Zarządzaj ustawieniami prywatności danych na swoim koncie HubSpot

Przepisy dotyczące ochrony danych, takie jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), mają na celu zwiększenie ochrony danych osobowych. Przepisy te nakładają również większe obowiązki na organizacje, które gromadzą lub przetwarzają dane osobowe.

Ustawienia prywatności danych stanowią centralne miejsce, w którym można włączyć funkcje wspierające działania związane z zapewnieniem zgodności z przepisami w całym koncie.

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot,to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

Włączanie ustawień prywatności danych

Aby włączyć ustawienia prywatności danych dla swojego konta:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie wybierz opcję „Prywatność i zgoda”.
3. Przełącz przełącznik„Ustawienia prywatności danych ” w pozycję włączoną.
4. W oknie dialogowym kliknij opcję „Tak, włącz ustawienia prywatności danych”.

Sprawdź i edytuj ustawienia zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych

Aby ograniczyć wysyłanie marketingowych wiadomości e-mail wyłącznie do kontaktów, które wyraziły zgodę na komunikację:

1. W sekcji „Ustawienia prywatności danych ” kliknij opcję „Zalecane kolejne kroki w celu zachowania zgodności”.
2. Włącz przełącznik „Ogranicz wiadomości e-mail do kontaktów z subskrypcją ”. To ustawienie jest zalecane w celu zachowania zgodności z RODO i innymi przepisami dotyczącymi prywatności.

Aby zmienić domyślną podstawę prawną komunikacji w przypadku ankiet dotyczących obsługi klienta:

1. W sekcji „Zapisz powód wysyłania ankiet obsługi klienta do kontaktów ” kliknij opcję „Zmień powód”.

2. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane „Domyślna podstawa prawna dla ankiet” i wybierz opcję.
3. W polu „Wyjaśnienie dotyczące zgody lub upoważnienia ” wprowadź wyjaśnienie.
4. Kliknij „Zapisz”.

Po włączeniu ustawień prywatności danych w Twoim koncie zachodzą następujące zmiany. W niektórych przypadkach konieczna będzie ręczna edycja istniejącej treści.

• Baner zgody na pliki cookie jest włączony. Kliknij opcję „Edytuj baner zgody”, aby wprowadzić zmiany.
• Strony planowania spotkań będą zawierały komunikaty dotyczące ochrony danych. Strony planowania spotkań utworzone przed włączeniem ustawień ochrony danych nie zostaną zaktualizowane automatycznie. Kliknij opcję Wyświetl strony spotkań, aby ręcznie dodać komunikaty dotyczące ochrony danych.
• Nowo utworzone formularze będą zawierały sekcję dotyczącą ochrony danych w stopce formularza. W przypadku istniejących formularzy należy dodać informacje o powiadomieniu i zgodzie do każdego z nich.
• Linki rezygnacji z subskrypcji są włączone w przypadku indywidualnych wiadomości e-mailowych dotyczących sprzedaży oraz sekwencji wiadomości e-mailowych dla użytkowników, którzy jeszcze ich nie włączyli.
• Jeśli korzystasz z rozszerzenia lub dodatku HubSpot Sales, w rekordach kontaktów będą wyświetlane banery informujące o braku podstawy prawnej do przetwarzania danych danego kontaktu.
• Zgodę na komunikację oraz podstawę prawną przetwarzania danych można dodać do kontaktów poprzez import rekordów, edycję zbiorczą lub ręczne tworzenie kontaktów.
• Śledzenie (otwarcia i kliknięć) wiadomości e-mail nie będzie dodawane dla kontaktów bez wartości podstawy prawnej przetwarzania danych kontaktu.

Wyłącz ustawienia ochrony danych

W przypadku kont w UE (tj. gdy przechowywanie danych odbywa się na terenie UE) ustawienia prywatności danych są domyślnie włączone. Zaleca się pozostawienie tych ustawień włączonych, aby zapewnić zgodność konta z RODO, ale w razie potrzeby można je wyłączyć.

Aby wyłączyć ustawienia prywatności danych na swoim koncie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie wybierz opcję „Prywatność i zgoda”.
3. Przełącz przełącznik „Ustawienia prywatności danych ” w pozycję wyłączoną.
4. W oknie dialogowym zapoznaj się ze zmianami, które nastąpią na Twoim koncie, a następnie kliknij „Wyłącz ustawienia prywatności danych”, aby potwierdzić.

Uwaga: wyłączenie ustawień prywatności danych nie spowoduje automatycznego wyłączenia banera zgody na pliki cookie.

Usuń kontakty

Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), osoby kontaktowe na Twoim koncie mają prawo zażądać usunięcia wszystkich swoich danych osobowych.

Funkcja trwałego usuwania jest dostępna dla wszystkich kont, nawet jeśli ustawienia prywatności danych są wyłączone. Podczas usuwania kontaktu masz dwie opcje:

• Usuń kontaktz możliwością przywrócenia, aby zachować opcję przywrócenia w ciągu 90 dni.
• Trwałe usunięcie kontaktu w celu zapewnienia zgodności z RODO i innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.