Carregar e compartilhar documentos
Ultima atualização: Fevereiro 19, 2024
Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:
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Com a ferramenta de documentos, você pode criar uma biblioteca de conteúdo para toda a sua equipe para carregar e compartilhar documentos com seus contatos.
Nota: só os lugares pagos têm acesso a todos os limites desta funcionalidade. Os utilizadores gratuitos podem aceder aos primeiros cinco documentos carregados numa conta. Se um usuário gratuito for adicionado a uma conta onde cinco ou mais documentos já tiverem sido carregados, ele poderá visualizar e compartilhar apenas os cinco primeiros documentos que foram carregados nessa conta. Se nenhum documento tiver sido adicionado à conta, o usuário gratuito poderá fazer o upload de até cinco documentos. Saiba mais em Catálogo de produtos e serviços da HubSpot. Pode ver o número total de documentos que já foram adicionados à sua conta no canto superior direito do painel de controlo dos documentos. Saiba mais sobre esses limites no Catálogo de produtos e serviços da HubSpot.
Adicionar documento
- Na sua conta HubSpot, acesse Biblioteca > Documentos.
- No canto superior direito, clique em Carregar documento.
- Seleccione a fonte de importação para o seu ficheiro. O formato do ficheiro deve ser .pptx, .pdf, .docx ou .xlsx.
Assim que o documento for carregado, ele aparecerá no painel de documentos.
Observação: como documentos são compartilhados publicamente, a ferramenta de documentos não deve ser usada para enviar informações sensíveis ou confidenciais.
Anúncio importante: caso use a ferramenta de documentos da HubSpot, os arquivos carregados com essa ferramenta serão armazenados pela HubSpot e compartilhados com outros usuários na sua conta da HubSpot.
Compartilhe seu documento com os contatos
Partilhe documentos com contactos através de uma ligação partilhável ou num modelo de e-mail. O HubSpot aplica o
Observação:
- Ao criar um link de compartilhamento, o documento ficará disponível publicamente na Internet. O nome, o apelido e o endereço de e-mail do utilizador da HubSpot que partilha o documento serão apresentados no canto superior direito do documento partilhado.
- Se você enviar um link de compartilhamento utilizando um serviço de mensagens de terceiros, como o LinkedIn, cada envio poderá contar como uma visualização.
Criar um link compartilhável
- Na sua conta HubSpot, acesse Biblioteca > Documentos.
- Passe o cursor sobre o nome do documento e clique em Actions > Create link. Ou clique no nome do documento e clique em Criar link no canto superior direito.
- Na caixa de diálogo, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para quem você está enviando isso?.
- Se a opção Ativar privacidade de dados não estiver ativada, para rastrear os indivíduos que visualizarem este documento, clique em Opções de compartilhamento e ative a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar o
documento .- Se a opção Ativar privacidade de dados estiver ativada, os indivíduos precisarão inserir o endereço de e-mail e confirmar que estão dando consentimento para serem contatados antes de poderem visualizar o documento.
- Clique em Criar link.
- Clique em Copiar para copiar o link do documento ou clique em Escrever e-mail para enviar um e-mail com o link do documento do registro do contato.
Adicionar um documento a um modelo de e-mail
- Na sua conta HubSpot, acesse Biblioteca > Modelos.
- Clique no nome de um modelo. Ou, criar um novo modelo.
- Na parte inferior do editor de modelos, clique no menu suspenso Inserir e selecione o Documento.
- Clique no menu suspenso Documento e selecione um documento para adicionar.
- No campo Texto de exibição do link, insira o texto para exibir o link do documento.
- Para rastrear quem visualizou o documento, marque a caixa de seleção Exigir e-mail para visualizar o documento.
- Para exibir uma visualização do seu documento no corpo do e-mail, marque a caixa de seleção Incluir visualização do link.
- Clique em Inserir.
Saiba como inserir um documento em um modelo de e-mail ao inscrever seus contatos em uma sequência.
Como o documento de rastreamento da HubSpot é aberto?
Quando você compartilha um documento, o HubSpot associa o primeiro documento aberto com o endereço de e-mail desse contato. Um cookie será definido no navegador do contato e, se ele visualizar outro documento compartilhado da sua conta, não será necessário inserir o endereço de e-mail dele. Os contatos adicionais que abrirem o link do documento precisarão inserir seus endereços de e-mail, a menos que tenham visualizado anteriormente um documento compartilhado da sua conta. Quando a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar o documento está desativada, todos os contatos que visualizarem o link do documento não serão identificados, a menos que tenham inserido anteriormente seu e-mail para visualizar outro documento compartilhado pela mesma conta.
Gerenciar seu documento
- Na sua conta HubSpot, acesse Biblioteca > Documentos.
- No canto superior esquerdo, utilize a barra de pesquisa para procurar um documento por nome ou filtre pelo proprietário do documento utilizando o menu pendente Proprietário .
- Para organizar seus documentos em uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos documentos que serão movidos e clique em Mover para a pasta na parte superior da tabela. Na caixa de diálogo, selecione o nome da pasta e clique em Mover.
- Para alterar com quem o documento é partilhado para que apenas determinados utilizadores possam ver e utilizar o documento, passe o cursor sobre o documento e clique em Actions > Manage sharing. Saiba mais sobre como compartilhar o acesso ao conteúdo de vendas com seus usuários e equipes.
- Para visualizar detalhes sobre um documento individual ou editar um documento, clique no nome do documento.
- Para editar o título do documento, clique no ícone de lápis editn . Insira um novo título e clique em Salvar.
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- Por baixo do título do documento, pode ativar ou desativar as opções de privacidade e consentimento para um determinado documento. O cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e de outras leis de privacidade implica algumas alterações aos seus documentos antes de os partilhar com os seus contactos:
Observação: embora esses recursos façam parte do HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.
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- Se tiver as definições de privacidade de dados activadas na sua conta, a opção Ativar privacidade de dados está activada por predefinição para cada documento, mas pode ser desactivada individualmente. Com a opção ativada, seus contatos precisarão fornecer consentimento para comunicações e processamento de dados. Quando partilha um documento, o idioma das suas definições de privacidade e consentimento será apresentado e incluirá um pedido de consentimento para o seu tipo de subscrição de comunicação individual. O texto de privacidade e consentimento será exibido no idioma do navegador do visualizador, mas se o HubSpot não puder detetar o idioma do navegador, o texto será exibido no idioma selecionado nas configurações da sua conta .
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Observação: se tiver carregado documentos antes de ativar a opção de privacidade de dados, será necessário ativar manualmente a opção de privacidade e consentimento.
- Abaixo da configuração de privacidade de dados, veja uma visão geral do total de links criados, visitantes e exibições do documento.
- Abaixo dos detalhes do documento, na tabela Visitantes, exiba uma lista de contatos que visualizaram seu documento. Passe o cursor do mouse sobre o nome e clique em Detalhes para ver informações específicas sobre a interação deles com o documento.
- Para substituir o documento existente, clique em Re-upload no canto superior direito.
- Seleccione a fonte de importação para o seu ficheiro. O formato do arquivo deve ser .pptx, .pdf, .docx ou .xlsx. Se tiver enviado anteriormente uma ligação para o documento antes do novo carregamento, a ligação será actualizada para apresentar o novo conteúdo.
- Para visualizar, baixar ou excluir o documento, clique no menu suspenso Ações e selecione Visualizar, Baixar ou Excluir.
- Você pode personalizar a marca do seu documento de vendas nas configurações da sua conta. Saiba como editar o logótipo da empresa, as informações da empresa e as cores predefinidas que são apresentadas no seu documento.