Naciśnij ikonę „więcej” w prawym dolnym rogu. Następnie naciśnij opcję„Zarejestruj spotkanie”.
   • Edytuj szczegóły i powiązania nowego zapisu spotkania.

Edytowanie szczegółów spotkania i powiązań

Po powiązaniu nagrania z zaplanowanym spotkaniem lub zarejestrowaniu nowego spotkania możesz dostosować szczegóły tego zapisu spotkania. Możesz na przykład dodać opis, wybrać wynik spotkania lub powiązać zapis spotkania z rekordami w systemie CRM.

1. Aby dodać opis spotkania, dotknij pola„Opisz spotkanie...” i wprowadźtekst.
   • Aby dodać zdjęcie, dotknij ikony aparatu. Następnie wybierzźródło zdjęcia i wybierz zdjęcie.
   • Aby dodać załącznik, dotknij ikonyzałącznika. Następnie wybierzźródło załącznika i wybierzplik.
   • Aby wspomnieć o konkretnych użytkownikach, dotknij ikonyznaku „&” ( wspomnienie)i wybierz użytkownika.
2. Aby utworzyć zadanie następcze związane ze spotkaniem, dotknij przycisku„Zadanie następcze ”.
   • Aby dostosować termin działania następczego, dotknij opcji „Działanie następcze w”, a następnie dokonaj wyboru.
   • Naciśnij„Zapisz” w prawym górnym rogu.
3. Naciśnij przyciski„Typ spotkania ” i„Wynik spotkania ”, aby wybrać typ i wynik nagranego spotkania.
4. Naciśnij przyciski„Czas trwania” oraz„Data/godzina”, aby dostosować konkretne szczegóły czasowe, które zostaną zapisane dla zarejestrowanego spotkania.
5. Aby powiązać spotkanie z rekordami CRM:
   • Naciśnij przycisk „Powiąż z ” u dołu ekranu.
   • Naciśnij typ rekordu, a następnie zaznaczpola wyboru obok rekordów, które chcesz powiązać. Następnie naciśnij„Gotowe” w prawym górnym rogu.
   • Nagranie można powiązać z wieloma rekordami różnych typów.
   • Po zakończeniu wybierania rekordów do powiązania dotknijprzycisku „Zastosuj” w prawym górnym rogu.
6. Po zakończeniu edycji szczegółów spotkania dotknij przycisku „Zapisz” w prawym górnym rogu.

Przeglądaj istniejące nagrania

Aby uzyskać dostęp do nagrań wykonanych za pomocą aplikacji mobilnej:

1. Otwórz aplikacjęHubSpot na swoim urządzeniu mobilnym.
2. W lewym górnym rogu dotknij ikonymenu .
3. Po lewej stronie dotknij Mobile Notetaker.
4. Z listy nagrań możesz przeglądać i edytować poszczególne nagrania, postępując zgodnie z powyższymi instrukcjami.

Przeglądaj nagrania i zalecane działania

Po zarejestrowaniu nagrania jako spotkania aplikacja Mobile Notetaker przetworzy plik audio w celu wygenerowania transkrypcji i zaleceń dotyczących dalszych działań. Gdy podsumowanie spotkania będzie gotowe, możesz otrzymać powiadomienie push zawierające link do zakładki z podsumowaniem spotkania. Dowiedz się, jak zarządzać powiadomieniami mobilnymi.

Aby przejrzeć spotkanie, jego transkrypcję oraz wygenerowane zalecenia dotyczące kolejnych kroków:

1. Otwórz aplikacjęHubSpot na swoim urządzeniu mobilnym.
2. W lewym górnym rogu dotknij ikony menu .
3. Po lewej stronie dotknij ikony Mobile Notetaker.
4. W dolnej części konkretnego nagrania dotknij opcji Utworzono zapis spotkania.
5. W szczegółach zarejestrowanego spotkania możesz:
   • Przejrzeć i edytować szczegóły spotkania.
   • Przejrzeć transkrypcję spotkania.
   • Podjąć zalecane działania następcze.
6. Aby edytować opis spotkania lub dostosować powiązania spotkania:
   • W prawym górnym rogu dotknij ikonyverticalMenuz trzema pionowymi kropkami. Następnie dotknijopcji Edytuj.
   • Dostosuj szczegóły spotkania zgodnie z potrzebami.
   • Po zakończeniu edycji szczegółów spotkania dotknijopcji „Zapisz” w prawym górnym rogu.
7. Aby udostępnić zapis spotkania, dotknij ikonyverticalMenu(trzy pionowe kropki ) w prawym górnym rogu. Następnie dotknijopcji „Udostępnij”.
8. Aby usunąć zapisane dane spotkania:
   • Naciśnij ikonęverticalMenu(trzy pionowe kropki ) w prawym górnym rogu. Następnie naciśnij„Usuń”.
   • W oknie dialogowym dotknij opcji„Usuń”.

Przeglądaj i edytuj szczegóły spotkania

1. W zarejestrowanym spotkaniu dotknijopcji „Szczegóły ” u góry.

2. Aby dostosować typ spotkania lub wynik spotkania, dotknij opcji„Typ spotkania ” lub„Wynik spotkania ”, a następnie wybierz żądaną wartość.
3. Aby przejrzeć szczegóły powiązanego zapisu:
   • W sekcji „Powiązania” dotknijrekordu.
   • Aby powrócić do zarejestrowanego spotkania, dotknijopcji Zamknij w lewym górnym rogu.
4. Aby dodać wewnętrzne komentarze do zapisu spotkania:
   • Naciśnij opcję „Dodaj komentarz ” u dołu ekranu.
   • W polu tekstowym wpisz swójkomentarz. Dotknij ikony„@”(znak ampersand ) i wybierzużytkownika, którego chcesz oznaczyć. Dotknij ikony„wyślij”, aby dodać komentarz.
   • Po zakończeniu dodawania komentarzy dotknijopcji „Zamknij” w lewym górnym rogu.

Przejrzyj nagranie i transkrypcję

1. W zarejestrowanym spotkaniu dotknijopcji „Przejrzyj” u góry.

2. W górnej części ekranu użyjelementów sterujących odtwarzaniem, aby odsłuchać nagranie spotkania.
3. Przejrzyj podsumowanie spotkania wygenerowane przez sztuczną inteligencję w sekcji„Notatki ze spotkania”. Podczas przeglądania podsumowania możesz je udostępnić za pośrednictwem poczty e-mail lub skopiować:
   • Aby udostępnić podsumowanie za pośrednictwem poczty e-mail, dotknij opcji „E-mail”. Podsumowanie zostanie dodane do treści wiadomości e-mail.
   • Aby skopiować tekst podsumowania, dotknij opcji „Kopiuj”.
4. Przejrzyj transkrypcję w sekcji„Transkrypcja”.

Podjęcie zalecanych działań następczych

1. W zarejestrowanym spotkaniu dotknijopcji „Działania” u góry.

2. W sekcji„Przejrzyj zadania do wykonania” przejrzyj sugerowane zadania do realizacji.
3. W sekcji„Aktualizuj właściwości CRM” przejrzyj sugerowane aktualizacje właściwości CRM w odpowiednich powiązanych rekordach. Dowiedz się, jak skonfigurować ustawienia automatycznych rekomendacji dla Notetaker.

Uwaga: sugestie dotyczące aktualizacji właściwości w CRM pojawią się tylko w przypadku nagrań trwających dłużej niż dziesięć sekund.