Configurar uma conta da HubSpot para adotar recursos de IA

Antes de começar a usar a IA da HubSpot, saiba como configurar sua conta para obter os melhores resultados dos recursos de inteligência artificial. As etapas abaixo descrevem processos e práticas recomendadas para administradores que adotam ferramentas de IA no HubSpot, desde a configuração inicial e personalização até o uso dos recursos de IA e acompanhamento de seu impacto.

Configurar: ative os recursos de IA e dê acesso aos dados da conta

Para usar os recursos básicos de IA na sua conta, ative-os nas configurações de IA. Ativar essas configurações em toda a conta não consumirá créditos da HubSpot. Os créditos são usados por recursos específicos, indicados pelos ícones de créditos do HubSpot mostrados na sua conta. Saiba como gerenciar Créditos HubSpot e consulte o Catálogo de serviços de produtos & da HubSpot para obter detalhes sobre os recursos que usam créditos.

Ative as seguintes configurações de IA:

• Ofereça aos usuários acesso a ferramentas e recursos de IA generativa: permite que os usuários gerem conteúdo em toda a conta da HubSpot, inclusive em editores de texto (por exemplo, e-mails de marketing, posts de blog), caixa de entrada de Conversas, e-mails de vendas, modelos, Breeze Assistant e muito mais.

• Forneça ferramentas e recursos de IA generativa com tecnologia de provedores de serviços de IA acesso a categorias de dados específicas: depois que as ferramentas e os recursos de IA generativa estiverem ativados, forneça acesso às seguintes fontes que fornecem contexto para melhorar os resultados gerados pela IA. Isso ajuda a personalizar os resultados com base nos dados exclusivos da sua conta.

  • Dados do CRM: dados do CRM da sua conta, incluindo contatos, empresas, negócios, tickets, observações e feedback.

  • Dados de conversa do cliente: dados de interações com clientes, incluindo transcrições de chamadas, gravações de chamadas, e-mails e chats.

  • Dados de arquivos: arquivos públicos e documentos armazenados nas ferramentas de arquivos e documentos.
    

• Dê aos usuários acesso ao Breeze Assistant: permita que todos os usuários usem o Breeze Assistant, um assistente de IA conversacional disponível em toda a sua conta da HubSpot para ajudar em tarefas e gerar conteúdo. O acesso ao Breeze Assistant está ativado por padrão. Para restringir o acesso de determinados usuários, gerencie o acesso individual nas permissões do usuário.

Por exemplo, a Sprocket Supply Co. é uma empresa de material de escritório de comércio eletrônico que está lançando uma nova linha de móveis. Ativar essas configurações configura as ferramentas básicas de IA da HubSpot para ajudar os usuários da Sprocket Supply Co. em seu trabalho para o lançamento.

Quando estiver pronto para usar mais ferramentas, configure-as em seu próprio espaço.

Controlar acesso: configurar permissões para ferramentas de IA

Depois de ativar as configurações de IA em toda a conta, gerencie como os usuários podem acessar a IA por meio da configuração de permissão do usuário e do acesso específico do recurso. É recomendável permitir o acesso ao Breeze Assistant, pois ele pode ajudar nas tarefas diárias sem usar créditos da HubSpot. Os agentes e assistentes devem estar limitados a usuários específicos para evitar alterações não intencionais no processo ou consumo de créditos da HubSpot .

Gerenciar o acesso do usuário ao Breeze Assistant

O acesso ao Breeze Assistant está ativado por padrão. Isso significa que todos os usuários têm acesso para conversar com o assistente do Breeze. Para gerenciar o acesso individual (por exemplo, remover o acesso de determinados usuários), atualize a permissão do Breeze Assistant para determinados usuários ou equipes.

Para recursos do Breeze Assistant incorporados em outras ferramentas, os usuários também devem ter permissões para essa ferramenta. Por exemplo, para gerar conteúdo em um post do blog, um usuário deve ter permissões para usar o Breeze Assistant e editar posts de blog.

