Dowiedz się, jak wystawiać rachunki nabywcom

Skorzystaj z funkcji rozliczeń, aby żądać od kupujących płatności jednorazowych lub cyklicznych. W zależności od posiadanego abonamentu, konfiguracji konta i używanego narzędzia funkcja rozliczeń może generować faktury, subskrypcje, umowy lub harmonogramy pobierania płatności. W przypadku rozliczeń cyklicznych płatności mogą być pobierane automatycznie lub kupujący mogą być zobowiązani do ręcznego opłacania każdej faktury. W tym artykule wyjaśniono, jak działa funkcja rozliczeń w odniesieniu do faktur, linków do płatności, ofert, umów i subskrypcji, co pozwoli Ci wybrać opcję najlepiej dopasowaną do Twojego procesu sprzedaży.

Opcje częstotliwości rozliczeń

Częstotliwość rozliczeń określa, czy żądasz płatności jednorazowo, czy zgodnie z harmonogramem cyklicznym. Płatności jednorazowe stosuj w przypadku pojedynczych transakcji, a płatności cykliczne – w przypadku bieżących rozliczeń.

• Jednorazowe wystawienie faktury dla kupującego: poproś o jednorazową płatność za pomocą faktur, linków do płatności lub ofert.

• Wystawiaj kupującym powtarzające się faktury: wysyłaj kupującym cykliczne faktury z prośbą o płatność. Płatności mogą być dokonywane przez kupującego w każdym terminie rozliczeniowym lub pobierane automatycznie.

Fakturowanie jednorazowe

Z rozliczeń jednorazowych należy korzystać, gdy nabywca powinien zostać obciążony jednorazowo, a nie w ramach cyklu cyklicznego. Można je na przykład zastosować w przypadku samodzielnego produktu lub usługi, opłaty jednorazowej lub pojedynczego zakupu, który nie wymaga przyszłych płatności.

W przypadku opłat jednorazowych możesz skorzystać z jednego z poniższych narzędzi w zależności od procesu sprzedaży:

• Umowy (wersja BETA): utwórz umowę dla kupującego i wystaw mu fakturę w ramach tej umowy. Umowy można również tworzyć na podstawie zaakceptowanych ofert.
• Faktury: wystaw kupującemu fakturę bezpośrednio za opłatę jednorazową. Utwórz i wyślij fakturę, aby zażądać płatności. Podczas tworzenia faktury wybierz opcję „Faktura jednorazowa ”.
• Linki do płatności: pobieraj jednorazową płatność bez tworzenia faktury z prośbą o płatność. Faktura zostanie wysłana do kupującego dopiero po zrealizowaniu płatności.
• Oferty i starsze wersje ofert: wyślij ofertę, aby poprosić o płatność lub ją pobrać.

Dowiedz się więcej o tworzeniu faktur, tworzeniu linków do płatności,tworzeniu ofert oraz tworzeniu starszych wersji ofert.

Rozliczenia cykliczne z wykorzystaniem umów

Z rozliczeń cyklicznych z wykorzystaniem umów należy korzystać, gdy rozliczenia są powiązane z obowiązującą umową z kupującym. Ta opcja pozwala zdefiniować w umowie pozycje, datę rozpoczęcia rozliczeń, warunki płatności oraz ustawienia pobierania płatności stosowane przy rozliczaniu kupującego.

Fakturowanie można skonfigurować na poziomie konta w ustawieniach fakturowania lub indywidualnie podczas bezpośredniego tworzenia umowy (BETA). Zaakceptowane oferty mogą również służyć do tworzenia umów. 

Dowiedz się więcej o umowach.

Fakturowanie cykliczne z wykorzystaniem faktur

Z rozliczeń cyklicznych z wykorzystaniem faktur należy korzystać, gdy chcesz utworzyć subskrypcję bezpośrednio na podstawie faktury. Ta opcja pozwala zdefiniować cykliczne opłaty oraz wybrać, czy płatności będą pobierane automatycznie, czy też będą żądane od kupującego w każdym terminie rozliczeniowym.

Podczas tworzenia faktury wybierz opcję Utwórz faktury cykliczne, aby skonfigurować subskrypcję, w ramach której kupujący będą rozliczani na bieżąco. Subskrypcje można skonfigurować tak, aby płatności były pobierane automatycznie w każdym terminie rozliczeniowym, aby w każdym terminie rozliczeniowym wysyłano do kupującego prośbę o dokonanie płatności lub aby płatności online nie były dostępne, co pozwala na dokonywanie płatności innymi metodami (w takich przypadkach faktury można ręcznie oznaczyć jako opłacone).

Dowiedz się więcej o tworzeniu subskrypcji.

Fakturowanie cykliczne z wykorzystaniem linków płatniczych

Skorzystaj z cyklicznego rozliczania za pomocą linków płatniczych, jeśli chcesz, aby kupujący rozpoczęli subskrypcję w ramach procesu realizacji transakcji. Ta opcja jest przydatna, gdy musisz udostępnić link, który pobiera pierwszą płatność i konfiguruje automatyczne obciążenia na przyszłe terminy rozliczeniowe.

Podczas tworzenia linku płatniczego dodaj pozycje cykliczne, aby utworzyć subskrypcję, w ramach której kupujący będą rozliczani na bieżąco. Gdy kupujący dokona pierwszej płatności za pomocą linku płatniczego, ta sama metoda płatności będzie automatycznie obciążana w każdym terminie rozliczeniowym przez cały okres trwania subskrypcji.

