Associar atividades a registros

As atividades na linha do tempo de um registro podem ser associadas automática ou manualmente a outros registros. As atividades incluem chamadas, e-mails individuais, reuniões, notas, tarefas, correio postal, LinkedIn, SMS e mensagens do WhatsApp. A atividade associada a um registro de contato, empresa, negócio, ticket ou objeto personalizado aparece na linha do tempo da atividade desse registro.

Você também pode ver o histórico de atividades associadas em um registro ou associar registros entre si. 

Observação: o número de associações que uma atividade pode ter depende do objeto, do tipo de atividade e da sua assinatura do HubSpot.

Entender a associação automática de atividade

As atividades em um registro são automaticamente associadas a determinados registros associados. A associação automática de uma atividade depende do tipo de atividade, do local onde ela foi registrada pela primeira vez e dos objetos associados. Saiba quais atividades são automaticamente associadas com base no objeto onde a atividade foi originalmente registrada.

Atividades da empresa

Se uma chamada, um e-mail individual, reunião, nota, tarefa, correio postal, mensagem de LinkedIn, SMS ou WhatsApp for registrada pela primeira vez em um registro de empresa, isso será automaticamente associado aos cinco negócios abertos associados mais recentes da empresa (ou seja, negócios que não estão nas fases de negócio fechado-ganho ou fechado-perdido). Os e-mails individuais enviados e as chamadas efetuadas por meio de uma empresa também serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada. 

Atividades de contato

Se uma chamada, um e-mail individual, reunião, nota, tarefa, correio postal, mensagem de LinkedIn, SMS ou WhatsApp for registrada pela primeira vez em um registro de contato, isso será automaticamente associado à empresa principal do contato e aos cinco negócios abertos associados mais recentes (ou seja, negócios que não estão nas fases de negócio fechado-ganho ou fechado-perdido).

Há algumas exceções para determinadas atividades registradas nos registros de contato:

• As respostas de e-mail individuais enviadas de um registro no aplicativo para desktop serão associadas aos mesmos registros do primeiro e-mail do thread (por exemplo, se um contato recebeu o primeiro e-mail do thread, mas não recebeu as respostas, ele ainda estará associado aos e-mails de resposta).
• Se um novo e-mail ou resposta for enviado por meio de um registro de contato no aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot, o e-mail só será associado aos contatos que o receberam. Ele não será automaticamente associado a nenhum outro registro associado, mesmo se o registro tiver sido associado ao primeiro e-mail do thread. Saiba como editar as associações de um e-mail no desktop.
• Se uma mensagem de e-mail ou WhatsApp (nova ou de resposta) for criada por meio da caixa de entrada de conversas, ela será associada aos contatos que receberam o e-mail/mensagem e a qualquer registro associado à conversa. Ele não será automaticamente associado a nenhum outro registro associado, mesmo se o registro tiver sido associado ao primeiro e-mail/mensagem do thread. Saiba como editar as associações de uma atividade existente.
• Se um registro de contato foi associado anteriormente a outra empresa, as atividades anteriores do contato não serão associadas automaticamente à nova empresa associada. As atividades anteriores permanecerão associadas ao registro de empresa anterior.
• As tarefas criadas na extensão HubSpot Sales para Gmail do Chrome não serão associadas automaticamente à empresa associada do contato ou aos cincos negócios abertos mais recentes.
• As tarefas criadas de sequências em registros de contato não serão associadas automaticamente a nenhum dos registros associados do contato. Chamadas, e-mails e reuniões criados como resultado de uma sequência serão automaticamente associados à empresa principal associada do contato e aos cinco registros de negócios abertos mais recentes.

Atividades do negócio

Se uma chamada, e-mail individual, reunião, nota, tarefa, correio postal, mensagem de LinkedIn, SMS ou WhatsApp for registrada pela primeira vez em um registro de negócio, isso será automaticamente associado à empresa principal do negócio. Os e-mails enviados e as chamadas efetuadas por meio de um negócio também serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada.

Atividades do ticket

Se uma chamada, e-mail individual, reunião, nota, tarefa, correio postal, mensagem de LinkedIn, SMS ou WhatsApp for registrada pela primeira vez em um registro de ticket, isso será automaticamente associado à empresa principal do ticket. Os e-mails enviados e as chamadas efetuadas por meio de um ticket também serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada.

Atividades de registro de objetos personalizados

As atividades registradas em registros de objetos personalizados não são automaticamente associadas a registros associados. No entanto, os e-mails individuais enviados e as chamadas efetuadas por meio de um registro de objeto personalizado serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada.

Associar uma atividade existente a outro registro

Se suas atividades não forem associadas automaticamente a certos registros, você poderá associá-las manualmente a outro registro de contato, empresa, negócio, ticket ou objeto personalizado.

• Acesse os registros:
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.
• Clique no nome do registro com a atividade para associar.
• Localize a atividade que você deseja associar a um registro. Se os detalhes da atividade estiverem recolhidos, clique na right seta para a direita no canto superior esquerdo da atividade para expandi-la.
• No canto inferior direito da atividade, clique em [x] associações.

• Na caixa pop-up, você pode visualizar todos os registros associados à atividade na guia Associações, ou clique nas guias objeto para visualizar apenas os registros desse objeto que estão associados à atividade.

• Para associar registros adicionais, clique na guia do objeto que deseja associar e, em seguida, insira o nome do registro no campo Pesquisar [objeto]. Marque a caixa de seleção ao lado do registro. A atividade agora aparecerá na linha do tempo do registro.

• Para remover uma associação de uma atividade, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do registro.

Saiba como criar manualmente uma nova atividade e adicionar associações.

Associar atividades anteriores a um novo negócio ou ticket

Ao criar um novo negócio ou ticket, você pode associar o novo negócio/ticket a outro registro e adicionar automaticamente as atividades anteriores desse registro à linha do tempo do novo negócio/ticket. 

Nota: apenas as chamadas, mensagens de correio eletrônico, notas, reuniões e tarefas anteriores serão automaticamente adicionadas à linha do tempo do novo negócio/ticket. Outros tipos de atividade (por exemplo, cliques em e-mails de marketing, envios de formulários, visualizações de páginas) não serão adicionados.

• Acesse seus negócios ou tickets:
  
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• No canto superior direito, clique em Criar [negócio/ticket].
• No painel direito, na seção Associar negócio/ticket a, clique nos menus suspensos [Empresa/Contato] e depois pesquise e selecione a empresa/contato para associar ao novo registro.

• Para associar as atividades desses registros ao novo registro, marque a caixa de seleção Adicionar atividade da linha do tempo do [registro existente] para este negócio/ticket. Clique no menu suspenso Últimos 30 dias e selecione o intervalo de tempo durante o qual as atividades anteriores do registro serão associadas ao novo registro.

• Digite os outros campos e clique em Criar. O objeto resultante incluirá as atividades dos registros associados com base no período selecionado.

Saiba mais sobre como criar negócios, criar tickets e personalizar o formulário de criação de registros.