Gerenciar o acesso do usuário a recursos, projetos e agentes específicos

Projetos e agentes ajudam ou automatizam tarefas e processos na sua conta HubSpot. Ao contrário do Breeze Assistant padrão, outros projetos e agentes são para casos de uso específicos (por exemplo, elaboração de e-mails de atividades de vendas, gerenciamento de tickets de suporte) e podem usar Créditos da HubSpot. Por esse motivo, é recomendado limitar o acesso apenas às equipes que precisam deles.

Você pode personalizar as permissões do usuário e as configurações de recurso para garantir que os usuários certos possam criar, editar ou usar projetos e agentes.

Recursos com permissões de usuário

Alguns recursos têm suas próprias permissões de usuário. Para gerenciá-los, atualize as permissões para usuários e equipes específicos ou edite uma permissão se. Ao editar permissões, insira Recursos de IA na barra de pesquisa do editor de permissões para acessar todas as permissões de IA.

Dica: Se uma permissão usa Créditos da HubSpot, isso significa que as ações associadas consomem créditos. Limite quais usuários têm permissão para usar recursos que consomem créditos da HubSpot até ter certeza sobre a estratégia de IA da sua conta. Você pode atualizar as permissões a qualquer momento se os usuários precisarem de acesso posteriormente.

Configurações de acesso para projetos e agentes

Para projetos e agentes sem permissões de usuário, edite as configurações de acesso para controlar quais usuários podem editá-las ou usá-las (ou seja, conversar com projetos e executar ações do agente).

Navegue até as configurações de acesso do projeto ou do agente e selecione uma das opções a seguir.

Personalizar: ensine as ferramentas de IA da HubSpot sobre sua empresa

Maximize o impacto da IA da HubSpot personalizando-a para sua empresa. A fase Personalizar cria sua identidade digital, passando da automação básica para uma experiência personalizada que entende o contexto específico da sua organização. O fornecimento dessa personalização garante que o conteúdo gerado por IA (por exemplo, posts de blog, agentes de atendimento ao cliente) seja preciso, alinhado com sua empresa e consistente em todas as suas equipes.

Configure seu kit de marca

Seu kit de marca é a fonte fundamental da verdade para a identidade visual e verbal da sua empresa. No contexto da IA, ele funciona como o manual de instruções definitivo que impede que assistentes e agentes gerem conteúdo robótico genérico. Os kits de Marca fornecem:

• Consistência visual: centralize seus logotipos, paletas de cores e tipografia para manter uma estética coesa em todos os ativos de mídia social e apresentações de apresentação.

• Identidade verbal: formalize o tom de voz e o léxico da sua marca para fornecer o contexto necessário que evita que assistentes e agentes gerem respostas genéricas ou robóticas.

• Confiança na Marca: demonstre excelência profissional por meio da uniformidade entre plataformas, garantindo que os clientes percebam sua organização como confiável, em vez de desorganizada.

Por exemplo, a Sprocket Supply Co. pode aproveitar essas configurações para garantir que cada rascunho de e-mail para seus novos produtos esteja de acordo com seu contexto técnico. A IA da HubSpot pode criar ativos de mídia social incorporando suas paletas de marcas e abordando os pontos problemáticos definidos em seus perfis de comprador. Isso produz um rascunho básico que requer edição manual mínima para atender aos padrões organizacionais.

Para aproveitar ao máximo seu kit de marca, configure o seguinte:

1. Edite o logotipo, o favicon, as cores da marca, as fontes e o tema da sua marca.

2. Configure o contexto de identidade de sua marca para rastrear o domínio do seu site e estabelecer uma voz, tom, perfil de cliente ideal, produtos e informações competitivas por meio do contexto do site.

3. Configure o tom de voz da sua marca para orientar o conteúdo gerado ou escrito de acordo com o tom de voz específico da sua marca.

4. Configure seu assistente de marca como uma medida de controle de qualidade para verificar se todo o conteúdo gerado por IA permanece consistente com a identidade da sua marca.

Preencha o perfil da sua empresa

O perfil da sua empresa serve como fonte de verdade para a identidade digital da sua organização para as ferramentas de IA da HubSpot, especificando exatamente quem ela representa, seu domínio e o mercado em que atua.