Dowiedz się więcej o tworzeniu i udostępnianiu linków płatniczych.

Rozliczenia cykliczne z wykorzystaniem ofert

Korzystaj z cyklicznego rozliczania z wykorzystaniem ofert, gdy rozliczanie rozpoczyna się w ramach procesu sprzedaży wymagającego akceptacji przez kupującego. Po zaakceptowaniu oferty konfiguracja Twojego konta określa, czy HubSpot utworzy umowę, faktury, subskrypcję czy harmonogram pobierania płatności.

Fakturowanie można skonfigurować na poziomie konta w ustawieniach fakturowania lub indywidualnie podczas tworzenia oferty lub oferty starszego typu. Gdy fakturowanie jest włączone, pozycje oferty, daty rozpoczęcia fakturowania, warunki płatności i ustawienia pobierania płatności są wykorzystywane do określenia, co dzieje się po zaakceptowaniu oferty.

Połączone funkcje CPQ, rozliczeń i płatności

Jeśli korzystasz z wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments, możesz zarządzać procesem od wyceny do płatności w HubSpot, od akceptacji oferty po fakturowanie i pobieranie płatności. Dowiedz się, jak działa fakturowanie z wersją beta i bez niej.

Rozliczenia z połączonymi modułami CPQ, rozliczeń i płatności

Jeśli opcja Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert jest włączone, a użytkownik uczestniczy w programie beta zintegrowanych modułów CPQ, rozliczeń i płatności, umowa jest tworzona automatycznie po zaakceptowaniu oferty przez nabywcę.

Umowa zarządza bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Płatności są pobierane na podstawie faktur, a nie bezpośrednio na podstawie oferty. W przypadku ofertzawierających pozycje o cyklicznej częstotliwości rozliczeń, takich jak rozliczenia miesięczne, pobieranie płatności odbywa się zgodnie z procesem pobierania określonym w ustawieniach rozliczeń:

• Automatyczne pobieranie opłat: automatyczne obciążanie faktur przy użyciu metody płatności kupującego w każdym terminie rozliczeniowym.
• Pobieranie ręczne: wysyłanie faktur w każdym terminie rozliczeniowym. Kupujący musi ręcznie opłacić każdą fakturę.

Aby zamiast umów korzystać z subskrypcji do rozliczeń cyklicznych, włącz opcję opcję „Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert” .

Dowiedz się więcej o zarządzaniu przychodami od początku do końca w HubSpot.

Rozliczenia bez połączonych funkcji CPQ, rozliczeń i płatności

Jeśli nie uczestniczysz w programie beta połączonych modułów CPQ, rozliczeń i płatności, pobieranie płatności pozostaje powiązane z bezpośrednio utworzoną umową (BETA), ofertą lub starszą ofertą. Dowiedz się więcej o rozliczeniach cyklicznych z wykorzystaniem umów.

Oferty: jeśli opcja „Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert” jest wyłączone, faktury i subskrypcje są tworzone automatycznie po zaakceptowaniu oferty. Metoda płatności podana podczas finalizacji transakcji jest obciążana automatycznie w każdym terminie rozliczeniowym. Jeśli opcja Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert jest włączone, nie można włączyć funkcji fakturowania.

Starsze oferty:w przypadkupozycji cyklicznych subskrypcja jest tworzona automatycznie i na bieżąco obciąża kupujących. Subskrypcje można skonfigurować tak, aby automatycznie pobierały płatności w każdym terminie rozliczeniowym, wysyłały do kupującego prośbę o płatność w każdym terminie rozliczeniowym lub nie udostępniały płatności online, umożliwiając płatność innymi metodami (w takich przypadkach faktury można ręcznie oznaczyć jako opłacone). Dla pozycji jednorazowych faktura jest tworzona oddzielnie.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu subskrypcjami.

Opcje rozliczeniowe

Poniższe opcje rozliczeń określają, kiedy naliczane są opłaty dla kupujących i kiedy upływają terminy płatności faktur.

Harmonogramy rozliczeń i przyszłe płatności

Daty rozpoczęcia rozliczeń określają, kiedy kupujący są obciążani opłatami za pozycje. Domyślnie rozliczenia rozpoczynają się w dniu wejścia w życie linku płatniczego, oferty lub subskrypcji. Można również ustawić niestandardową datę rozpoczęcia rozliczeń lub opóźnić rozliczenia o określoną liczbę dni lub miesięcy.

Podsumowanie linku płatności, oferty lub subskrypcji pokazuje, w jaki sposób nabywca zostanie obciążony:

• Suma częściowa: obejmuje wyłącznie pozycje należne przy finalizacji zamówienia.
• Płatności przyszłe: obejmują pozycje rozliczane w późniejszym terminie.
• Suma całkowita: obejmuje wszystkie pozycje, niezależnie od terminu płatności.

Warunki płatności

Warunki płatności określają terminy wymagalności faktur. Faktury mogą być wymagalne w momencie otrzymania lub mogą podlegać warunkom płatności netto. Jeśli wybrano warunki płatności netto, każda faktura jest wymagalna po upływie określonej liczby dni od daty wystawienia.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi.
• Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu i udostępnianiu linków do płatności.
• Dowiedz się więcej o przeglądaniu subskrypcji i zarządzaniu nimi.