A configuração precisa desses detalhes estabelece uma estrutura que evita que a IA da HubSpot alucine aspectos fundamentais do seu negócio. Isso oferece benefícios como:

• Integridade do Branding: centralize o nome e o domínio da sua empresa para garantir que o conteúdo gerado por IA e as comunicações com os clientes reflitam consistentemente sua identidade profissional aprovada.

• Precisão contextual: formalize seu setor para fornecer às ferramentas de IA da HubSpot a lógica necessária para a navegação; Estabelecer esse ponto de partida garante que as interações com o cliente sejam adaptadas ao seu setor específico, em vez de informações genéricas.

Saiba mais sobre como editar o perfil da sua empresa nas configurações de IA.

Forneça detalhes sobre seus clientes e processo de vendas

Adicione informações sobre seus clientes, compradores e processos de vendas para fornecer às ferramentas de IA o contexto necessário para ajudar a dar suporte a uma execução de vendas consistente. Essas informações ajudam as ferramentas de IA da HubSpot a personalizar resultados e recomendações para uma variedade de compradores e clientes.

Por exemplo, a equipe de vendas da Sprocket Supply Co. está entrando em contato com compradores em potencial para sua nova linha de móveis. Com um catálogo de produtos definido e perfis de compra exclusivos para executivos e colaboradores individuais, os representantes de vendas podem gerar e-mails para atender às necessidades específicas da função e incluir recomendações personalizadas de produtos.

Configure o seguinte:

1. Crie perfis de clientes ideais que definam seus mercados-alvo com base no setor, tamanho, região e outras características.
2. Defina suas ofertas de produtos e serviços, incluindo sua proposta de valor, os pontos problemáticos que sua empresa resolve e os produtos e serviços específicos disponíveis.
3. Crie perfis de compradores que descrevam os atributos de determinados prospects e expliquem como segmentá-los.
4. Crie perfis de vendas que definam o estilo e o tom de comunicação que o conteúdo de vendas gerado por IA deve usar com prospects específicos.

Organizar: limpar os dados para melhorar os resultados

As ferramentas de IA da HubSpot usam seus dados do CRM para recuperar informações e gerar respostas. Se os dados estiverem incompletos ou inconsistentes, os resultados da IA poderão ser imprecisos ou irrelevantes. Manter dados limpos e estruturados ajuda a garantir resultados confiáveis.

Siga estas práticas recomendadas para manter uma boa higiene de dados em sua conta da HubSpot:

• Preencha e padronize propriedade valores: valores de propriedade incompletos ou inconsistentes podem lead a respostas imprecisas ou genéricas da IA. Configure regras de validação de propriedade para aplicar formatação consistente do valor de propriedade, marque propriedades importantes como obrigatórias ao criar registros e arquive propriedades com baixas taxas de preenchimento. 
• Identificar e mesclar registros duplicados: se houver vários registros para o mesmo objeto (por exemplo, dois registros de uma empresa da HubSpot), as ferramentas de IA da HubSpot podem fazer referência a informações desatualizadas, conflitantes ou incompletas. Use a ferramenta de gerenciamento de duplicidades para encontrar duplicatas e mesclá-las para manter uma única fonte de verdade.
• Capturar dados ausentes ou não estruturados: as ferramentas de IA da HubSpot fazem referência a dados não estruturados, como e-mails e transcrições de chamadas. Verifique se as equipes estão registrando suas conversas com clientes no HubSpot, incluindo o envio ou registro de e-mails no HubSpot e a gravação de chamadas. Use uma linguagem clara e descritiva ao escrever linhas de assunto de e-mail e títulos de atividades.

Para obter uma visão geral da qualidade de dados da sua conta e as próximas etapas recomendadas, saiba como usar ferramentas de qualidade de dados.

Adicionar contexto: conecte documentação e fontes externas

Combinado com contexto personalizado e um CRM organizado, a documentação e os dados externos fornecem às ferramentas de IA da HubSpot uma visão completa de como sua empresa e seus funcionários trabalham.

Conecte arquivos e conteúdo escrito

Um contexto preciso e bem estruturado é fundamental para a qualidade dos resultados gerados pela IA. Para projetos e agentes, como o assistente de coach de vendas, o contexto sobre seus processos e regras de negócios ajuda a fornecer recomendações personalizadas aos usuários da conta. Para agentes voltados para o cliente, como o Customer Agent, o contexto sobre seus produtos, serviços e políticas ajuda a fornecer respostas precisas aos clientes.

Ao personalizar recursos de IA, como assistentes e agentes, conecte fontes como arquivos, artigos da Central de Conhecimento, posts de blog e landing pages ou páginas da web. Saiba mais sobre as práticas recomendadas ao escrever conteúdo para ferramentas de IA:

• Otimize o conteúdo para os mecanismos de IA

• Preparar conteúdo para o Customer Agent

• Práticas recomendadas para fontes de conteúdo de agente

Conectar dados externos

Para permitir que assistentes e agentes acessem dados de aplicativos de terceiros, conecte aplicativos do HubSpot Marketplace . Por exemplo, adicione o Google Agenda para conectar os dados do seu calendário, o Zoom para conectar as gravações de agendador de reuniões do Zoom ou o Asana para conectar suas tarefas. Você também pode usar conectores de IA, como o conector Gemini da HubSpot, para permitir que outros modelos de IA acessem seus dados da HubSpot.

Conectar suas ferramentas e fontes de dados com o HubSpot fornece todo o contexto relevante para saídas de IA personalizadas da IA da HubSpot. Analise os aplicativos disponíveis e seus recursos no HubSpot Marketplace.

Adote: Use os recursos de IA da HubSpot

Depois de ativar os recursos de IA e configurar os dados e o contexto para apoiá-los, comece a usar os recursos de IA personalizados para sua empresa e sua conta da HubSpot.

Por exemplo, a tabela abaixo conecta recursos de IA a objetivos comuns. 

Monitorar: testar e melhorar ferramentas e processos de IA

Embora as recomendações acima preparem você para adotar os recursos de IA na HubSpot, você deve acompanhar os resultados e iterar ao longo do tempo para continuar melhorando seus resultados de IA.

Por exemplo, a equipe de vendas da Sprocket Supply Co. usa o Breeze Assistant para se preparar para chamadas. O gerente de vendas rastreia o tempo gasto na preparação de chamadas e a confiança do representante nas respostas do Breeze Assistant. Para a maioria dos representantes, há uma diminuição no tempo gasto na preparação e as respostas são precisas, o que é um indicador positivo para a adoção da ferramenta. Para alguns representantes, as respostas são muito gerais. O gerente de vendas deve recomendar que esses representantes de vendas registrem suas chamadas no HubSpot para fornecer contexto personalizado ao assistente sobre suas estratégias de chamadas.

Para obter orientações adicionais sobre como implementar recursos de IA e melhorar o desempenho de IA, consulte os seguintes artigos:

• Melhore a visibilidade da marca de IA 
• Suporte ao Scale 24/7

Recursos adicionais

Para saber mais sobre como adotar a IA nos seus processos e usar os recursos de IA da HubSpot, use os seguintes recursos:

• Todos os HubSpot Academy Breeze cursos e certificações

  • Curso: Construindo uma organização líder em IA

  • Lição: Avaliando a maturidade da sua IA

  • Lição: suas três primeiras ferramentas para preparação da IA

• Biblioteca do Breeze da Comunidade HubSpot
• Biblioteca de recursos de IA da HubSpot

Glossário

• Breeze Assistant: um companheiro de IA que oferece suporte aos usuários no HubSpot, usando o contexto da conta para fornecer recomendações e insights relevantes. O Breeze Assistant pode ser usado para uma variedade de tarefas, como refinar ou gerar conteúdo, preparar reuniões e resumir dados.
• Agentes: agentes de IA que ajudam a automatizar o trabalho no HubSpot. Use um cavalheiro pré-criado do Marketplace ou personalize agentes no construtor de agentes.
  
• Criador de agentes: um espaço de trabalho para gerenciar e personalizar agentes.
• Projetos: experiências de IA configuráveis criadas no Breeze Assistant para ajudar com tarefas ou processos específicos. Eles seguem instruções, ferramentas e conhecimentos definidos pelos administradores e podem ser vistos no Breeze Assistant ou em outras áreas suportadas pela HubSpot.